Comment gérer efficacement un service paie ?

Évolution constante de la législation, turn-over important des collaborateurs paie, pression sur le service paie, … gérer un service paie est un défi au quotidien.

Nous vous proposons dans cet article de vous livrer quelques clés de réflexion pour gérer au mieux votre service paie.

Formaliser les process.

Les différents process permettant la production de la paie doivent être formalisés et régulièrement mis à jour afin de créer une base de connaissances accessible à tous dans l’esprit du Knowledge Management.

La création d’un référentiel paie.

Évolution de la législation, nouvel accord d’entreprise, usage dans l’entreprise, … , la gestion de la paie évolue constamment. Il est donc essentiel de formaliser les règles de paie dans un référentiel commun à tous les gestionnaires de paie du service. Par ailleurs, le métier de gestionnaire de paie connaît un taux de turn-over important, il est donc important de conserver la connaissance dans l’entreprise après le départ d’un collaborateur.

Le référentiel paie va également permettre de créer une procédure commune à tous les collaborateurs du service. En effet, dans de nombreux services paie, les gestionnaires gèrent leur portefeuille chacun à leur manière. Cette disparité des pratiques est d’autant plus problématique en cas d’absence d’un collaborateur. Ainsi, le référentiel paie permet d’harmoniser les pratiques.

Planifier la production de la paie.

Réalisation d’un planning de paie.

Afin d’être en mesure de respecter les échéances, la paie doit être planifiée. Le responsable de paie doit donc établir un planning de paie mensuel détaillant les étapes de la paie et les échéances à respecter :

• Date de paie d’acompte le cas échéant.
• Date de fin de saisie des éléments variables de paie.
• Date de calcul de paie.
• Date de clôture de paie.
• Date des virements.
• Date limite pour la DSN.

Communication aux différents acteurs de la paie.

Le planning de paie est communiqué aux différents acteurs de la paie, pas uniquement au service paie, mais également à tous les acteurs au sens plus large participant à l’élaboration de la paie, soit les salariés et les managers.

Il est donc essentiel de communiquer un planning de paie clair et détaillé de manière mensuelle à tous les managers et salariés afin de coordonner au mieux la production de la paie. Le planning de paie peut être transmis de plusieurs manières :

• Par mail.
• Par une communication via l’intranet.
• Par une communication via le logiciel de paie si accès décentralisé.
• Par un affichage dans les locaux de l’entreprise.

Impliquer les managers et les salariés dans le processus.

Au-delà de la transmission du planning de paie par mail ou via une autre voie de communication, aux différents acteurs de la paie, il est important de sensibiliser les managers et les salariés à l’importance du respect des échéances et leurs conséquences. Cette communication proactive peut se faire de plusieurs manières :

• À l’embauche du collaborateur, lors d’une journée d’intégration ou d’une réunion d’information.
• Lors d’une réunion de direction permettant de sensibiliser les managers.
• Par le biais des Instances Représentatives du Personnel (IRP).

En tout état de cause, la communication doit être adaptée au public concerné. À titre d’exemple, il n’est pas judicieux de communiquer par mail à un public n’ayant pas accès à l’outil informatique au quotidien, un affichage dans les locaux de l’entreprise et une communication du manager seront donc priorisés.

En cas de non-respect des échéances, il convient d’appliquer scrupuleusement le planning de paie et notamment concernant les dates de fin de saisie afin d’éviter toute dérive des managers et salariés, des cas exceptionnels pouvant toutefois être toléré.

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Mettre en place un process de contrôle de paie.

Le contrôle de paie est garant d’une paie de qualité. Il est donc essentiel de ne pas le négliger, même si le paramétrage de la solution paie est fiable.

Le contrôle de paie doit être harmonisé, formalisé et étendu à tous les gestionnaires du service. Ainsi, en cas de départ provisoire ou définitif d’un membre de l’équipe, y compris le responsable, la méthode de contrôle de paie mise en place peut perdurer.

Pour plus d’informations sur le contrôle de paie, vous pouvez consulter notre article : Comment mettre en place un système de contrôle de paie efficace ?

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L’importance de la solution de paie.

La solution de paie a toute son importance, car c’est l’outil clé de la production de la paie. Le choix du logiciel n’est malheureusement pas toujours de la responsabilité du responsable paie, il convient alors de pallier ses défauts en étant proactif dans son amélioration.

Un outil simple d’utilisation et ergonome.

