Reprise des projets : 3 pratiques RH pour une rentrée réussie

Chaque année, dans de nombreuses entreprises, la rentrée donne lieu au même constat : les agendas se remplissent rapidement, les réunions reprennent leur rythme, les projets suspendus avant l’été réapparaissent et de nouvelles initiatives viennent même s’ajouter à la liste.

En quelques semaines, les équipes ont parfois le sentiment d’être déjà fatiguées à l’idée de devoir tout mener de front. Les priorités se multiplient, les sollicitations augmentent et chacun cherche à reprendre le fil de ses sujets.

Face à cette situation, la réponse consiste souvent à renforcer l’organisation : mieux planifier, mieux répartir les tâches ou optimiser les plannings.

Pourtant, l’embouteillage de septembre n’est pas toujours lié à un problème d’organisation.

Il résulte souvent d’un autre phénomène : l’accumulation progressive de projets considérés comme prioritaires, sans qu’un véritable travail de clarification ou d’arbitrage n’ait été réalisé.

Car lorsqu’un projet est important, la question n’est pas seulement de savoir comment le mener mais aussi de déterminer s’il doit être lancé maintenant, avec quelles ressources et au détriment de quelles autres priorités.

Avant de chercher à accélérer la reprise, il peut donc être utile de prendre un temps de recul collectif. Quelques heures consacrées à clarifier les priorités permettent parfois d’éviter plusieurs semaines de dispersion.

Dans cet article, nous verrons pourquoi l’embouteillage de septembre ne provient pas toujours du nombre de projets en cours et quelles pratiques peuvent aider les équipes à repartir sur des bases plus claires.

Pourquoi tout devient prioritaire à la rentrée ?

La plupart des équipes savent qu’il n’est pas possible de tout mener de front.

Pourtant, chaque rentrée donne souvent l’impression que tous les sujets redeviennent prioritaires au même moment.

Cette situation s’explique souvent par la manière dont les priorités se construisent au sein de l’entreprise.

Chaque projet répond à un besoin réel. Chaque équipe porte des enjeux légitimes. Chaque responsable souhaite faire avancer les sujets dont il a la charge.

Le problème apparaît lorsque ces priorités sont définies de façon indépendante les unes par rapport aux autres.

Un projet stratégique pour une direction peut venir s’ajouter à une transformation déjà en cours, à une réorganisation interne ou à des objectifs commerciaux particulièrement ambitieux. Pris séparément, chacun de ces sujets est pertinent mais collectivement, ils peuvent dépasser la capacité réelle des équipes.

À cela s’ajoute le fait que les projets sont rarement arrêtés de manière explicite. Ils sont reportés, ralentis ou mis en pause, mais continuent souvent d’exister en arrière-plan.

L’entreprise se retrouve ainsi avec un portefeuille de projets qui s’enrichit plus facilement qu’il ne s’allège.

Progressivement, les priorités s’accumulent davantage qu’elles ne sont réellement arbitrées.

Le défi de septembre consiste surtout à identifier les projets qui doivent réellement avancer maintenant, ceux qui peuvent attendre et ceux qui méritent peut-être d’être arrêtés.

Prendre un temps de recul avant de relancer la machine

La reprise des projets est aussi l’occasion de regarder l’ensemble des sujets qui mobiliseront les mêmes équipes, les mêmes compétences et les mêmes ressources dans les mois à venir.

Car lorsqu’un projet est examiné de façon isolée, il apparaît généralement pertinent et justifié.

C’est en les regardant dans leur ensemble que l’on peut mieux mesurer la capacité réelle de l’entreprise à les mener simultanément.

Pour les managers comme pour les RH, cette phase de clarification permet de disposer d’une vision plus globale des enjeux et d’anticiper d’éventuels points de tension avant qu’ils n’apparaissent dans le quotidien des équipes.

Certaines questions peuvent être utiles pour mener cette réflexion :

• Quels sont les objectifs prioritaires de l’entreprise pour les prochains mois ?
• Quels sont les projets qui contribueront le plus directement à l’atteinte de ces objectifs ?
• Les ressources nécessaires sont-elles réellement disponibles ?
• Quels sujets peuvent être décalés sans conséquence majeure ?
• Existe-t-il des projets dont les objectifs ont évolué depuis leur lancement ?
• Les priorités sont-elles partagées par l’ensemble des parties prenantes ?

