Comment faire l’ouverture d’une formation intra à vos salariés ?

Vous organisez des stages de formation “en intra”. C’est bien ça, les intras : c’est quand la montagne va à Mahomet et pas inversement. Ou plutôt : c’est quand votre salarié ne va pas à la formation, mais la formation vient à votre salarié, dans vos locaux.

Les intras, c’est confort pour les participants. C’est moins confort pour le service formation. En plus des nombreux aspects logistiques que vous assurez, vous avez l’honneur de “faire l’ouverture” comme on dit. Et ce n’est pas chose facile pour tout le monde. Vous êtes à l’aise avec le pilotage et la gestion de la formation, mais peut-être moins avec la pratique de l’animation que requiert ce temps d’ouverture.

“L’ouverture administrative et logistique d’un stage de formation” est l’une des formations que l’on me demande le plus. J’ai donc repensé aux questions le plus fréquemment posées. Je vous les présente dans cet article selon leur ordre d’émergence dans la “vraie” vie: avant, pendant et après.

Avant le jour J… “Je dois (encore) assurer une ouverture de stage. Mais quel est l’intérêt ? “

Suis-je une hôtesse de l’air ?

Entendu une fois en formation: “mes attentes, c’est de voir s’il y a un véritable intérêt, des choses à dire et à faire sur ces temps d’ouverture parce que j’ai l’impression d’être une hôtesse de l’air qui parle de logistique repas et horaires”.

Trouver du sens à son travail est fondamental. Commençons donc par donner du sens à cette ouverture dite administrative.

Premièrement, réhabilitons le rôle de l’hôtesse de l’air. Pour prolonger le parallèle, nous pouvons considérer la formation comme un voyage en avion. Quand le participant embarque, il se trouve au point A. A la fin du voyage, il aura parcouru un chemin qui n’est pas une fin en soi, mais un moyen pour arriver à sa destination.

Pour faire ce voyage, vous en conviendrez, il faut avant tout décoller. “Entrer dans la bulle” de la formation, s’engager au démarrage est l’une des clés de la réussite d’une formation. Cette ouverture est donc très importante pour la suite de l’expérience.

Assurer le confort et la sécurité du passager avant le décollage

Revenons maintenant au rôle de l’hôtesse. Il est vrai que ce moment d’ouverture est l’occasion de présenter l’organisation logistique du stage. Les horaires, les repas, les modalités de prises en charges d’un déplacement … Un peu comme l’hôtesse (ou le steward) donc, vous assurez donc le confort du passager. Vous le rassurez et lui montrez que ses besoins physiologiques seront respectés.

Or le confort, la réponse aux besoins physiologiques (faim, besoin de faire une pause, départ) est un élément déterminant de la motivation dérivative. Et à mes souhaits ! Pour faire simple : un apprentissage de qualité passe par la prise en compte de ces besoins premiers. Si je suis dans un certain confort et je suis rassuré par le cadre posé, mon esprit sera ouvert et disponible pour apprendre.

Nous pouvons donc clore cette première partie en criant haut et fort “longue vie aux hôtesses de l’air !”.

Faire passer quelques message stratégiques

Le temps d’ouverture est court mais impactant, puisque les participants sont “frais” et attentifs à ce qui se passe dans la salle. Je vous en parlais déjà dans mon article précédent.

Profitez-en pour faire passer quelques messages stratégiques qui vous permettront de donner de la visibilité aux activités du service formation ou de renforcer la culture formation de vos salariés. Une actualité juridique, un stage à venir qui pourrait les intéresser, des recommandations concernant l’expression d’un besoin de formation … Vous avez l’embarras du choix !

Cultiver une relation avec le formateur

Profitez également de ce moment d’ouverture pour établir une relation de confiance avec les intervenants (externes ou internes). Je ne vais pas être très objective sur ce point mais j’ai envie de vous faire part de mon expérience à ce sujet.

D’abord un petit mea culpa, car aujourd’hui, en tant qu’intervenante, je comprends davantage l’importance de l’accueil que lorsque j’étais “de l’autre côté”.

Ainsi, lorsqu’une personne du service formation m’accueille chez un client, je me dis que :

• La formation est bien gérée ;
• C’est rassurant (en cas de problèmes, difficultés techniques je sais que je serai accompagnée) ;
• Je peux mettre un visage sur un nom, et cela facilite les échanges futurs ;
• Je suis connectée à l’humain dans l’organisation et, en définitive, encore plus motivée pour réaliser une bonne intervention.

La rencontre avec le formateur permet également au professionnel de la formation d’enrichir sa connaissance du marché et de l’offre. Aussi, on peut se faire une idée de la formation qui sera dispensée, ce qui n’est pas évident eu égard au nombre et à la variété des sujets inscrits dans le plan de développement des compétences.

Cerise sur le gâteau, l’accueil de l’intervenant vous permettra d’organiser une remontée d’informations. Par exemple, vous pouvez lui demander de vous faire un point rapide pendant la pause pour connaître le nombre d’absents, ou avoir ses premières impressions sur l’ambiance et le groupe.

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Le jour J : “c’est moi qui ouvre le bal !”

