Formation à distance, les bonnes conditions pour la suivre !

La mise en œuvre de la formation distancielle n’a pas toujours été un long fleuve tranquille.

Ignorée pendant des années, devenue indispensable au moment du confinement, enfin subie en attendant quelques certitudes de plus pour l’avenir … À l’heure où nous voyons la lumière au bout du tunnel, force est de constater que rien ne sera plus comme avant. En formation comme dans bien d’autres domaines.

Nous allons reprendre le présentiel avec joie dans peu de temps, mais nous continuerons à faire, par moments, le choix du distanciel.

Alors, une première question, un peu triviale, se pose … la formation à distance, c’est bien ou pas ? J’ai envie de répondre que ma foi, cela dépend. Comme tout dispositif pédagogique, le digital learning n’est pas bon ou mauvais en soi.

Plusieurs conditions sont à garantir (huit pour être précis) pour que l’expérience apprenante soit une réussite pour vos salariés : c’est ce que nous verrons ensemble dans cet article.

Je vous propose d’organiser notre réflexion à partir des trois grandes étapes de la vie d’un dispositif : la commande, la réalisation et enfin la clôture.

Des conditions à respecter tout au long du projet de formation

Tout d’abord, il est important de dire qu’une bonne expérience apprenante se construit tout au long du dispositif. Autrement dit, la réussite d’une formation se joue autant le jour J, que lors des phases préalables (la commande) et successives (l’évaluation).

Cela est vrai pour tout dispositif de formation, en présentiel comme à distance.

Pourtant, il est plus important encore d’assurer de bonnes conditions de formation dans un dispositif distanciel.

Voyons pourquoi avec un exemple.

Vous inscrivez Michel, chargé de clientèle, à une formation présentielle sur la gestion des publics difficiles. En lisant le questionnaire de satisfaction rempli en fin de stage, vous constatez que son avis est mitigé. En l’interrogeant, il pourrait vous dire : “le contenu ne correspondait pas à mes attentes”, “je n’ai pas apprécié le formateur”, “j’ai trouvé cela trop long/trop court” … Rarement il commentera son mécontentement en vous affirmant “la formation présentielle, ce n’est pas fait pour moi”.

Je vous laisse imaginer la même situation, appliquée à un dispositif distanciel.

Dans ce deuxième cas de figure, il est fort possible que Michel en conclue (sans doute un peu rapidement) “le e-learning/les classes virtuelles/la formation à distance, ce n’est pas pour moi”.

Comme d’autres salariés, Michel a pour l’instant peu de recul dans ce domaine et sa représentation du digital learning demeure fragile.

Ainsi, tout professionnel de la formation a une responsabilité accrue dans la mise en œuvre du digital learning pour ses salariés.

En effet, en garantissant de bonnes conditions de réalisation, il contribue à forger des représentations objectives autour de ces dispositifs et des possibilités qu’ils ouvrent.

Assurer de bonnes conditions, dès la commande

Première condition : vérifier la cohérence entre le besoin et les modalités

Cela va de soi : aucune formation ne pourra se dérouler dans de bonnes conditions si les modalités ne correspondent pas au besoin de vos salariés.

Par exemple, un contenu asynchrone sur étagère composé d’une vidéo et de quiz ne pourra jamais répondre à un besoin en compétences comportementales.

Vous voyez que dans ce cas, la nature des objectifs visés est en dissonance avec des choix pédagogiques qui ne permettent pas le développement d’un raisonnement et de questions ouvertes.

Aujourd’hui, de nombreuses possibilités peuvent être envisagées à distance.

Tournez-vous vers des solutions synchrones ou des parcours tutorés dès lors que les objectifs d’acquisition concernent les postures, les comportements ou les relations.

Réservez les solutions asynchrones et les contenus préétablis aux objectifs liés aux savoirs techniques ou méthodologiques.

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Deuxième condition : prendre en compte les habitudes apprenantes

Depuis quelques années la notion de “l’apprendre à apprendre” est en plein essor.

L’idée est simple : pour améliorer l’efficacité de la formation, l’apprenant doit se connaître. Comment apprend-il ? Qu’est-ce qui fonctionne pour lui ?

En ce sens, chaque apprenant est différent. Par conséquent, il n’existe pas de solution pédagogique qui convienne à tout le monde.

Sur ce point, j’aimerais vous partager une réflexion particulière sur l’autonomie puisque la formation distancielle en requiert davantage.

En effet, bien que le formateur ou le tuteur soient présents, ils sont physiquement absents. Cela peut perturber certains apprenants qui sont très attachés à la dimension sociale et matérielle de la formation.

De plus, certaines personnes ont besoin d’être accompagnées plus que d’autres pour rester mobilisées dans un parcours de formation ou pour s’organiser dans une mise en application.

Si votre salarié n’est pas très autonome en termes d’apprentissage, je vous déconseille d’opter pour la formation à distance, et encore moins pour un dispositif asynchrone.

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Troisième condition : s’assurer de la faisabilité technique de la solution pédagogique

Inutile de proposer à vos salariés des dispositifs en vidéo learning si votre bande passante est médiocre. Ils en retireraient l’impression d’une complexité insurmontable (“le distanciel, ça fonctionne mal, il y a toujours des problèmes !”).

Inscrire les contraintes techniques dans votre cahier des charges : voilà une bonne façon de travailler sur la qualité de l’accès à la formation digitale.

