Période d’essai : tout ce que vous devez savoir !

La période d’essai est un étape clé de la relation de travail, à la fois simple à mettre en œuvre mais aux conséquences importantes pour l’entreprise et le salarié.

Elle permet une phase de test où chaque partie au contrat de travail peut apprécier si la relation de travail lui convient. Dans le cas contraire, la rupture de la période d’essai est simple et rapide et permet à chacun de se libérer du contrat avant qu’il ne devienne définitif.

Mais il ne faut pas se fier à cette apparente simplicité.

Employeurs comme salariés doivent être très vigilants pendant cette période car les conséquences d’une mauvaise gestion, d’un oubli peuvent être importantes.

Le contentieux de la période d’essai est d’ailleurs riche, entre litiges sur le délai de prévenance, les motifs abusifs ou nuls, le décompte, la durée etc.

Alors concrètement, comment fonctionne la période d’essai ? Durée et prolongations éventuelles, conséquences de son terme, procédure de rupture anticipée… Tour d’horizon complet pour tout connaitre sur la période d’essai.

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La période d’essai : de quoi s’agit il ?

Définition

La période d’essai fait directement suite à l’embauche du salarié (elle ne peut pas être prévue à un autre moment du contrat de travail). Elle est mise en place aussi bien dans l’intérêt du salarié que de l’employeur (art L1221-20).

Cette période limitée dans le temps permet en effet :

• À l’employeur d’évaluer les compétences du salarié nouvellement embauché
• Au salarié d’apprécier si son nouveau poste lui convient

En cas de problème, chacun pourra rompre la période d’essai, et donc le contrat de travail, de manière simple et rapide, sans indemnité.

Elle n’est pas obligatoire. Toutefois, les parties doivent la respecter si elle est prévue dans le contrat de travail.

Différence avec la période probatoire. La période d’essai est prévue au début du contrat de travail, alors que celui ci n’est pas encore définitif. Au contraire, la période probatoire est organisée pendant le contrat de travail, souvent en cas de changement de poste dans l’entreprise. Si l’employeur n’en ait pas satisfait, le salarié est alors replacé dans ses fonctions antérieures, son contrat de travail n’est pas rompu.

Mise en place

Si les parties souhaitent mettre en place une période d’essai, celle ci doit obligatoirement être prévue dans le contrat de travail (ou la lettre d’engagement du salarié). Ce dernier doit non seulement en prévoir le principe, mais également sa durée, voire éventuellement une possibilité de renouvellement.

La période d’essai deviendra alors opposable au salarié lors de la signature de son contrat (cela implique que la période d’essai ne peut pas être mise en place si le salarié ne dispose pas d’un contrat de travail écrit).

La durée de la période d’essai

Depuis la loi du 25 juin 2008, le code du travail mentionne expressément les durées maximales de la période d’essai. Auparavant, elles étaient uniquement prévues par le contrat de travail, les conventions collectives ou les accords collectifs. Ces sources restent néanmoins valables dans certaines conditions.

À cette durée initiale, s’ajoute la possibilité de prolonger la période d’essai dans certaines conditions.

Période d’essai initiale

Pour les CDI

La durée de la période d’essai dépend de la catégorie professionnelle des salariés (art L1221-19) : 

• 2 mois pour les ouvriers et employés
• 3 mois pour les techniciens et agents de maîtrise
• 4 mois pour les cadres

Ces durées sont impératives à l’exception (art L1221-22) : 

• De durées plus longues prévues par accords de branche étendus conclus avant  le 26 juin 2008
• De durées plus courtes prévues par le contrat de travail ou par accords de branche étendu conclus après le 26 juin 2008

Conseil. Afin de déterminer la durée applicable, il est donc important de comparer vos textes conventionnels avec les règles légales.

Pour les CDD

La durée maximale de la période d’essai pour les CDD est fixée à (art.L1242-10) :

• 1 jour par semaine dans la limite de 2 semaines pour les contrats dont la durée initiale est de moins de 6 mois
• 1 mois pour les contrats supérieurs à 6 mois

En cas de CDD à terme imprécis, la période d’essai est calculée sur la base de la durée minimale prévue au contrat.

