Les études montrent que les recruteurs passent généralement moins d’une minute sur l’analyse d’un CV. Face à la simplification de l’envoi des candidatures et à la demande croissante de personnel, les professionnels du recrutement ont dû réfléchir à leur manière de travailler afin, notamment, de maximiser le traitement des candidatures. Comment optimiser le traitement et la sélection des candidatures reçues suite à la diffusion d’une offre d’emploi ?
Traiter efficacement les candidatures reçues
L’offre d’emploi est postée et vous avez réceptionné les premiers CV. Le moment est donc venu de passer à une première phase de traitement des candidatures.
Pour cela, appuyez-vous en premier lieu sur ce qui a été précédemment défini avec l’équipe de recrutement. Puis, dans un second temps, procédez à la lecture et à un premier tri des candidatures réceptionnées.
Définir clairement votre besoin en recrutement
Normalement établit avec l’équipe de recrutement, au moment de l’élaboration de la fiche de poste et en amont de la rédaction de l’annonce, le besoin et les attentes pour le poste doivent être clairement identifiées par le recruteur.
Au besoin, n’hésitez pas à faire un nouveau point avec l’équipe de recrutement avant de commencer le traitement des candidatures. En effet, la compréhension des attentes pour le poste à pourvoir est primordiale dans l’optimisation du processus de traitement.
Ainsi, vous aurez toutes les réponses quant aux attendus lors de la lecture des CV. Cela vous permettra surtout de ne pas commettre d’erreur d’appréciation au moment d’étudier une candidature potentiellement prometteuse.
Définissez le portait de votre profil idéal, votre « mouton à cinq pattes » puis, hiérarchisez les critères en fonction des attentes pour le recrutement en cours. Classez-les sous forme pyramidale afin d’observer rapidement le niveau de correspondance des CV reçus avec le poste à pourvoir.
Établir une procédure de traitement des CV
Afin de garantir l’égalité de traitement aux candidats, définissez clairement la procédure que vous allez mettre en place avant de commencer la lecture des CV reçus.
Procéder à une présélection rapide à réception des CV
Comme dans tout recrutement, vous allez probablement accuser réception de CV qui n’auront aucune cohérence par rapport à votre offre. L’envoi de CV ayant été largement simplifié pour les candidats, certains laissent à penser ne pas prendre connaissance de l’annonce avant de postuler.
Dans ce cas, vous pouvez dès réception écarter les CV qui sont à l’opposé de vos recherches et ainsi prioriser la lecture des candidatures cohérentes.
Quelques pistes de réflexion pour élaborer votre procédure de traitement de CV
Il y a autant de pratiques différentes qu’il y a de recruteurs. Certaines bonnes pratiques peuvent néanmoins vous permettre de simplifier le traitement des candidatures reçues.
Vous pouvez par exemple commencer par classer les CV en trois piles en fonction de la correspondance des profils reçus aux besoins définis pour le poste (par exemple des CV reçus les moins pertinents aux plus intéressants). Cela vous permettra de gagner du temps au moment des prises de contact et du retour à donner aux différents candidats. Gardez à l’esprit l’importance que chaque CV reçu, pertinent ou non, doit recevoir une réponse de votre part (positive ou négative).
Certains recruteurs optent pour la mise en place d’une grille de traitement des CV. Pour ce faire, listez les critères et les attentes en fonction du poste à pourvoir. Pour chaque lecture de CV, cochez les cases correspondantes.
Ainsi, le traitement des candidatures sera équitable et vous pourrez, en un simple coup d’œil, apprécier les points positifs et les manquements de chaque candidat par rapport au profil théorique idéal.
L’important lors du traitement des candidatures est de réussir à rester neutre et à se détacher de potentiels a priori (conscients ou inconscients) pouvant orienter votre sélection. En effet, un joli CV ne garantit pas la performance du candidat, surtout si le poste à pouvoir n’a aucun lien avec la production de visuels. La sensibilisation des membres de l’équipe de recrutement à la non-discrimination peut être intéressante à considérer.
Enfin, gardez à l’esprit que la réactivité dans le traitement des candidatures est un point extrêmement important à prendre en compte. Les meilleurs profils ne restent pas forcément disponibles très longtemps. Aussi, si un délai de plusieurs semaines s’écoule avant la prise de contact, il est possible que plusieurs des candidats ayant fait parvenir leurs CV ne soient plus disponibles.
