Les frais professionnels, qu’ils concernent le transport, la restauration ou le télétravail, représentent une part non négligeable des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité. Ces frais peuvent être remboursés par l’employeur et exonérés de cotisations sociales ainsi que d’impôt sur le revenu, sous certaines conditions.
Mais quels types de frais sont considérés comme des frais professionnels ? Quel est le barème applicable pour l’année 2025 ?
Dans cet article, nous faisons le point sur les frais professionnels pour l’année 2025.
Dans l’attente de la publication des taux en vigueur au 1er janvier 2025, redécouvrez les taux 2024 !
Qu’est-ce que les frais professionnels ?
Les frais professionnels sont l’une des principales sources de redressements par l’Urssaf. Il est donc crucial de bien maîtriser les règles qui encadrent leur traitement.
Les frais professionnels, c’est quoi ?
Les frais professionnels correspondent aux dépenses effectuées par les salariés dans le cadre de leur travail (par exemple, les frais de transport, de restauration ou de matériel), que l’employeur peut choisir de rembourser. Ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, dans certaines limites.
Comment fonctionne le remboursement des frais professionnels ?
Les frais professionnels peuvent être remboursés par l’employeur selon deux méthodes :
- Aux frais réels : Sur présentation d’un justificatif, tel qu’une facture pour l’achat de fournitures
- Au forfait : Sous la forme d’une indemnité ou d’une allocation, dont le montant est plafonné selon un barème mis à jour chaque année.
Certains frais ne peuvent être remboursés qu’au réel, sur présentation de justificatifs. Par exemple, les frais de déménagement et certains frais de mobilité ne peuvent pas être indemnisés de manière forfaitaire.
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Frais professionnels : Les plafonds d’exonération en 2025
Les frais professionnels peuvent être classés en quatre grandes catégories :
- Frais de restauration
- Frais de déplacement
- Frais de mobilité
- Frais de télétravail
Pour rappel, il s’agit du barème en vigueur en 2024, dans l’attente de la publication des nouveaux taux début janvier 2025.
Frais de restauration
L’employeur peut indemniser les frais de restauration engagés par les salariés au cours de leur travail sous forme d’une indemnité forfaitaire, avec des plafonds fixés chaque année.
On distingue trois catégories de frais de restauration :
- Nourriture sur le lieu de travail
- Nourriture en dehors des locaux de l’entreprise
- Frais de restaurant
Barème d’exonération des indemnités forfaitaires pour les frais de repas en 2025
| Frais de nourriture sur le lieu de travail | 7,30 |
| Frais de nourriture en dehors des locaux de l’entreprise | 10,10 |
| Frais de restaurant | 20,70 |
Participation patronale pour les titres restaurant en 2025
Au lieu de verser une indemnité de repas, l’employeur peut proposer des titres restaurant. Pour être exonérée de cotisations, la contribution patronale doit représenter entre 50 % et 60 % de la valeur du titre, dans la limite de 6,50 euros.
Frais d’utilisation d’un véhicule personnel pour des raisons professionnelles
Un salarié peut utiliser son propre véhicule pour des besoins professionnels, y compris pour les trajets domicile-travail. Dans ce cas, l’employeur peut rembourser les frais de transport sur la base du barème des indemnités kilométriques. Dans ces limites, les frais de transport sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Pour rappel, il s’agit du barème en vigueur en 2024, dans l’attente de la publication des nouveaux taux début janvier 2025.
Barème des indemnités kilométriques pour les voitures en 2025
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km | |
| 3 cv et moins | d X 0,529 | (d X 0,316) + 1 065 | d X 0,37 | |
| 4cv | d X 0,606 | (d X 0,340) + 1 330 | d X 0,407 | |
| 5 cv | d X 0,636 | (d X 0,357) + 1 395 | d X 0,427 | |
| 6 cv | d X 0,665 | (d X 0,374) + 1 457 | d X 0,447 | |
| 7 cv et plus | d X 0,697 | (d X 0,394) + 1 515 | d X 0,470 |
Majoration de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique
Barème des indemnités kilométriques desdeux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 en 2025
| Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
| d X 0,315 | (d X 0,079) + 711 | d X 0,198 |
Majoration de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique
Barème des indemnités kilométriques des motos en 2025
| Moto | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
| De 1 à 2 cv | d X 0,395 | (d X 0,094) + 891 | d X 0,248 |
| De 3 à 5 cv | d X 0,468 | (d X 0,078) + 1 158 | d X 0,275 |
| Plus de 5 cv | d X 0,606 | (d X 0,075) + 1 583 | d X 0,343 |
Majoration de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique
Indemnité kilométrique pour les vélos en 2025
Dans une optique de promotion des modes de transport doux, l’employeur peut indemniser les déplacements en vélo personnel à hauteur de 0,25 euros par kilomètre.
Les frais de déplacement
Lorsqu’un salarié est en déplacement professionnel, il peut obtenir de son employeur un remboursement des frais engagés dans le cadre de ce déplacement.
Les indemnités pour les petits déplacements des secteurs du travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, ainsi que les métiers de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle
Certains secteurs d’activité sont particulièrement concernés par des déplacements professionnels de courte distance. Ainsi, pour ces secteurs d’activité, un barème spécifique est appliqué pour le remboursement des frais de transport engagés par les salariés.