Les cas de prolongement de la période d’essai

Dans certaines circonstances, il est possible de modifier la date de fin de la période d’essai.

Report du terme de la période d’essai

Pendant la période d’essai, il est possible que le salarié soit absent. La relation de travail ne peut donc plus être testée d’un coté comme de l’autre et la période d’essai perd de sa pertinence.

Dans ce cas, il est alors possible de prolonger la période d’essai d’un nombre de jours équivalent à l’absence (calculés en jours calendaires).

Ce report du terme de la période d’essai concerne les cas de suspensions du contrat tels que : les CP, RTT, congés sans solde, absences pour maladie, etc.

L’employeur en informe le salarié par lettre simple ou par mail, en indiquant l’ancienne date de fin de la période d’essai, la durée de l’absence et la nouvelle date de fin.

Exemple. La période d’essai de Mme Durand se termine le 10 février au soir. Elle est absente pour maladie du 4 au 12 janvier, soit 9 jours calendaires. La période d’essai sera donc prolongée de 9 jours et se terminera donc le 19 février au soir.

Le renouvellement de la période d’essai

Le renouvellement ne doit pas être confondu avec le report du terme cité précédemment. Ici, il s’agit de prévoir une nouvelle période d’essai, consécutive à la première, dans le cas ou celle ci n’a pas été suffisante pour apprécier si le salarié convient à son poste ou pas.

La période d’essai, renouvellement compris, ne peut pas dépasser (art.L. 1221-21):

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• 4 mois pour les ouvriers et employés
• 6 mois pour les agents de maîtrise et techniciens
• 8 mois pour les cadres

Le contrat de travail et la convention collective doivent en prévoir expressément la possibilité. A défaut, la mise en place d’un renouvellement n’est pas possible.

Une période d’essai ne peut être renouvelée qu’une seule fois.

Si ces conditions sont réunies l’employeur informe le salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre, envoyée en double exemplaire.

Le salarié doit obligatoirement donner son accord, de manière explicite et non équivoque. Cet accord est formalisé par une mention manuscrite de sa part sur le courrier de renouvellement, par exemple ‘lu et approuvé, bon pour accord de renouvellement”.

Pas de renouvellement pour les CDD. Attention, la possibilité de renouvellement ne concerne pas les contrats à durée déterminée.

La fin de la période d’essai

La période d’essai prend fin au terme de la durée précédemment décrite. Mais, en pratique, comment la décompter ? Quelles sont les conséquences de la fin de la période d’essai ?

Comment décompter la période d’essai

Un décompte en jours calendaires

Le contrat de travail peut prévoir une période d’essai en mois, en semaine ou encore en jours. Par contre, elle se décompte toujours en jours calendaires (C.Cass 28 avril 2011 no 09-40.464).

Attention toutefois à d’éventuelles dispositions conventionnelles ou contractuelles qui peuvent prévoir des modalités différentes.

Exemple. Période d’essai de 1 mois débutant le 4 janvier. Elle prend fin le 3 février à minuit.

Décompte et temps partiel ?

Le décompte de la période d’essai est identique quel que soit le temps de travail du salarié, temps plein ou temps partiel.

Décompte et jours fériés/dimanche ?

La période d’essai prend fin au jour du décompte, peu importe que ce dernier jour tombe un dimanche ou un jour férié.

En effet, les règles de computation des délais de procédure, qui permettent de prolonger le délai s’il expire un jour non travaillé dans l’entreprise, ne s’appliquent pas aux périodes d’essai, sauf accord contraire des parties (Cass. soc. 21-1-1987 n° 83-45.686).

Les conséquences de la fin de période d’essai

Sur le contrat de travail

Lorsque la période d’essai arrive à son terme, le contrat de travail se poursuit normalement et devient définitif.

Les parties ne bénéficient donc plus de la facilité de rupture. S’ils souhaitent ensuite rompre le contrat, ils devront respecter l’une des procédures prévues par le code du travail, selon le cas : licenciement, rupture conventionnelle, démission etc.

