La dématérialisation des notes de frais offre des avantages indéniables : gain de temps, rapidité de remboursement, économies de papier et avantages environnementaux, etc.
L’arrêté du 22 mars 2017 généralise le recours à ce processus pour permettre aux entreprises de numériser les factures reçues au format papier.
Mais comment dématérialiser facilement ses notes de frais grâce à un logiciel RH open source ou non ? Quels sont les meilleurs logiciels de notes de frais et applications qui permettent de le faire en assurant la conformité légale des reçus digitaux ? Tour d’horizon.
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Kelio, le logiciel pour gérer vos frais sans fausses notes
Kelio est un logiciel RH 360° de référence qui intègre un module de gestion des notes de frais. Grâce à Kelio, vous fluidifiez vos processus de gestion internes et vous vous débarrassez des justificatifs papier. Toutes les notes de frais sont dématérialisées, scellées et automatiquement archivées à valeur probante, pendant la durée légale exigée.
Avec la technologie OCR (système de reconnaissance de caractère), Kelio simplifie l’enregistrement des notes de frais : il suffit de scanner les justificatifs et les champs associés seront alors automatiquement complétés. Vous réduisez ainsi le risque d’erreur de saisie et facilitez le quotidien de vos salariés.
Avec ses workflows entièrement paramétrables, vos managers peuvent valider les frais de leurs équipes depuis leur smartphone ou leur PC. Vos gestionnaires contrôlent et valident les notes de frais grâce à des écrans de rapprochement simples et procèdent aux remboursements dans le respect de vos politiques. Des interfaces avec les logiciels comptables et paies facilitent les enregistrements des écritures comptables.
Gagnez du temps sur la gestion et le remboursement de vos notes de frais avec Kelio !
Lucca
La gestion des notes de frais peut être simplifiée grâce à l’automatisation. Lucca propose une solution adaptée aux PME et entreprises, accompagnée d’une application mobile.
Parmi les fonctionnalités essentielles à la gestion des dépenses en entreprise, la solution permet de :
- Automatiser la saisie des justificatifs directement depuis un smartphone,
- Faire approuver chaque demande collaborateur au bon interlocuteur,
- Synchroniser vos données, comptabiliser et préparer la paie.
Le module de notes de frais repose sur un modèle comptable, permettant une gestion structurée et une justification claire des dépenses. Un module de paiement peut également être ajouté en fonction des besoins.
Cegid Notilus
Cegid Notilus permet aux PME et ETI de gérer les notes de frais et les déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Cette solution SaaS facilite le suivi des dépenses et le respect des politiques de voyage et de remboursement.
Parmi les fonctionnalités offertes par Cegid Notilus, on retrouve :
- La dématérialisation complète des notes de frais
- Un circuit de contrôle automatique pour chaque dépense
- L’archivage à valeur probante des documents
- L’organisation et la réservation des déplacements
- L’intégration des factures fournisseurs de voyages
L’application mobile Cegid Notilus permet d’augmenter la satisfaction des collaborateurs en mettant fin à la corvée des notes de frais, notamment grâce au scan des justificatifs, à la validation en un clic ou encore aux délais de remboursement réduits.
Ce logiciel de notes de frais assure la détection des fraudes ou des erreurs (comme les doublons de frais) et facilite la préparation aux contrôles URSSAF.
Pour en savoir plus sur les bénéfices que Cegid Notilus peut apporter à votre organisation, une démonstration gratuite peut vous être proposée.
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Jenji
Jenji est un logiciel note de frais conçu pour répondre aux besoins des entreprises, quelle que soit leur taille. Grâce à l’intelligence artificielle, il automatise la gestion, le traitement et l’analyse des dépenses professionnelles. Une application mobile accompagne la solution, permettant aux collaborateurs de numériser et de soumettre facilement leurs justificatifs.
Parmi ses fonctionnalités, Jenji intègre la collecte des factures via une simple capture photo sur smartphone, l’enregistrement automatique et la catégorisation des dépenses, ainsi que l’export des données comptables. Un tableau de bord permet un suivi détaillé des dépenses, avec la possibilité d’activer des alertes. La solution propose également l’émission de cartes de paiement, physiques ou virtuelles, ainsi que le calcul automatique des indemnités kilométriques.
Trois formules sont disponibles : le Plan Solo, gratuit et destiné aux travailleurs indépendants, le Plan Team à 5 € HT par utilisateur actif et par mois, et le Plan Entreprise, dont le tarif est ajusté en fonction du nombre d’utilisateurs et des besoins spécifiques de l’organisation.
