L’achat de formations, les quatre obstacles qui le mettent en péril … et leurs solutions !

Si vous êtes concernés par le sujet, vous le savez bien : l’achat de formations ne ressemble pas aux autres formes d’achats.

En effet, pour bien choisir son prestataire il faut établir un certain nombre de critères spécifiques. Ce qui implique de connaître le métier de celui-ci. De plus, l’analyse de la réponse se situe au croisement de plusieurs logiques hétérogènes et complémentaires : financière, pédagogique, stratégique … Et au bout de la chaîne, c’est la qualité de la formation qui est en jeu.

C’est pourquoi ce sujet mérite bien un article !

Je vous propose d’aborder le sujet en analysant les 4 écueils les plus fréquents liés à l’achat de formations. Bien entendu, je vous expliquerai la raison de chaque écueil et vous proposerai des pistes correctives.

Avant de commencer : le postulat fondamental lié à l’achat de formations

Dans un précédent article, je vous parlais de l’importance de rédiger un bon cahier des charges de la demande.

En effet, cet outil de formalisation du besoin est le point de départ d’une longue chaîne d’opérations, au bout de laquelle vous trouverez (ou pas) la réponse aux besoins de vos collaborateurs.

Il n’y a donc pas de secrets de ce côté-là : si vous souhaitez que le prestataire apporte la bonne réponse, il faut lui poser la bonne question.

Autrement dit : un bon cahier des charges de la demande appelle de bonnes réponses formatives. A contrario, un cahier des charges de qualité moyenne … Je vous laisse terminer mon propos.

Voyons donc les défauts dans les réponses de votre prestataire pour remonter aux défauts du cahier des charges du commanditaire.

Premier écueil : je reçois des réponses “clones”.

Commençons par la situation la plus fréquente. J’ai construit mon cahier des charges et je me suis efforcé de le détailler. Ensuite, je l’ai transmis à plusieurs candidats, car je recherche une diversité de propositions.

Mais voilà, à la réception de celles-ci, quelle déception ! Toutes les réponses se ressemblent. Les candidats n’apportent pas de valeur ajoutée et, cerise sur le gâteau : impossible de les départager !

Alors que se passe-t-il ? Comment éviter cette situation à l’avenir ?

Pour trouver la réponse, il suffit de revenir au postulat fondamental : une bonne question apporte de bonnes réponses. Et entre autres, une bonne question est une vraie question !

Autrement dit, si je fais les questions et les réponses, mes candidats n’auront plus rien à apporter. Se joue ici la question de la répartition des rôles dans un projet de formation.

Respecter le rôle du prestataire et lui faire confiance

En effet il y a parfois confusion sur qui fait quoi, qui définit quoi ? Or, en principe et sauf cas particuliers :

• Dans un cahier des charges de la demande, le commanditaire détaille les éléments relatifs à l’ingénierie de formation. En particulier : la description du besoin et de la problématique, mais aussi l’objectif général de la formation. Aussi, l’organisation globale de la formation et sa place dans un dispositif le cas échéant.
• Dans un cahier des charges de la réponse, un prestataire de formation détaille l’ingénierie pédagogique. C’est-à-dire qu’à partir de l’objectif général de la formation, son expertise du sujet lui permettra de vous proposer un itinéraire pédagogique avec des étapes, des activités pédagogiques et un contenu.

Cette distinction étant faite, vous pouvez comprendre aisément que si le cahier des charges de la demande détaille l’ingénierie pédagogique, toutes les réponses se ressembleront.

Eh oui, si le client demande un jeu de rôle, le prestataire propose un jeu de rôle, logique. Même si, en ayant eu plus de liberté, il aurait proposé une activité pédagogique différente.

Le paradoxe dans tout cela, c’est que je rencontre souvent des responsables de formation qui se disent dans l’inconfort de détailler des programmes sur des sujets qu’ils ne maîtrisent pas ! Logique aussi !

Donc c’est tout simple, il faut arrêter de détailler ce qui est du ressort du prestataire. En revanche, n’hésitez pas à détailler ce qui est de votre ressort pour alimenter au maximum sa réflexion pédagogique.

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Deuxième écueil : le besoin n’est pas compris

Cet écueil rejoint le précédent. Pour que les prestataires potentiels comprennent bien le besoin, je vous conseille de concentrer vos efforts sur la description de votre structure et de votre besoin.

Voici quelques pistes pour aider vos prestataires à vous aider :

• Évitez les présentations générales (le copier-coller de la page “qui sommes-nous ?” de votre site Internet n’est pas utile). Présentez plutôt votre organisation avec le prisme de la problématique concernée par votre demande. Détaillez le service ou la direction impactée (son fonctionnement, le réseau d’acteurs …)
• Communiquez des éléments relatifs aux éventuels recueils du besoin réalisés
• Donnez à vos prestataires des éléments relatifs au projet global dans lequel s’inscrit la formation (plan d’action, planning général).
• Soignez la formulation de vos objectifs (stratégiques, opérationnels, général de formation).
• Décrivez de façon détaillée le public de la formation (compétences déjà maîtrisées, difficultés rencontrées, adhésion au projet, habitudes apprenantes …)
• Réalisez un récapitulatif des prestations demandées, avec les livrables et les réunions éventuelles souhaitées.

