Comment choisir un logiciel ATS ? Quels critères ?

Dans un marché de l’emploi en pleine transformation, la digitalisation des recrutements n’est plus une option, mais une nécessité.

En 2024, près de 57 % des entreprises déclarent que la gestion optimisée des candidatures est leur priorité, selon une étude récente. Les ATS (pour Applicant Tracking System) s’imposent comme des outils essentiels pour répondre à cet impératif, transformant chaque étape du processus de recrutement en un levier d’efficacité et de qualité.

Ces systèmes ne se limitent pas à trier des CV. Ils permettent de centraliser les informations, d’automatiser les tâches répétitives et d’offrir une expérience fluide pour les recruteurs comme pour les candidats.

Par exemple, grâce à la multi-diffusion des annonces, un ATS peut réduire de 30 % le temps consacré à la publication sur différents jobboards. De tels gains d’efficacité s’accompagnent d’une meilleure expérience candidat, un point clé dans un contexte où 46 % des talents renoncent à postuler si les offres sont peu claires ou mal diffusées.

Mais pourquoi un ATS est-il si essentiel pour les entreprises modernes ? Outre ses avantages opérationnels, cet outil aide à améliorer la qualité des embauches et à renforcer la marque employeur, un atout stratégique dans un environnement où 55 % des salariés envisagent un changement d’emploi pour de meilleures opportunités.

Cet article vous présentera en détail ce qu’est un ATS, pourquoi il est indispensable et comment choisir la solution adaptée à vos besoins. Nous aborderons les gains en productivité pour les équipes RH, les avantages pour les candidats et les critères clés pour sélectionner un logiciel de recrutement performant, tels que la facilité d’intégration avec d’autres outils RH ou la conformité aux normes en matière de données.

Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, découvrez pourquoi et comment un ATS peut transformer vos recrutements en 2024.

Qu’est-ce qu’un ATS ? Définition !

Un Applicant Tracking System est un logiciel RH conçu pour aider les entreprises à gérer l’ensemble du processus de recrutement, depuis la publication d’une offre d’emploi jusqu’à l’embauche.

En automatisant et en structurant le tri des candidatures, un logiciel de recrutement permet aux recruteurs de se concentrer sur l’évaluation des candidats et d’améliorer la qualité de leur sélection.

Définition d’un ATS

L’ATS collecte et centralise les candidatures en un seul endroit, souvent relié au site carrière de l’entreprise.

Il permet aux recruteurs de filtrer, classer et analyser les candidatures en fonction de critères prédéfinis, tels que les compétences, l’expérience ou la localisation géographique du candidat.

De plus, il inclut généralement des fonctionnalités pour communiquer avec les candidats, planifier des entretiens et conserver un historique de chaque profil.

Définition par l’exemple

Imaginons une entreprise de services comptant 200 employés qui reçoit une centaine de candidatures pour chaque poste ouvert.

Un ATS, comme le logiciel de recrutement de Kelio, peut aider les recruteurs à repérer rapidement les candidats ayant des compétences spécifiques, comme la maîtrise d’un logiciel comptable particulier, en automatisant le tri des CV.

En quelques clics, la personne en charge du recrutement obtient une liste de candidats qualifiés sans avoir à parcourir des dizaines de CV manuellement.

Pourquoi un ATS est-il essentiel pour une entreprise ?

Dans un contexte où la guerre des talents fait rage, les recruteurs doivent trouver des moyens de se démarquer et de recruter les meilleurs profils le plus efficacement possible.

Un ATS répond justement à ces enjeux en permettant d’accélérer les processus et de gagner en précision, ce qui contribue directement à l’expérience candidat et à la performance de l’équipe de recrutement.

Faisons un point sur les principaux avantages d’utiliser un logiciel de recrutement. Pour chaque point, nous livrerons un exemple concret pour illustrer plus facilement le propos.

Gains de temps et d’efficacité pour l’équipe RH

Un ATS permet généralement de réduire considérablement le temps consacré aux tâches administratives, en particulier le tri des candidatures mais également la prise de rendez-vous.

Grâce à cela, les recruteurs peuvent ainsi consacrer plus de temps à l’évaluation qualitative des candidats et à l’interaction humaine, tout en ayant accès à des outils d’analyse et de reporting qui les aident à optimiser leurs stratégies de recrutement.

Exemple de mise en situation

Prenons une entreprise dans le secteur de la vente au détail doit recruter massivement pour faire face aux périodes de haute activité (comme les fêtes de fin d’année).

En utilisant un ATS, les recruteurs peuvent trier efficacement des milliers de candidatures, cibler les candidats ayant une expérience en service client, et envoyer des invitations à des entretiens, via l’envoi d’emails pré-configurés, sans perdre de temps.

Cela permet de recruter plus rapidement et de réduire les coûts liés au recrutement.

Meilleure expérience pour les candidats

Offrir une excellente expérience candidat est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises. À une époque où la réputation employeur joue un rôle clé dans l’attractivité des talents, un processus de recrutement fluide, rapide et respectueux peut faire la différence.

Une bonne expérience commence par une communication claire et régulière. Les candidats apprécient d’être informés à chaque étape, de la réception de leur candidature à la décision finale. L’utilisation d’un ATS permet justement d’automatiser ces interactions et de personnaliser les messages, renforçant ainsi la transparence et la satisfaction.

La rapidité est également essentielle. En effet, les délais courts pour planifier les entretiens ou donner des réponses montrent que l’entreprise valorise le temps des candidats. De plus, des outils conviviaux, comme des portails en ligne pour suivre l’évolution de leur candidature, simplifient leurs démarches.

