Il rend aussi l’expérience collaborateur plus engageante, permettant aux nouveaux employés d’accéder facilement aux informations essentielles sur l’entreprise, ses valeurs et ses politiques. Mais quels sont tous les avantages d’un logiciel RH et notamment des logiciels d’onboarding ? Et surtout, quelles sont les meilleures solutions présentes sur le marché ? Découvrez notre guide complet.
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Factorial : le SIRH tout-en-un avec solution d’onboarding pour TPE et PME
Chez Factorial, l’onboarding ne se limite pas au premier jour. Il s’agit d’un processus complet, conçu pour accompagner les nouvelles recrues dès la signature de leur contrat.
Un espace d’accueil personnalisé permet aux nouveaux collaborateurs d’accéder à leurs documents, tâches et outils avant leur arrivée.
Les équipes RH peuvent mettre en place des workflows automatisés, suivre les étapes d’intégration et coordonner les différents intervenants (RH, managers, IT) grâce à un tableau de bord partagé. Cela favorise une intégration structurée, sans surcharge administrative, y compris en télétravail ou en mode hybride.
En moyenne, les entreprises économisent 8 heures par onboarding et réduisent de 80 % les coûts liés à la gestion administrative.
Factorial propose également des outils pour faciliter l’offboarding, dans une logique de gestion globale du parcours collaborateur.
Workelo : la plateforme dédiée à l’arrivée et au départ des collaborateurs
Workelo est un logiciel d’onboarding visant à transformer l’intégration et la gestion des talents au sein des entreprises, depuis le préboarding jusqu’à l’offboarding.
Il propose des parcours préconçus personnalisables, incluant check-lists, quiz et contenus interactifs, pour guider chaque nouveau collaborateur dès les premiers jours.
La plateforme centralise les workflows d’intégration en impliquant toutes les parties prenantes comme les RH, les managers ou les équipes IT, avec des rappels automatiques et un suivi en temps réel.
Elle intègre également une intelligence artificielle capable de répondre aux questions des arrivants, enrichissant l’expérience utilisateur sur mobile et desktop.
Grâce à ses tableaux de bord, les responsables peuvent repérer rapidement les signaux faibles de désengagement et agir préventivement pour réduire le turnover.
Logiciel d’onboarding complet et modulable, Workelo s’intègre à l’écosystème RH existant, prend en charge plusieurs langues et convient aussi bien aux PME qu’aux grandes structures.
Kelio : un module d’onboarding intégré dans le logiciel RH de référence
Le module Onboarding RH de Kelio permet de personnaliser intégralement le parcours d’intégration de chaque collaborateur selon vos besoins : nombre de tâches, séquencements conditionnels, délais, responsables impliqués, documents requis, outils à fournir, rétroplanning… Une solution modulable qui reflète vos valeurs et consolide votre marque employeur dès le premier jour.
Gérez vos check‑lists automatisées : affectez des tâches RH (contrat, badge, équipement, formation, visite médicale…), conditionnez certaines actions à la validation d’étapes antérieures, et imposez des champs ou des documents obligatoires. Tout est paramétrable pour s’adapter à vos processus internes.
Le tableau de bord RH en temps réel offre un suivi immédiat des actions, avec alertes automatiques en cas de retard : fini les oublis ou les délais non respectés, idéale pour optimiser la productivité des gestionnaires RH.
Chaque intégration est uniformisée et réutilisable, garantissant une expérience cohérente et qualitative à chaque nouvelle recrue, tout en réduisant les erreurs et les retards.
Le logiciel Kelio dépasse l’onboarding : il intègre également les processus de pre‑boarding, reboarding, crossboarding et offboarding, pour gérer l’ensemble du cycle de vie du collaborateur dans l’entreprise.
En somme, un outil RH complet, automatisé et stratégiquement orienté pour accompagner durablement vos talents dès le début de leur parcours professionnel.
Gusto : la plateforme RH et de paie avec options d’onboarding
Gusto est un logiciel d’onboarding conçu pour simplifier l’intégration des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise.
