Comment organiser un Arbre de Noël en Entreprise ? Les 6 étapes clés !

Souvent considéré comme passé de mode, l’organisation d’un arbre de Noël en entreprise, accompagné de sa traditionnelle fête de fin d’année, est en réalité une valeur sûre en matière de management RH.

En effet, l’arbre de Noël est l’occasion parfaite de partager des moments joyeux et détendus avec l’ensemble du personnel de l’entreprise.

Pour vous en convaincre, nous avons entrepris la rédaction d’un article sur ce thème. Pourquoi l’organiser ? Comment et quand s’y prendre ? Mais aussi et surtout : combien cela coûte-t-il ?

À la fin de notre article, vous aurez tous les éléments afin de comparer les coûts et les bénéfices de l’arbre de Noël en entreprise.

Pourquoi organiser un arbre de Noël en entreprise ?

Avant même de nous intéresser à la question du comment organiser un arbre de Noël réussi en entreprise, nous allons vous présenter les différents avantages que cela peut vous apporter.

À condition, bien entendu, que ce dernier soit parfaitement organisé. Sans quoi, vous risqueriez de clore votre année sur une mauvaise note assez salée.

Un excellent moyen afin de fédérer l’ensemble de ses équipes.

L’esprit de corps et d’appartenance à son entreprise est aujourd’hui une réelle volonté tant des salariés que des employeurs.

Dans un contexte où le marché du travail est tendu et où les temps sont parfois difficiles pour tous, que cela soit d’un point de vue professionnel et/ou personnel, instiller un esprit de solidarité au sein de son entreprise est un atout considérable. Et pas seulement au niveau social de l’entreprise.

En fédérant les équipes de travail, une ambiance d’entraide s’instaurera naturellement et tout au long de l’année dans les services. Accroissant ainsi la productivité individuelle et globale des salariés, mais aussi la fidélisation des employés et des talents.

Lorsque l’ambiance au travail est bonne et que l’entente entre collègue est excellente, la majorité des employés seront heureux de venir travailler et ne chercheront pas à se faire embaucher par la concurrence.

L’arbre de Noël est également l’occasion pour les salariés de l’entreprise de découvrir sous un jour nouveau leurs collègues et d’engager des discussions et des relations sociales qui n’auraient jamais vu le jour sans cela.

Pour améliorer de façon considérable le bien-être au travail de ses employés.

Comme vous le savez, l’une des préoccupations actuelles des salariés et qui est souvent une source de stress et de mal-être au travail, est le fait de trouver un réel équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

Aujourd’hui, les salariés souhaitent être épanouis dans leur vie professionnelle sans pour autant avoir à sacrifier leur vie personnelle. Et inversement.

S’il y a donc un événement d’entreprise à privilégier entre tous, il s’agit bien de celui-ci. À l’occasion de cet évènement professionnel, les salariés auront alors l’opportunité de partager un moment d’exception avec leur famille tout en leur faisant découvrir un pan de leur vie.

L’amélioration du bien-être au travail passera également par ce moment de détente et de partage que les salariés auront attendu avec impatience durant de longs mois et dont ils garderont un merveilleux souvenir pendant autant, voire, plus de temps.

Une façon agréable de démontrer aux salariés l’implication et la reconnaissance de leur employeur.

Il ressort, à travers différentes études et enquêtes réalisées par des instituts de sondage auprès des salariés, que la reconnaissance de son employeur et du travail fourni sont deux des principales sources de motivation au travail. Ou à défaut de leur présence, deux des principaux facteurs de démotivation et démobilisation au travail.

Le sentiment d’un manque de reconnaissance peut entraîner diverses conséquences dont : une impression d’abandon de la part de la direction, une perte d’envie de bien faire, de l’absentéisme, un taux de turn-over élevé, etc.

En offrant à vos salariés, une journée, une demi-journée ou même une soirée de fêtes, durant laquelle ils pourront faire plaisir à leur famille et voir offrir à leurs enfants des présents, même parfois symboliques, démontrera toute la reconnaissance que vous avez en tant qu’employeur pour leur travail quotidien.

Un rôle social et familial important dans la vie des salariés.

Ce qui fait de l’arbre de Noël en entreprise l’une des fêtes les plus cruciales et les plus impactantes en termes d’effets et de retombées positive, c’est parce qu’il s’agit d’une fête familiale.

