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Audit Qualiopi 2021 : obligations, durée de validité, coût …

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Pourquoi l’audit Qualiopi a-t-il été mis en place ? Qui peut réaliser l’audit ? Comment se déroule l’audit ? Combien coûte cet audit ? Culture RH vous livre toutes les réponses que vous pourriez vous poser à propos de l’audit Qualiopi.

La certification Qualiopi est une nouvelle obligation issue de la loi du 5 septembre 2018 “pour la liberté de choisir son avenir professionnel”. Elle s’adresse aux organismes de formation, de bilans de compétences, de VAE ou les CFA (centres de formation d’apprentis). La certification leur permet de solliciter les financements publics et mutualisés de la formation professionnelle.

Elle remplace le référencement Datadock qui ne sera plus valable d’ici le 31 décembre 2021. La différence est fondamentale. Il s’agit en effet d’une certification délivrée par un organisme certificateur indépendant, et non d’un simple référencement. De plus, elle porte sur un nombre plus important d’indicateurs et impose une préparation longue et minutieuse.

La certification Qualiopi nécessite donc un audit, à renouveler tous les 3 ans.

Mais comment ça marche ? Quel cabinet peut réaliser l’audit Qualiopi ? Comment se déroule t’il ? Quel est son coût ?

Pourquoi faire un audit Qualiopi ? La certification !

Depuis 2019, la certification Qualiopi est une préoccupation importante des OPAC (Organismes Prestataires d’Action de développement des Compétences). Il s’agit des organismes de formation, de bilans de compétences, de VAE et d’apprentissage.

En effet, la certification permet de bénéficier des financements publics et mutualisés de la formation professionnelle. Si vos clients souhaitent utiliser leur CPF, si vous travaillez avec des entreprises qui mobilisent leur fonds de formation, leur OPCO, alors la certification est obligatoire.

En revanche, elle n’est pas nécessaire si vos clients financent eux même leur formation ou si vous faites de la sous-traitance pour un autre organisme de formation.

Qui peut réaliser un audit Qualiopi ?

Les 27 cabinets d’audit Qualiopi

De nombreux cabinets d’audit peuvent délivrer la certification Qualiopi. Au 8 février 2021, ils sont au nombre de 27. Il s’agit des organismes suivants :

Liste organismes certificateurs Qualiopi
AB Certification
Afnor Certification
ALTICERT
Apave Certification
ATALIA Certification
ATECQ Certification
BCS Certification
Bureau de Certification international France
Bureau Veritas Certification
CAPCERT
Certifopac
CertUp Maïeutika
Cidées Certification
Dauge Fideliance
DEKRA Certification
Global Certification
I.Cert
ICPF & PSI
ISQ
Label Qualité Système
LRQA France SAS
Proneo Certification
Qualianor Certification
Qualibat
Qualitia Certification
SGS ICS
Socotec Certification

Cette liste est régulièrement mise à jour sur le site du ministère du travail.

Comment choisir un cabinet d’audit Qualiopi ?

Le choix de l’organisme certificateur est libre. L’idéal est d’en contacter 2 ou 3 et de comparer les devis. Voici quelques points à vérifier :

  • Quelles sont les modalités de paiement ? L’organisme peut vous demander un acompte, ou bien un paiement global à la fin de l’audit.
  • Quels sont les frais inclus dans le devis ? Certains frais peuvent faire gonfler la note s’ils ne sont pas prévus au départ, les frais de déplacement notamment.
  • Outre le prix, la date de l’audit peut également être un critère de choix. Les demandes de certifications augmentent et les cabinets d’audit peuvent proposer des délais plus ou moins longs.

Enfin, le cabinet d’audit peut être généraliste ou spécialisé dans le domaine de la formation, ou avoir une certaine notoriété dans votre secteur d’activité. Autant de critères à prendre en compte au moment du choix, sans oublier la disponibilité et la réactivité de vos interlocuteurs.

Comment se déroule l’audit ?

La durée de l’audit Qualiopi est encadrée par le code du travail (arrêté du 6 juin 2019). Elle est en général d’une journée (pour un seul site avec moins de 150 000 euros de CA). Mais elle peut atteindre plusieurs jours pour les plus grosses structures (voir tableau de l’arrêté précité).

Les étapes d’un audit Qualiopi

Préparation

Où se déroule l’audit ?

