4 étapes clés pour réussir sa conduite de projet en formation

Vous venez d’intégrer un service formation et vous êtes chargé(e) de la conduite d’un projet de formation. Des projets, vous en avez déjà vu. Mais voilà, un projet de formation présente quelques spécificités …

Dans cet article, je vous propose de faire le point sur cette pratique particulière qui peut se structurer en quatre grandes étapes : l’analyse stratégique, la définition d’une architecture pédagogique, la mise en œuvre et l’évaluation du dispositif.

Afin de traiter le sujet de façon synthétique, je vais me baser sur un projet de formation aboutissant à la création d’un dispositif simple (une ou plusieurs actions de formation). Bien entendu, il existe des projets de formation plus complexes qui mériteraient d’autres développements (digital learning, plan de développement des compétences …)

Le point de départ : une commande, plus ou moins explicitée …

Qui dit projet, dit commande. Qu’elle soit formalisée ou chuchotée dans le couloir, détaillée ou sommaire, claire ou obscure … Il est toujours important de la comprendre, de la travailler, de se l’approprier.

En effet, dans un projet de formation, chacun joue un rôle bien précis. Or votre commanditaire est l’acteur le plus compétent pour définir la finalité du projet.

La finalité, c’est la transformation souhaitée. Quel changement veut-on constater dans l’organisation ?

Autre élément essentiel à saisir, le fait déclencheur, autrement appelé facteur inducteur. Quelle situation a fait émerger cette commande ? Il peut s’agir d’un investissement, d’un dysfonctionnement, d’un nouveau service, d’une actualité juridique …

Pour que le dispositif de formation soit efficace au bout de la chaîne, il est essentiel de le rattacher au cadre plus global du projet de l’organisation. N’oublions pas que la formation est un moyen de favoriser ce changement : il faut qu’elle soit donc parfaitement alignée à celui-ci.

Première étape : du recueil du besoin à l’analyse stratégique

Vous voilà prêt(e) à analyser cette commande. Souvent oubliée ou réduite par manque de temps, l’analyse stratégique est pourtant l’étape la plus importante de vos projets de formation.

En effet, non seulement elle légitime toute la démarche (et ceux qui la portent !), mais elle est la meilleure garantie d’une formation efficace. C’est bien parce que vous passerez du temps sur l’analyse stratégique que vous n’en perdrez pas au moment de l’exécution !

Projets surdimensionnés, effectifs trop importants à former, planifications complexes, manque de propositions d’intervention … Autant d’incidents liés à une analyse stratégique non aboutie.

Mais alors me direz-vous, que faut-il faire lors de cette étape essentielle ?

“Extraire” le besoin à partir de la commande

Faites-vous la différence entre commande et demande ?

Lorsque le commanditaire exprime la commande, il le fait de son point de vue. Or le commanditaire a une vision précise du changement qu’il souhaite constater dans son organisation. Ce n’est pas pour autant qu’il sait définir le besoin en compétences des personnes qui porteront ce changement.

Parfois, le commanditaire vous sollicitera en vous commandant une solution déjà identifiée (“il faudrait monter une formation sur tel sujet”). Charge à vous, service formation, de vérifier que cette commande soit en cohérence avec la demande réelle.

Pour cela, à partir de la commande, nous allons retracer la chaîne des objectifs du projet. Ce sont les différents niveaux d’objectifs qui permettent de structurer votre projet de formation. Or différents acteurs sont compétents pour différents objectifs.

C’est donc le moment de travailler avec les autres !

• Le commanditaire vous apporte la finalité du projet global (le changement souhaité)
• Les encadrants vous aideront à identifier le ou les objectifs généraux de votre dispositif (les compétences utiles pour favoriser ce changement)
• Les prestataires et les experts métier pourront définir (dans un deuxième temps) les objectifs pédagogiques intermédiaires (les étapes du ou des déroulés pédagogiques)

Une fois ce travail réalisé, vous saurez exactement quel est le rôle de la formation dans le projet. Cela vous permettra également d’avoir une vision claire de la problématique et du contexte de la demande.

Définissez le public visé … ainsi que son environnement humain

Tout bon projet est co-construit. Tout bon projet de formation est co-construit avec le public auquel il est destiné.

Le profil du public

Pour ce faire, il faudra procéder avant tout à un recueil du besoin, qui peut prendre différentes formes en fonction du contexte : questionnaire, réunion, entretien, analyse documentaire, observation directe … Au passage, il est intéressant de souligner que ce recueil peut intervenir par vagues successives au cours de l’analyse stratégique du projet. Il ne se situe pas forcément au début !

En effet, au fur et à mesure que le projet avance, vous pouvez réaliser que vous manquez de certains éléments et compléter votre analyse en conséquence.

Le public potentiel sera ainsi interrogé, décrit, analysé du point de vue de ses compétences, des métiers, des formations déjà suivies. Mais aussi, de sa réalité professionnelle : difficultés rencontrées sur le terrain, organisation du travail … Sans oublier les habitudes apprenantes bien sûr. C’est grâce à ces dernières que vous construirez un dispositif adapté !

