Plateforme LMS : Comment la choisir ? Les 8 questions à se poser.

Lorsque l’on se lance aujourd’hui dans la conception de modules e-learning, de formations digitales ou de parcours en blended-learning (qui mélange distance et présence), on se retrouve assez rapidement confronté à une question cruciale : « sur quelle plateforme LMS déposer tout ça ? ».

Les plateformes LMS, ou « Learning Management System », sont la réponse à cette interrogation. Un LMS est un système de gestion de la formation qui fonctionne comme un site web où vos apprenants peuvent se connecter à l’aide d’un login et d’un mot de passe pour accéder aux formations auxquelles ils sont inscrits. 

Côté administration, vous avez la possibilité de créer des apprenants, des formations, d’inscrire les uns aux autres, et de suivre leurs progrès.

Le choix d’une plateforme LMS est important pour soutenir votre stratégie digitale, que vous soyez une entreprise souhaitant développer des formations en interne ou un organisme de formation cherchant à proposer un suivi qualitatif et un accès structuré à son catalogue de formations. 

Pour faire le bon choix, il est essentiel de se poser les bonnes questions. Quels sont vos besoins spécifiques ? Il faut se projeter, imaginer les usages et identifier votre population cible. Ensuite, il est important de déterminer quelles modalités de formations vous souhaitez gérer avec votre plateforme

Par ailleurs, avez-vous besoin d’un outil de création de contenu intégré ? Comprendre la norme SCORM et l’intérêt d’un LCMS peut vous aider sur ce point. Une autre question à considérer est la connexion entre le SIRH et la plateforme LMS. La facilité d’utilisation pour les apprenants, les formateurs, les concepteurs, les tuteurs et les administrateurs est également un facteur clé à évaluer, tout en réfléchissant à votre organisation interne.

Il faut aussi décider de l’emplacement de votre plateforme LMS : sera-t-elle hébergée chez un prestataire ou en interne ? Enfin, réfléchissez aux données de suivi dont vous aurez besoin et si vous souhaitez valoriser la gamification. Et, en fonction de votre audience, vous pourriez avoir besoin d’une plateforme offrant plusieurs environnements graphiques différents.

En vous posant ces huit questions essentielles, vous pourrez identifier la plateforme LMS qui répondra le mieux à vos besoins spécifiques et garantir le succès de votre projet de formation digitale.

1 : Quels sont vos besoins ?

Se projeter.

Et oui, commençons par le commencement : la définition de votre périmètre. Ce qui est important à cette étape, c’est de faire le point sur votre projet aujourd’hui, mais aussi sur comment vous voyez son évolution dans les 2 à 3 ans. Cette projection est très importante pour un choix de plateforme optimal !

Votre nombre d’apprenants peut augmenter, le nombre de contenus à disposition aussi. Ou alors vous souhaitez expérimenter sur une petite population pendant 1 à 2 ans pour avoir des retours d’expérience. Ou encore, vous imaginez une ouverture à des filiales internationales, ce qui va avoir de l’importance sur le choix d’une plateforme multilingue…

Si vous êtes organisme de formation, quelles sont vos ambitions ? Proposer votre catalogue en ligne ? Intégrer un terminal de paiement pour faciliter les commandes à distance ? Intégrer un module de gestion commerciale ? Toutes ces questions vous guideront vers le choix le plus opportun pour vous.

Pensez aussi, organismes de formation, au modèle économique que vous souhaitez appliquer pour l’accès à votre plateforme : licence annuelle ? Jetons de connexion à durée limitée ? Vente de packs « multi connexions » ? Là encore, votre projection facilitera votre sélection.

Imaginer les usages.

Il est toujours difficile d’imaginer comment les usages vont évoluer sur 2 ou 3 ans, particulièrement avec les nouvelles technologies. Mais vous pouvez d’ores et déjà interroger le rapport aux supports sur lesquels seraient consultés les modules de formation : uniquement sur ordinateur ? Sur tablette ? Sur téléphone portable ?

En fonction de ce que vous envisagez, le choix d’une plateforme qui possède une appli mobile pourra être un plus. Ou au minimum que la plateforme LMS propose des formats « responsive », c’est-à-dire consultables quels que soient les supports de consultation.

Identifier sa population. 