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Optimiser la sélection des candidatures
Vous avez une idée précise de la manière dont vous souhaitez mener votre procédure de traitement de candidature en fonction de votre secteur d’activité, du volume de CV à traiter et de la manière dont vous souhaitez travailler.
Afin de continuer à optimiser votre processus de recrutement certains points sur le CV ainsi que les solutions numériques à votre portée sont à étudier.
Les points importants à analyser sur un CV
Les critères de sélection pour le poste sont définis avec l’équipe de recrutement, les candidatures sont réceptionnées et le premier tri est fait. Viens maintenant l’heure d’analyser les CV reçus.
Pour ce faire, reprenez votre grille d’analyse ou la liste établie avec l’équipe de recrutement et étudiez les informations suivantes :
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- Expériences professionnelles du candidat.
- Identification d’éventuels soft skills et mad skills à vérifier lors de l’entretien.
- La situation géographique du candidat (et potentiellement sa mobilité).
- La disponibilité du candidat : si le candidat est actuellement en poste et votre besoin est immédiat, cette candidature pourra être traitée, mais probablement pour un autre recrutement. C’est à vous de temporiser en fonction de la disponibilité du candidat et de votre besoin de personnel.
- L’orthographe et la grammaire.
Maintenant qu’une sélection a été effectuée et que vous avez identifié les candidats avec lesquels vous souhaitez entrer en contact, vient le moment du premier échange direct.
La pré-qualification téléphonique
Conseillée par un grand nombre de recruteurs, la pré-qualification téléphonique permet un premier échange avec les candidats dont le profil correspond au poste à pouvoir.
La pré-qualification téléphonique a pour but de vérifier l’intérêt du candidat pour le poste, sa disponibilité. Il permet éventuellement de convenir de la date d’un premier entretien afin de poursuivre le processus de recrutement. Cet échange doit durer une dizaine de minutes et n’a pas vocation à faire un point sur le parcours et les motivations du candidat.
Avant d’entamer les pré-qualifications téléphoniques, il est conseillé de fixer un nombre maximum de personnes à recevoir en entretien physique dans un premier temps. En effet, les candidats appelés répondent sur papier à vos attentes pour le poste. Il n’apparaît pas opportun de recevoir en entretien les 50 CV dont les profils semblent correspondre à vos critères. Vous pouvez par exemple dans un premier temps vous limiter aux 10 meilleurs CV identifiés pour le poste à pourvoir.
En fonction du volume de CV, il n’est pas toujours possible pour le recruteur de procéder manuellement au traitement de toutes les candidatures reçues. Ainsi, les ATS représentent la solution numérique à l’optimisation du tri des candidatures dans le processus de recrutement.
ATS : Solution numérique pour optimiser vos recrutements
L’ATS (Applicant Tracking System) est un outil de suivi et de gestion des candidatures à destination des professionnels du recrutement. Un ATS permet de centraliser vos annonces et leurs diffusions. Mais ce n’est pas tout puisqu’il permet aussi de centraliser la réception de vos candidatures.
Les logiciels de traitement proposent aux recruteurs de définir des filtres afin d’automatiser une partie du traitement des CV. Vous pouvez par exemple les paramétrer en fonction de mots-clés présents sur le CV, de compétences, d’années d’expériences ou encore de précédents employeurs.
Ainsi, vous n’aurez à étudier personnellement que les CV ayant passé ces premiers filtres.
Les ATS proposent d’aller encore plus loin dans l’automatisation de la présélection à travers l’envoi de réponses automatiques ou de tests à effectuer par les candidats.
Cette solution numérique permet également à tous les membres de l’équipe de recrutement d’avoir un regard sur l’avancée du processus. Cela permet donc de fluidifier le suivi et la suite du recrutement.
En bref, les différents logiciels ATS existants peuvent vous permettre d’automatiser une bonne partie de votre processus de sélection de candidatures et de vous accompagner jusqu’à la signature du contrat de travail.
Malgré toutes les astuces et les possibilités offertes, notamment grâce aux nouvelles technologies, les recruteurs ont à leur disposition bon nombre de solutions pour perfectionner et optimiser le traitement des candidatures.
À l’heure du numérique, il apparaît néanmoins primordial de garder à l’esprit l’importance de l’intervention humaine dans ce processus. À trop automatiser ou calibrer la sélection des candidats, le recruteur peut passer à côté d’un profil plus atypique qui aurait pu correspondre aux attentes de l’entreprise pour le poste.
Malgré ses manquements, rien ne peut donc remplacer le regard et l’analyse portée sur un CV par un professionnel du recrutement.
