Fin de subrogation de l’employeur: comment la calculer ?

Lorsque qu’un salarié est en arrêt de travail ou en congé indemnisé par la Sécurité Sociale, il perçoit, sous conditions, des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Si la rémunération du salarié est maintenue, l’employeur peut demander la subrogation dans la perception des IJSS via la DSN. Lors de ce processus, il est demandé au déclarant de définir une date de fin de subrogation.

Mais comment définir la date de fin de subrogation ? Comment procéder en cas d’arrêt de travail ? Et en cas de congés indemnisés par la Sécurité Sociale ?

Dans cet article, nous vous proposons un éclairage sur la date de fin de subrogation.

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Subrogation de l’employeur : les principes généraux

Lorsque qu’un salarié est en arrêt de travail ou congé indemnisé par la Sécurité Sociale, l’employeur peut demander la subrogation dans la perception des IJSS. Il est alors nécessaire de calculer la date de fin de subrogation. Avant de s’intéresser au calcul de cette date essentielle au traitement de l’arrêt ou du congé en paie, rappelons en quoi consiste exactement la subrogation de l’employeur et les modalités déclaratives en DSN.

La subrogation, c’est quoi ?

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail ou en congé indemnisé par la Sécurité Sociale, il peut bénéficier, sous certaines conditions, d’Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).

Si l’employeur maintient totalement ou partiellement le salaire du salarié, conformément à des dispositions légales ou conventionnelles, il a la possibilité de demander à la Sécurité Sociale de percevoir directement les IJSS.

Subrogation de l’employeur : les motifs d’arrêt ouvrant droit aux IJSS

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, il peut percevoir, sous certaines conditions, des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).

Par ailleurs, certains congés autorisés par la loi sont également indemnisés par la Sécurité Sociale.

Voici les motifs de suspension du contrat ouvrant droit aux IJSS et ainsi à la subrogation de l’employeur :

• Arrêt de travail (ou bulletin d’hospitalisation) pour maladie non professionnelle.
• Arrêt de travail (ou bulletin d’hospitalisation) pour maladie professionnelle, accident du travail ou accident de trajet.
• Congé maternité.
• Congé d’adoption.
• Congé de paternité et d’accueil de l’enfant.
• Temps partiel thérapeutique.
• Congé de deuil d’un enfant.

La déclaration en DSN

Lorsque qu’un arrêt de travail ou un congé indemnisé par la Sécurité Sociale intervient, le gestionnaire de paie doit le déclarer à la Sécurité Sociale via le signalement « arrêt de travail » en DSN. C’est lors de ce processus qu’il va demander la subrogation dans la perception des IJSS le cas échéant.

Voici les modalités déclaratives du signalement « arrêt de travail » :

Subrogation de l’employeur : comment calculer la date de fin de subrogation ?

La date de fin de subrogation est un élément essentiel dans le processus de demande de subrogation de l’employeur. Il est indispensable de bien le définir et le déclarer afin d’éviter toute difficulté dans la gestion du dossier de l’arrêt de travail ou du congé en paie.

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Définir la date de fin de subrogation

La date de fin de subrogation est un élément essentiel, car il détermine la date à laquelle le salarié commencera à percevoir directement les IJSS. L’employeur peut demander la subrogation dans la mesure où la rémunération du salarié est maintenue, partiellement ou totalement.

À partir du moment où l’employeur ne verse plus d’indemnité complémentaire, le salarié commence à percevoir directement les IJSS, complété le cas échéant par une indemnité complémentaire versé par un organisme de prévoyance.

Ainsi, la date de fin de subrogation correspond à la date de fin de maintien de l’employeur.

Arrêt de travail et date de fin de subrogation

En cas d’arrêt de travail, qu’il s’agisse d’une maladie, d’un accident de travail/trajet ou d’une maladie professionnelle, il est nécessaire de définir en amont de la déclaration du signalement la date de fin de maintien.

Les périodes de maintien des arrêts de travail sont définis par la loi et les conventions collectives. Il convient alors de prendre en compte les dispositions les plus favorables au salarié (le plus souvent les conventions collectives). À noter qu’il est également possible d’appliquer des dispositions plus avantageuses par accord d’entreprise ou d’établissement.

Congés indemnisés par la Sécurité Sociale et date de fin de subrogation

Les congés indemnisés par la Sécurité Sociale comme le congé paternité et le congé de deuil sont généralement maintenus sur toute la durée du congé. Dans ce cas, la date de fin de subrogation correspond à la date de fin de congé, déjà connue à la date de début du congé.   

Cas particulier du congé maternité

Dans le cas du congé maternité, la date théorique de fin de congé est connue d’avance, mais dépend de la date prévue d’accouchement, qui peut alors intervenir plus tard. Le congé maternité est alors prolongé d’autant. Ainsi, si la date de fin de subrogation correspond à la date de fin théorique du congé maternité, la salariée perçoit alors directement les IJSS sur la période correspondant au report du congé post-natal.    

Exemple :

Une salariée a des dates de congé maternité fixées du 10/01 au 01/05 avec une date prévue d’accouchement au 21/02. Elle accouche finalement le 28/02, son congé maternité se termine le 08/05 au lieu du 01/05. Si la date de fin de subrogation est déclarée au 01/05, la salariée percevra directement les IJSS sur la période du 02/05 au 08/05.

Ainsi, dans le cas du congé maternité, il est conseillé de rajouter au moins un mois à la date de fin de congé théorique afin d’anticiper un éventuel report du congé post-natal.

Que faire en cas d’erreur sur la date de fin de subrogation ?

Il peut arriver que la date de fin de subrogation déclarée ne corresponde pas à la date de fin de maintien effectif en paie (erreur du gestionnaire, requalification de l’arrêt, report du congé post-natal, …).

Il est important de noter que lorsque l’erreur est du fait de l’employeur (erreur de déclaration en DSN), la CPAM ne procède en aucun cas à la régularisation lorsque les IJSS ont déjà été versées. L’employeur doit donc procéder aux régularisations éventuelles directement auprès du salarié.

À chaque cas sa solution :

• L’erreur est connue avant la date de fin de subrogation : il est possible de procéder à un signalement annule et remplace en déclarant la bonne date de fin de subrogation.
• L’erreur est connue après la date de fin de subrogation et l’absence n’est pas encore passée en paie : pas de reversement des IJSS en net (bas de bulletin) pour la période postérieure à la date de fin de subrogation déclarée en DSN.
• L’erreur est connue après la date de fin de subrogation et l’absence est déjà passée en paie : Procéder à une régularisation sur la paie du salarié sous la forme d’une retenue des IJSS reversées en net à tort.