Depuis une dizaine d’année, le domaine de la formation professionnelle se dote d’exigences de plus en plus poussées afin d’en assurer (et d’en prouver) la qualité.
Régulièrement, les procédures évoluent. Les formateurs indépendants doivent suivre cette évolution s’ils souhaitent rester compétitifs en particulier par rapport aux grands groupes de formation.
Depuis 2015, les organismes de formations ont procédé à leur référencement Datadock. Mais ce dernier n’est plus valable depuis le 31 décembre 2021 (31 décembre 2020 initialement). Il est effectivement remplacé, et amélioré, par la certification Qualiopi. En effet, celle-ci va beaucoup plus loin en matière de qualité. Mais sa mise en place est parfois lourde pour un formateur indépendant.
Alors pourquoi cette certification Qualiopi ? Quelles différences avec Datadock et quels impacts pour le formateur indépendant ? Quid de l’audit Qualiopi ?
Quelles sont les solutions pour le formateur indépendant ? Comment se faire certifier ? Peut-il éviter cette démarche ?
Pourquoi Qualiopi ?
Depuis 2015, les organismes de formations doivent prouver leur niveau de qualité par le référencement Datadock. Mais certains financeurs ne le jugeaient pas suffisant. De plus, la qualité de la formation était également soumise à 53 labels et certifications différents, et donc autant de référentiels : e-Afaq Afnor, ISQ-OPQF…
Pour simplifier et aller plus loin dans les exigences qualité, la loi du 5 septembre 2018 a donc mis en place un référentiel unique aux multiples avantages. En effet, la certification Qualiopi est :
- Reconnue par tous les financeurs
- Délivrée par des organismes indépendants et neutres
- Applicables aux 4 actions de développement des compétences (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage)
- Applicable à l’ensemble des prestataires de formation : formateur indépendants et grands groupes
- Adaptée a la taille des structures (durée des audits, lieu, etc.)
Voyons quelles sont les différences avec Datadock et les impacts de Qualiopi pour un formateur indépendant.
Quelles différences avec Datadock ?
La certification Qualiopi est très différente de Datadock, tant au niveau de son principe, de ses modalités que de ses exigences.
| Certification Qualiopi | Référencement Datadock | |
| Type de procédure | Certification délivrée par un organisme certificateur, après un audit. | Démarche déclarative. Simple enregistrement et référencement. |
| Organisme controleur | Organismes privés et indépendants, accrédités, sans lien avec les financeurs. | Validation de l’enregistrement par les mêmes organismes que ceux qui financent les formations (GIE datadock = groupement OPCA). |
| Catégories des prestataires | 4 catégories : 3 catégories Datadock + centres d’apprentissages (CFA) | 3 catégories de prestataires de développement des compétences : organismes de formation, centres de bilans de compétences, structures d’accompagnement à la VAE. |
| Nombre de critères | 7 critères : 6 critères Datadock + environnement socio-économique, handicap et sous-traitance. | 6 critères : 1) Les objectifs des prestations, 2) Les modalités d’accueil, évaluation, accompagnement, suivi, 3) Les moyens pédagogiques et techniques , 4) La qualification des formateurs, 5) L’information des publics, 6) La satisfaction des clients et l’amélioration continue. |
| Nombre d’indicateurs | 32 indicateurs Liste des indicateurs (Décret 6 juin 2019). | 21 indicateurs |
| Numérotation des indicateurs | Numérotation simplifiée : indicateurs nommés de 1 à 32. | Indicateurs nommés selon le critère de rattachement: 1.2, 6.3, etc. Exemple : indicateur 1.2 = indicateur 2 du critère 1. |
| Mode de validation | Audit sur une journée, dans les locaux de l’organisme de formation. Transmission des documents mais également échange verbal avec le certificateur. | Dépôt de documents sur une plateforme en ligne. Il pouvait se faire au fur et à mesure, sur plusieurs semaines, le dernier envoi déclenchant la validation globale. |
| Preuves | Preuves indispensables. Les documents déclaratifs ne suffisent pas. | Documents spécifiques à transmettre par indicateur (descriptifs, attestation) mais sous une forme déclarative. Par exemple : attestation d’avoir une CVthèque mise à jour des formateurs. |
