La dématérialisation des notes de frais offre des avantages indéniables : gain de temps, rapidité de remboursement, économies de papier et avantages environnementaux, etc.
L’arrêté du 22 mars 2017 généralise le recours à ce processus pour permettre aux entreprises de numériser les factures reçues au format papier.
Mais comment dématérialiser facilement ses notes de frais grâce à un logiciel RH open source ou non ? Quels sont les meilleurs logiciels de notes de frais et applications qui permettent de le faire en assurant la conformité légale des reçus digitaux ? Tour d’horizon.
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Kelio, le logiciel pour gérer vos frais sans fausses notes
Kelio est un logiciel RH 360° de référence qui intègre un module de gestion des notes de frais. Grâce à Kelio, vous fluidifiez vos processus de gestion internes et vous vous débarrassez des justificatifs papier. Toutes les notes de frais sont dématérialisées, scellées et automatiquement archivées à valeur probante, pendant la durée légale exigée.
Avec la technologie OCR (système de reconnaissance de caractère), Kelio simplifie l’enregistrement des notes de frais : il suffit de scanner les justificatifs et les champs associés seront alors automatiquement complétés. Vous réduisez ainsi le risque d’erreur de saisie et facilitez le quotidien de vos salariés.
Avec ses workflows entièrement paramétrables, vos managers peuvent valider les frais de leurs équipes depuis leur smartphone ou leur PC. Vos gestionnaires contrôlent et valident les notes de frais grâce à des écrans de rapprochement simples et procèdent aux remboursements dans le respect de vos politiques. Des interfaces avec les logiciels comptables et paies facilitent les enregistrements des écritures comptables.
Gagnez du temps sur la gestion et le remboursement de vos notes de frais avec Kelio !
Lucca
La gestion des notes de frais peut être simplifiée grâce à l’automatisation. Lucca propose une solution adaptée aux PME et entreprises, accompagnée d’une application mobile.
Parmi les fonctionnalités essentielles à la gestion des dépenses en entreprise, la solution permet de :
- Automatiser la saisie des justificatifs directement depuis un smartphone,
- Faire approuver chaque demande collaborateur au bon interlocuteur,
- Synchroniser vos données, comptabiliser et préparer la paie.
Le module de notes de frais repose sur un modèle comptable, permettant une gestion structurée et une justification claire des dépenses. Un module de paiement peut également être ajouté en fonction des besoins.
Cegid Notilus
Cegid Notilus permet aux PME et ETI de gérer les notes de frais et les déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Cette solution SaaS facilite le suivi des dépenses et le respect des politiques de voyage et de remboursement.
Parmi les fonctionnalités offertes par Cegid Notilus, on retrouve :
- La dématérialisation complète des notes de frais
- Un circuit de contrôle automatique pour chaque dépense
- L’archivage à valeur probante des documents
- L’organisation et la réservation des déplacements
- L’intégration des factures fournisseurs de voyages
L’application mobile Cegid Notilus permet d’augmenter la satisfaction des collaborateurs en mettant fin à la corvée des notes de frais, notamment grâce au scan des justificatifs, à la validation en un clic ou encore aux délais de remboursement réduits.
Ce logiciel de notes de frais assure la détection des fraudes ou des erreurs (comme les doublons de frais) et facilite la préparation aux contrôles URSSAF.
Pour en savoir plus sur les bénéfices que Cegid Notilus peut apporter à votre organisation, une démonstration gratuite peut vous être proposée.
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Pleo
Pleo est un logiciel de note de frais qui associe des cartes de paiement professionnelles à une plateforme de gestion des dépenses, permettant aux entreprises de centraliser et d’automatiser le traitement des frais engagés par leurs collaborateurs.
Les utilisateurs peuvent effectuer des achats avec des cartes physiques ou virtuelles, tandis que l’application mobile capture automatiquement les justificatifs grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), facilitant ainsi la conformité et la traçabilité des dépenses.
La solution offre des fonctionnalités de contrôle budgétaire, telles que la définition de plafonds de dépenses par utilisateur ou par transaction, et permet une validation des frais en temps réel. Pleo s’intègre avec plus de 50 systèmes comptables, assurant une synchronisation fluide des données financières.
Disponible en plusieurs formules, dont une version gratuite pour deux utilisateurs, Pleo propose des options tarifaires adaptées aux besoins des entreprises de différentes tailles. Avec plus de 37 000 entreprises clientes, Pleo se positionne comme un acteur majeur dans le domaine des logiciels de note de frais .
Jenji
Jenji est un logiciel de note de frais conçu pour automatiser et centraliser la gestion des dépenses professionnelles. Grâce à son application mobile et sa plateforme web, il permet aux utilisateurs de numériser leurs justificatifs, facilitant ainsi le traitement des notes de frais.