Pour rappel, il s’agit du barème en vigueur en 2024, dans l’attente de la publication des nouveaux taux début janvier 2025 :
| Trajet aller et retour compris entre | Limite d’exonération quotidienne |
| 5 km et 10 km | 3 euros |
| 10 km et 20 km | 6,10 euros |
| 20 km et 30 km | 9,10 euros |
| 30 km et 40 km | 12,10 euros |
| 40 km et 50 km | 15,20 euros |
| 50 km et 60 km | 18,20 euros |
| 60 km et 70 km | 21,20 euros |
| 70 km et 80 km | 24,20 euros |
| 80 km et 90 km | 27,30 euros |
| 90 km et 100 km | 30,30 euros |
| 100 km et 110 km | 33,30 euros |
| 110 km et 120 km | 36,40 euros |
| 120 km et 130 km | 39,40 euros |
| 130 km et 140 km | 42,40 euros |
| 140 km et 150 km | 45,50 euros |
| 150 km et 160 km | 48,50 euros |
| 160 km et 170 km | 51,50 euros |
| 170 km et 180 km | 54,50 euros |
| 180 km et 190 km | 57,60 euros |
| 190 km et 200 km | 60,60 euros |
Les indemnités de grand déplacement
Lors de déplacements professionnels de longue durée (comme des chantiers ou des missions), les salariés peuvent être amenés à engager des frais de repas et d’hébergement. Le barème de remboursement pour ces frais liés aux grands déplacements dépend de la destination, qu’elle soit en métropole, en outre-mer ou à l’étranger.
Néanmoins, l’employeur conserve toujours la possibilité de rembourser ces frais sur la base des dépenses réelles engagées par les salariés en grand déplacement.
Barème des grands déplacements en métropole en 2025
| Repas | Logement et petit déjeuner à Paris et dans les départements 92, 93 et 94 | Logement et petit déjeuner dans les autres départements | |
| Pour les 3 premiers mois | 20,70 euros | 74,30 euros | 55,10 euros |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 17,60 euros | 63,20 euros | 46,80 euros |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 14,50 euros | 52,10 euros | 38,60 euros |
Barème des grands déplacements en Outre-mer
| Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint Pierre et Miquelon | Nouvelle Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie Française | ||
| Repas | 20 euros | 24 euros | |
| Hébergement | 120 euros | 120 euros |
Barème des grands déplacements à l’international
L’arrêté du 3 juillet 2006 fixe le barème des indemnités pour les grands déplacements à l’international. Chaque pays dispose d’une indemnité journalière spécifique pour les missions temporaires. Par exemple, aux États-Unis, cette indemnité est fixée à 320 $.
Si le salarié bénéficie de l’hébergement ou de la nourriture gratuite, une réduction est appliquée sur cette indemnité. En outre, des indemnités journalières particulières sont prévues pour les missions de longue durée, à partir de trois mois.
| Limite globale (logement + 2 repas) | Salarié logé gratuitement | Salarié nourri gratuitement à l’un des 2 repas | Salarié nourri gratuitement aux 2 repas | Déplacement de plus de 3 mois | Déplacement de plus de 2 ans et jusqu’à 6 ans |
| Indemnité journalière de mission temporaire selon barème | Réduction de l’indemnité de 65 % | Réduction de l’indemnité de 17,50% | Réduction de l’indemnité de 35% | Abattement de 15% | Abattement de 30% |
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Les frais de mobilité
Lorsqu’un salarié change de lieu de travail dans le cadre d’une mobilité professionnelle, qu’il s’agisse d’une mutation au sein de la même entreprise ou d’un transfert entre deux sociétés d’un même groupe, les frais engagés peuvent être pris en charge par l’employeur sous forme d’une allocation forfaitaire. Cependant, certains types de dépenses ne peuvent être remboursés que sur la base des frais réels.
| Nature de l’indemnité | Limite du forfait |
| Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée maximale de 9 mois | 82,50 euros |
| Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement | 1 654 euros |
| Majoration de l’indemnité d’installation par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants) | 137,90 euros |
| Montant maximum de l’indemnité d’installation exonérée | 2 067,50 euros |
| Frais de déménagement | Frais réels |
| Mobilité internationale | Frais réels |
| Mobilité de la métropole vers les territoires Français situés en Outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre | Frais réels |
Les frais liés au télétravail
Depuis la pandémie de 2020, le télétravail s’est largement répandu dans les entreprises, au-delà des grands groupes et du secteur de la tech. En travaillant depuis chez eux, même quelques jours par mois, les salariés supportent des coûts supplémentaires (connexion internet, appels téléphoniques, électricité, etc.).
Ces frais peuvent être remboursés de deux manières :
Paie 2024 : les principaux changements à connaître
Prime de partage de la valeur, calcul des droits à congés payés en cas d’absence pour maladie, cotisation d'assurance chômage et dispositif bonus-malus, etc. Découvrez toutes les évolutions à intégrer dans la construction de la paie cette année, les derniers changements datant d’août 2024. Ce livre blanc a été réalisé par notre partenaire les Editions Tissot.
Je télécharge gratuitement- Sur présentation de justificatifs pour un remboursement aux frais réels
- Sous la forme d’une allocation forfaitaire
| Montant mensuel pour chaque journée de télétravail* | 10,70 euros |
| Montant mensuel par journée de télétravail* | 2,70 euros par jour – limite maximale de 59,40 euros |
En cas d’accord de branche, accord professionnel, accord interprofessionnel ou accord de groupe, les franchises de cotisations sont alors portées à :
| Montant mensuel pour chaque journée de télétravail* | 13 euros |
| Montant mensuel par journée de télétravail* | 3,25 euros par jour – limite maximale de 71,50 euros |