Plus qu’une occasion de passer du temps entre collègues dans un cadre moins formel et plus détendu que celui qui règne lors des heures de bureau ; cela peut être l’une des seules opportunités de fin d’année qu’ils auront de faire profiter pleinement de la magie de Noël à leurs proches et plus particulièrement encore à leurs enfants.

En général, l’arbre de Noël en entreprise s’accompagne d’une fête lors de laquelle de nombreuses activités, animations et ateliers seront proposés. Ainsi, les enfants des salariés pourront rencontrer le père Noël, assister à des ateliers de confection de décorations de sapin, préparer leurs propres chocolats de Noël, etc.

Comment faire pour organiser un arbre de Noël en entreprise ? Les 6 étapes clés !

Vous avez pu le lire, organiser un arbre de Noël en entreprise peut se révéler être l’élément qui vous manquait dans votre boîte à outils du parfait manager 2.0.

Toutefois, un arbre de Noël ne s’improvise pas.

Que vous souhaitiez l’organiser vous-même, le déléguer à votre CSE ou à une société d’évènementiel, vous resterez le garant de la situation et devrez constamment surveiller le bon déroulement du processus.

C’est pourquoi, nous vous détaillons toutes les étapes d’une organisation d’arbre de Noël en entreprise réussi.

Étape 1 : S’intéresser rapidement à la question.

Les arbres et fêtes de Noël ayant de plus en plus de succès ces derrières années et faisant de plus en plus d’adeptes parmi les entreprises françaises, il est désormais impératif de s’y prendre en avance.

En effet, nous vous conseillons de vous intéresser à la question de l’organisation de l’arbre de Noël en entreprise dès le mois d’avril et au plus tard au mois de juin. En vous y prenant dès la fin du premier semestre de l’année, vous êtes ainsi presque certain de pouvoir réserver le lieu idéal, si vous ne souhaitez pas l’organiser dans vos locaux ; les ateliers et animations voulues ; les intervenants spéciaux tel que le père Noël, ses rênes et son traîneau et tout ce qui fera de votre fête d’entreprise un évènement réussi.

Étape 2 : Déterminer au plus vite la date de l’évènement.

Le succès de votre arbre de Noël dépendra en grande partie du bon choix de la date de la fête de Noël.

En effet, puisqu’il s’agit d’un évènement familial, il sera préférable de l’organiser à une date où les enfants de votre personnel seront libres. En ce sens, la tenue de l’arbre de Noël se fera plutôt sur un mercredi après-midi, un samedi ou un dimanche et de préférence avant le début des vacances scolaires de Noël.

Certaines entreprises optent même pour un arbre de Noël au cours du mois de novembre ou tout début janvier, lorsque l’activité est soutenue avant et pendant les fêtes de fin d’année.

Déterminer rapidement une date pour l’évènement sera également un atout pour réserver toute la logistique de la fête et s’assurer de la disponibilité des salariés et de leur famille.

Étape 3 : Réfléchir aux thèmes et aux animations qui seront proposés.

Pour vous aider dans la suite de la planification de l’arbre de Noël, mais aussi pour vous la simplifier, nous vous conseillons de réfléchir avant toute chose aux ateliers, animations et activités que vous souhaitez mettre en place.

Il existe de nombreuses possibilités en la matière, vous pouvez par exemple programmer :

• Des spectacles de magie, de cirque, de marionnettes, ….
• La présence de clowns.
• Des structures de jeux gonflables de type châteaux, trampolines, etc.
• Des lectures de contes de Noël ou des mini-pièces de théâtre.
• Des ateliers culinaires (fabrication de chocolat, de sucre d’orge, …).
• Distribution de cadeaux par le père Noël.
• Des ateliers créatifs et ludiques sur le thème de Noël, comme la confection de décoration de boules de Noël.
• …

Lors de cette étape, il vous faudra également penser aux boissons et à la restauration que vous proposerez aux salariés et à leur famille. Opterez-vous pour un goûter, un apéritif dînatoire, un buffet, ….

Étape 4 : Déterminer son budget global pour faire son choix sur la façon de l’organiser.

Maintenant que vous avez une idée plus précise de ce que vous souhaitez et attendez de votre arbre de Noël en entreprise, il est temps de vous pencher un peu plus sur le budget que vous allez y allouer.

Lister ce qui vous semble incontournable de ce qui peut être réduit voire même supprimer totalement de l’évènement.

