Qu’il s’agisse d’un congé payé, d’un arrêt maladie, d’un congé sans solde ou encore d’une absence exceptionnelle, chaque absence d’un salarié impacte la paie.
Pour garantir une gestion rigoureuse et conforme, il est donc essentiel de savoir comment calculer une absence en paie, en tenant compte du type d’absence, de son régime de rémunération et de la méthode de calcul la plus appropriée.
La législation n’impose pas une méthode unique, mais plusieurs approches sont utilisées en entreprise : calcul en heures réelles, en jours ouvrés, ouvrables, calendaires, ou encore selon la durée mensuelle moyenne.
Chaque méthode répond à des logiques différentes et peut impacter le traitement de la paie, la régularité du bulletin de salaire et la relation avec l’administration.
Certaines méthodes sont privilégiées pour leur sécurité juridique, à l’image de la méthode en heure réelle, reconnue par la jurisprudence, tandis que d’autres sont plus pratiques ou adaptées à des types d’absences spécifiques (congés payés, absences non rémunérées, arrêts maladie, etc.).
Dans cet article, nous passons en revue les différentes méthodes de calcul de l’absence, avec leurs avantages et limites, avant de vous guider sur le choix de la méthode la plus adaptée selon la nature de l’absence : prise en charge par l’employeur, par la Sécurité sociale, ou non rémunérée.
Les différentes méthodes de calcul de l’absence
Méthode en heure réelle : la seule méthode reconnue par la jurisprudence
Cette méthode consiste à appliquer un rapport entre le nombre d’heures réelles théoriques qui auraient dû être travaillées et le nombre d’heures réelles d’absence.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures réelles du mois X nombre d’heures d’absence
Exemple :
Un salarié est mensualisé pour 2500 euros par mois. Il travaille du lundi au vendredi de la manière suivante :
– Lundi : 7H
– Mardi : 8H
– Mercredi : 7H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 5H
Il est absent le mardi 9 juin. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est de 155 heures.
Retenue de l’absence : 2500 / 155 X 8 = 129,03 euros
Il est de nouveau absent le mardi 7 juillet. Le nombre d’heures réelles théoriques du mois est alors de 160 heures (y compris le 14 juillet jour férié chômé).
Retenue de l’absence : 2500 / 160 X 8 = 125 euros
La retenue d’absence est alors plus faible qu’en juin car le nombre d’heures théoriques de travail du mois est plus important.
Méthode de la durée mensuelle moyenne
Pour cette méthode, il s’agit également d’appliquer un rapport entre le nombre d’heures d’absence et le nombre d’heures du mois, mais cette fois il s’agit du nombre d’heures mensualisées soit 151,67 H pour un salarié à 35H hebdomadaire.
Retenue de l’absence = salaire / nombre d’heures mensualisées X nombre d’heures réelles d’absence
L’avantage de cette méthode est d’appliquer un même taux horaire sur toute l’année, toutefois elle a ses limites notamment si le nombre d’heures réelles d’absence et supérieur à 151,67 H pour un temps plein.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 151,67H par mois pour un salaire de 2000 euros. Ses horaires de travail sont réparties de la manière suivante :
– Mardi : 8H
– Mercredi : 8H
– Jeudi : 8H
– Vendredi : 8H
– Samedi : 3H
Il est absent le samedi 25 janvier.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 3 = 39,56 euros
Il est de nouveau absent le mardi 4 février.
Retenue de l’absence = 2000 / 151,67 X 8 = 105,49 euros
Il est absent tous le mois d’octobre soit 159 heures.
Retenue de l’absence = 2000 /151,67 X 159 = 2096,66 euros
Dans ce cas, cette méthode a atteint sa limite car son application impliquerait d’avoir une retenue d’absence supérieure au salaire.
Méthode des jours ouvrés
En jours ouvrés réels
Dans cette méthode, nous ne sommes plus dans une logique d’heures travaillées, mais de jours travaillés.
Elle doit alors être utilisée pour les absences se décomptant à la journée. Par ailleurs, cette méthode ignore la notion de répartition inégale des horaires de travail sur la semaine.
Retenue de l’absence : salaire / nombre de jours ouvrés réels du mois X nombre de jours ouvrés d’absence
En jours ouvrés moyens
Avec cette méthode, on ne se base pas sur le nombre de jours ouvrés réels du mois, mais sur une moyenne mensuelle standardisée de jours ouvrés.
Pour un salarié à temps plein, cette moyenne est fixée à 21,67 jours ouvrés, obtenue par le calcul suivant : 5 jours travaillés par semaine × 52 semaines ÷ 12 mois. En pratique, ce chiffre est souvent arrondi à 22 jours pour simplifier les calculs.