Il propose des check-lists d’accueil personnalisées, permettant de distribuer contrats, formulaires, accès aux avantages et outils dès le premier jour.
La plateforme centralise toutes les données RH, documents et workflows, pour réduire la charge administrative et améliorer la traçabilité. Les intégrations incluent la paie, les avantages sociaux, les outils IT et fiscaux, permettant un paramétrage fluide pour les équipes en croissance.
Grâce à des fonctionnalités comme l’e-signature, l’auto-onboarding et l’enregistrement automatique des données, Gusto permet de gagner du temps sur les tâches de gestion RH.
Logiciel d’onboarding complet et évolutif, il s’adresse principalement aux PME américaines et sa conception cloud facilite sa mise en œuvre.
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Silae : la plateforme Paie et RH avec fonctionnalités d’onboarding
Silae est un logiciel d’onboarding intégré au sein d’une suite de gestion paie et RH destinée aux PME et ETI. Il automatise les formalités administratives liées à l’embauche, comme la DPAE, les visites médicales et la signature électronique des documents, tout en permettant une digitalisation complète du processus d’accueil.
Le self‑onboarding offre aux nouveaux collaborateurs un portail sécurisé pour déposer leurs informations personnelles et suivre l’avancement de leur intégration. Les données collectées sont synchronisées automatiquement avec le module paie, ce qui élimine les doubles saisies et réduit les risques d’erreurs.
La plateforme garantit la sécurité et la conformité des données grâce à un hébergement en France, à une gestion des droits d’accès, et à l’archivage conforme aux exigences légales.
Logiciel d’onboarding complet, Silae permet de suivre chaque étape du cycle « embauche à sortie », en soulageant les équipes RH de tâches répétitives.
Teelt – Le point de départ qui évite les départs
Teelt est un logiciel d’onboarding et offboarding innovant, hébergé en France, garantissant la souveraineté de vos données et respectant scrupuleusement les normes RGPD. Son moteur de création de parcours puissant anticipe tous les événements liés à l’expérience collaborateur, de l’arrivée au départ, incluant des alertes sur des dates personnalisées (entretien, visite médicale, anniversaire), sur les actions réalisées ou non réalisées, et offrant une multitude d’options pour optimiser vos parcours.
La plateforme intègre des outils de suivi en temps réel, permettant aux responsables RH de détecter rapidement les signaux de désengagement ou de retard, afin de prendre des mesures proactives. L’interface, accessible tant sur mobile que sur desktop, garantit une fluidité et une simplicité d’utilisation pour tous les acteurs impliqués.
Teelt met à disposition une équipe chargée d’accompagner les utilisateurs dans la configuration et l’évolution de leurs parcours. L’objectif est de garantir une personnalisation continue et un suivi adapté. L’accompagnement proposé vise à faciliter l’intégration des nouveaux arrivants et à sécuriser les premières étapes de leur parcours.
Rippling : le logiciel d’onboarding intégré à un SIRH
Rippling est un logiciel d’onboarding complet intégré à une plateforme unifiée couvrant les fonctions RH, paie, IT et dépenses.
Dès qu’un candidat accepte une offre, un workflow sans papier s’active pour envoyer les contrats, formulaires fiscaux et signer électroniquement tous les documents nécessaires.
Le système enregistre automatiquement les employés dans la paie, les bénéfices et les taxes étatiques, même pour ceux situés hors du siège, et peut déclencher l’envoi d’un ordinateur prêt à l’emploi dès leur arrivée.
Il améliore l’efficacité opérationnelle en provisionnant équipements, accès IT et cartes d’entreprise selon le rôle, avec contrôles automatisés en fonction des profils.
Accessible via mobile et web, Rippling offre un suivi en temps réel de chaque étape du processus, avec des tableaux de bord et rapports permettant de piloter la conformité et la performance.