L’intégration de l’intelligence artificielle et d’un système OCR assure une extraction précise des données, offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses. Jenji propose également des modules tels que Jenji Studio pour l’analyse financière et Jenji Vault pour l’archivage sécurisé des documents.
La solution est adaptée aux entreprises de toutes tailles, permettant une personnalisation selon les besoins spécifiques de chaque organisation. En s’intégrant facilement aux systèmes comptables existants, Jenji simplifie le processus de remboursement et assure la conformité fiscale.
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Concur
SAP Concur Expense propose une solution complète de gestion des dépenses qui dépasse la simple dématérialisation des notes de frais. Ce logiciel note de frais intègre la gestion des déplacements professionnels, des dépenses courantes et des factures fournisseurs, permettant une centralisation efficace des coûts pour les entreprises de toutes tailles.
Son interface intuitive, accessible via une application mobile, facilite la saisie des justificatifs grâce à la capture photo des reçus. Le suivi des dépenses est optimisé grâce à un système de classification automatique, offrant une vision claire et précise des coûts engagés.
Les tarifs de SAP Concur Expense ne sont pas affichés publiquement. Pour obtenir une estimation, il est nécessaire de faire une demande de démonstration ou de devis directement sur le site de l’éditeur.
Onexpense
ONexpense est un logiciel de note de frais conçu pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles grâce à une application mobile et une plateforme web. Il permet aux utilisateurs de photographier leurs justificatifs, qui sont ensuite traités automatiquement via une technologie OCR, extrayant les informations clés telles que la date, le montant et la TVA.
La solution propose un circuit de validation personnalisable, une gestion multi-TVA et des exports compatibles avec des formats variés comme Excel, PDF ou CSV. ONexpense offre également une option d’archivage permettant de se passer des originaux papier.
Compatible avec des outils comptables tels que Sage, Ciel ou Google Sheets, il s’adresse aux indépendants, TPE et PME. Disponible sur iOS, Android et en mode SaaS, ce logiciel de note de frais vise à automatiser et sécuriser le processus de gestion des dépenses.
IZyfrais
iZyFrais est un logiciel de note de frais développé par iZySolutions, conçu pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles, en particulier pour les TPE, PME et travailleurs indépendants.
Grâce à son application mobile iZyScan, les utilisateurs peuvent numériser leurs justificatifs via smartphone ou tablette, ou les envoyer par courrier pour traitement. Les données sont automatiquement décodées, synchronisées avec l’espace personnel de l’utilisateur, puis archivées pour une consultation ultérieure.
La solution propose également des fonctionnalités telles que la validation des informations, l’exportation des données vers des logiciels comptables et l’édition de rapports et tableaux de bord. iZyFrais offre une période d’essai gratuite de trois mois, puis un abonnement à 9 € par mois, avec un nombre illimité d’utilisateurs et de justificatifs.
Bien que dépourvu de fonctionnalités avancées comme les cartes de paiement ou l’intégration automatique avec des systèmes comptables, ce logiciel de note de frais se distingue par sa simplicité et sa convivialité, répondant aux besoins essentiels des petites structures.
Evoliz
Evoliz est un logiciel de note de frais intégré à une solution française de facturation et de précomptabilité, destiné aux TPE et PME. Il permet aux collaborateurs de saisir leurs dépenses professionnelles, y compris les frais kilométriques, via une interface web ou une application mobile, avec la possibilité de photographier directement les justificatifs.
Les managers peuvent valider ou refuser les notes de frais, avec un circuit d’approbation personnalisable. Evoliz propose également une connexion avec Google Maps pour calculer automatiquement les indemnités kilométriques.
La gestion des notes de frais est disponible à partir de la formule « Banana Split » à 32 € par mois. Ce logiciel de note de frais s’intègre aux outils comptables existants et offre des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des clients et des fournisseurs, le suivi des paiements et la génération de rapports financiers.
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Payhawk
Payhawk est un logiciel de note de frais qui centralise la gestion des dépenses professionnelles, en combinant cartes d’entreprise (physiques et virtuelles) et automatisation des processus financiers.
Il permet aux collaborateurs de soumettre leurs justificatifs via une application mobile dotée d’un système OCR, facilitant ainsi la saisie des données et réduisant les erreurs manuelles. La plateforme offre des workflows d’approbation personnalisables, des remboursements rapides et un suivi en temps réel des dépenses, avec des fonctionnalités adaptées aux structures multi-entités et multi-devises .
Payhawk s’intègre aux principaux ERP et logiciels comptables, tels que NetSuite, Microsoft Dynamics et Exact Online, assurant une synchronisation fluide des données financières . Les entreprises peuvent également bénéficier de cartes Visa avec des politiques de dépenses configurables, renforçant le contrôle budgétaire.
Disponible dans plus de 32 pays, ce logiciel de note de frais s’adresse aux PME et grandes entreprises souhaitant optimiser leur gestion des dépenses.