Exemple concret :
Un salarié mensualisé à 2 500 € est absent un jour, dans un mois comptant 20 jours ouvrés réels.
- Méthode en jours ouvrés réels :
Retenue pour absence = 2 500 € ÷ 20 × 1 = 125 € - Méthode en jours ouvrés moyens :
Retenue pour absence = 2 500 € ÷ 22 × 1 = 113,64 €
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La méthode des jours ouvrables
Cette méthode présente la même logique que la méthode en nombre de jours ouvrés, mais dans ce cas, il faut décompter le nombre de jours ouvrables du mois soit du lundi au samedi.
De la même manière, cette méthode peut être appliquée en jours ouvrables réels ou en jours ouvrables moyens. Le nombre de jours ouvrables moyens est alors évaluée à 26 jours calculé comme suit : 6 X 52 / 12.
Exemple :
Un salarié est mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour sur un mois comptant 27 jours ouvrables.
En jours ouvrables réels :
Retenue de l’absence = 2500 / 27 X 1 = 92,59 euros
En jours ouvrables moyens :
Retenue de l’absence = 2500 / 26 X 1 = 96,15 euros
La méthode des jours calendaires
En jours calendaires réels
Pour cette méthode, il convient de tenir compte du nombre de jours calendaires réels c’est-à-dire du lundi au dimanche, jours fériés compris.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour en juillet.
Retenue absence : 2500 / 31 X 1 = 80,65 euros
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Je lance mon diagnosticEn 30ème
Pour cette méthode, au lieu de tenir compte du nombre de jours calendaires réels, il convient de tenir compte du nombre de jours moyens calendaires par mois soit 30 jours.
Exemple :
Un salarié mensualisé à 2500 euros. Il est absent un jour.
Retenue absence : 2500 / 30 X 1 = 83,33 euros
Quelle méthode pour quelle type d’absence ?
L’absence non rémunérée
Pour une une absence sans solde, une absence injustifiée ou tout autre absence non rémunérée par l’employeur, il est recommandé par la jurisprudence d’utiliser la méthode en heures réelles.
Exemple :
Un salarié à temps plein est en congé sans solde du mardi au jeudi. Son salaire est de 2500 euros. Le nombre d’heures réelles théorique du mois est de 148 heures. Sa répartition horaire hebdomadaire est organisée comme suit :
– lundi : repos
– mardi : 8H
– mercredi : 8H
– jeudi : 8H
– vendredi : 7H
– samedi : 4H
Retenue de l’absence = 2500 / 148 X 24 = 405,41 euros
L’absence “sécurité sociale”
Il s’agit des absences qui sont indemnisées par la sécurité sociale :
- La maladie
- L’accident de travail/trajet
- La maladie professionnelle
- Le congé maternité
- Le congé paternité
Pour ce type d’absence, dans la mesure où la sécurité sociale indemnise le salarié en jours calendaires, les entreprises calculent généralement la retenue de l’absence ainsi que l’indemnisation complémentaire aux indemnités journalières en jours calendaires réels.
Exemple :
Un salarié est en congé paternité du 2 au 12 mars. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence = 2500 / 31 X 11 = 887,10
L’absence pour congés payés
Pour ce type d’absence, le mode de calcul utilisé va étroitement dépendre de la manière dont sont calculés les congés payés.
En effet, au choix de l’entreprise, les congés payés peuvent être calculés en congés ouvrables ou en congés ouvrés.
Congés payés ouvrables
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrables, il convient de calculer l’absence en jours ouvrables moyens soit 26 jours.
Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 6 jours ouvrables. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence : 2500 /26 X 6 = 576,92
Congés payés ouvrés
Si les congés payés sont calculés en jours ouvrés, la retenue de l’absence doit alors être calculée en jours ouvrés moyens soit 21,67 jours pouvant être arrondis à 22 jours.
Exemple :
Un salarié prend une semaine de congés payés soit 5 jours ouvrés. Son salaire est de 2500 euros.
Retenue de l’absence : 2500 /21,67 X 5 = 576,83
Nous pouvons constater que le résultat obtenu est sensiblement le même que pour le calcul en jours ouvrables.
L’absence rémunérée par l’employeur
Pour l’absence pour enfant malade, le congé pour événement familial ou tout autre absence rémunérée par l’employeur, la méthode de calcul de l’absence à utiliser à moins d’importance car n’a pas d’impact sur le salaire du salarié.
Il convient seulement de poser une méthode pour chaque type d’absence de s’y conformer pour tous les salariés de l’entreprise.
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