Vous hésitez encore à adopter des outils digitaux pour gérer la planification de vos équipes ? Utiliser un logiciel de gestion des plannings fluidifie et simplifie l’organisation, tout en offrant un suivi plus efficace et plus précis.
Face à la diversité des outils disponibles sur le marché, vous ne savez peut-être pas lequel choisir. Vous avez besoin de plus d’informations à ce sujet ? Lisez notre article, et découvrez les fonctionnalités principales et les critères à privilégier pour choisir votre logiciel de planning.
Logiciel de planning : qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de planning est un outil SIRH permettant d’assurer le suivi des horaires de travail, des absences et des temps de présence. Il offre une vision centralisée des données essentielles pour le service RH et les managers. Il permet entre autres :
- Le suivi des horaires.
- La gestion des absences.
- La conformité avec la législation.
- L’optimisation du travail et productivité.
Face à la digitalisation des ressources humaines, cette solution est devenue indispensable pour toute entreprise, quelle que soit la taille de ses effectifs. TPE, PME, grandes entreprises, peu importe son secteur d’activité.
Concrètement, il s’agit d’un logiciel permettant de suivre en temps réel le temps de travail effectif de chaque employé. L’outil associe à chaque salarié un planning théorique en termes de jours et d’heures travaillés. Ensuite, les solutions intègrent un certain nombre de variables :
- Horaires d’arrivée et de départ.
- Retards, temps de pause, heures supplémentaires.
- Astreintes.
- Absences, congés, arrêt maladie, RTT, etc.
- Heures de délégation, heures syndicales.
Un logiciel de planning s’intègre avec vos autres systèmes d’information pour automatiser certains processus RH tels que la gestion de la paie.
Les fonctionnalités d’un logiciel de planning complet
La gestion des plannings
Un logiciel adapté permet de concevoir, modifier et communiquer des plannings de manière simple et efficace auprès des équipes.
Il convient à toutes les formes d’organisation du travail, s’adaptant aussi bien à une entreprise mono-site qu’à une organisation multi-sociétés. Il est entièrement paramétrable en fonction de votre convention collective, de vos accords d’entreprise et de vos contrats de travail en vigueur.
Il offre une flexibilité optimale, quel que soit le type d’horaire pratiqué : horaires réguliers, variables, postés, cycliques, en forfait-jours ou encore avec un temps de travail annualisé.
La gestion des absences et des congés
L’outil suit en temps réel la présence effective ou l’absence de chaque employé : congés payés, RTT, arrêt maladie, retards, etc. C’est à la fois un outil pour détecter toutes les anomalies par rapport au planning initial, et pour transmettre les éléments au service Paie.
Parmi les fonctionnalités accessibles, il y a notamment la pointeuse digitale pour permettre aux salariés de signaler leur présence / départ sur site ou à distance, ou la possibilité de déposer ses demandes de congés auprès de son supérieur hiérarchique.
Le suivi du temps de travail
L’entreprise a l’obligation de respecter la législation en termes de temps de travail individuel et collectif. Un outil digital permet d’assurer un suivi précis et en temps réel :
- Des compteurs d’heures : temps de présence (journalier, hebdomadaire, mensuel), heures supplémentaires, heures de repos, temps de pause, heures de nuit, dimanches travaillés, annualisation, etc.
- Des différents types de congés et absences : congés payés, RTT, arrêt maladie, temps de formation, etc.
- Signalement des anomalies telles que les retards répétés ou les absences injustifiées.
- Système d’alerte sur le non-respect des temps de pause, dépassement de la durée légale du travail ou le nombre d’heures supplémentaires.
Le suivi des éléments variables de paie
La digitalisation et l’automatisation offertes par l’utilisation d’un SIRH supprime les saisies manuelles et réduit le risque d’erreurs.
Chaque mois, les gestionnaires de paie peuvent exporter les données, vérifier l’exactitude des informations et opérer le transfert automatique des éléments variables de paie.
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Les avantages d’un logiciel de planning
Se doter d’un logiciel spécialisé présente de nombreux avantages pour l’ensemble des parties prenantes : service RH, managers et collaborateurs.
