La dématérialisation des notes de frais offre des avantages indéniables : gain de temps, rapidité de remboursement, économies de papier et avantages environnementaux, etc.
L’arrêté du 22 mars 2017 généralise le recours à ce processus pour permettre aux entreprises de numériser les factures reçues au format papier.
Mais comment dématérialiser facilement ses notes de frais grâce à un logiciel RH open source ou non ? Quels sont les meilleurs logiciels de notes de frais et applications qui permettent de le faire en assurant la conformité légale des reçus digitaux ? Tour d’horizon.
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Kelio, le logiciel pour gérer vos frais sans fausses notes
Kelio est un logiciel RH 360° de référence qui intègre un module de gestion des notes de frais. Grâce à Kelio, vous fluidifiez vos processus de gestion internes et vous vous débarrassez des justificatifs papier. Toutes les notes de frais sont dématérialisées, scellées et automatiquement archivées à valeur probante, pendant la durée légale exigée.
Avec la technologie OCR (système de reconnaissance de caractère), Kelio simplifie l’enregistrement des notes de frais : il suffit de scanner les justificatifs et les champs associés seront alors automatiquement complétés. Vous réduisez ainsi le risque d’erreur de saisie et facilitez le quotidien de vos salariés.
Avec ses workflows entièrement paramétrables, vos managers peuvent valider les frais de leurs équipes depuis leur smartphone ou leur PC. Vos gestionnaires contrôlent et valident les notes de frais grâce à des écrans de rapprochement simples et procèdent aux remboursements dans le respect de vos politiques. Des interfaces avec les logiciels comptables et paies facilitent les enregistrements des écritures comptables.
Gagnez du temps sur la gestion et le remboursement de vos notes de frais avec Kelio !
Lucca
La gestion des notes de frais peut être simplifiée grâce à l’automatisation. Lucca propose une solution adaptée aux PME et entreprises, accompagnée d’une application mobile.
Parmi les fonctionnalités essentielles à la gestion des dépenses en entreprise, la solution permet de :
- Automatiser la saisie des justificatifs directement depuis un smartphone,
- Faire approuver chaque demande collaborateur au bon interlocuteur,
- Synchroniser vos données, comptabiliser et préparer la paie.
Le module de notes de frais repose sur un modèle comptable, permettant une gestion structurée et une justification claire des dépenses. Un module de paiement peut également être ajouté en fonction des besoins.
Cegid Notilus
Cegid Notilus permet aux PME et ETI de gérer les notes de frais et les déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Cette solution SaaS facilite le suivi des dépenses et le respect des politiques de voyage et de remboursement.
Parmi les fonctionnalités offertes par Cegid Notilus, on retrouve :
- La dématérialisation complète des notes de frais
- Un circuit de contrôle automatique pour chaque dépense
- L’archivage à valeur probante des documents
- L’organisation et la réservation des déplacements
- L’intégration des factures fournisseurs de voyages
L’application mobile Cegid Notilus permet d’augmenter la satisfaction des collaborateurs en mettant fin à la corvée des notes de frais, notamment grâce au scan des justificatifs, à la validation en un clic ou encore aux délais de remboursement réduits.
Ce logiciel de notes de frais assure la détection des fraudes ou des erreurs (comme les doublons de frais) et facilite la préparation aux contrôles URSSAF.
Pour en savoir plus sur les bénéfices que Cegid Notilus peut apporter à votre organisation, une démonstration gratuite peut vous être proposée.
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Payhawk
Payhawk est un logiciel de notes de frais qui centralise la gestion des dépenses professionnelles via une plateforme intégrant cartes d’entreprise, reçus et remboursements.
Il automatise la capture des justificatifs grâce à la reconnaissance optique (OCR) et associe automatiquement les transactions aux reçus, réduisant les saisies manuelles et les erreurs. Les dépenses sont catégorisées en temps réel et soumises à des workflows d’approbation dynamiques avant le remboursement.
Payhawk s’intègre aux systèmes comptables et ERP pour synchroniser les données et accélérer les clôtures mensuelles. La plateforme propose des cartes physiques et virtuelles pilotées par des règles de dépenses personnalisées, avec visibilité immédiate pour les équipes financières.
Logiciel de notes de frais complet et sécurisé, il est conforme aux normes PCI DSS, SOC2 et ISO 27001, et s’adapte aux entreprises de toutes tailles.
Jenji
Jenji est un logiciel de notes de frais conçu pour automatiser la gestion des dépenses professionnelles grâce à une plateforme unifiée intégrant cartes d’entreprise, scan de reçus et remboursements.