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Le réseau

Nous n’en avons pas tout à fait terminé avec le public. En effet, celui-ci ne travaille pas en vase clos. Il est intéressant de définir le réseau d’acteurs autour des participants (collègues, hiérarchie, clients ou usagers, services partenaires, interlocuteurs extérieurs).

En effet, tout acteur de ce réseau a un rôle plus ou moins important dans la réussite du projet. Par exemple, un encadrant peut favoriser ou freiner le transfert des acquis sur le terrain. L’identifier revient à sécuriser le projet avec des actions de communication préventives.

Cette analyse du réseau inclura également les autres acteurs chargés de réaliser certaines actions liées à la réalisation du projet (service acheteur, prestataire, commanditaire …).

Vous avez terminé l’analyse stratégique du projet. Il s’agit de l’étape la plus longue pour le service formation. À la suite de celle-ci, vous disposez de tous les éléments importants pour définir votre dispositif de formation. Le cas échéant, vous pourrez partager ces éléments avec un ou plusieurs prestataires internes ou externes.

Deuxième étape : la définition de l’architecture de votre dispositif, et sa formalisation

À partir de cette étape, vous avez la possibilité d’externaliser une partie de votre projet.

Définissez le parcours pédagogique

En tant que service formation, je vous conseille néanmoins de définir toujours le parcours pédagogique lié à votre dispositif. Il s’agit d’en déterminer l’expérience apprenante, de l’inscription à l’évaluation.

• L’inscription : comment va-t-elle se dérouler ?
• Les éventuelles actions préparatoires : test de niveau, classe inversée …
• Les préconisations pédagogiques : méthodes pédagogiques particulières, formation distancielle, présentielle, hybride …
• Le suivi de la formation et du transfert des acquis.
• L’évaluation.

Bien entendu, ces éléments sont à déterminer à partir de l’analyse stratégique réalisée lors de la première étape.

Choisissez vos outils de planification et de pilotage

En fonction des enjeux et de l’envergure du projet, il vous faut à présent choisir un ou plusieurs outils de planification et de pilotage. Voici quelques exemples :

• Un diagramme de Gantt.
• Un plan de travail.
• Un plan de communication.
• Un plan de prévention des risques (absentéisme, adhésion, transfert …).
• Un plan de masse reprenant la structure globale de votre dispositif.
• …

Dans tous les cas, ces outils doivent être partagés. De plus, il est essentiel de les faire vivre, en les mettant à jour régulièrement et en favorisant l’appropriation de tous les acteurs impliqués dans le projet.

Troisième étape : de l’achat à la mise en œuvre

Il est temps de définir les achats éventuels à réaliser. Allez-vous faire appel à un prestataire ? De quel type de prestations avez-vous besoin (aide à la définition du besoin, achat de formation standard, ingénierie pédagogique, accompagnement …) ?

En fonction de votre projet, il sera plus ou moins opportun de faire appel à un prestataire extérieur.

Cependant, parfois votre besoin sera tellement spécifique que c’est auprès de vos collaborateurs que vous trouverez les meilleures réponses formatives. Dans ce cadre, la formation interne est tout à fait envisageable.

Aussi, certains partenariats et financements particuliers sont également à réfléchir à cette étape du projet.

Bien entendu, le ou (les) cahier(s) des charges sera votre outil de prédilection dans la réalisation de cette phase.

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Quatrième étape : l’évaluation

Chronologiquement réalisée à la fin du dispositif, cette étape est en réalité conçue lors de la première étape (analyse stratégique du projet).

En effet, c’est au moment de définir les objectifs globaux du projet, puis du dispositif de formation qu’il convient d’établir une ou plusieurs modalités d’évaluation.

Autre grande oubliée dans les projets de formation, l’évaluation donne pourtant tout le sens au projet de formation.

Par ailleurs, plusieurs dispositifs d’évaluation sont envisageables. Vos choix dépendront avant tout de ce que vous souhaitez évaluer. Par exemple, si vous souhaitez évaluer l’objectif stratégique du projet, il faudra identifier des indicateurs. Dans ce cas, vous aurez besoin de disposer de ces indicateurs en amont et en aval du projet.

Autre cas de figure, vous souhaitez évaluer la prestation. Dans ce cas, c’est une évaluation à chaud auprès de votre public qu’il conviendra d’organiser. A contrario, si vous voulez mesurer l’efficacité de votre dispositif (a-t-il produit les compétences souhaitées ?), rendez-vous quelques mois plus tard, pour une évaluation à froid.

Ou encore, vous aurez parfois besoin de vérifier le R.O.I. de ce projet. Si ce mot ne vous dit rien, je vous invite à compléter cette lecture par celle-ci.

Vous voilà bien outillé(e) pour conduire vos premiers projets de formation, avec un regard particulièrement attentif à la première étape, l’analyse stratégique du projet. Mais aussi une démarche collective au cours de laquelle vous aurez à faire preuve de pédagogie auprès des différents acteurs …