Quelle est votre cible ? Je parle ici de chiffres. Combien d’apprenants seraient concernés par le dispositif la première année ? La suivante ? La troisième ? S’il y a peu d’apprenants au début, peut-être que ce flux évoluera. Ou bien peut-être que vous souhaitez partir sur un nombre plus restreint pour expérimenter. Cette donnée est importante car cela veut dire que vous n’aurez pas forcément besoin d’une “machine de guerre” pour démarrer avec une LMS.

2 : Quelles modalités de formations souhaitez-vous gérer avec votre plateforme LMS ?

Les plateformes LMS aujourd’hui se distinguent aussi par les typologies de formation qu’elles vous permettent de gérer :

• Des formations 100% distance.
• Des formations blended-learning (la plateforme gérera à la fois la partie à distance mais également la partie en présentielle avec gestion des feuilles d’émargement, des convocations et des évaluations de fin de formation).
• Ces deux types de formations.

Vous l’aurez bien compris, il est là aussi crucial de vous projeter un peu dans l’avenir pour définir votre besoin à court et moyen terme.

3 : Avez-vous besoin d’un outil de création de contenu intégré ?

Aujourd’hui pour concevoir des modules e-learning ou des parcours de formation blended-learning, vous pouvez utiliser des outils auteur (comme Articulate Storyline ou Elucidat). Ces logiciels vous permettent d’éditer une capsule SCORM que vous pourrez ensuite déposer telle quelle sur votre plateforme LMS.

Comprendre la norme SCORM.

La norme SCORM est très importante lorsque vous concevez des contenus e-learning. C’est une norme internationale qui permet, pour faire simple, la communication d’informations entre votre module et la plateforme qui l’héberge. C’est notamment cette norme qui vous permettra de récupérer les scores réalisés aux quiz, le temps passé sur un module, etc.

Comprendre l’intérêt d’un LCMS.

Restons dans les acronymes… LCMS combine les termes LMS, que vous connaissez déjà bien, et CMS, qui signifie « Content Management System » ou système de gestion des contenus. En réalité, certaines plateformes LMS incluent désormais des outils permettant de créer des contenus e-learning sans avoir à acheter un logiciel auteur supplémentaire. Dans ce cas, il serait plus judicieux d’opter pour une plateforme LCMS plutôt qu’un simple LMS.

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Un conseil : assurez-vous toujours que la plateforme LCMS que vous choisissez permet d’intégrer des modules SCORM créés avec d’autres outils auteurs. Par exemple, si vous utilisez Storyline depuis un certain temps, il serait dommage de devoir abandonner tout ce que vous avez déjà développé. Vérifiez donc que l’intégration des modules SCORM externes est bien possible.

4 : Avez-vous besoin d’une connexion entre le SIRH et la plateforme LMS ?

Cette question est sensible… Le SIRH est le système informatique qui gère les données du personnel au sein de votre organisation. Relier le SIRH à la plateforme LMS permet de gagner du temps pour les créations de compte apprenants, pour l’automatisation des inscriptions (par exemple, l’inscription des nouveaux arrivants au parcours d’intégration digital), etc. Mais c’est aussi un projet en tant que tel, qui mobilise de nombreuses personnes et a donc un coût additionnel.

Là encore, c’est le volume de collaborateurs concernés qui vous guidera sur la décision à prendre. Si vous envisagez un déploiement général de la formation à distance pour tous, cela peut valoir le coût d’intégrer cette dimension dès le début de votre projet. En tout cas parlez-en toujours avec votre prestataire en amont, car la connexion SIRH-LMS est souvent un coût en plus par rapport à ceux engendrés pour l’acquisition de votre LMS.

5 : Trouvez-vous la plateforme intuitive côté apprenant ? Côté formateurs, concepteurs, tuteurs ? Côté administrateur ?

En fonction de votre projet, vous pourrez avoir plus ou moins de “rôles utilisateurs” que ceux que j’ai listés dans la question, mais les trois axes principaux à « tester » sont :

• L’accès “apprenant/participant”.
• L’accès “formateur”.
• L’accès “administration technique 1^er niveau et administrative RH”.

Si c’est possible, conviez aux démonstrations les personnes qui seront chargées de travailler sur la plateforme afin qu’elles voient si elles se sentent à l’aise avec l’environnement, si les actions sont logiques, intuitives… Vous en avez sûrement déjà fait l’expérience : le temps perdu avec un outil mal conçu est insupportable en plus d’être incroyablement frustrant.

Imaginez pour vos tests des scénarii simples de mise en œuvre : l’inscription d’un participant à une session, le suivi de ses activités, l’annulation d’une inscription, les outils de communication asynchrones (type forum), la création d’activités pédagogiques « simples » (questionnaire, dépôt de document, etc.).

