La dématérialisation des notes de frais offre des avantages indéniables : gain de temps, rapidité de remboursement, économies de papier et avantages environnementaux, etc.
L’arrêté du 22 mars 2017 généralise le recours à ce processus pour permettre aux entreprises de numériser les factures reçues au format papier.
Mais comment dématérialiser facilement ses notes de frais grâce à un logiciel RH open source ou non ? Quels sont les meilleurs logiciels de notes de frais et applications qui permettent de le faire en assurant la conformité légale des reçus digitaux ? Tour d’horizon.
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Vertical Expense
Vertical Expense est un logiciel de note de frais concus pour les besoins des moyennes et grandes entreprises. La solution RH permet de simplifier et automatiser le processus de remboursement des dépenses. Parmi ses avantages principaux, on trouve l’automatisation avancée qui permet aux utilisateurs de soumettre rapidement leurs frais via une interface intuitive.
Le logiciel est capable de scanner les reçus à l’aide de la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères), ce qui réduit les erreurs manuelles et accélère le traitement des remboursements.
Vertical Expense s’intègre facilement avec divers systèmes ERP et comptables, ce qui permet de mieux consolider les données financières. Les fonctionnalités de reporting offrent aux gestionnaires des données détaillées sur les dépenses, ce qui aide à mieux contrôler les coûts.
De plus, des mises à jours régulières du logiciel assurent la conformité avec les réglementations locales et internationales concernant la gestion des notes de frais et les obligations liées à la dématérialisation.
Le forfait Essentiel démarre à 3 euros 60 par utilisateur et par mois avec des fonctionnalités simplifiées. Pour plus de fonctionnalités, il faudra compter 4 euros 50 par utilisateur et par mois.
Wallester
Wallester est un logiciel de gestion des notes de frais conçu pour optimiser et simplifier le remboursement et la gestion des dépenses professionnelles. Il est facile d’utilisation et propose une interface utilisateur épurée qui permet une saisie rapide des dépenses. L’un des atouts clés du logiciel de note de frais est son application mobile, qui permet aux employés de soumettre leurs dépenses en temps réel, directement depuis leur smartphone.
Wallester Business propose également une solution pour l’émission de cartes de paiement, virtuelles ou physiques. Cette solution est accessible à toutes les entreprises situées dans l’Espace économique européen et au Royaume-Uni, avec une ouverture de compte totalement gratuite.
Wallester se différencie par sa plateforme API facile à utiliser, ainsi que par la disponibilité de ses applications pour iOs ou Android.
L’ouverture de compte chez Wallester se réalise en trois étapes simples et ne comporte pas de frais pour le rechargement en euros ni pour la maintenance des cartes. De plus, chaque utilisateur peut obtenir jusqu’à 300 cartes virtuelles gratuitement.
Le forfait PREMIUM, à 199 €/mois, offre des fonctions avancées, et jusqu’à 3 000 cartes virtuelles et des cartes physiques illimitées.
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Spendesk
Avec le logiciel de note de frais Spendesk, vous pouvez collecter automatisuement 98 % des reçus en moins de 2 jours ! Les collaborateurs ont accès à des moyens de paiement sécurisés et chaque personne qui réalise une dépense est identifiée. Parmi les fonctionnalités proposées par la plateforme, on note :
- l’émission de cartes virtuelles et physiques connectées au logiciel de note de frais ;
- le remboursement des salariés en quelques clics ;
- la digitalisation des justificatifs ;
- l’archivage à valuer probante des notes de frais ;
- la visibilité en temps réel des dépenses réalisées par les salariés.
De plus, Spendesk propose une application mobile ce qui permet aux collaborateurs comme aux gestionnaires de pouvoir accéder à la plateforme depuis leur smartphone, où qu’ils se trouvent.
Il faudra demander une démo sur le site de Spendesk pour avoir accès aux tarifs.
Mooncard
Mooncard est un logiciel de gestion des notes de frais présent en France, en Allemagne, en Belgique, en Espagne, en Italie et aux Pays-Bas. La solution RH est conçue pour le paiement, la gestion et le suivi de l’ensemble des dépenses des collaborateurs au sein d’une seule et même entreprise.
Il s’agit d’une solution SaaS de cartes de crédit des dépenses des collaborateurs. Le logiciel de note de frais se branche sur le logiciel comptable des entreprises clientes. Cela permet d’automatiser les dépenses ainsi que les notes de frais. Le système Mooncard identifie également la TVA récupérable, ce qui permet un gain de temps conséquent. Avec Mooncard, vous pouvez :
- personnaliser les autorisations de paiement ;
- digitaliser les justificatifs de paiement ;
- recupérer la TVA de manière simplifiée ;
- intégrer la solution RH à votre logiciel comptable.
Il faudra demander un devis auprès du service commercial pour avoir accès aux tarifs de Mooncard.