Logiciel d’onboarding évolutif et sécurisé, Rippling se distingue par sa capacité à interconnecter l’ensemble des données du collaborateur dans un seul système centralisé
Welcom’App : une solution d’onboarding ludique sur application mobile
Welcom’app s’adresse aux entreprises de toutes tailles, notamment aux grandes entreprises (exemple : La Poste, Groupama, Intermarché, SG, La Caisse Nationale d’Assurance Maladie…)
L’application propose un parcours d’intégration structuré autour du storytelling et de la gamification, avec l’utilisation de formats comme la réalité augmentée, la réalité virtuelle ou la 3D. Elle vise à accompagner les nouvelles recrues dès la validation de la candidature (préboarding/préonboarding) en leur offrant une expérience personnalisée.
Conçue pour les collaborateurs, elle affiche une note moyenne de 4,9 sur 5 sur les stores pour plus de 30 applications diffusées. Elle intègre une cinquantaine de mécaniques ludiques personnalisables et renforce ainsi la marque employeur.
HeyTeam : un logiciel d’onboarding permettant de gagner du temps
HeyTeam est un logiciel d’onboarding conçu pour accompagner les nouveaux employés depuis leur embauche jusqu’à leur intégration complète. Il permet de créer des parcours personnalisés et interactifs incluant documents, quiz, questionnaires, événements et rappels adaptés à chaque collaborateur.
La plateforme engage les parties prenantes telles que les RH, les managers et les équipes IT, tout en automatisant les tâches administratives comme la signature de contrat ou la préparation logistique.
Elle propose un suivi en temps réel des étapes d’intégration et délivre des indicateurs de satisfaction et de progression pour les responsables.
Accessible nativement sur mobile, HeyTeam favorise l’expérience utilisateur avec des notifications, du gamification et un contact avant même l’arrivée. Logiciel d’onboarding évolutif, il s’intègre simplement à l’écosystème RH (Slack, HRIS, ATS, etc.) et s’adapte aux structures de toutes tailles.
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Nibelis : le logiciel d’onboarding et de gestion de la paie
Nibelis est un logiciel d’onboarding entièrement intégré à sa suite SIRH cloud, destiné à accompagner les entreprises dans l’accueil, la mobilité interne et le départ des collaborateurs. Il automatise les processus via des workflows, listes de tâches et plannings distincts selon les rôles (RH, managers, IT).
Chacun reçoit des alertes en cas de retard, assurant le respect des étapes et une intégration harmonieuse. Le nouveau collaborateur accède à un portail dédié pour renseigner ses données, signer électroniquement les documents et consulter les informations utiles à son arrivée.
Les données collectées sont directement alimentées dans la gestion de la paie, limitant les doubles saisies et les erreurs.
Logiciel d’onboarding modulable et sécurisé, Nibelis permet aux entreprises de fluidifier leur marque employeur tout en gagnant en productivité.
Trello : un outil polyvalent pouvant être utilisé pour l’onboarding
Trello est un outil de gestion de projet visuel basé sur la méthode Kanban, utilisé par de nombreuses entreprises pour structurer leurs processus d’intégration. Grâce à ses tableaux, listes et cartes personnalisables, il permet de créer des parcours d’onboarding adaptés aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Les équipes RH peuvent y intégrer des checklists, des documents à signer, des liens vers des ressources internes ou des modules de formation, facilitant ainsi le suivi des tâches à accomplir par les nouveaux arrivants. Des modèles dédiés à l’onboarding sont disponibles, offrant une base pour standardiser et accélérer la mise en place de ces parcours.
Bien que Trello ne soit pas un logiciel d’onboarding spécialisé, sa flexibilité et ses nombreuses intégrations en font un choix pertinent pour les entreprises recherchant une solution simple et visuelle. Il est particulièrement adapté aux structures de taille moyenne ou aux équipes distribuées souhaitant centraliser les étapes clés de l’intégration sans recourir à une plateforme RH complexe.