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Rydoo
Rydoo propose toutes les fonctionnalités attendues sur un logiciel de gestion des notes de frais :
- Une application mobile accessible à tous les collaborateurs ;
- Le scan des factures, avec traitement des montants et centralisation dématérialisée ;
- L’archivage des justificatifs avec valeur probante ;
- Le calcul des indemnités kilométriques avec Google Map ;
- Un circuit de validation des notes de frais ;
- Le remboursement automatique des salariés par simple clic ;
- L’emission de cartes physiques ou virtuelles pour les salariés ;
- Une intégration possible avec le logiciel comptable de l’entreprise.
Le forfait Essentials s’élève à 8 euros par mois et par collaborateur et le forfait pro à 10 euros par mois par collaborateur.
Onexpense
Onexpense est un logiciel note de frais conçu pour automatiser le traitement des dépenses professionnelles, réduisant ainsi les erreurs et simplifiant les remboursements. Son intégration avec les outils de gestion et de comptabilité permet une meilleure coordination entre les différents services de l’entreprise.
Grâce à une interface intuitive, son utilisation est accessible à tous les collaborateurs. L’application mobile offre une gestion des notes de frais en déplacement, particulièrement adaptée aux équipes itinérantes. En plus d’assurer la conformité aux réglementations en vigueur, Onexpense garantit la sécurité des données et fournit des rapports détaillés pour un suivi précis des dépenses.
Côté tarifs, l’abonnement démarre à 2,90 € par utilisateur et par mois. Pour bénéficier de l’archivage avec valeur probante, il faut opter pour la formule à 4,40 € par utilisateur et par mois.
IZyfrais
Le logiciel de note de frais Izyfrais propose une application (Izyscan) pour scanner vos notes de frais à partir d’un téléphone mobile ou d’une tablette. Le notes de frais sont ensuite validées puis archivées en ligne.
Côté fonctionnalités, le logiciel se concentre sur la gestion des notes de frais et ne propose pas de cartes de paiement physiques ou virtuelles comme d’autres logiciels de note de frais tels que Mooncard ou Rydoo. C’est un logiciel idéal pour les indépendants et les petites entreprises qui n’ont pas besoin de fonctionnlités poussées.
Il faut compter 9 euros par mois, pour des utilisateurs et un nombre de notes de frais illimités.
Evoliz
Evoliz est un logiciel de facturation et de pré-comptabilité français, possédant la double certification NF 203 et NF 525. Il permet de générer des factures électroniques, contrôler ses dépenses et suivre ses flux bancaires.
Via une interface intuitive, le module de gestion des notes de frais aide les salariés à déclarer facilement leurs dépenses ou les frais kilométriques. Côté comptabilité, le responsable peut approuver ou refuser manuellement chaque fiche de remboursement, ou bien créer un flux d’approbation automatisé.
De nombreuses autres fonctionnalités sont disponibles sur ce logiciel de facturation complet, notamment :
- La gestion des clients et des fournisseurs ;
- Des outils pour enregistrer et suivre les dépenses de manière précise ;
- Des fonctionnalités complètes de gestion financière, y compris la gestion des comptes à payer et à recevoir ;
- La création et l’envoi de factures, y compris la gestion des factures récurrentes ;
- Le traitement des commandes d’achat ;.
- La gestion des reçus ;
- Des fonctionnalités de traitement des paiements en ligne ;
- Une gestion centralisée des contacts pour faciliter l’accès et la gestion des informations client et fournisseur.
Pour accéder aux fonctionnalités liées aux notes de frais, vous devez souscrire à l’offre à 31,50€ par mois.
Pleo
Pleo est une société européenne d’origine danoise spécialisée dans les solutions de gestion de frais et dépenses pour les professionnels accompagnés d’une carte bancaire Mastercard. Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve :
- des cartes virtuelles mises à disposition ;
- la visualisation des dépenses en temps réel ;
- La gestion des frais kilométriques ;
- L’intégration avec des logiciels comptables connus (Sage, Quickbooks,…) ;
- La possibilité de récupérer la TVA étrangère avec Pleo Reclaim.
Pleo propose trois offres. le forfait Essential à 5€ , Pleo Pro à 10€ ou Pleo Premium (prix sur devis) par mois et par utilisateur.
Concur
SAP Concur Expense propose une solution complète de gestion des dépenses qui dépasse la simple dématérialisation des notes de frais. Ce logiciel note de frais intègre la gestion des déplacements professionnels, des dépenses courantes et des factures fournisseurs, permettant une centralisation efficace des coûts pour les entreprises de toutes tailles.
Son interface intuitive, accessible via une application mobile, facilite la saisie des justificatifs grâce à la capture photo des reçus. Le suivi des dépenses est optimisé grâce à un système de classification automatique, offrant une vision claire et précise des coûts engagés.
Les tarifs de SAP Concur Expense ne sont pas affichés publiquement. Pour obtenir une estimation, il est nécessaire de faire une demande de démonstration ou de devis directement sur le site de l’éditeur.
