La signature électronique, quelles solutions choisir ?

Depuis plusieurs mois, la signature électronique est de plus en plus incontournable. En effet, la pandémie que nous venons de connaître, et les conséquences qu’elle a eues, nous ont démontré l’importance de la dématérialisation et de la sécurisation des différents process et processus des entreprises.

La signature électronique apparaît alors comme l’un des outils indispensables d’aujourd’hui et de demain dans la gestion et le management des entreprises. Mais pour s’assurer d’une utilisation optimale, et en toute sérénité, il est primordial d’en connaître les divers tenants et aboutissants, mais aussi d’être en mesure de choisir le meilleur prestataire en fonction de ses besoins et impératifs.

Pour vous y aider, nous avons préparé pour vous le mémento de la signature électronique avant de vous présenter une sélection des meilleures solutions en matière de signature électronique.

La signature électronique, qu’est-ce que c’est ?

Avant de vous présenter les différents prestataires qui se partagent le marché de la signature électronique, attardons-nous quelques instants sur ce qu’est une signature électronique. Pour qui ? Quand ? Comment ? Et pourquoi ?

Autant de réponses qui vous aiguilleront dans le choix de votre prestataire en matière de signature électronique.

La signature électronique, définition !

À ne pas confondre avec la signature numérique, qui consiste en l’apposition d’une image de la signature manuscrite du signataire ou de la réalisation d’un dessin de sa signature sur un support électronique, la signature électronique doit répondre à des critères très précis afin de garantir l’intégrité du document, l’identité des signataires et enfin attester du consentement des parties.

Ces critères sont au nombre de 5 et se décomposent comme suit :

• L’authenticité, ce critère impose aux signataires de recourir à un procédé permettant d’apporter la preuve certaine de leur identité au moment de l’insertion de la ou des signatures électroniques.
• L’infalsifiabilité, il s’agit là de certifier que les actions de contrôle, ayant eu lieu au moment de la vérification de l’identité des signataires, garantissent qu’il n’y a pu avoir de substitution d’identité.
• L’inaltérabilité, ce critère doit garantir aux signataires qu’une fois leurs signatures apposées sur le document, ce dernier ne pourra plus être modifié.
• La non-réutilisabilité, cela signifie qu’il ne doit pas être possible de déplacer les signatures insérées dans le document vers un autre endroit de ce même document.
• L’irrévocabilité, la signature du document doit engager, de façon claire et non équivoque, l’accord des parties. L’irrévocabilité assure à l’une et l’autre de ces parties qu’il n’y aura pas de possibilité de contestation du document.

Afin d’apporter la preuve du respect de ces 5 critères, qui confère à la signature électronique le même niveau de fiabilité que la signature manuscrite, une clé de chiffrage (composée d’une suite numérique) est ajoutée au document lors de la signature.

Quels sont les différents niveaux de signature électronique ?

La signature électronique pouvant être utilisée pour tout type de document et dans tout cadre, c’est-à-dire aussi bien personnel que professionnel, différents niveaux de certifications ont été établis par l’eIDAS.

Actuellement, la signature électronique comprend trois niveaux de certifications.

Le premier niveau de certification correspond à la signature électronique simple, il s’agit du niveau de sécurité le plus faible puisque celui-ci peut être comparé à la signature numérique. Une signature électronique simple s’obtient soit par la réalisation d’une signature manuscrite sur un appareil numérique ou suite à l’envoi d’un code de validation (par SMS ou Mail) qui validera le document. Cette signature ne peut être utilisée que pour des documents ne requérant pas l’apport de la preuve formelle, tel qu’une demande de congés payés. De ce fait, les documents signés via la signature électronique simple ne sont pas opposables par l’une ou l’autre des parties.

Le deuxième niveau de certification correspond à la signature électronique avancée et est conforme aux exigences de l’article 26 de l’eIDAS qui lui confère une valeur juridique probante et opposable. Ainsi, la signature électronique avancée permet :

• De lier de façon univoque la signature électronique au signataire du document.
• D’identifier de manière certaine l’identité du signataire.
• De créer une signature électronique sécurisée qui sera utilisable sous le seul contrôle du signataire.
• D’assurer, par un chiffrement numérique, que le document ne sera pas modifiable ultérieurement à la signature. Et que, le cas échéant, cette modification soit clairement détectable.