Formalités

Aucune formalité particulière n’est requise de la part de l’employeur. Le salarié peut considérer son emploi comme étant confirmé dés lors que la période d’essai est terminée.

Mais en pratique, l’employeur remet la plupart du temps au salarié un courrier confirmant l’embauche définitive. À défaut, le salarié peut également demander cette lettre. Il peut en effet en avoir besoin pour justifier de son contrat auprès de banques ou autres organismes (location de logement, prêt immobilier, etc.)

La rupture anticipée de la période d’essai

Si la relation de travail ne convient pas au salarié ou à l’employeur, ils peuvent mettre fin à la période d’essai de manière anticipée. Cette procédure est simple et rapide à mettre en œuvre à la condition néanmoins de respecter certains délais de prévenance.

Formalités et procédure

Le principe

L’une des principales différences de la période d’essai par rapport aux autres causes de rupture du contrat de travail est de pouvoir se rompre sans motif particulier (art.L.1231-1).

Il suffit au salarié ou à l’employeur d’indiquer son souhait de rompre la période d’essai, sans autre indication.

Les formalités sont également réduites au strict minimum, puisqu’aucune n’est prévue par le code du travail. Néammoins, pour des questions de preuve, il est conseillé de rompre la période d’essai en envoyant à l’autre partie une lettre recommandée avec accusé de réception ou un lettre remise en main propre.

Exceptions 

Attention à quelques cas particuliers :

• Convention collective. Elle peut prévoir une procédure particulière à respecter. Avant toute démarche, il est donc préférable d’en vérifier les dispositions.

• Faute du salarié. L’employeur qui souhaite rompre la période d’essai en raison d’une faute du salarié devra respecter la procédure de sanction disciplinaire (convocation à un entretien préalable, etc.) Cass. soc. 10-3-2004 n° 01-44.750.

• Salariés protégés. Il s’agit notamment des représentants élus au CSE, délégués syndicaux, salariés candidats aux élections ou ayant demandé l’organisation des élections, conseillers prud’homaux, conseillers du salariés, etc. La rupture de la période d’essai ne peut se faire qu’en respectant la procédure de licenciement des salariés protégés : consultation du CSE, autorisation de l’inspection du travail…

Délais de prévenance

Le respect des délais de prévenance est la formalité principale à respecter pour rompre la période d’essai. Ces délais sont prévus aux articles L1221-25 et L1221-26 du code du travail et concernent aussi bien les CDI que les CDD. Il s’agit alors du préavis de la période d’essai.

Rupture à l’initiative de l’employeur

Pour un CDI

Les délais de prévenance sont de :

• 24 heures pour une présence du salarié inférieure à 8 jours
• 48 heures entre 8 jours et 1 mois
• 2 semaines après 1 mois
• 1 mois après 3 mois de présence

Vigilance. Le délai de prévenance ne peut pas avoir pour effet de prolonger la période d’essai. Il est donc important pour l’employeur de bien anticiper ces délais. SI le salarié est encore présent dans l’entreprise après la fin de sa période d’essai, son contrat ne pourra être rompu qu’en suivant une procédure adéquate, licenciement notamment.

Pour un CDD

Les délais de prévenance ne concernent que les CDD prévoyant une période d’essai d’au moins 1 semaine (art.L.1221-25).

• 24 heures si le salarié est présent depuis moins de 8 jours
• 48 heures entre 8 jours et 1 mois de présence.

Sanctions en cas de non respect

Si l’employeur rompt la période d’essai du salarié sans respecter le délai de prévenance, il devra lui verser une indemnité compensatrice.

Montant indemnité = salaires + avantages que le salarié auraient perçus s’il avait effectué le délai de prévenance.

Rupture à l’initiative du salarié

Le salarié doit également respecter un délai de prévenance pour rompre sa période d’essai. Ce délai est de 48 heures ou 24 heures s’il est présent dans l’entreprise depuis moins de 8 jours.

Dans le cas contraire, le code du travail ne prévoit pas de sanction particulière. Néammoins, l’employeur peut démontrer son préjudice et en demander réparation au salarié par le versement de dommages et intérêts.