L’outil permettant la production de la paie doit être simple d’utilisation et agréable à utiliser pour le gestionnaire de paie. Le métier de gestionnaire de paie est soumis à un fort taux de turn-over sans compter les départs en congé de maternité et paternité, qui a d’ailleurs été allongé au 1er juillet 2021. Ainsi, le recrutement et l’intégration sont alors facilités si l’entreprise dispose d’un outil dont la prise en main est simple et intuitive et dont la maîtrise ou connaissance n’est pas nécessaire au recrutement. Par ailleurs, un outil agréable à utiliser peut permettre de favoriser les conditions de travail du gestionnaire de paie et ainsi diminuer le taux de départ du service.

Privilégier un outil efficace et fiable.

Les solutions de paie sont de plus en plus automatisées et de nombreux processus ont été simplifiés et intégrés à la DSN comme les attestations de salaire par exemple qui pouvaient être très chronophages. Ainsi, lorsqu’un gestionnaire de paie pouvait auparavant gérer un portefeuille de 250 paies, il peut désormais en gérer 500. Un logiciel de paie efficace permet ainsi de réduire l’effectif du service et/ou de se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Pour être efficace, l’outil doit être fiable et produire des résultats de paie sans erreur et ne nécessitant que très peu de manipulations ou corrections de la part de l’utilisateur.

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Être proactif dans le paramétrage du logiciel.

Une paie erronée peut avoir des répercussions financières sur l’entreprise comme des indemnités prud’homales ou un redressement Urssaf, mais également sur le climat social dans l’entreprise. Ainsi, des erreurs récurrentes sur les paies peuvent entacher l’image de la DRH et par ricochet de la direction et nuire à la relation avec les IRP.

C’est pourquoi, il est essentiel de mettre l’accent sur la qualité du paramétrage. Le responsable paie doit alors être proactif dans le paramétrage du logiciel en assurant une veille sociale de qualité et en réalisant des tests sur le système de paie. Ce suivi du système de paie doit être assuré même si le paramétrage du logiciel est de la responsabilité de l’éditeur.

Fidéliser ses collaborateurs.

Un gestionnaire de paie reste en moyenne 3 ans sur un poste, cette donnée pouvant varier en fonction du type de structure, cabinet comptable, PME, ou grande entreprise. Il est donc judicieux d’avoir les bons outils pour fidéliser ses collaborateurs.

Impliquer ses collaborateurs.

La première raison de départ des collaborateurs d’un service paie est le souhait d’évolution. En effet, au bout de 3 ans, voire plus en fonction de la polyvalence du poste, le gestionnaire de paie peut avoir la sensation d’avoir fait le tour de son poste. Il est donc important de créer des postes polyvalents et de valoriser la fonction en impliquant le collaborateur. Chaque responsable doit trouver sa manière de responsabiliser et d’impliquer son équipe en fonction de sa propre organisation, mais également de l’individualité et aspiration de chacun.

Nous vous proposons quelques idées à adapter à votre organisation :

• Attribuer la veille sociale à chaque gestionnaire par alternance (1 semaine chacun par exemple) et restitution au groupe lors de la réunion hebdomadaire.
• Faire participer les gestionnaires de paie aux tests lors de mise en place de nouveaux paramétrages.
• Impliquer les gestionnaires de paie dans la création et la mise à jour des procédures.
• Proposer aux gestionnaires de paie d’être force de proposition dans la création d’outils ou de process.

Chacun y trouve son compte, le gestionnaire se sent plus valorisé et développe ses compétences et le responsable peut déléguer certaines missions qui lui incombent au profit du management.

Mettre l’humain au cœur du processus.

L’erreur peut arriver à toute personne, qu’elle soit expérimentée ou non. L’erreur en paie prend une autre dimension, car elle a un impact direct sur le salarié et ainsi sur sa vie privée. Une erreur de paie, qu’elle soit issue du système informatique ou du gestionnaire, peut impacter fortement ce dernier et notamment pour les gestionnaires débutants. Le responsable se doit alors de dédramatiser la situation et de prendre en considération l’humain derrière le gestionnaire.

En effet, en paie, (presque) tout est rattrapable, une erreur de paie peut facilement être rectifiée par le versement d’un acompte ou la mise en place d’un échéancier avec un salarié qui a indûment perçu une somme. Le responsable paie se doit également d’être présent pour son équipe en toutes circonstances et notamment en cas de conflit ou difficulté avec un salarié ou un manager.

Tout manager, mais d’autant plus le responsable paie, doit pratiquer un management de proximité mettant les dimensions humaines au cœur du processus de management. Le responsable paie gère des ressources “Humaines” et doit donc guider son équipe en conscience au plus près du cœur.