Je vous le disais plus haut : de nombreuses solutions techniques existent. Votre prestataire est capable de vous conseiller au mieux si vous avez bien identifié vos contraintes.

Les (bonnes conditions) au moment de la réalisation de l’action

Quatrième condition : impliquer l’environnement proche du salarié apprenant

Dans son ouvrage “Piloter un projet de formation : de l’analyse de la demande au cahier des charges” (ESF, 2008), Marc Dennery attire notre attention sur le rôle des acteurs qui gravitent autour de l’apprenant.

Plus particulièrement, les collègues et le manager du salarié concerné peuvent impulser ou freiner son expérience apprenante.

Vous avez sûrement reçu des sollicitations alors même que vous aviez précisé que vous étiez en formation. Eh oui, c’est bien connu : plus on est proche de son bureau, moins on sera tranquille en formation. Cela est particulièrement vrai avec le distanciel, où le salarié est là, sans être là …

Il en résulte une fragilité accrue de l’attention, puisque l’apprenant reçoit des stimuli qui échappent totalement au formateur (mails, passages de collègues, courriers …).

Conclusion : améliorer la qualité de la formation distancielle passe par une communication ferme, ainsi que des règles précises sur les temps de formation distancielles, où le salarié est présent mais indisponible.

Selon votre organisation interne, tout est envisageable, pourvu que l’on préserve l’attention de l’apprenant :

• Affiches à coller sur sa porte.
• Sensibilisation des managers et des collègues.
• Règles spécifiques sur le télétravail.
• Aménagement d’un espace informatique dédié …

Cinquième condition : accompagner les salariés dans la prise en main des outils digitaux

L’un de mes plus fidèles clients a imaginé une organisation des plus intéressantes. Lorsque les salariés sont inscrits à une formation à distance, ils sont contactés par une personne dédiée pour faire quelques tests en amont (outil de visio, fonctionnalités plateformes …). La même proposition est faite, dans certains cas, aux formateurs.

Je reviens à la notion de fluidité. Apprendre, c’est déjà fatigant. Il est important de ne pas ajouter de la complexité inutile: les sessions de formation à distance doivent être faciles !

Les services formation (et parfois d’autres services support associés) ont désormais une nouvelle fonction d’accompagnement vers la transition numérique.

Nous sommes d’accord : nous n’accepterions pas d’exclure d’un stage des salariés au motif qu’ils ont des difficultés linguistiques. De la même façon, pour les salariés concernés par l’illectronisme, nous ne pouvons pas nous contenter d’éviter les dispositifs distanciels. Et encore moins les laisser se débrouiller !

Enfin, investir dans des tablettes peut être une bonne façon de favoriser l’accès au numérique. Celles-ci sont en effet plus ergonomiques qu’un ordinateur. De plus, de nombreuses personnes utilisent régulièrement une tablette et un smartphone alors qu’elles se trouvent en difficulté avec un poste informatique.

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Sixième condition : montrer la présence du service formation (tout comme pour les stages présentiels)

La formation digitale n’est pas une formation au rabais. Les services formation connaissent bien l’intérêt d’être présents en ouverture et en clôture d’un stage présentiel.

Je vous en parlais déjà il y a quelque temps ici.

J’en conviens, tout est à inventer en ce qui concerne la formation à distance. Et encore plus dès lors qu’il s’agit de contenus asynchrones. Pour le coup, je n’ai pas de suggestion toute prête !

Je vous mets donc au défi et vous laisse faire preuve de créativité. Comment pouvez-vous montrer votre présence dans une formation à distance ?

Septième condition : le jour J, vérifier ou faire vérifier les éléments matériels

Tout est dit dans le titre ! Nous retrouvons ici la question de la fluidité.

Aussi, il est important d’investir dans du matériel adapté à prêter à vos salariés, comme des casques audio de bonne qualité.

L’expérience auditive de l’apprenant, mais aussi la fatigue ne seront pas du tout les mêmes au bout du chemin.

Les conditions à respecter lors de la clôture

Huitième condition : évaluer, encore et toujours, à plusieurs niveaux !

Last, but not least, l’évaluation est toujours d’actualité : qu’il s’agisse d’un contenu sur étagère, asynchrone, d’une classe virtuelle, d’une formation blended…

Voilà une démarche qui reste importante pour donner du sens à votre travail.

De plus, l’évaluation sera votre meilleur allié pour vérifier et améliorer toutes les conditions précédentes, comme dans un cercle vertueux.

Pour cela, vous pouvez vous référer au modèle de Kirkpatrick, qui vous permet de penser à la formation et à ses effets de façon systémique.

Autre piste : transformer les sept questions précédentes en critères à évaluer.

En conclusion …

S’il n’y avait qu’une idée à retenir de cet article, ce serait que le destin du digital learning n’est pas déjà écrit pour vos salariés. Qu’ils en aient une bonne ou une mauvaise image, ils peuvent tirer des bénéfices de ces nouveaux dispositifs.

Pour cela il faut, bien sûr, les utiliser à bon escient. Aucun outil n’est bon ou mauvais en soi, c’est la façon de l’utiliser qui est bonne ou mauvaise.

Vous avez désormais huit repères pour améliorer les conditions de mise en œuvre du digital learning et enchanter ainsi l’expérience apprenante de vos salariés !