| Travail préparatoire | Mené par une personne ayant des responsabilités dans l’organisme de formation (dirigeant, responsable qualité ou pédagogique…) : vérification des pratiques qualité, qu’elles soient bien formalisées, partagées, prouvables…. Préparation sur 3 mois minimum. | Préparation souvent déléguée au personnel administratif (envoi d’attestation, de descriptifs…). Effectuée sur 3 semaines minimum. |
| Examen des dossiers | Auditeur effectue un échantillonnage aléatoire dans la liste des dossiers de formation. Il prend néanmoins en compte la date à partir de laquelle l’organisme estime que ses dossiers sont conformes. | Organisme de formation sélectionne lui-même les dossiers de formation répondant aux indicateurs demandés. |
| Coût pour l’organisme de formation | Payant | Gratuit |
| Délai de réponse | Immédiat. Le certificateur indique au fur et à mesure, pendant l’audit, les éléments conformes ou non. Certification officielle sous 15 à 30 jours. | Attente de 3 à 6 semaines après le dépôt des documents. |
| Durée de validité | 3 ans, renouvelable. Exceptionnellement, 4 ans pour les organismes certifiés en 2020. | Durée de validité au 31 décembre 2020, repoussée au 31 décembre 2021. |
Quels impacts pour un formateur indépendant ?
Les différences entre Datadock et Qualiopi sont donc majeures. Pour un formateur indépendant, deux principales problématiques se dessinent : le coût de l’audit et sa préparation, chronophage et complexe.
Le coût de la certification
La certification est délivrée par une structure privée, accréditée par le COFRAC. La rémunération de cet auditeur est à la charge de l’organisme de formation.
Les certificateurs fixent librement leur prix, il est donc intéressant d’effectuer plusieurs devis.
D’une manière générale, il faut compter de 950€ à 1400€ HT/jour, sachant qu’un audit de petite structure ne dépasse généralement pas une journée.
À ce coût, il faut éventuellement rajouter celui d’un éventuel accompagnement. Vous pouvez en effet vous faire aider et accompagner dans la préparation de l’audit.
2 types d’accompagnement existent
Les packs de documents à personnaliser
Certains experts en qualité formation ont créé des packs regroupant l’ensemble des documents nécessaires pour l’obtention de la certification Qualiopi. Ces packs comprennent généralement une checklist des actions à réaliser ainsi que les documents à personnaliser pour être en conformité le jour de l’audit.
Ces packs de documents personnalisables sont généralement dédiés aux acteurs de la formation qui n’ont pas les moyens de s’offrir un accompagnement sur mesure. Que ce soit pour les formateurs indépendants qui souhaitent être certifiés Qualiopi ou les organismes de formations, ces packs sont de très bonnes alternatives.
Le tarif de ces packs est généralement compris entre 300 et 400€ HT le pack. Ce à quoi la plupart des experts qui commercialisent ces packs proposent également une prestation de 2h d’accompagnement pour vérifier les documents préalablement personnalisés.
L’accompagnement sur mesure
Si vous avez plus de moyens et/ou que vous avez envie de consacrer votre énergie au développement de vos formations plutôt qu’à l’administratif que demande Qualiopi, il est également possible de se faire accompagner par un expert en qualité de la formation.
Dans ce cas, l’expert s’occupe généralement de faire un diagnostic de votre activité et s’occupe de produire l’ensemble des documents nécessaires pour que vous puissiez obtenir votre certification Qualiopi.
Pour une préparation à la certification, les tarifs vont de 80€ à 150€ HT/heure (comptez de 5h à 21h d’accompagnement). Il est également possible de réaliser un diagnostic préalable ou un “audit à blanc” pour 600 à 1200€ HT/jour
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La préparation de l’audit
L’audit demande une vraie préparation, plusieurs semaines voire plusieurs mois à l’avance. Cette préparation a donc également un coût pour le formateur indépendant qui n’est pas disponible pendant ce temps pour travailler avec ses clients ou prospecter.
