Pour les professionnels RH, la rentrée de septembre est généralement une période dense et stratégique.
Dernière ligne droite avant la fin de l’année, septembre est le mois où tout se décide, où tout s’enchaîne : relance des projets suspendus avant l’été, planification des campagnes d’évaluation, préparation des budgets de l’année à venir, anticipation des besoins en recrutement …. La tâche est ardue et le rythme plus que soutenu.
Mais derrière cette effervescence, le risque de l’épuisement est bien réel. Car à vouloir mener tout de front, sans établir un cadre clair ni définir des priorités d’action, la charge mentale devient insurmontable et le risque de burn-out est plus présent que jamais.
En optimisant votre rentrée, vous veillez à préserver votre santé mentale tout en conduisant vos missions de RH.
Alors comment optimiser votre rentrée sans vous épuiser ? Découvrez-le en parcourant notre article.
Pourquoi faut-il anticiper et structurer sa rentrée RH ?
Pour les RH, la rentrée de septembre est bien plus opérationnelle que la traditionnelle nouvelle année du mois de janvier. En effet, le mois de septembre est le début d’un nouveau cycle opérationnel qui fait le lien entre les projets en cours et ceux à venir.
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Je télécharge le livre blancÀ cette occasion collaborateurs et direction attendent beaucoup des RH : ajustement des objectifs, préparation des campagnes d’entretien, structuration des budgets, …. Les RH deviennent alors le moteur de l’entreprise.
Sans une bonne organisation, cette période peut vite ressembler à un marathon et le souffle peut alors vous manquer. De nombreux professionnels RH ressentent dès la mi-septembre une grande fatigue et un sentiment d’impuissance qui peut conduire à un épuisement professionnel.
Pour éviter une reprise « trop brutale » et gagner en sérénité, nous partageons avec vous nos 6 actions pour optimiser sa rentrée RH.
Comment optimiser sa rentrée RH sans s’épuiser ?
Prendre le temps de prioriser ses dossiers
Le quotidien des RH est comparable à une équation à multiples inconnues qu’il n’est pas si simple de résoudre.
En effet, les RH doivent répondre à des obligations légales, à des contraintes réglementaires, aux objectifs définis par la Direction, mais aussi aux questions et sollicitations de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
Et si le quotidien est déjà complexe, cela l’est encore plus lors du retour de congé où les RH sont attendus comme le messie. Mais voilà, le RH ne reste qu’un Homme et il lui sera impossible de satisfaire tout un chacun dans un temps record.
Pour éviter de vous sentir déborder à peine la porte du bureau franchie, la priorisation des dossiers est un incontournable.
Comment faire ?
Au cours des premiers jours qui suivent votre reprise, accordez-vous du temps afin de réaliser cet exercice de priorisation. Faites le point sur les dossiers en cours, les demandes à traiter et les sollicitations à venir. Classez-les selon leur degré d’importance et d’urgence.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower ou toute autre méthode de tri qui vous permet d’organiser votre charge de travail ; par exemple : à faire / à planifier / à déléguer.
Établir un calendrier des échéances RH à venir
Qu’elles soient légales ou liées à l’organisation de l’entreprise, la fonction RH est soumise à de nombreuses échéances et sans un suivi efficace un oubli peut vite venir perturber l’activité.
Visualiser les grandes échéances RH à venir vous permet de garder une certaine maîtrise sur votre agenda en vous permettant d’anticiper sans vous laisser déborder.
Comment faire ?
Que vous décidiez de l’intégrer dans votre agenda ou de créer un calendrier collaboratif, vous pourrez y reporter l’ensemble des dates clés qui ponctuent la vie des RH : campagnes d’entretiens, réunions CSE, formations, clôture de paie, ….
L’avantage du calendrier partagé et qu’il permet à l’ensemble des parties prenantes d’organiser ses tâches en fonction de ces échéances et vous évite de devoir courir après les informations.
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Préparer sa rentrée en amont et se laisser du temps
Les congés permettent aux collaborateurs de couper avec leurs obligations professionnelles, de prendre du temps pour eux, de profiter de leurs amis et de leur famille et ainsi de recharger leur batterie pour affronter le reste de l’année.
Mais voilà, une reprise sur les chapeaux de roues et le bénéfice de ces congés est oublié.
Pour éviter cette situation, laissez-vous le temps de reprendre vos marques et assurez-vous d’une rentrée en douceur.
Comment faire ?
S’il est préférable de préparer sa rentrée avant même de partir, rien n’est pour autant perdu. Au cours de votre première semaine de reprise, évitez de planifier des réunions et prévoyez plutôt des créneaux qui vous permettront de traiter vos mails et de prioriser vos dossiers.
Vous pouvez également alléger votre planning en reportant, dans la mesure du possible, de quelques jours vos livrables.
Faire le point sur les actions en cours et à venir
Avec le chassé-croisé des vacances, de nombreux projets ont été mis en suspens et lors de cette pause estivale, il se peut que les perceptions aient évolué dans des directions différentes.
La rentrée est alors le moment idéal pour renouer le dialogue, clarifier et réaligner les attentes, relancer les dynamiques et éviter les incompréhensions.
Comment faire ?
Planifiez des points courts avec chaque interlocuteur clé au cours desquels vous pourrez faire le point sur l’avancée des objectifs et apporter les corrections nécessaires. Ce qui vous évitera une surcharge de travail au cours des prochains mois.
Organiser et trier sa boîte mail
Au retour des congés, l’ouverture de la boîte mail est souvent une épreuve redoutée. Newsletters, mails d’information, messages urgents, réponses en cascade, … les notifications mails ne cessent de croître et les alertes sonores deviennent la hantise de tous les collaborateurs.
Alors pourquoi ne pas profiter de ce retour de congé pour faire un grand ménage d’été dans votre boîte mail.
Comment faire ?
L’une des premières étapes consiste à créer des dossiers ainsi que des sous-dossiers afin de désengorger votre boîte de réception, mais également pour vous permettre de vous y retrouver plus facilement.
Vous pouvez par exemple, mettre de côté les différentes newsletters auxquelles vous êtes abonné et remettre leur lecture à un autre moment. Puis ensuite, vient le tri des mails à archiver, à traiter ultérieurement, puis les mails à traiter en priorité.
Vous pouvez également mettre en place des règles de gestion qui vous permettront de garder la maîtrise tout au long de l’année sur votre boîte mail. Vous pouvez par exemple limiter l’utilisation des mails en ouvrant des canaux de communication sur des applications de messageries instantanées telle que slack ou Teams.
Vous pouvez également créer des filtres vous permettant de réaliser un tri automatique en fonction de vos dossiers. Également, informez les collaborateurs que l’option répondre à tous n’est pas toujours nécessaire.
Cela évitera de polluer inutilement les boîtes mails.
Réactiver ou se créer des routines personnelles de travail
Bien que la fonction RH soit ponctuée d’imprévus en tout genre, créer une routine de travail est un moyen efficace de préserver sa santé mentale et d’optimiser son temps de travail.
Comment faire ?
Sur votre agenda, réservez des créneaux pour réaliser les tâches récurrentes et importantes, telles que : préparation des paies, veille RH, ….
De même, aménagez-vous des moments de déconnexion afin de vous permettre de réaliser des sessions de travail approfondies lors desquelles vous ne serez pas sollicité ou interrompu par des notifications.
Vous pouvez également ouvrir un agenda type Calendly qui va permettre aux collaborateurs de vous consulter sur des créneaux horaires que vous aurez renseignés préalablement.
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