“Je dois assurer deux ouvertures en même temps et je ne peux pas encore me cloner…”

En effet, cela peut s’entendre. Plutôt que de passer rapidement sur les deux ouvertures, choisissez le stage qui demande davantage votre présence. Enjeu particulier, message à faire passer, nouveau formateur …

Pour l’ autre, le formateur peut assurer seul l’ouverture si vous avez au préalable constitué un bon dossier de préparation, avec les consignes clairement exposées pour encadrer ce temps de démarrage.

Formateur ou service formation : qui présente quoi ?

Peut-être avez-vous ressenti déjà cet inconfort. Jusqu’où faut-il introduire le formateur sans “déborder” ?

Pour répondre, permettez-moi une petite digression. Généralement, sauf projets particuliers, une formation en intra se construit à quatre mains (service formation/organisme prestataire). Le premier réalise l’ingénierie de formation, tandis que le deuxième s’occupe de l’ingénierie pédagogique.

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“Ah bon, l’ingénierie de formation et l’ingénierie pédagogique sont deux choses différentes ?” Yes, Sir and Madam. J’explique brièvement :

Ingénierie de formation : vous établissez à quoi doit servir la formation (c’est l’objectif général) en fonction du besoin que vous avez recensé, et en définissez l’organisation globale (durée, modalités, publics, modules éventuels …)

Ingénierie pédagogique : à partir de l’objectif général de formation, qui est un peu la destination, le prestataire, expert du domaine spécifique, établit le voyage, avec ses étapes et ses points d’arrêt (objectifs pédagogiques intermédiaires, activités pédagogiques, thèmes à aborder …)

Vous préférez le parallèle cinématographique? Comme dans Forrest Gump, votre formation est comme une boîte de chocolats. Vous mettez la boîte, le prestataire les chocolats. Il y a vraiment cette relation de contenant/contenu entre les deux ingénieries.

Vous l’aurez compris : lors de l’ouverture, vous introduisez le stage en le rattachant au projet (ce qui donnera du sens) et vous annoncez l’objectif général. C’est l’ingénierie de formation.

Ensuite, le formateur décline l’objectif général en objectifs pédagogiques intermédiaires et présente le déroulé.

” Quand faut-il que je parte ?”

Ça dépend. C’est précis hein ? Je vais essayer de faire mieux.

Pour des actions “de routine”, vous pouvez partir après votre ouverture dite “administrative”.

Pour les actions “à enjeu”, vous avez besoin de recueillir des informations sur les attentes de vos salariés, pour pouvoir ajuster ou évaluer. Dans ce cas, n’hésitez pas à assister au moment initial de la formation (par exemple, le traditionnel “tour de table“). Vous pouvez en parler au formateur en amont du stage. Il animera ce temps initial tout en tenant compte de vos besoins.

Au secours, Grincheux est dans la salle !

C’est assez fréquent et ça peut vous intimider puisque vous mettez un pied dans l’animation et la gestion du groupe.

D’abord, il faut rappeler que ce Grincheux peut avoir de bonnes raisons d’être mécontent et qu’il a besoin de l’exprimer. Il ne le fait pas pour vous remettre en question.

Une fois que vous avez réussi à vous détendre en prenant du recul avec la considération ci-dessus, n’ayez pas peur de le laissez s’exprimer. Écoutez sans répondre : Grincheux a besoin que l’on admette son droit d’être mécontent et il n’a peut-être pas encore trouvé un espace ou une occasion pour en parler. Il ne cherche pas à être convaincu qu’il a tort. Donc, on pratique l’écoute active et bienveillante, c’est tout.

Régulez tout de même sa prise de parole pour que ce mécontentement n’envahisse pas tout le groupe. Trouvez une bonne question pour rebondir et passer à autre chose en toute décontraction.

Que faire des questions “hors sujet” ?

Vous savez parfois, même avant de commencer, que le sujet du stage sera l’occasion pour vos salariés de vous poser des questions “hors sujet”.

Par exemple : dans les formations destinées aux maîtres d’apprentissages et tuteurs, beaucoup de questions se posent sur les aspects paie – RH (primes, décharge …).

Pour ne pas vous laisser déborder (vous ou le formateur), vous pouvez proposer une boîte à questions qui sera ouverte au moment de l’évaluation.

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Et après l’ouverture ?

“I’ll be back”, comme le disait notre ami Terminator.

Vous allez certainement revenir pour l’évaluation. Préparez ce moment dès l’ouverture. Annoncez-le à vos salariés, en expliquant pourquoi l’évaluation est importante et ce que vous êtes susceptible de leur demander.

De cette façon, ils seront plus attentifs tout au long de la formation et pourront vous remonter des informations pertinentes lors de la clôture.

N’oublions pas que l’on ne peut évaluer que ce qui a été mesuré avant la formation. Le moment de l’ouverture, avec l’expression des attentes de chacun, et celui de l’évaluation à chaud sont deux pratiques en miroir.

Ce qui me laisse une dernière bonne occasion de souligner que l’ouverture de stage dite “administrative” a beaucoup plus de potentiel qu’on ne l’imagine !