Enfin, un processus respectueux, même en cas de refus, laisse une impression positive. Cela inclut des retours constructifs et un ton bienveillant. Une expérience candidat réussie ne se limite pas à recruter : elle améliore l’image de marque employeur et attire les meilleurs talents sur le long terme.

Exemple de mise en situation

Prenons une entreprise de conseil qui souhaite attirer des profils qualifiés, souvent sollicités. Grâce à un ATS, elle peut automatiser les messages de suivi, fournir aux candidats des retours personnalisés à chaque étape et même proposer des formulaires d’auto-évaluation pour mieux orienter les recruteurs.

Résultat ? Une meilleure rétention des candidats qualifiés et une réduction des risques de désengagement en cours de processus.

Optimisation du processus de sélection et amélioration de la qualité de l’embauche

L’optimisation du processus de sélection repose sur la réduction des délais d’embauche grâce à l’automatisation des tâches répétitives telles que le tri des CV et la planification des entretiens.

La centralisation des données améliore la transparence et la collaboration entre les parties prenantes. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur des missions stratégiques, garantissant une expérience fluide pour les candidats.

L’amélioration de la qualité de l’embauche s’appuie sur des outils permettant d’évaluer objectivement les compétences, limitant les biais subjectifs. Les entreprises peuvent ainsi mieux aligner les profils recrutés sur leurs besoins réels.

De plus, l’accès à un vivier de talents qualifiés garantit une réactivité pour les recrutements futurs.

Exemple en situation

Une entreprise de santé peut utiliser un ATS pour identifier les meilleurs profils de personnel médical.

En analysant les performances des recrues précédentes, elle peut ajuster les critères de sélection et le processus de recrutement pour attirer des candidats ayant les qualités humaines et techniques requises, ce qui contribue à un recrutement durable et à une meilleure performance globale.

Les critères à prendre en compte pour choisir un ATS

Pour choisir un ATS parfaitement adapté à son besoin, il est essentiel de comparer les différentes solutions d’ATS selon certains critères clés.

Chaque critère représente un aspect de l’outil qui influencera son efficacité et sa capacité à répondre aux besoins de l’entreprise.

Facilité d’utilisation et expérience utilisateur

Un ATS, aussi puissant soit-il, doit être simple d’utilisation pour encourager son adoption par les recruteurs et managers.

En effet, une interface intuitive et bien conçue facilitera la prise en main et la mise en place des processus de recrutement, en évitant les pertes de temps liées aux fonctionnalités trop complexes.

Gardez le en tête, le meilleur ATS est celui qui est adopté rapidement par les opérationnels chargés des recrutements.

Fonctionnalités de filtrage et tri automatisé des candidatures

Le second critère à prendre en compte dans votre choix: l’efficacité de ATS sur le trie des candidatures.

En effet, en utilisant des critères comme les mots-clés, les compétences ou l’expérience, un ATS permet de réduire le volume de CV à examiner et d’optimiser le temps passé sur chaque candidature.

Le recruteur peut ainsi consacrer plus temps à chaque CV qui lui sera proposé par l’ATS et contacter uniquement les profils les plus intéressants.

Intégration avec d’autres systèmes RH

Un ATS intégré dans un SIRH centralise les données sur les employés et les candidats. Cela évite les doublons et garantit une transmission fluide des informations entre le recrutement, la paie, la gestion des compétences ou encore la formation.

L’intégration offre également une meilleure visibilité pour les managers et les recruteurs. Grâce à des tableaux de bord unifiés, ils peuvent suivre en temps réel les étapes du recrutement et anticiper les besoins futurs en ressources.

Enfin, elle garantit une meilleure conformité, notamment avec des réglementations comme le RGPD, en assurant une gestion sécurisée et transparente des données personnelles.

Une intégration réussie transforme l’ATS en une pièce maîtresse de l’écosystème RH, renforçant l’efficacité et la cohérence des processus.

Sécurité des données et conformité aux réglementations

La gestion des données personnelles dans le cadre du recrutement impose aux entreprises de respecter des règles strictes, notamment en matière de RGPD en Europe.

Un ATS doit garantir la protection des données personnelles des candidats, ainsi que des options de consentement et de suppression des données.

Capacité d’évolution et mises à jour régulières

Les besoins d’une entreprise peuvent évoluer, tout comme les technologies.

Choisir un ATS qui propose régulièrement des mises à jour et qui suit les dernières innovations en matière de recrutement est essentiel pour garantir un investissement durable.

Personnalisation et flexibilité du logiciel

Chaque organisation ayant ses propres processus de recrutement, un logiciel adaptable permet de s’aligner sur ses particularités et de gagner en efficacité.

La personnalisation commence par l’ajout de champs spécifiques dans les formulaires, permettant de collecter les informations les plus pertinentes pour chaque poste ou secteur. Les flux de travail peuvent également être configurés en fonction des étapes clés du processus de recrutement, offrant une solution sur-mesure adaptée à des secteurs variés comme l’IT, la santé ou l’industrie.

La flexibilité du logiciel se traduit aussi par sa capacité à évoluer avec les besoins de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’intégrer de nouveaux modules (tests de compétences, gestion des talents) ou de s’adapter à une hausse du volume de recrutement, un ATS flexible garantit une solution durable.

Enfin, les options multilingues ou la prise en charge de plusieurs devises renforcent son adaptabilité pour les entreprises internationales. En offrant une personnalisation poussée et une grande flexibilité, l’ATS devient un outil stratégique, capable de s’adapter aux exigences uniques de chaque organisation.