ADP Workforce Now : la suite RH complète avec fonctionnalités d’onboarding
Rippling est un logiciel d’onboarding complet intégré à une plateforme unifiée qui couvre les fonctions RH, paie, IT et dépenses.
Dès qu’un candidat accepte une offre, un workflow automatisé sans papier s’active pour envoyer les contrats, formulaires fiscaux et signatures électroniques.
Le système enregistre automatiquement les nouveaux employés dans la paie, les avantages et les taxes selon leur lieu, et peut programmer l’envoi d’équipements informatiques avant leur arrivée.
Il automatise aussi la provision d’accessoires IT et de cartes d’entreprise en fonction des rôles, grâce à des contrôles adaptés à chaque profil.
Accessible sur mobile et web, Rippling offre un suivi en temps réel de chaque étape, avec des tableaux de bord et des rapports pour piloter la conformité et la performance.
Logiciel d’onboarding sécurisé et évolutif, Rippling se distingue par sa capacité à connecter toutes les données du collaborateur au sein d’un système centralisé.
Wobee : une solution pour piloter les moments clés de l’onboarding à l’offboarding
Wobee est une plateforme complète qui couvre l’ensemble du cycle de vie du collaborateur, de son arrivée jusqu’à son départ. Ce logiciel d’intégration permet de gérer efficacement les moments clés de l’onboarding et de l’offboarding, en proposant une expérience collaborateur cohérente et personnalisée.
Les principales fonctionnalités de Wobee incluent :
- Des parcours d’intégration personnalisables
- L’automatisation des tâches administratives
- Le suivi de la progression des nouveaux collaborateurs
- Une intégration avec les outils RH existants
- La gestion des moments clés de l’onboarding à l’offboarding
Wobee se concentre sur la simplification des processus administratifs, permettant ainsi aux équipes RH de se consacrer davantage à l’accompagnement humain des nouveaux arrivants. La plateforme offre également des outils de suivi qui permettent de s’assurer que toutes les étapes de l’intégration sont bien complétées dans les délais impartis. Un wiki d’entreprise permet aussi de partager avec le nouvel arrivant toutes les informations à connaître pour bien démarrer dans son poste !
Tarif : sur demande
Asana : la plateforme de gestion de projet adaptable à l’onboarding
À l’instar de Trello, Asana est avant tout un outil de gestion de projet qui peut être configuré pour gérer efficacement le processus d’onboarding. Sa structure orientée tâches et objectifs en fait une solution adaptée pour suivre les différentes étapes de l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Les fonctionnalités d’Asana pour l’onboarding incluent :
- La création de projets et de tâches
- Le suivi de l’avancement
- La collaboration d’équipe
- Des intégrations avec d’autres outils
Asana permet de créer des modèles de projets d’onboarding détaillés, avec des sections correspondant aux différentes phases de l’intégration (avant l’arrivée, premier jour, première semaine, premier mois, etc.). Chaque tâche peut être assignée à la personne responsable, qu’il s’agisse du nouveau collaborateur lui-même, d’un membre de l’équipe RH ou d’un manager.
L’un des atouts majeurs d’Asana est sa capacité à offrir une vue d’ensemble claire de l’avancement du processus d’onboarding, permettant ainsi aux équipes RH et aux managers de s’assurer que toutes les étapes sont bien complétées dans les délais impartis.
Asana propose une version gratuite ainsi que des forfaits payants à partir de 10,99$ par utilisateur par mois, ce qui en fait une solution accessible pour les entreprises de toutes tailles.
Eurécia : un logiciel RH complet avec module d’onboarding
Eurécia est un logiciel RH complet qui propose un module d’onboarding intégré à son SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines). Cette solution permet de gérer l’ensemble des processus RH dans un environnement unique, facilitant ainsi la gestion des données RH.