Cette réflexion conduit parfois à un constat nécessaire, tous les projets ne pourront pas avancer au même rythme.

Prioriser ne consiste pas uniquement à choisir ce qui sera lancé ou poursuivi. Cela implique également d’identifier ce qui attendra quelques semaines ou quelques mois supplémentaires.

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Au-delà des réponses apportées, cet exercice permet surtout de rendre les arbitrages visibles.

Dans de nombreuses entreprises, les choix existent déjà. Ils restent simplement implicites. Les équipes les découvrent alors progressivement à travers les urgences, les retards ou les tensions sur la charge de travail.

Les rendre plus explicites dès la rentrée offre un cadre plus lisible et permet aux managers comme aux équipes de mieux comprendre les priorités qui guideront les prochains mois.

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Faire vivre les priorités dans la durée

Clarifier les priorités à la rentrée est, en effet, une première étape.

Mais encore faut-il que les arbitrages réalisés continuent à guider les décisions dans les semaines qui suivent.

Car de nouveaux sujets vont nécessairement apparaître : une demande urgente, un nouveau projet ou une évolution du contexte peuvent rapidement venir bousculer les choix effectués quelques semaines auparavant.

Pour éviter de recréer progressivement le même effet d’accumulation, certaines pratiques peuvent aider les RH et les managers à maintenir un cadre clair dans la durée.

Donner de la visibilité aux arbitrages

Une fois les priorités définies, les partager permet à chacun de comprendre les choix réalisés et les raisons qui les ont motivés.

Cette visibilité est d’autant plus importante lorsque certains projets ont été reportés ou ralentis.

Elle permet aux managers de disposer d’un cadre commun sur lequel s’appuyer lorsqu’ils doivent à leur tour arbitrer les demandes ou organiser l’activité de leurs équipes.

Réinterroger régulièrement les priorités

Les priorités définies à la rentrée peuvent évoluer.

Le contexte de l’entreprise change, de nouveaux enjeux peuvent apparaitre et certaines contraintes peuvent modifier les plans initialement prévus.

Il est donc important de prévoir des temps réguliers pour faire le point sur l’avancement des projets et ainsi ajuster les arbitrages lorsque cela devient nécessaire, sans attendre que les urgences ou les retards imposent ces décisions.

L’enjeu est aussi de conserver une certaine souplesse tout en évitant que chaque nouveau sujet ne vienne automatiquement s’ajouter aux précédents.

Maintenir une vision globale des projets

Lorsque chaque direction ou chaque service pilote ses projets de son côté, il est parfois difficile de mesurer leur impact cumulé sur les équipes et les ressources disponibles.

Les RH, par leur position transverse, peuvent contribuer à faire remonter certains points de tension mais aussi apporter une lecture complémentaire sur la capacité de l’entreprise à absorber simultanément plusieurs transformations : charge des équipes, évolutions organisationnelles en cours, recrutements, mobilité ou encore besoins en compétences.

Les managers disposent, quant à eux, d’une vision plus directe de la réalité opérationnelle et de la capacité de leurs équipes à absorber de nouveaux sujets.

Croiser ces différents regards permet ainsi de mieux identifier les risques de surcharge et d’éviter que plusieurs projets, pertinents individuellement, ne deviennent difficiles à mener lorsqu’ils sont lancés en simultané.

L’embouteillage de septembre n’est finalement pas une fatalité liée à la rentrée. Il révèle souvent une difficulté plus large à arbitrer entre des projets qui, pris individuellement, ont tous de bonnes raisons d’avancer.

Pour les RH comme pour les managers, l’enjeu consiste alors à créer régulièrement des espaces permettant de prendre du recul, de partager les priorités et d’assumer certains choix.

Car prioriser, c’est aussi accepter que tout ne puisse pas avancer au même moment.

Et parfois, décaler volontairement quelques projets permet surtout de donner à ceux qui comptent les moyens d’aboutir.

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