De plus, outre le temps passé, cette phase peut être complexe. Elle nécessite organisation et rigueur ainsi qu’une bonne connaissance de la terminologie de la formation et de la qualité.
Un passage obligé pour bénéficier des financements
Malgré ces contraintes, la certification reste un passage obligé pour les formateurs indépendants qui souhaitent bénéficier des financement publics et mutualisés de la formation professionnelle.
Il s’agit en effet d’un dispositif gagnant/gagnant. L’organisme de formation s’engage sur un certain niveau de qualité. En contrepartie, ses clients pourront prétendre aux budgets de formation de Pôle Emploi, des OPCO, de la Région, des Agefiph…
Mais les démarches s’annoncent compliquées. En effet, l’un des objectifs sous-jacents de Qualiopi est également de diminuer le nombre de prestataire de formation en France, de près de 100 000 aujourd’hui à moins de 30 000. Les organismes de formation, et particulièrement les formateurs indépendants, ne bénéficieront donc pas tous de la certification Qualiopi.
Pour autant, celle ci reste facultative. Si vos clients paient vos prestations sur leurs fonds propres, nul besoin de se faire certifié.
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Quelles solutions pour un formateur indépendant ?
Le formateur indépendant a deux solutions : obtenir une certification Qualiopi ou sous-traiter pour un organisme déjà certifié.
Se faire certifier Qualiopi
Par qui ?
27 organismes sont accrédités pour délivrer la certification Qualiopi. Vous pouvez vous adresser à celui de votre choix, en fonction du prix, de la qualité du contact, de la proximité …
Quelques organismes certificateurs Qualiopi :
- Afnor certification
- Apave certification
- CAPCERT
- ISQ
- Label qualité système
- Qualibat
- SGC ICS
- etc.
Liste complète, régulièrement mise à jour, disponible sur le site du ministère du travail.
Où ?
L’audit se déroule dans vos locaux. Si vous n’en avez pas, vous pouvez choisir un lieu neutre (bureau loué, coworking) ou votre domicile. Attention toutefois à choisir un local sans lieu de passage et calme. La journée de l’audit est dense, il est important de ne pas être dérangé.
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Comment se déroule l’audit ?
En tant que formateur indépendant, vous êtes l’interlocuteur de l’auditeur. Vous devez donc être présent pendant toute la durée de l’audit.
Celui-ci commence par une réunion d’ouverture, pendant laquelle le certificateur vous présente le cadre de la mission et le déroulement de la journée. Vous serez ensuite invité à présenter votre structure et ses caractéristiques.
Ensuite, l’audit proprement dit commence. L’auditeur procède à l’échantillonnage de vos dossiers et vérifie la maitrise du système qualité, indicateur par indicateur. Il vous demandera des preuves au fur et à mesure. Par conséquent, assurez-vous d’avoir rapidement accès a vos documents et à vos mails.
Le temps de l’audit est limité. SI vous ne savez pas répondre ou n’avez pas d’éléments de preuve, l’auditeur conclura à la non-conformité de l’indicateur et passera au suivant.
À la fin de la journée, il vous présente sa synthèse de l’audit (conformité ou non) et les délais pour apporter d’éventuelles corrections.
Vous recevez ensuite la certification officielle sous 30 jours maximum.
Sous-traiter à un organisme de formation certifié
Comme nous l’avons déjà vu précédemment, la certification Qualiopi n’est pas obligatoire, en particulier si vos clients financent directement vos prestations.
C’est également le cas si vos clients sont eux-mêmes des organismes de formation certifiés. Par exemple si vous faites de la sous-traitance pour des actions de formation, de bilans de compétences, de VAE, etc.
Plus de la moitié des prestataires de formation fonctionnent ainsi (environ 50 000 sur les 93 000 prestataires de France en Janvier 2021)
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