Réfléchir à son organisation interne.

Vous le voyez, acquérir une plateforme LMS vous pousse aussi à définir les rôles de chacun au sein de votre organisation. Même si la plateforme automatise et facilite de nombreuses tâches, elle demande aussi une vraie implication de la part des personnes qui la paramétreront et qui en assureront le suivi technique, administratif et pédagogique. C’est du temps de travail qu’il ne faut pas négliger !

6 : Où voulez-vous que se trouve votre plateforme LMS ?

Aaahh la bonne grosse question technique qui déchaîne les foules ! Vous aurez toujours le choix entre installer la plateforme LMS « chez vous », au sein de votre système d’information ou bien de l’héberger chez votre prestataire de services. Cette décision, vous ne pouvez pas la prendre seul.e : il faudra vous rapprocher de votre Service Informatique pour identifier les points d’intérêts et les points de blocage de ces deux options. Souvent, cela se joue au niveau de la sécurité.

De même si vous choisissez de relier la plateforme à votre SIRH (comme nous l’avons vu lors de la question 4), alors une internalisation est recommandée.

Héberger chez un prestataire.

Cette solution, bien qu’ayant un coût, révèle aussi de nombreux avantages en termes de tranquillité d’esprit. Votre prestataire doit vous garantir une continuité de service, la sauvegarde de vos données mais aussi une hotline de dépannage en cas de difficulté. Pensez à bien vérifier ces aspects avec lui.

Il faudra aussi intégrer ces coûts fixes d’hébergement à votre budget annuel.

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7 : De quelles données de suivi aurez-vous besoin ?

Là encore, il est essentiel de réfléchir et de se projeter. Vous le savez bien, la norme SCORM permet de remonter les données de vos modules e-learning vers votre plateforme LMS. Cependant, toutes les plateformes ne fournissent pas le même niveau de détail dans l’exploitation et l’affichage de ces données.

Pensez aux informations dont vous aurez besoin, tant pour l’aspect administratif et RH (comme les attestations de suivi de formation à distance ou les feuilles d’émargement) que pour les aspects pédagogiques.

Le suivi des données, ou tracking, vous permet également de suivre vos apprenants de manière précise. Cela vous aide à identifier d’éventuelles difficultés de compréhension (si un apprenant passe trop de temps sur une activité, par exemple) ou à repérer une question mal formulée dans un quiz (si 95 % des répondants se trompent).

Valoriser la gamification ?

Beaucoup de plateformes LMS proposent désormais des parcours et/ou outils de formation « gamifiés » : la remise de badges à l’issue d’un module par exemple ou des challenges entre équipes d’apprenants. Là encore il est important d’identifier ce vers quoi vous voulez tendre, la population à laquelle vous vous adressez. Tout le monde n’est pas forcément enthousiaste à l’idée de collecter des badges…

8 : Aurez-vous besoin d’une plateforme avec plusieurs environnements graphiques différents ?

Cette question se pose pour les grands groupes qui voudraient avoir une plateforme par filiale par exemple, ou par pays, mais qui veulent centraliser la gestion. Ou bien pour les organismes de formation qui pourraient proposer à leurs clients une interface à leurs couleurs lors de projets de formation INTRA par exemple.

Certaines plateformes LMS vous permettent de créer des « sous-espaces » au sein de la plateforme principale. Et c’est transparent pour les participants. Certaines vous proposeront même des adresses web personnalisées.

Pour résumer…

Les plateformes LMS sont un élément indispensable dans votre projet de digitalisation de la formation notamment pour les données de suivi qu’elles vous apportent mais aussi pour toutes les opportunités pédagogiques qu’elles permettent : social learning, classe virtuelle, communauté apprenante, etc. Les quelques questions que je vous ai données sont là pour amorcer votre réflexion, je ne doute pas un instant qu’elles vous en amèneront d’autres !

Pour que votre sélection corresponde le mieux possible à vos besoins, je ne peux que souligner l’importance de poser votre projet en amont, avant de rencontrer des prestataires, afin que vous ayez identifié les points clés pour vous, vos demandes spécifiques… ce qui vous permettra également de pouvoir choisir entre les réponses qui vous seront apportées.

Pensez enfin à intégrer toutes les parties prenantes dans ce projet, justement pour identifier les besoins de chacune d’elles et assurer de fédérer les équipes autour de ce changement. Belle aventure à vous !