La réglementation actuelle relative aux stages en entreprise découle essentiellement de la loi du 10 juillet 2014 et du décret du 27 novembre 2014.
Le stagiaire n’est pas un salarié au sens du Code du travail. Il n’est donc pas inclus dans les effectifs de l’entreprise, n’a pas de lien de subordination ni de contrat de travail.
Pour autant, l’entreprise est parfois tenue de lui octroyer une compensation financière. Il ne s’agira alors pas d’une rémunération, mais d’une gratification. Cette dernière bénéficie d’un régime social et fiscal avantageux, par une exonération de charges patronales et salariales.
Pour bénéficier de cette exonération, l’entreprise doit néanmoins respecter certaines conditions.
Quelles sont les conditions d’exonération ? Comment calculer la franchise pour 2021 ? Quelles conséquences en cas de dépassement ?
Quelques rappels sur la gratification du stagiaire.
L’entreprise n’est pas complètement libre dans la détermination de la gratification. Celle-ci est obligatoire dans certains cas et doit respecter un montant minimal.
Gratification obligatoire au-delà d’une certaine durée.
Le versement d’une gratification est obligatoire si la durée du stage est supérieure à :
- 2 mois consécutifs.
- Ou de 2 mois non consécutifs au cours de la même année scolaire ou universitaire (Code éducation Art.L124-6).
En dessous de ces durées, l’entreprise n’a pas d’obligation à verser une gratification.
Montant de la gratification.
Le montant est fixé par accord de branche, accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret.
Ce dernier fixe un montant minimal de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. La gratification est donc amenée à changer tous les ans. Elle est due dès le 1er jour du 1er mois de stage.
Gratification horaire pour 2021 : 15% * 26 euros (plafond horaire sécurité sociale 2021) = 3,90 euros.
Le montant de la gratification peut être :
- Lissé chaque mois (base de 151,67h).
- Ou calculé selon le temps de présence réelle du stagiaire (Janvier : 154h, février 140h…).
En revanche, il n’est pas possible d’alterner d’un mois sur l’autre un calcul réel et lissé.
Conditions d’exonération de charges.
La législation prévoit l’exonération d’un certain nombre de cotisations dans la limite d’un certain montant, la franchise de cotisations. La gratification est aussi exonérée de l’impôt sur le revenu.
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Caractéristiques du stage.
Pour pouvoir bénéficier des exonérations, le stage doit concerner :
- Les élèves des établissements techniques, secondaires ou spécialisés.
- Les étudiants.
- Toute autre personne suivant un stage d’initiation, de formation ou de complément de formation ne relevant pas d’un contrat de travail et du champ de la formation professionnelle continue.
Une convention de stage est également obligatoire. Elle doit être signée par l’établissement de formation, la structure d’accueil et le stagiaire.
Montant de la gratification et franchise de cotisation.
La franchise de cotisation correspond à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heure de stage du mois (CSS art. D 242-2-1).
Il s’agit donc du même calcul que pour la gratification minimale.
| Plafond horaire SS 2021 = 26 euros |
| 15% du PHSS = 26*15% = 3,90 euros |
| Franchise pour 151,67 h = 3,90 * 151,67h = 591,52 euros |
| Franchise pour un mois à 154 h = 3,90 * 154h = 600,6 euros |
Par conséquent, l’employeur qui verse au stagiaire uniquement la gratification minimale prévue par décret bénéficie de la franchise de cotisations.
Conséquences du dépassement de la franchise de cotisations.
Si la gratification versée est supérieure à la franchise de cotisation (par choix ou par application d’un accord de branche), la fraction de rémunération au-delà de ce seuil sera soumise aux cotisations suivantes :
- Cotisations de sécurité sociale.
- CSG, CRDS.
- Contribution solidarité autonomie.
- Fnal.
En revanche, le stagiaire n’étant pas un salarié, les cotisations ou réductions suivantes ne sont jamais dues (même en cas de dépassement de la franchise) :
- Cotisations chômage.
- Contribution dialogue social.
- Réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale (réduction Fillon).
- Taux réduit d’allocation familiale.
Exemple : Versement d’une gratification de 700 euros sur une base de 151,67h. Elle excède la franchise de 108,49 euros (700 – 591,52). L’employeur devra donc déclarer et payer les charges sociales sur 108,49 euros.
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Je télécharge les 8 fichesCalcul de la franchise : questions/réponses.
En pratique, le calcul de la franchise n’est pas toujours simple. Quelques questions/réponses pour y voir plus clair.
Un stage sans gratification est prolongé au-delà de 2 mois. Comment calculer la franchise ?
Un stage de moins de 2 mois ne fait pas l’objet d’une gratification obligatoire. S’il est prolongé au-delà de 2 mois, l’entreprise verse un rappel de gratification en une seule fois. Ce rappel sera rapporté aux périodes de stage correspondantes pour déterminer le montant de la franchise (Circ. Acoss 91 du 29-12-2008).
La durée du travail est supérieure à la durée légale. Comment calculer la franchise ?
Si la durée conventionnelle de travail dans l’entreprise est supérieure à la durée légale du travail, il est possible de prévoir cette même durée dans la convention de stage. La franchise de cotisations sera alors calculée sur cette nouvelle base (Circ. Acoss 91 du 29-12-2008).
En cas de gratification facultative (stage de moins de 2 mois), la franchise s’applique-t-elle ?
Oui. La franchise s’applique à toutes les gratifications, même celles versées de manière facultative pour les stages inférieurs à 2 mois (Circ. Acoss 42 du 2-7-2015).
Que se passe-t-il en cas d’interruption du stage ?
En cas d’interruption du stage, l’entreprise effectue une régularisation de la gratification et de la franchise en fonction des heures effectuées (Circ. Acoss 2015-42 du 2-7-2015).
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La franchise s’applique-t-elle aux jours de congé ?
Oui. La franchise concerne également la gratification versée pour les jours de congé et d’autorisation d’absence pour grossesse, maternité et adoption et les autres jours d’absence éventuellement prévus par la convention de stage. En effet, ces jours sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage (Circ. Acoss 42 du 2-7-2015).
Le stage se déroule sur 2 années, comment calculer la franchise ?
Si le stage se déroule à cheval sur 2 années civiles, il faut tenir compte, à partir du 1er janvier, du nouveau plafond horaire de sécurité sociale (Circ. Acoss 42 du 2-7-2015).
Comment traiter les avantages en nature dans le calcul de la franchise ?
Les avantages en nature des stagiaires doivent être ajoutés à la gratification pour calculer la franchise. Par conséquent, si vous versez une gratification obligatoire (et donc égale au montant de la franchise), tous les avantages en nature viennent s’ajouter à cette gratification. Ils seront donc soumis entièrement à cotisations sociales (logement, matériel informatique, etc.).
En revanche, si la gratification est inférieure à la franchise, vous pourrez éventuellement bénéficier d’une exonération pour la partie qui n’excède pas la franchise (montant gratification + avantages en nature).
