Comment rédiger un bilan social ?

Comme nous avons pu le voir au travers de notre article présentant les différents éléments et indicateurs du bilan social, ce document est à la fois complet et extrêmement généraliste.

À travers le bilan social, vous allez retracer tous les événements touchant, de près ou de loin, les salariés de l’entreprise et qui se sont produits lors de l’année qui vient de s’écouler en comparaison avec les deux années précédentes.

Bien qu’il ne soit obligatoire que dans les entreprises de 300 salariés et plus, le bilan social est aujourd’hui un outil qui devient incontournable dans la gestion des ressources humaines. De plus en plus, ses indicateurs sont repris dans des documents divers et variés, que ceux-ci soient obligatoires comme la BDES (Base de Données Économiques et Sociales) ou qu’ils soient facultatifs comme le BSI (Bilan Social Individuel). De ce fait, son élaboration représente pour les entreprises un enjeu majeur de performance.

Désormais, le bilan social ne doit plus seulement être fiable, il doit également être accessible rapidement et mis à jour en temps réel ou presque.

Afin de vous aider dans cette démarche, nous allons vous présenter dans cet article les différentes méthodes et outils qui vous permettront une élaboration simple et facile de votre bilan social.

Construire son bilan social au quotidien.

Faciliter la rédaction de son bilan social passera nécessairement par une construction au quotidien de ce dernier.

En effet, comme nous avons pu le constater dans notre article précédent, le bilan social se compose de 7 chapitres distincts qui regroupent, à leur tour, divers indicateurs à intégrer de façon obligatoire.

Sans un apport régulier et fiable des données alimentant ces indicateurs vous risquerez rapidement de vous retrouver submergé par une masse d’informations. Et la rédaction de votre bilan social s’apparentera alors à un obstacle insurmontable ou presque.

Afin d’éviter cela, différentes options s’offrent à vous.

Les logiciels spécialisés.

Pour les entreprises dotées d’un logiciel de gestion RH, les SIRH, la solution la plus simple et la plus efficace sera de se servir de ce logiciel. Dans la grande majorité des cas, ces logiciels vous proposent des formules tableaux de bord RH qui reprennent les grands thèmes des indicateurs du bilan social. De ce fait, une simple exportation des données vous permettra d’obtenir tout ou une majeure partie des informations dont vous aurez besoin pour l’établissement de votre bilan social.

Toutefois, il est également possible que cette formule des tableaux de bord ne fasse pas partie de votre abonnement et que vous soyez dans l’obligation de payer pour y accéder.

Dans ce cas, et pour tous ceux qui n’ont pas cette option dans leur logiciel de SIRH ou qui n’en ont tout simplement pas, divers éditeurs proposent des solutions spécifiques à la problématique du bilan social.

L’utilisation de la suite bureautique.

Pour finir, il existe également une solution peu coûteuse financièrement, mais qui demandera un certain investissement en temps de votre part ou de celle du service RH. Il s’agit de l’utilisation d’Excel comme source de données.

Pour chaque indicateur, vous aurez la possibilité de créer un tableau de données dans lequel vous pourrez saisir les informations requises, de façon hebdomadaire ou mensuelle, et que vous intégrerez par la suite dans votre bilan social annuel qui pourra se présenter sous format Word, Excel ou PowerPoint.

Savoir où retrouver les informations liées au bilan social ?

Prendre la décision et l’engagement d’établir son bilan social tout au long de l’année est, certes, une façon de faciliter sa conception, mais cela ne sera pas suffisant.

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En effet, avant de vous saisir de ces informations encore faut-il savoir où les chercher.

Le fait de disposer d’un logiciel de SIRH ou d’un logiciel dédié à l’établissement du bilan social ne vous dispensera pas totalement de cette étape et de la connaissance de l’entreprise et de son fonctionnement qu’elle requière.

Répertorier les besoins d’informations.

Afin de savoir où chercher les informations qui alimenteront les indicateurs obligatoires du bilan social, il vous faudra dans un premier temps réaliser un classement des indicateurs.

Pour ce faire, vous pouvez les regrouper par secteur :

• Le secteur humain : tout ce qui a trait au salarié en lui-même.
• Le secteur santé et sécurité au travail : tout ce qui a un rapport de près ou de loin avec la médecine du travail et la santé au travail.
• Le secteur financier : l’ensemble des informations d’ordre financier que cela soit en rapport avec les coûts de la main-d’œuvre ou que cela soit lié aux dépenses de l’entreprise.
• Le secteur formation : que cela soit la formation professionnelle continue, l’alternance ou l’apprentissage, et à l’exclusion de la formation liée à la sécurité au travail qui devra être traitée dans le secteur santé et sécurité au travail.
• Le secteur social : qui reprendra les informations en rapport avec les représentants du personnel et les affaires relevant du droit du travail.

Identifier les détenteurs de l’information.

Ce découpage par secteur vous permettra d’identifier les services qui seront en mesure de renseigner les informations, soit en les saisissant eux-mêmes dans le logiciel spécifique au bilan social ou en les transmettant au service RH pour que ce dernier puisse les intégrer dans les fichiers adéquats.

De manière générale, les services qui seront à solliciter dans le cadre de la rédaction du bilan social sont :

• Le service RH pour ce qui sera du secteur humain, de l’aspect AT et accident de trajet du secteur santé, le secteur social, mais aussi le secteur formation.
• Le service paie ou le prestataire si celle-ci est externalisée pour l’aspect main-d’œuvre et rémunération du secteur financier.
• Le service financier ou le prestataire pour l’autre partie du secteur financier.
• Le service de médecine du travail de l’entreprise.

Organiser la collecte des informations.

En dernier lieu, nous vous conseillons d’organiser le plus précisément et le plus régulièrement possible la collecte des informations.

Rédiger une courte procédure spécifiant le responsable de la transmission de l’information, sa périodicité et sa forme, vous permettra d’obtenir des données qui seront prêtes à être utilisées directement et dont le traitement ou l’intégration se fera en une seule fois.

Anticiper la mise en forme du bilan social ?

La mise en forme de votre bilan social n’est pas seulement importante pour sa lecture et sa compréhension, elle l’est également pour sa réalisation.

Pour les entreprises dotées d’un logiciel de gestion RH ou d’un logiciel spécifique au bilan social, sa mise en pages sera, en règle générale, extrêmement simple puisqu’elles n’auront qu’à suivre les découpages réalisés par le logiciel.

En revanche, pour les entreprises se servant des logiciels de la suite Office pour la conception de leur bilan social, il sera alors nécessaire de s’interroger sur la répartition qui leur semblera la plus simple et la plus agréable visuellement.

Un aspect visuel aéré, coloré et simple permettra un travail de qualité et vous facilitera la vie lors de l’interprétation des résultats.

Lire également: comment interpréter le bilan social ?

Dès les premières étapes de l’élaboration du bilan social n’hésitez pas à y intégrer des graphiques de tous types qui vous donneront une lecture en temps réel de votre bilan social. De même, réserver un ou plusieurs onglets par chapitre afin d’éviter de surcharger vos feuilles de calcul.