L’audit se déroule dans vos locaux professionnels. Si vous n’en avez pas ou si vous êtes formateur indépendant, l’audit peut se faire dans un autre lieu : espace de coworking, domicile, etc.

Par contre, il est important de choisir un lieu calme dans lequel vous ne serez pas dérangé. Vous devez également avoir accès à vos dossiers et autres documents (mails, etc.)

Qui doit être présent ?

Il ne s’agit pas d’une simple remise de document. La personne présente doit donc être compétente pour expliquer le processus qualité et le défendre. Deux possibilités selon la taille de l’organisme à auditer : 

  • Formateur indépendant. Ce dernier doit être présent pendant tout l’audit. Il explique le processus qualité et ses applications.
  • Organisme constitué de plusieurs personnes. L’interlocuteur de l’auditeur est alors souvent un responsable (administratif, pédagogique…) assisté éventuellement d’employés opérationnels. Le dirigeant de l’organisme participe néanmoins à la réunion d’ouverture et de clôture de l’audit.

Journée d’audit

La réunion d’ouverture

D’une durée d’environ 20 minutes, elle réunit l’auditeur et toutes les personnes concernées de l’organisme (dirigeant, responsable pédagogique…).

Après une brève présentation, l’auditeur rappelle le cadre de sa mission, les méthodes utilisées, son obligation de confidentialité et de neutralité (il ne donnera aucun conseil même en cas de non-conformité). Enfin, il valide le planning de la journée.

La présentation de votre organisme

Cette phase dure généralement 15 minutes maximum. Elle est souvent assurée par le responsable de l’organisme. Il présente à l’auditeur les caractéristiques de l’entreprise : ancienneté, clients, financements, domaines d’intervention…

L’échantillonnage des dossiers de formation

L’auditeur consulte la liste complète des dossiers de formation de l’année en cours afin d’en examiner quelques uns de manière aléatoire.

Pour faire cet échantillonnage il prend en compte la date de début de mise en conformité Qualiopi, définie par le responsable de l’organisme lui même.

L’échantillonnage peut donc porter uniquement sur les quelques mois ou semaines qui précèdent. C’est une différence majeure avec le contrôle Datadock où le controleur décidait lui même de la période à observer dans les 3 années précédentes.

Les vérifications de l’auditeur

L’auditeur procède en deux temps.

  • Vérification de la maitrise du système qualité. Par des questions/réponses, l’auditeur vérifie que les membres de l’organisme peuvent expliquer les raisons de la mise en place de telle ou telle procédure. En cela, il s’assure que chacun maitrise bien le système qualité.
  • Éléments de preuve. Si l’auditeur considère que les explications de la première phase correspondent aux attendus, il demande des éléments de preuve. Ils sont fournis au fur et à mesure par l’organisme.
Un temps d’audit chronométré

La journée est dense et le temps imparti très réduit. L’auditeur découpe donc la journée en fonction des indicateurs qui concernent l’organisme. En cas de difficultés de ce dernier (pas de réponses aux questions, pas d’éléments de preuve), l’auditeur a deux solutions :

  • Il indique directement une non conformité pour cet indicateur et passe à la suite
  • Ou il ne pourra pas finir l’audit dans les temps et les derniers indicateurs seront donc non conformes

Par conséquent, l’organisme de formation doit impérativement être bien préparé et accéder facilement aux éléments de preuve (mails, dossiers de formation…).

Un résultat au fur et à mesure

L’auditeur fait part de ses constatations au fur et à mesure, pour chaque indicateur : conformité, non conformité mineure ou majeure. Vous pouvez donc échanger avec lui et demander des explications si nécessaire.

La réunion de clôture

Elle se déroule en présence du dirigeant et des différentes personnes intervenues pendant l’audit. L’auditeur présente sa synthèse de l’audit : 

  • Impression générale sur la coopération de l’organisme
  • Niveau de qualité général
  • Éventuelles non-conformités pour chaque indicateur
  • Procédure à suivre en cas de non-conformité pour communiquer vos corrections et les délais (3 à 6 mois)

Les suites de la journée d’audit

Délivrance de la certification officielle

À la suite de cette réunion, l’auditeur rédige son rapport qu’il transmet à l’entreprise et au comité de validation du certificateur. Ce dernier est le seul habilité à confirmer (ou infirmer) les conclusions de l’auditeur et à délivrer la certification officielle (sous 30 jours maximum).