Le module d’onboarding d’Eurécia propose :
- Des parcours d’intégration personnalisables
- La gestion des documents administratifs
- Le suivi des étapes d’intégration
- Un portail collaborateur pour les nouveaux arrivants
L’un des avantages majeurs d’Eurécia est son intégration native avec les autres modules RH, ce qui permet une gestion fluide des données et des processus. Cette approche tout-en-un évite les silos d’information et garantit une cohérence dans la gestion des talents, de leur arrivée jusqu’à leur évolution au sein de l’entreprise.
Les tarifs d’Eurécia démarrent à 6 euros 90 par collaborateur et par mois.
Lucca : le logiciel RH avec modules à la carte, dont l’onboarding
Lucca propose une suite de logiciels RH modulaires, permettant aux entreprises de composer leur propre solution en fonction de leurs besoins spécifiques. Parmi ces modules, on retrouve une solution d’onboarding qui peut être intégrée à l’ensemble de l’écosystème Lucca.
Pour l’onboarding, Lucca s’appuie sur une intégration avec Workelo, offrant ainsi :
- La synchronisation des données collaborateurs (nom, prénom, email, poste, etc.)
- La mise à jour des données d’onboarding dans Lucca
En plus de cette intégration, Lucca propose d’autres modules complémentaires comme la gestion des congés et absences, la gestion des notes de frais, le suivi du temps de travail, la gestion de la formation, et les entretiens annuels. Cette approche modulaire permet aux entreprises de construire progressivement leur système RH en fonction de leurs priorités et de leur budget.
Les tarifs de Lucca dépendent des modules choisis. Le module socle RH par exemple démarre à 3 euros 05 par collaborateur et par mois.
Cegid HR : une solution RH généraliste incluant l’onboarding
Cegid HR est un logiciel d’onboarding intégré à une suite SIRH cloud destinée aux PME et ETI cherchant à professionnaliser leur accueil des nouveaux collaborateurs.
Il automatise les formalités administratives liées à l’embauche, comme la DPAE, les visites médicales ou la signature électronique, tout en engageant les managers, les RH et les équipes IT via des workflows personnalisés.
Les intégrations API permettent de transférer automatiquement les données des candidats vers le système RH principal, qui alimente ensuite la paie et les outils associés.
Les recrues accèdent à un portail dédié pour compléter leurs informations et suivre l’avancement de leur intégration, renforçant ainsi leur sentiment d’appartenance.
La solution propose un suivi en temps réel des étapes d’onboarding grâce à des alertes en cas de retard, facilitant la coordination entre les équipes. Logiciel d’onboarding modulaire et sécurisé, Cegid HR favorise une expérience fluide tout en garantissant conformité et traçabilité des processus RH.
Pourquoi investir dans un logiciel d’onboarding ?
Un autre avantage clé d’un logiciel d’onboarding réside dans sa capacité à créer des parcours sur mesure selon le profil du collaborateur, son poste, son lieu de travail ou son contrat. Un salarié en CDI au siège n’aura pas les mêmes besoins qu’un alternant ou qu’un collaborateur terrain.
L’outil permet d’adapter automatiquement les documents, les contenus à consulter, les interlocuteurs à rencontrer ou les outils à activer. Cette personnalisation donne à chaque recrue le sentiment d’être attendue et considérée, ce qui renforce son engagement dès les premiers jours.
Elle favorise également une montée en compétences progressive, structurée et mieux alignée avec les besoins du poste.
Du point de vue organisationnel, l’impact dépasse le seul service RH. L’onboarding concerne plusieurs acteurs : les managers, les équipes IT, les responsables sécurité, les collègues référents…
Le logiciel facilite la coordination de l’ensemble des parties prenantes grâce à des rappels, des check-lists partagées et des rôles bien définis. Il évite les oublis (poste non prêt, badge manquant, accès non activé) qui nuisent à l’image de l’entreprise et à la qualité de l’accueil.
Cette fluidité dans la logistique renforce l’efficacité collective, en particulier dans les structures multisites ou hybrides. En professionnalisant chaque étape de l’intégration, le logiciel d’onboarding devient un outil transversal au service de l’expérience collaborateur et de la performance RH.