Il utilise la reconnaissance optique (OCR) et l’intelligence artificielle pour extraire automatiquement les informations des justificatifs et réduire les erreurs. Les dépenses sont classées en temps réel et soumises à des workflows d’approbation configurables avant remboursement.
La solution s’intègre facilement aux systèmes comptables et ERP, ce qui accélère les clôtures financières mensuelles. Son application mobile native assure une expérience mobile fluide, avec archivage numérique sécurisé des justificatifs.
Logiciel de notes de frais complet et conforme (normes PCI DSS, SOC2, ISO 27001), Jenji s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises
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Onexpense
Onexpense est un logiciel de notes de frais intuitif et convivial, pensé pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Il automatise l’extraction des données via OCR à partir des justificatifs, ce qui limite les erreurs et les saisies manuelles.
Les dépenses sont automatiquement classées et acheminées vers des workflows d’approbation personnalisables, facilitant la validation avant remboursement. La solution s’intègre facilement avec les systèmes comptables populaires comme Sage, Ciel ou Google Sheets, pour une synchronisation fluide des données.
Elle est accessible en mode SaaS, via application mobile et interface web, garantissant une gestion mobile-first et dématérialisée. Logiciel de notes de frais complet et modulable, Onexpense offre des fonctionnalités telles que le calcul kilométrique, l’archivage conforme et des alertes anti-fraude, adaptées à toutes tailles d’entreprises.
IZyfrais
IzyFrais est un logiciel de notes de frais pensé pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles des indépendants, TPE et PME.
Il permet de numériser les justificatifs via l’application mobile iZyScan ou par courrier, avec décodage automatique des informations et archivage en ligne. Les dépenses sont centralisées dans un espace personnel et peuvent être exportées vers des logiciels comptables via rapports et tableaux de bord.
La solution offre des workflows de validation configurables, facilitant le contrôle et la conformité aux règles internes. Elle inclut des fonctions comme le calcul des frais kilométriques, la récupération de TVA et l’archivage numérique sécurisé.
Logiciel de notes de frais accessible et convivial, IzyFrais propose une période d’essai de trois mois puis un abonnement à 9 € par mois pour un nombre illimité d’utilisateurs et justificatifs.
Evoliz
Evoliz est un logiciel de notes de frais intégré à une plateforme de gestion comptable et de facturation spécialement conçue pour les TPE et PME.
Il permet de numériser les justificatifs via une application mobile ou une interface web, avec extraction automatique des données, y compris les frais kilométriques. Les dépenses sont centralisées, regroupées par projet ou client, et peuvent être exportées vers des outils comptables via des rapports personnalisables.
La plateforme propose des workflows de validation et des alertes pour les notes en attente, assurant un processus de remboursement transparent. Accessible en mode SaaS avec une interface mobile-friendly, Evoliz offre également des tableaux de bord interactifs pour suivre la trésorerie et les dépenses en temps réel.
Logiciel de notes de frais complet et certifié (normes anti-fraude TVA), il est disponible via plusieurs formules à partir de 14 € par mois, selon les fonctionnalités choisies.
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Pleo
Pleo est un logiciel de notes de frais pensé pour centraliser et simplifier la gestion des dépenses professionnelles au sein des entreprises. Il propose des cartes d’entreprise physiques et virtuelles, permettant de contrôler les plafonds et d’automatiser l’enregistrement des transactions.
Grâce à la reconnaissance optique (OCR), les justificatifs sont capturés instantanément et associés aux dépenses sans saisie manuelle. La plateforme regroupe toutes les dépenses en temps réel, intègre des workflows d’approbation personnalisables et synchronise les données avec les systèmes comptables et ERP.
L’application mobile assure une gestion fluide en déplacement, avec archivage sécurisé et alertes en cas d’anomalie. Logiciel de notes de frais complet et conforme aux normes de sécurité, Pleo s’adapte aux besoins des petites structures comme des grandes entreprises.
Factorial
Le logiciel RH Factorial offre de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles, la gestion des notes de frais. Dès que vos dépenses sont enregistrées dans Factorial, elles sont automatiquement validées en cas de contrôle.
Une simplification administrative qui permet aux DAF, aux services RH et comptable de se consacrer pleinement à l’essentiel de leur activité professionnelle. Chaque fois que l’un de vos salariés effectue une dépense, le remboursement est automatisé.
Gros avantage du logiciel RH tout en un : grâce à la synchronisation entre les logiciel paie et rh, les dépenses sont automatiquement indiquées comme un supplément dans la fiche de paie.
Factorial est accessible dès 5 euros par mois et par utilisateur.
Mooncard
Mooncard est un logiciel de notes de frais conçu pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles via une seule plateforme incluant cartes d’entreprise, justificatifs et traitements comptables.