Contestation

L’organisme peut contester les non-conformités lors de la journée d’audit, pendant la réunion de clôture ou a posteriori. Les contestations sont d’abord transmises à l’auditeur. Si la démarche n’aboutit pas, vous pouvez vous adresser à l’organisme certificateur ou au COFRAC.

Les indicateurs analysés

Le référentiel Qualiopi est composé de 7 critères (C. trav. R. 6316-1) comportant 32 indicateurs (annexe code du travail, décret 6 juin 2019).

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

1) Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
2) Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
3) Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.

4) Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ ou le financeur concerné (s).
5) Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
6) Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
7) Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
8) Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

9) Le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation.
10) Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
11) Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
12) Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
13) Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
14) Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
15) Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
16) Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

17) Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques …).
18) Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux …).
19) Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
20) Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

21) Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ ou externes, adaptées aux prestations.
22) Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

23) Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
24) Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
25) Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
26) Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/ former ou orienter les publics en situation de handicap.
27) Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
28) Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
29) Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

30) Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
31) Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
32) Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

Audit Qualiopi à distance, possible ?

Dans le cadre de l’épidémie de COVID-19, il est possible de réaliser l’audit initial à distance. Les échanges se déroulent en visioconférence et vous pouvez afficher vos éléments de preuve grâce au partage d’écran.

Dans cette optique, il est donc nécessaire de numériser au préalable l’ensemble des documents susceptibles d’être audités.

A noter. Si l’audit se fait à distance, l’audit de surveillance (18 mois plus tard) se déroulera en présentiel, et inversement si l’audit initial est sur place.

Coût audit Qualiopi

Le coût total de l’audit Qualiopi est très variable. Outre le coût de l’audit lui même, il faut en effet rajouter celui d’un éventuel accompagnement.

Coût de l’accompagnement à l’audit Qualiopi

Vous pouvez vous faire accompagner par un cabinet afin de préparer l’audit. Cette phase de préparation peut en effet s’étaler sur plusieurs mois et être complexe à faire seul. Le cabinet peut intervenir selon vos besoins. Le coût sera alors inversement proportionnel à votre degré d’implication personnelle.

Voici une indication des accompagnements possibles et des tarifs correspondants :

  • Diagnostic préalable. Il faut compter entre 600 à 1200€ HT/jour
  • Préparation de la certification. Le tarif est souvent fixé à l’heure, en général de 80€ à 150€ HT/h. Il faut alors prévoir entre 5 h à 21 heures d’accompagnement
  • Pré-audit. Il s’agit d’un audit “à blanc” pour vous entrainer et vous familiariser avec la procédure. Le coût est de 600 € à 1200 € HT/jour
  • Enfin, la présence du consultant lors de l’audit est possible. Il ne pourra toutefois pas répondre directement aux questions de l’auditeur. Comptez entre 500 à 1000 € HT/jour.

Le coût de l’audit

L’audit Qualiopi est payant, contrairement au Datadock. Ce coût est à la charge de l’organisme de formation qui demande la certification.

Les tarifs sont variables en fonction de l’organisme certificateur. Il faut compter environ 950€ à 1400 € HT/jour. N’oubliez pas également de prévoir le prix de l’audit de surveillance, 18 mois plus tard (en général la moitié du prix de l’audit initial).

Devenir auditeur Qualiopi

Les cabinets d’audit Qualiopi sont des organismes privés. Ils doivent être autorisés et accrédités par le COFRAC (comité français d’accréditation) qui intervient sous l’autorité de France Compétences (dépendant elle même du ministère du travail). 

Il est également possible de devenir auditeur Qualiopi en rejoignant une entreprise déjà accréditée. Une expérience solide dans le milieu de la formation professionnelle et de l’audit qualité est souvent demandée. Il est également utile d’avoir déjà géré un organisme de formation avec une expérience du Datadock, de Qualiopi ou d’une autre certification comme le CNEFOP.

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A propos de l'auteur

Céline Le Friant

De formation juridique, j’ai pu évoluer en entreprise sur des postes de juriste en droit social, responsable paie, puis responsable RH. Forte de ces 13 années d’expérience, je travaille aujourd’hui à mon compte en tant que responsable RH et juriste en droit social à temps partagé. J’aide les entreprises à retrouver la sérénité dans la gestion de leurs salariés en intervenant de manière ponctuelle ou régulière, en fonction des besoins.
Je propose également des missions de sous-traitance en droit social pour des cabinets d’experts comptables et d’avocats.