Mooncard
Mooncard est un logiciel de gestion des notes de frais présent en France, en Allemagne, en Belgique, en Espagne, en Italie et aux Pays-Bas. La solution RH est conçue pour le paiement, la gestion et le suivi de l’ensemble des dépenses des collaborateurs au sein d’une seule et même entreprise.
Il s’agit d’une solution SaaS de cartes de crédit des dépenses des collaborateurs. Le logiciel de note de frais se branche sur le logiciel comptable des entreprises clientes. Cela permet d’automatiser les dépenses ainsi que les notes de frais. Le système Mooncard identifie également la TVA récupérable, ce qui permet un gain de temps conséquent. Avec Mooncard, vous pouvez :
- personnaliser les autorisations de paiement ;
- digitaliser les justificatifs de paiement ;
- recupérer la TVA de manière simplifiée ;
- intégrer la solution RH à votre logiciel comptable.
Il faudra demander un devis auprès du service commercial pour avoir accès aux tarifs de Mooncard.
Ipaidthat
IPaidThat est un logiciel français de logiciel de pré-comptabilité utilisé par plus de 5000 clients et 1800 cabinets d’experts-comptables. Le logiciel de gestion des notes de frais automatise et fluidifie la collecte des factures, le paiement, la gestion de trésorerie et les notes de frais grâce à sa technologie OCR (reconnaissance optique de caractère).
Accessible sur mobile, la solution RH propose une partie comptabilité, une partie facturation, une partie note de frais et une partie suivi de trésorerie. Concernant le module de gestion des notes de frais, il vous suffit de scanner les reçus sur l’application mobiles, pour que ces derniers soit analysés, validés, puis archivés.Le logiciel vous permet de gérer les remboursements, les frais kilométriques et de centraliser toutes vos notes de frais.
Le Pack Essentiel (pour les indépendants et les petites entreprises) démarre à 59€HT/mois. Pour des fonctionnalités plus poussées adaptées aux PME et aux grandes entreprises, les packs Pro et Pro + s’affichent respectivement à 99 euros et 249 euros par mois.
Rydoo
Rydoo est un logiciel de note de frais qui permet aux entreprises de gérer les dépenses professionnelles de manière automatisée et conforme aux réglementations locales. Grâce à son application mobile et web, les utilisateurs peuvent scanner leurs reçus, soumettre des frais en quelques secondes et gérer les indemnités journalières et kilométriques sans effort.
La solution intègre l’intelligence artificielle pour détecter automatiquement les anomalies et assurer un contrôle en temps réel des dépenses. Rydoo propose également des fonctionnalités telles que la validation instantanée des dépenses, le rapprochement automatique des transactions par carte et des rapports détaillés pour une meilleure visibilité financière.
Adapté aux entreprises de toutes tailles, Rydoo s’intègre facilement aux systèmes comptables existants et offre une expérience utilisateur intuitive. Avec plus de 10 000 sociétés utilisatrices dans 130 pays, Rydoo se positionne comme une solution complète pour la gestion des notes de frais.
Factorial
Le logiciel RH Factorial offre de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles, la gestion des notes de frais. Dès que vos dépenses sont enregistrées dans Factorial, elles sont automatiquement validées en cas de contrôle.
Une simplification administrative qui permet aux DAF, aux services RH et comptable de se consacrer pleinement à l’essentiel de leur activité professionnelle. Chaque fois que l’un de vos salariés effectue une dépense, le remboursement est automatisé.
Gros avantage du logiciel RH tout en un : grâce à la synchronisation entre les logiciel paie et rh, les dépenses sont automatiquement indiquées comme un supplément dans la fiche de paie.
Factorial est accessible dès 5 euros par mois et par utilisateur.
Pourquoi digitaliser les notes de frais avec un logiciel ?
L’utilisation d’un logiciel note de frais offre des bénéfices aussi bien aux salariés qu’aux entreprises. Pour les employés, la digitalisation des notes de frais simplifie les remboursements : une simple photo ou un scan suffit pour enregistrer une dépense et déclencher le processus de remboursement instantanément.
Du côté des entreprises, cette automatisation réduit considérablement la charge administrative des services RH et permet de supprimer la gestion papier, contribuant ainsi à une démarche plus écologique. L’archivage des justificatifs est sécurisé et conservé plusieurs années avec une valeur probante, garantissant une conformité aux exigences de l’URSSAF et limitant les risques d’erreurs ou de litiges.
Plus globalement, les logiciels de note de frais actuellement disponibles sur le marché permettent un gain de temps significatif, optimisent la gestion des dépenses et renforcent la sécurité des paiements. En améliorant l’expérience utilisateur, ils facilitent également le quotidien des collaborateurs, contribuant ainsi à leur satisfaction et à une meilleure organisation interne.
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