Lorsqu’un collaborateur est absent, il est essentiel de calculer une absence en paie de manière précise, que ce soit pour des congés payés ou d’autres motifs. Le calcul des absences en paie varie selon plusieurs méthodes, qui tiennent compte des heures réelles, des jours ouvrés, ouvrables ou encore des jours calendaires.
Chaque méthode doit être appliquée en fonction du type d’absence, qu’elle soit rémunérée par l’employeur, indemnisée par la sécurité sociale ou non rémunérée.
Dans cet article, nous vous présentons les différentes méthodes de calcul de l’absence en paie, dont la méthode en heures réelles, reconnue par la jurisprudence, la méthode de la durée mensuelle moyenne, ainsi que les méthodes basées sur les jours ouvrés (réels et moyens), les jours ouvrables, et les jours calendaires (réels et 30ème).
Enfin, nous expliquerons quelle méthode choisir selon le type d’absence, qu’il s’agisse d’absences non rémunérées, d’absences prises en charge par la sécurité sociale, ou d’absences pour congés payés (ouvrés ou ouvrables), ainsi que celles rémunérées par l’employeur.
Les différentes méthodes de calcul de l’absence
Méthode en heure réelle : la seule méthode reconnue par la jurisprudence
Cette méthode consiste à appliquer un rapport entre le nombre d’heures réelles théoriques qui auraient dû être travaillées et le nombre d’heures réelles d’absence.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures réelles du mois X nombre d’heures d’absence
Exemple :
Un salarié est mensualisé pour 2500 euros par mois. Il travaille du lundi au vendredi de la manière suivante :
– Lundi : 7H
– Mardi : 8H
– Mercredi : 7H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 5H
Il est absent le mardi 9 juin. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est de 155 heures.
Retenue de l’absence : 2500 / 155 X 8 = 129,03 euros
Il est de nouveau absent le mardi 7 juillet. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est alors de 160 heures (y compris le 14 juillet jour férié chômé).
Retenue de l’absence : 2500 / 160 X 8 = 125 euros
La retenue d’absence est alors plus faible qu’en juin car le nombre d’heures théoriques de travail du mois est plus important.
Méthode de la durée mensuelle moyenne
Pour cette méthode, il s’agit également d’appliquer un rapport entre le nombre d’heures d’absence et le nombre d’heures du mois, mais cette fois il s’agit du nombre d’heures mensualisées soit 151,67 H pour un salarié à 35H hebdomadaire.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures mensualisées X nombre d’heures réelles d’absence
L’avantage de cette méthode est d’appliquer un même taux horaire sur toute l’année, toutefois elle a ses limites notamment si le nombre d’heures réelles d’absence et supérieur à 151,67 H pour un temps plein.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 151,67H par mois pour un salaire de 2000 euros. Ses horaires de travail sont réparties de la manière suivante :
– Mardi : 8H
– Mercredi : 8H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 8H
– Samedi : 3H
Il est absent le samedi 25 janvier.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 3 = 39,56 euros
Il est de nouveau absent le mardi 4 février.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 8 = 105,49 euros
Il est absent tous le mois d’octobre soit 159 heures.
Retenue de l’absence = 2000 /151,67 X 159 = 2096,66 euros
Dans ce cas, cette méthode a atteint sa limite car son application impliquerait d’avoir une retenue d’absence supérieure au salaire.
Méthode des jours ouvrés
En jours ouvrés réels
Dans cette méthode, nous ne sommes plus dans une logique d’heures travaillées, mais de jours travaillés.
Elle doit alors être utilisée pour les absences se décomptant à la journée. Par ailleurs, cette méthode ignore la notion de répartition inégale des horaires de travail sur la semaine.
Retenue de l’absence : salaire / nombre de jours ouvrés réels du mois X nombre de jours ouvrés d’absence
En jours ouvrés moyens
Cette méthode consiste à prendre en compte un nombre de jours ouvrés moyens au lieu du nombre de jours ouvrés réels.