Il automatise la capture des reçus grâce à la reconnaissance optique (OCR) et pré-remplit les notes de frais immédiatement après paiement, limitant les erreurs humaines.
Chaque dépense est catégorisée en temps réel, soumise à des règles de validation configurables et synchronisée automatiquement avec les systèmes comptables et ERP. Les cartes Mooncard peuvent être soit physiques, soit virtuelles, avec des paramètres précis sur les plafonds, types de paiement autorisés et alertes en cas d’anomalie.
Accessible via une application mobile, la solution assure un archivage sécurisé des justificatifs et garantit la conformité aux normes comme PCI DSS et RGPD.
Logiciel de notes de frais complet et moderne, Mooncard s’adresse aux entreprises de toutes tailles, avec un modèle d’abonnement modulable et la possibilité d’accumuler des miles via un partenariat Flying Blue.
Ipaidthat
IPaidThat est un logiciel français de logiciel de pré-comptabilité utilisé par plus de 5000 clients et 1800 cabinets d’experts-comptables. Le logiciel de gestion des notes de frais automatise et fluidifie la collecte des factures, le paiement, la gestion de trésorerie et les notes de frais grâce à sa technologie OCR (reconnaissance optique de caractère).
Accessible sur mobile, la solution RH propose une partie comptabilité, une partie facturation, une partie note de frais et une partie suivi de trésorerie. Concernant le module de gestion des notes de frais, il vous suffit de scanner les reçus sur l’application mobiles, pour que ces derniers soit analysés, validés, puis archivés.Le logiciel vous permet de gérer les remboursements, les frais kilométriques et de centraliser toutes vos notes de frais.
Le Pack Essentiel (pour les indépendants et les petites entreprises) démarre à 59€HT/mois. Pour des fonctionnalités plus poussées adaptées aux PME et aux grandes entreprises, les packs Pro et Pro + s’affichent respectivement à 99 euros et 249 euros par mois.
Rydoo
Rydoo est un logiciel de note de frais qui permet aux entreprises de gérer les dépenses professionnelles de manière automatisée et conforme aux réglementations locales. Grâce à son application mobile et web, les utilisateurs peuvent scanner leurs reçus, soumettre des frais en quelques secondes et gérer les indemnités journalières et kilométriques sans effort.
La solution intègre l’intelligence artificielle pour détecter automatiquement les anomalies et assurer un contrôle en temps réel des dépenses. Rydoo propose également des fonctionnalités telles que la validation instantanée des dépenses, le rapprochement automatique des transactions par carte et des rapports détaillés pour une meilleure visibilité financière.
Adapté aux entreprises de toutes tailles, Rydoo s’intègre facilement aux systèmes comptables existants et offre une expérience utilisateur intuitive. Avec plus de 10 000 sociétés utilisatrices dans 130 pays, Rydoo se positionne comme une solution complète pour la gestion des notes de frais.
Concur
SAP Concur Expense propose une solution complète de gestion des dépenses qui dépasse la simple dématérialisation des notes de frais. Ce logiciel note de frais intègre la gestion des déplacements professionnels, des dépenses courantes et des factures fournisseurs, permettant une centralisation efficace des coûts pour les entreprises de toutes tailles.
Son interface intuitive, accessible via une application mobile, facilite la saisie des justificatifs grâce à la capture photo des reçus. Le suivi des dépenses est optimisé grâce à un système de classification automatique, offrant une vision claire et précise des coûts engagés.
Les tarifs de SAP Concur Expense ne sont pas affichés publiquement. Pour obtenir une estimation, il est nécessaire de faire une demande de démonstration ou de devis directement sur le site de l’éditeur.
Pourquoi digitaliser les notes de frais avec un logiciel ?
Adopter un logiciel de notes de frais présente des avantages à la fois pour les collaborateurs et pour les services administratifs. Pour les salariés, la saisie des dépenses devient plus fluide grâce à la numérisation : il suffit de photographier un justificatif pour lancer automatiquement le processus de remboursement.
Du côté des entreprises, cette dématérialisation permet d’alléger les tâches répétitives liées à la gestion des frais et d’éliminer les documents papier, s’inscrivant dans une logique de simplification et de réduction de l’empreinte environnementale.
Les justificatifs sont stockés de manière sécurisée, avec une valeur légale conforme aux obligations de l’URSSAF, ce qui réduit les erreurs de traitement et les contentieux potentiels. Ces outils permettent également une meilleure maîtrise des budgets grâce à un suivi en temps réel et des règles de validation personnalisées.
En rendant la gestion des frais plus fluide et transparente, les logiciels de notes de frais participent à une organisation plus efficace et à une expérience collaborateur améliorée.
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