Établissez ensuite un budget prévisionnel et un plan de finance qui vous permettront de suivre tout au long de l’avancée du projet votre situation financière. En reportant régulièrement les coûts et les financements, vous aurez une maîtrise parfaite de l’organisation et éviterez les mauvaises surprises.

Étape 5 : Choisir le lieu de la fête : en intra ou en délocalisé.

Ce choix dépendra en grande partie du budget déterminé lors de l’étape précédente et du choix que vous ferez dans la ventilation de ce dernier.

Si vous êtes en possession d’un budget confortable, vous pouvez faire le choix d’organiser votre arbre de Noël dans une salle des fêtes ou dans un lieu privé de votre choix, vous pouvez même opter pour la privatisation de tout ou partie d’un lieu ouvert au public (type ; restaurant, musée, parc d’attractions, …).

En revanche, si votre budget est un peu plus serré alors le choix de l’organisation en intra peut vous permettre de réaliser de belles économies que vous pourrez reporter dans les cadeaux distribués ou dans les activités prévues.

Étape 6 : Vérifier tous les préparatifs quelque temps avant le jour J.

Que vous organisiez tout de A jusqu’à Z ou que vous ayez délégué tout ou partie de l’organisation à des prestataires externes, veiller régulièrement à l’avancée de votre arbre de Noël.

De même, pensez à confirmer quelques semaines avant la date prévue la venue des artistes et des personnes chargées des animations. Assurez-vous également de la disponibilité de la salle si vous optez pour une fête en extérieur.

Rappelez la date et l’heure à vos salariés pour vous assurer de leur présence, confirmez avec le traiteur les menus et la mise en place, ….

Organiser un arbre de Noël en entreprise, combien cela coûte-t-il ?

L’organisation et la tenue d’un arbre de Noël en entreprise est, certes, une chose agréable et positive pour l’ensemble de la société, mais cela n’en reste pas moins un coût direct pour l’employeur.

En la matière, les prix peuvent très rapidement varier du simple au double.

Afin que vous puissiez vous faire une idée du budget moyen d’une telle fête, nous nous sommes penchés sur la question.

Le choix de l’organisation en interne.

Instinctivement, on pense qu’organiser soi-même l’arbre de Noël de son entreprise reviendra automatiquement moins cher.

Et même si vous économiserez sur la commission des professionnels de l’agence d’évènementiel, l’économie n’est pas forcément certaine. Et ce, pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, les professionnels travaillant généralement avec les mêmes prestataires et leur apportant un certain volume d’affaires, ils auront la plupart du temps accès à des tarifs extrêmement préférentiels auxquels une petite entreprise ne pourra prétendre.

Ensuite, n’étant pas un spécialiste de ce marché, il se peut que vous tombiez sur des personnes qui profiteront de ce fait et qui tenteront de gonfler plus ou moins leur prix.

Pour vous permettre de faire vos comptes, voici les fourchettes de prix pratiqué en fonction de chaque poste de dépense :

• Pour une salle des fêtes : comptez entre 150€ pour les plus petites jusqu’à 2 000€ pour les plus spacieuses et équipées.
• Pour les spectacles et animations, le prix moyen est d’environ 300 à 800€. La différence s’explique entre la nature de l’activité et le temps que vous souhaitez réserver.
• Pour le repas, tout dépendra de la nature de celui-ci et des mets que vous souhaitez. Ainsi, un goûter vous goûtera moins cher qu’un buffet dînatoire. Mais vous pouvez tabler sur un budget d’environ 15€ par personne adulte.
• La distribution des cadeaux : prévoyez un budget d’une dizaine à une quinzaine d’euros par cadeaux.

Le choix de l’organisation déléguée auprès d’un professionnel de l’évènementiel.

Choisir de déléguer l’organisation et la préparation de son arbre de Noël à un prestataire externe, c’est confier les rênes de votre fête à cette personne ou à cette entreprise.

Et parce qu’avec un budget illimité tout est possible, même l’impossible, il sera important de prendre le temps de dresser la liste de ce que vous souhaitez et de ce que vous ne souhaitez pas, mais aussi et surtout de leur fixer un budget maximal à ne surtout pas dépasser.

Pour ces professionnels, ce qui compte : c’est le budget que vous êtes prêts à dépenser par salarié. Sachant qu’en fonction des compositions des familles, vous saurez s’il faut gonfler ou non ce budget par salariés.

Un prévisionnel de 40€ par salarié, vous permettra déjà d’avoir un budget important qui permettra à ces professionnels de vous organiser un inoubliable arbre de Noël.