Jenji
Jenji est un logiciel de note de frais conçu pour tous les types d’entreprises. Il utilise l’intelligence artificielle pour gérer, traiter et analyser les notes de frais. Le logiciel propose aussi une application mobile pour permettre aux collaborateurs de rentrer facilement leurs justificatifs et leurs dépenses. Parmi les fonctionnalités principales de la solutions RH, on retrouve :
- la collecte des factures via photo sur Smartphone ;
- l’enregistrement automatique de la fiche de dépense et sa catégorisation ;
- l’export comptable ;
- le tableau de bord de suivi des dépenses avec des alertes possibles ;
- l’emission de cartes de paiement physiques ou virtuelles ;
- le calcul des frais kilométriques.
La solution Jenji propose trois offres :
- L’offre Plan solo à 0€ par mois, dédié aux indépendants ;
- Le Plan Team à 5€ H.T par utilisateurs actifs et par mois ;
- Le Plan Entreprise dont le coût sera personnalisé et déterminé en fonction de vos besoins et du volume d’utilisateur.
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Rydoo
Rydoo propose toutes les fonctionnalités attendues sur un logiciel de gestion des notes de frais :
- Une application mobile accessible à tous les collaborateurs ;
- Le scan des factures, avec traitement des montants et centralisation dématérialisée ;
- L’archivage des justificatifs avec valeur probante ;
- Le calcul des indemnités kilométriques avec Google Map ;
- Un circuit de validation des notes de frais ;
- Le remboursement automatique des salariés par simple clic ;
- L’emission de cartes physiques ou virtuelles pour les salariés ;
- Une intégration possible avec le logiciel comptable de l’entreprise.
Le forfait Essentials s’élève à 8 euros par mois et par collaborateur et le forfait pro à 10 euros par mois par collaborateur.
Onexpense
Onexpense est un logiciel de gestion de notes de frais qui se distingue par son automatisation poussée, simplifiant le traitement des remboursements et réduisant les erreurs. Il s’intègre facilement avec d’autres systèmes de gestion et de comptabilité, offrant une coordination améliorée à travers les divers départements.
L’interface utilisateur est intuitive, facilitant l’utilisation pour tous les salariés. L’application mobile permet la gestion des dépenses en déplacement et est idéale pour les équipes mobiles. Onexpense assure la conformité réglementaire et la sécurité des données de paiement, et fournit des rapports détaillés pour une meilleure analyse des dépenses.
Le premier forfait est accesible à partir de 2 euros 90 par utilisateur et par mois, mais pour avoir accès à l’archivage avec valeur probante, il faudra payer 4 euros 40 par utilisateur et par mois.
IZyfrais
Le logiciel de note de frais Izyfrais propose une application (Izyscan) pour scanner vos notes de frais à partir d’un téléphone mobile ou d’une tablette. Le notes de frais sont ensuite validées puis archivées en ligne.
Côté fonctionnalités, le logiciel se concentre sur la gestion des notes de frais et ne propose pas de cartes de paiement physiques ou virtuelles comme d’autres logiciels de note de frais tels que Mooncard ou Rydoo. C’est un logiciel idéal pour les indépendants et les petites entreprises qui n’ont pas besoin de fonctionnlités poussées.
Il faut compter 9 euros par mois, pour des utilisateurs et un nombre de notes de frais illimités.
Evoliz
Evoliz est un logiciel de facturation et de pré-comptabilité français, possédant la double certification NF 203 et NF 525. Il permet de générer des factures électroniques, contrôler ses dépenses et suivre ses flux bancaires.
Via une interface intuitive, le module de gestion des notes de frais aide les salariés à déclarer facilement leurs dépenses ou les frais kilométriques. Côté comptabilité, le responsable peut approuver ou refuser manuellement chaque fiche de remboursement, ou bien créer un flux d’approbation automatisé.
De nombreuses autres fonctionnalités sont disponibles sur ce logiciel de facturation complet, notamment :
- La gestion des clients et des fournisseurs ;
- Des outils pour enregistrer et suivre les dépenses de manière précise ;
- Des fonctionnalités complètes de gestion financière, y compris la gestion des comptes à payer et à recevoir ;
- La création et l’envoi de factures, y compris la gestion des factures récurrentes ;
- Le traitement des commandes d’achat ;.
- La gestion des reçus ;
- Des fonctionnalités de traitement des paiements en ligne ;
- Une gestion centralisée des contacts pour faciliter l’accès et la gestion des informations client et fournisseur.
Pour accéder aux fonctionnalités liées aux notes de frais, vous devez souscrire à l’offre à 31,50€ par mois.
Concur
SAP Concur Expense offre aux entreprises de toutes tailles et de tous niveaux une solution qui va bien au-delà de la dématérialisation des notes de frais grâce à un système de gestion des dépenses entièrement connecté englobant les déplacements, les notes de frais, et les factures des fournisseurs.