Ce deuxième niveau de certification est le plus utilisé au sein des entreprises et permet la signature de documents légaux tel que les contrats de travail et avenants.

Le troisième et denier niveau de certification est celui de la signature électronique qualifiée. Non seulement cette signature doit remplir les conditions de l’article 26 de l’eIDAS, mais elle doit également être conforme à son article 28 et permettre une identification préalable visuelle de l’identité des signataires. Si cette certification est aujourd’hui la seule qui peut se prévaloir du même niveau de légalité de la signature manuscrite, elle est également bien plus longue et onéreuse à mettre en œuvre. C’est pourquoi elle est plutôt réservée à la signature d’acte bancaire et/ou notarié.

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La signature électronique, pour quels avantages ?

À présent que nous retrouvons un rythme de vie plus traditionnel et que le retour en présentiel se généralise, il se peut que vous vous demandiez si la signature électronique à toujours un intérêt pour votre organisation.

En plus de la dématérialisation et de la possibilité de poursuivre son activité en tout lieu et en tout temps, la signature électronique vous apporte :

• La possibilité de suivre en temps réel l’état d’avancée de signature de vos documents, mais également de programmer des rappels automatiques de signature.
• La simplification des procédures, tel que les demandes d’absence ; la validation des heures, etc.
• La fluidification des échanges et une rapidité d’action.

Comment choisir sa solution de signature électronique ? Le benchmark des solutions existantes !

À présent que la signature électronique n’a plus de secret pour vous, il vous est possible de déterminer quels seront vos besoins et impératifs en matière de niveaux de certification.

Eh bien que cela vous permette de réaliser un premier tri parmi les nombreuses offres du marché, cela peut ne pas être suffisant ! Pour vous éclairer au mieux dans votre choix, chez Culture RH nous avons procédé à un tour d’horizon des leaders du secteur.

DocuSign.

DocuSign est l’une des valeurs sûres du marché de la signature électronique. À la fois reconnue en Europe et aux États-Unis, la solution DocuSign vous permet non seulement de signer vos documents en ligne, mais également de les modifier, de les créer ou de simplement les charger depuis votre ordinateur ou le cloud avant de l’envoyer au ou aux destinataires concernés.

DocuSign gère également l’envoi des rappels de signature et vous notifie l’état d’avancement de votre document de la réception à la signature en passant par la lecture.

En fonction de vos besoins, vous trouverez différents forfaits allant de la simple signature numérique à la signature électronique avancée.

Yousign.

Tout aussi connu et reconnu que son concurrent DocuSign, Yousign est une solution idéale pour les PME françaises et opérant sur le marché français. Extrêmement simple d’utilisation et compatible aussi bien avec la suite Open Office qu’avec Google docs, Yousign vous permettra de gagner en efficacité et en rapidité dans l’ensemble de vos process RH.

Grâce à ses différentes offres d’abonnement, sans engagement et avec période d’essai de 14 jours gratuite, Yousign s’adapte à toutes les entreprises et à tous les besoins.

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Universign.

Le principal attrait d’Universign est qu’il s’agit d’une formule sans engagement de durée et entièrement modulable à vos besoins et envies.

Au contraire de ses concurrents, Universign est l’un des seuls à vous proposer l’utilisation des 3 niveaux de certification de signature électronique. Parmi son offre commerciale, vous pourrez faire votre choix du simple pack de 25 signatures à utiliser sur l’année à l’intégration permanente de la signature électronique à vos SIRH, ERP et autres CRM.

Adobe Sign.

Si de prime abord la solution de la suite Adobe apparaît comme LA solution idéale pour la signature de vos PDF, son utilisation reste, pour le moment, fastidieuse à mettre en œuvre.

En effet, la possibilité d’intégrer une signature électronique avancée n’est offerte que dans les plus hauts forfaits de la solution et qui ne peuvent garantir que le destinataire sera en mesure de signer à ce niveau de certification lors de la réception du document.

Docaposte.

En parallèle de ses fonctions de coffre-fort numérique, Docaposte s’est depuis quelques années doté d’une solution de signature électronique en ligne. Conforme aux attentes de l’eIDAS et leader français du marché, la solution Docaposte vous apporte la sécurité et la simplicité d’accès, mais aussi de gestion de tous vos documents numériques.