Troisième écueil : les propositions sont trop générales

J’ai l’impression que les propositions reçues ne sont pas totalement adaptées aux besoins de ma structure …

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La raison se trouve certainement dans l’une des hypothèses suivantes.

J’ai transmis ma demande à des organismes généralistes

Il existe sur le marché deux types d’organismes de formation : des généralistes et des spécialistes. Les généralistes sont généralement “plus gros”. Ils ont une grande capacité de recrutement et d’organisation et un catalogue étendu. En revanche, ils ont une offre standardisée en un contenu plus général (qui peut s’adapter à un public large).

Quant aux spécialistes, ils sont plutôt axés sur une offre sur mesure. La rareté de l’expertise du spécialiste détermine les tarifs et limite les disponibilités des intervenants.

Généralistes ou spécialistes : à qui s’adresser ? Cela dépend de votre besoin, il n’y a pas de bonne réponse dans l’absolu. À vous donc de savoir si votre besoin peut être satisfait par un spécialiste ou par un généraliste.

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Je n’ai pas (suffisamment) décrit mes spécificités et mes besoins

Retour aux solutions proposées pour le deuxième écueil. L’analyse stratégique du besoin est, encore une fois, le meilleur moyen de sécuriser un projet de formation.

J’ai défini un budget qui ne permet pas de réaliser une action sur mesure.

Pour bien formaliser un cahier des charges, il est en effet important de connaître la logique du prestataire.

Le sur mesure n’est pas toujours nécessaire. Néanmoins, lorsqu’il l’est, le budget doit être conforme à la prestation demandée. En effet, les temps de conception du prestataire sont bien plus importants dans ce cas de figure. Or, si je demande à la fois du sur mesure et du pas cher, mon prestataire n’aura d’autres choix que de limiter le temps de conception.

Cette situation fait donc appel à la notion de critères de sélection du prestataire. Attention au réalisme et à la cohérence de ces différents critères !

Les candidats n’ont pas assez de temps pour répondre

Plus la demande est spécifique, plus il faut du temps pour y répondre. Ainsi, des délais de réponse trop courts pousseront les candidats à “recycler” leurs propositions, voire à renoncer à leur participation.

La question des délais est un autre sujet brûlant dans le domaine de la formation. L’urgence est très souvent invoquée. Et cela est bien dommage, car elle est très préjudiciable pour la suite de la prestation.

Quatrième écueil : c’est trop cher !

Parfois la mauvaise surprise arrive au moment du devis. Il faut distinguer ici deux cas de figure.

Premier cas : un candidat est plus cher que les autres. Pas de problèmes particuliers dans le processus d’achat : cela peut être lié à plusieurs facteurs dépendant de l’offre de ce candidat (gros OF avec des frais de structure importants, qualité supérieure de l’offre, politique tarifaire particulière, services supplémentaires proposés …).

Cependant il existe un deuxième cas de figure. Celui où plusieurs candidats (voire tous les candidats) sont au-dessus du budget. Là aussi, la clé de lecture est logique : s’il n’y en a qu’un, c’est lui ; s’il y en a plusieurs, c’est vous.

Dans ce deuxième cas donc il convient de vérifier que les prestations demandées ne soient pas disproportionnées par rapport au besoin.

Par exemple, si je souhaite des formations de deux jours sur la découverte d’un logiciel de traitement de texte, pas la peine de demander des réunions préparatoires, une ingénierie sur mesure, un bilan écrit.

En effet, toutes ces prestations font monter la note, et ce même si le devis ne les détaille pas. Bien que la pratique la plus courante soit d’inclure ces postes dans la journée/consultant, tout travail mérite salaire et ces prestations sont bel et bien chiffrées.

Pour éviter cet écueil la solution est donc de ne demander que ce dont on a besoin. En formation, la logique du “qui peut le plus, peut le moins” et à éviter à tout prix !

En conclusion …

Nous avons abordé les quatre écueils les plus fréquents liés à l’achat de formations. Il en existe d’autres bien évidemment ! Et bien sûr, dans certains cas cela n’est pas lié à l’expression du besoin, ni à sa formalisation dans le cahier des charges.

Pour savoir s’il convient de réinterroger votre pratique, je vous propose donc d’appliquer la règle statistique. Si vous constatez un problème récurrent et identique dans les réponses de différents prestataires, alors cet article vous sera bien utile.

Dans tous les cas, le processus d’achat gagne en efficacité lorsqu’il est abordé comme un dialogue avec les candidats ou le futur prestataire.

Le vieil adage du “qui peut le plus peut le moins” ne s’applique pas dans le domaine de la formation : le besoin mérite d’être ciblé et précisément défini.

Et dans l’absolu, il est toujours bon de garder en tête le mantra :”À bonne question, bonne réponse !”