L’application est très intuitive et propose une interface mobile, avec possibilité de prendre en photo ses reçus. Sa fonctionnalité de suivi des dépenses permet de suivre rapidement et avec précision toutes les dépenses de l’entreprise et de les classer de manière appropriée.
Pour avoir accès aux tarifs du logiciel de note de frais Concur Expense, il faudra demander une démo ou un devis sur le site web de l’éditeur.
Ipaidthat
IPaidThat est un logiciel français de logiciel de pré-comptabilité utilisé par plus de 5000 clients et 1800 cabinets d’experts-comptables. Le logiciel de gestion des notes de frais automatise et fluidifie la collecte des factures, le paiement, la gestion de trésorerie et les notes de frais grâce à sa technologie OCR (reconnaissance optique de caractère).
Accessible sur mobile, la solution RH propose une partie comptabilité, une partie facturation, une partie note de frais et une partie suivi de trésorerie. Concernant le module de gestion des notes de frais, il vous suffit de scanner les reçus sur l’application mobiles, pour que ces derniers soit analysés, validés, puis archivés.Le logiciel vous permet de gérer les remboursements, les frais kilométriques et de centraliser toutes vos notes de frais.
Le Pack Essentiel (pour les indépendants et les petites entreprises) démarre à 59€HT/mois. Pour des fonctionnalités plus poussées adaptées aux PME et aux grandes entreprises, les packs Pro et Pro + s’affichent respectivement à 99 euros et 249 euros par mois.
Payhawk
Payhawk, une entreprise de logiciel de gestion de dépenses basée en Bulgarie, propose une plateforme robuste conçue pour rationaliser les tâches de dépenses des entreprises. Les fonctionnalités clés de Payhawk incluent l’émission de cartes de paiement, à la fois physiques et virtuelles, dans plusieurs devises, et l’automatisation des processus de gestion des dépenses tels que le rapport de dépenses, la gestion des factures et les remboursements.
La plateforme prend en charge des flux d’approbation avancés, opère en multicurrency et s’intègre sans problème avec les principaux systèmes ERP et de comptabilité comme QuickBooks, Xero et Exact Online.
Le tarif de Payhawk commence à 149 £ par mois pour leur plan Premium Cards, qui comprend des comptes bancaires dédiés, des cartes de crédit et de débit Visa, et des politiques de contrôle des dépenses avancées.
Ils offrent également un plan All-In-One Spend qui combine cartes, gestion des dépenses et comptes fournisseurs dans une seule plateforme pour 299 £ par mois. Pour les grandes entreprises ou les besoins plus complexes, Payhawk propose une Suite Entreprise, dont le tarif nécessite de demander un devis personnalisé.
Factorial
Le logiciel RH Factorial offre de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles, la gestion des notes de frais. Dès que vos dépenses sont enregistrées dans Factorial, elles sont automatiquement validées en cas de contrôle.
Une simplification administrative qui permet aux DAF, aux services RH et comptable de se consacrer pleinement à l’essentiel de leur activité professionnelle. Chaque fois que l’un de vos salariés effectue une dépense, le remboursement est automatisé.
Gros avantage du logiciel RH tout en un : grâce à la synchronisation entre les logiciel paie et rh, les dépenses sont automatiquement indiquées comme un supplément dans la fiche de paie.
Factorial est accessible dès 5 euros par mois et par utilisateur.
Pleo
Pleo est une société européenne d’origine danoise spécialisée dans les solutions de gestion de frais et dépenses pour les professionnels accompagnés d’une carte bancaire Mastercard. Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve :
- des cartes virtuelles mises à disposition ;
- la visualisation des dépenses en temps réel ;
- La gestion des frais kilométriques ;
- L’intégration avec des logiciels comptables connus (Sage, Quickbooks,…) ;
- La possibilité de récupérer la TVA étrangère avec Pleo Reclaim.
Pleo propose trois offres. le forfait Essential à 5€ , Pleo Pro à 10€ ou Pleo Premium (prix sur devis) par mois et par utilisateur.
Pourquoi digitaliser les notes de frais avec un logiciel ?
La digitalisation des notes de frais présente de nombreux avantages, du côté des salariés comme du côté de l’employeur. Côté salarié, elle permet de se faire rembourser en un clic après avoir scanné ou photographié ses notes de frais.
Côté entreprise, un logiciel de note de frais permet de faire gagner du temps aux gestionnaires RH, mais aussi d’éliminer la paperasse, ce qui représente un vrai gain en terme d’emprunte écologique de l’entreprise. De plus, l’archivage des reçus est automatisé et conservé plusieurs années avec valeur probante en cas de contrôle de l’URSAFF, ce qui permet d’éviter les erreurs et les litiges.
En définitive, les logiciels de note de frais présents sur le marché présentent tous des avantages indéniables en termes de gain de temps et d’argent, mais aussi en matière de sécurité des paiments et d’amélioration de l’expérience collaborateur. En effet, ce petit plus facilite la vie de vos salariés et optimise leur satisfaction au quotidien !
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