Assurer la conformité avec la législation
La législation sociale évolue constamment, rendant sa gestion de plus en plus complexe pour les entreprises. Dans ce contexte, un logiciel de planning devient un allié précieux. Grâce à ses fonctionnalités automatisées, il permet de paramétrer les règles basées sur le droit du travail et les spécificités des contrats salariés. Ce système réduit significativement les erreurs humaines et garantit la conformité avec les normes légales, évitant ainsi des sanctions potentielles.
Gagner en efficacité pour les RH
La gestion manuelle des horaires, plannings, pointages et absences représente un investissement en temps considérable pour les départements RH. En automatisant ces tâches grâce à un logiciel, les entreprises libèrent leurs équipes RH de ces contraintes administratives, et leur permettent de se recentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, augmentant ainsi leur productivité.
Optimiser le pilotage de l’activité
Les managers jouent un rôle clé dans l’organisation des équipes et la répartition des ressources. Un logiciel de planning leur offre une vision claire et instantanée des disponibilités des collaborateurs et des priorités à gérer. Avec des fonctionnalités d’export, de reporting et de tableaux de bord personnalisés, ils peuvent piloter leurs activités de manière plus efficace et stratégique, profitant à l’ensemble de l’entreprise.
Faciliter le suivi analytique
Au-delà de la gestion des plannings, un logiciel fournit des données précieuses pour analyser les performances de l’entreprise. Il permet de suivre des indicateurs tels que l’absentéisme, les heures supplémentaires ou encore la répartition des temps par projet ou client. Ces analyses stratégiques aident à optimiser les processus internes et à prendre des décisions éclairées pour l’avenir de l’organisation.
La gestion de la paie est-elle un centre de coûts ?
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Evaluer l'efficacité de votre paieAméliorer l’expérience collaborateur
Un outil automatisé limite les risques d’erreurs et d’oublis, ce qui est un atout pour une bonne gestion RH et une marque employeur forte. Par ailleurs, l’automatisation des processus améliore l’expérience des collaborateurs, en apportant de la transparence et de l’autonomie dans la gestion des données.
L’automatisation et la digitalisation de la gestion du temps est un gain de temps et d’efficacité pour tous. Elle permet notamment d’augmenter la productivité des équipes RH, qui peuvent se concentrer sur des projets RH à plus forte valeur ajoutée pour améliorer l’expérience collaborateur en entreprise.
Les critères de sélection d’un logiciel de gestion des plannings
Des fonctionnalités qui répondent à vos besoins
L’outil doit s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise, notamment au regard de sa taille, de son secteur d’activité, de ses enjeux et de ses problématiques. Les fonctionnalités dont a besoin une start-up ne sont pas les mêmes qu’un grand groupe.
Un logiciel évolutif, modulable et compatible
Les besoins d’une entreprise vont évoluer avec son développement. La solution doit pouvoir s’adapter aux perspectives de croissance et une expansion éventuelle à l’international. L’idéal est d’opter pour une solution modulable et personnalisable, qui est compatible avec vos différents outils et systèmes d’information.
Une interface intuitive, ergonomique et collaborative
Afin de favoriser l’adoption du nouvel outil par l’ensemble des collaborateurs, préférez une solution simple, intuitive et agréable d’utilisation. L’expérience utilisateur doit être fluide pour être rapidement efficace. Chaque collaborateur doit avoir son propre accès pour faciliter la gestion de projet et la communication entre les équipes.
Assurer la confidentialité et la sécurité des données
Votre nouvel outil doit absolument respecter le RGPD. Dans le cadre d’une solution SaaS, l’éditeur hébergeant vos données doit vous assurer une fiabilité et une confidentialité totale.
Un modèle tarifaire qui correspond à vos besoins
Les logiciels en mode SaaS fonctionnent souvent par abonnement mensuel ou annuel. Certains proposent des modulations tarifaires selon les fonctionnalités dont vous avez besoin. C’est une bonne solution pour ajuster votre budget à vos besoins !
Un accès rapide à un support en cas de nécessité
Bénéficier d’un accès rapide à un support efficace doit être offert aux utilisateurs, et notamment aux équipes RH, afin de solutionner le problème et leur permettre de poursuivre leur activité.
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour faire votre choix. Le meilleur logiciel de gestion des plannings est avant tout l’outil qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise en termes de taille, d’organisation ou d’activité.
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