Payhawk
Payhawk, une société spécialisée dans la gestion des dépenses, propose un logiciel note de frais conçu pour simplifier et automatiser la gestion financière des entreprises. Sa plateforme permet l’émission de cartes de paiement, qu’elles soient physiques ou virtuelles, et prend en charge plusieurs devises, facilitant ainsi les transactions à l’international.
L’outil intègre des fonctionnalités avancées telles que l’automatisation des rapports de dépenses, la gestion des factures et le traitement des remboursements. Grâce à des flux d’approbation personnalisables et une compatibilité avec les principaux logiciels comptables et ERP comme QuickBooks, Xero et Exact Online, Payhawk s’intègre facilement aux systèmes existants des entreprises.
Côté tarification, le plan Premium Cards démarre à 149 £ par mois et comprend des comptes bancaires dédiés, des cartes Visa (crédit et débit) ainsi que des politiques avancées de contrôle des dépenses. Le plan All-In-One Spend, qui regroupe cartes, gestion des dépenses et comptes fournisseurs, est disponible à 299 £ par mois. Pour les entreprises ayant des besoins spécifiques, une Suite Entreprise est également proposée sur devis.
Factorial
Le logiciel RH Factorial offre de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles, la gestion des notes de frais. Dès que vos dépenses sont enregistrées dans Factorial, elles sont automatiquement validées en cas de contrôle.
Une simplification administrative qui permet aux DAF, aux services RH et comptable de se consacrer pleinement à l’essentiel de leur activité professionnelle. Chaque fois que l’un de vos salariés effectue une dépense, le remboursement est automatisé.
Gros avantage du logiciel RH tout en un : grâce à la synchronisation entre les logiciel paie et rh, les dépenses sont automatiquement indiquées comme un supplément dans la fiche de paie.
Factorial est accessible dès 5 euros par mois et par utilisateur.
Ipaidthat
IPaidThat est un logiciel français de logiciel de pré-comptabilité utilisé par plus de 5000 clients et 1800 cabinets d’experts-comptables. Le logiciel de gestion des notes de frais automatise et fluidifie la collecte des factures, le paiement, la gestion de trésorerie et les notes de frais grâce à sa technologie OCR (reconnaissance optique de caractère).
Accessible sur mobile, la solution RH propose une partie comptabilité, une partie facturation, une partie note de frais et une partie suivi de trésorerie. Concernant le module de gestion des notes de frais, il vous suffit de scanner les reçus sur l’application mobiles, pour que ces derniers soit analysés, validés, puis archivés.Le logiciel vous permet de gérer les remboursements, les frais kilométriques et de centraliser toutes vos notes de frais.
Le Pack Essentiel (pour les indépendants et les petites entreprises) démarre à 59€HT/mois. Pour des fonctionnalités plus poussées adaptées aux PME et aux grandes entreprises, les packs Pro et Pro + s’affichent respectivement à 99 euros et 249 euros par mois.
Mooncard
Mooncard est un logiciel de gestion des notes de frais présent en France, en Allemagne, en Belgique, en Espagne, en Italie et aux Pays-Bas. La solution RH est conçue pour le paiement, la gestion et le suivi de l’ensemble des dépenses des collaborateurs au sein d’une seule et même entreprise.
Il s’agit d’une solution SaaS de cartes de crédit des dépenses des collaborateurs. Le logiciel de note de frais se branche sur le logiciel comptable des entreprises clientes. Cela permet d’automatiser les dépenses ainsi que les notes de frais. Le système Mooncard identifie également la TVA récupérable, ce qui permet un gain de temps conséquent. Avec Mooncard, vous pouvez :
- personnaliser les autorisations de paiement ;
- digitaliser les justificatifs de paiement ;
- recupérer la TVA de manière simplifiée ;
- intégrer la solution RH à votre logiciel comptable.
Il faudra demander un devis auprès du service commercial pour avoir accès aux tarifs de Mooncard.
Pourquoi digitaliser les notes de frais avec un logiciel ?
L’utilisation d’un logiciel note de frais offre des bénéfices aussi bien aux salariés qu’aux entreprises. Pour les employés, la digitalisation des notes de frais simplifie les remboursements : une simple photo ou un scan suffit pour enregistrer une dépense et déclencher le processus de remboursement instantanément.
Du côté des entreprises, cette automatisation réduit considérablement la charge administrative des services RH et permet de supprimer la gestion papier, contribuant ainsi à une démarche plus écologique. L’archivage des justificatifs est sécurisé et conservé plusieurs années avec une valeur probante, garantissant une conformité aux exigences de l’URSSAF et limitant les risques d’erreurs ou de litiges.
Plus globalement, les logiciels de note de frais actuellement disponibles sur le marché permettent un gain de temps significatif, optimisent la gestion des dépenses et renforcent la sécurité des paiements. En améliorant l’expérience utilisateur, ils facilitent également le quotidien des collaborateurs, contribuant ainsi à leur satisfaction et à une meilleure organisation interne.
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