Pour un temps plein, le nombre de jours ouvrés moyens est évalué à 21,67 jours calculé de la manière suivante : 5 jours par semaine X 52 semaines / 12 mois. Ce nombre peut être arrondi à 22 jours.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour sur un mois comptant 20 jours ouvrés.
En jours ouvrés réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 20 X 1 = 125 euros
En jours ouvrés moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 22 X 1 = 113,64 euros
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La méthode des jours ouvrables
Cette méthode présente la même logique que la méthode en nombre de jours ouvrés, mais dans ce cas, il faut décompter le nombre de jours ouvrables du mois soit du lundi au samedi.
De la même manière, cette méthode peut être appliquée en jours ouvrables réels ou en jours ouvrables moyens. Le nombre de jours ouvrables moyens est alors évaluée à 26 jours calculé comme suit : 6 X 52 / 12.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour sur un mois comptant 27 jours ouvrables.
En jours ouvrables réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 27 X 1 = 92,59 euros
En jours ouvrables moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 26 X 1 = 96,15 euros
La méthode des jours calendaires
En jours calendaires réels
Pour cette méthode, il convient de tenir compte du nombre de jours calendaires réels c’est-à -dire du lundi au dimanche, jours fériés compris.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour en juillet.
Retenue absence : 2500 / 31 X 1 = 80,65 euros
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Pour cette méthode, au lieu de tenir compte du nombre de jours calendaires réels, il convient de tenir compte du nombre de jours moyens calendaires par mois soit 30 jours.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour.
Retenue absence : 2500 / 30 X 1 = 83,33 euros
Quelle méthode pour quelle type d’absence ?
L’absence non rémunérée
Pour une une absence sans solde, une absence injustifiée ou tout autre absence non rémunérée par l’employeur, il est recommandé par la jurisprudence d’utiliser la méthode en heures réelles.
Exemple :
Un salarié à temps plein est en congé sans solde du mardi au jeudi. Son salaire est de 2500 euros. Le nombre d’heures réelles théorique du mois est de 148 heures. Sa répartition horaire hebdomadaire est organisée comme suit :
– lundi : repos
– mardi : 8H
– mercredi : 8H
– jeudi : 8H
– vendredi : 7H
– samedi : 4H
Retenue de l’absence = 2500 / 148 X 24 = 405,41 euros
L’absence “sécurité sociale”
Il s’agit des absences qui sont indemnisées par la sécurité sociale :
- La maladie
- L’accident de travail/trajet
- La maladie professionnelle
- Le congé maternité
- Le congé paternité
Pour ce type d’absence, dans la mesure où la sécurité sociale indemnise le salarié en jours calendaires, les entreprises calculent généralement la retenue de l’absence ainsi que l’indemnisation complémentaire aux indemnités journalières en jours calendaires réels.
Exemple :
Un salarié est en congé paternité du 2 au 12 mars. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence = 2500 / 31 X 11 = 887,10
L’absence pour congés payés
Pour ce type d’absence, le mode de calcul utilisé va étroitement dépendre de la manière dont sont calculés les congés payés.
En effet, au choix de l’entreprise, les congés payés peuvent être calculés en congés ouvrables ou en congés ouvrés.
Congés payés ouvrables
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrables, il convient de calculer l’absence en jours ouvrables moyens soit 26 jours.
Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 6 jours ouvrables. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence : 2500 /26 X 6 = 576,92
Congés payés ouvrés
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrés, la retenue de l’absence doit alors être calculée en jours ouvrés moyens soit 21,67 jours pouvant être arrondis à 22 jours.
Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 5 jours ouvrés. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence : 2500 /21,67 X 5 = 576,83
Nous pouvons constater que le résultat obtenu est sensiblement le même que pour le calcul en jours ouvrables.
L’absence rémunérée par l’employeur
Pour l’absence pour enfant malade, le congé pour événement familial ou tout autre absence rémunérée par l’employeur, la méthode de calcul de l’absence à utiliser à moins d’importance car n’a pas d’impact sur le salaire du salarié.
Il convient seulement de poser une méthode pour chaque type d’absence de s’y conformer pour tous les salariés de l’entreprise.
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