La certification Qualiopi est une étape cruciale pour les organismes de formation et formateurs indépendants souhaitant garantir la qualité de leurs prestations et accéder à des financements publics.
Pour réussir cette démarche, de nombreux prestataires choisissent de se faire accompagner. Mais comment fonctionne l’accompagnement pour l’audit Qualiopi ? Cet article vous guide à travers les différentes étapes et aspects financiers de ce processus, tout en fournissant quelques rappels essentiels sur l’audit Qualiopi.
Nous commencerons par examiner pourquoi il est bénéfique de se faire accompagner lors de l’audit Qualiopi. Un accompagnement professionnel peut non seulement faciliter le déroulement de l’audit, mais aussi améliorer les chances de réussite en assurant que toutes les exigences sont bien respectées.
Ensuite, nous détaillerons le déroulement de l’audit Qualiopi, en expliquant les principales étapes et les points de contrôle clés. Vous découvrirez également comment se faire accompagner, en explorant les différentes options disponibles, des consultants spécialisés aux organismes d’accompagnement.
Le coût de l’accompagnement est une question essentielle que nous aborderons en profondeur. Nous vous fournirons une estimation des frais à prévoir et des facteurs qui peuvent influencer ces coûts, afin que vous puissiez budgétiser efficacement cette démarche.
Enfin, nous terminerons par quelques rappels sur l’audit Qualiopi. Ces rappels vous permettront de mieux comprendre les objectifs de l’audit, ses exigences spécifiques, et les bénéfices qu’il apporte aux organismes de formation certifiés.
Pourquoi se faire accompagner ?
Le déroulement de l’audit
La marque Qualiopi a pour objectif d’attester la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences, qu’il s’agisse d’actions de formation, de bilans de compétences, de VAE ou d’apprentissage.
La certification Qualiopi est délivrée sur la base du Référentiel National Qualité (décret juin 2019) qui est organisé autour de 7 critères répartis en 32 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires selon leur catégorie d’action.
Chacun dispose d’une grille de lecture pour bâtir sa démarche qualité. Le choix de l’organisme certificateur est libre et une fois la date d’audit fixée, l’OPAC choisit s’il souhaite être accompagné ou pas dans la préparation de l’audit.
La journée se déroule selon le plan d’audit fixé au préalable avec une réunion d’ouverture à laquelle sont présents l’auditeur et toutes les personnes prévues. L’auditeur a besoin de bien comprendre les caractéristiques de l’organisme : son ancienneté, la typologie de ses clients, ses financements, ses domaines de formation, de bilans de compétences, etc.
Au cours de la journée, il contrôle les membres de l’organisme sur leur maîtrise du système qualité et s’assure que les explications qu’il obtient soient conformes aux niveaux attendus, en demandant les éléments de preuves pour valider les indicateurs concernés par l’audit.
L’auditeur peut constater un écart par rapport aux exigences du référentiel, autrement dit constater des non-conformités mineures ou majeures. L’organisme audité doit alors mettre en place un plan d’action dans un délai imparti et une fois les non-conformités levées, le comité certificateur peut émettre la certification Qualiopi.
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Comment se faire accompagner ?
Se préparer seul à la mise en conformité est tout à fait possible à condition d’être motivé, d’être à l’aise avec le vocabulaire pédagogique et d’avoir beaucoup de temps à y consacrer. En effet, selon la maturité de l’organisme par rapport au référentiel, il faut compter plusieurs heures d’investissement par semaine sur une durée de 3 mois minimum, pour se préparer à l’audit.
Se faire accompagner est donc un réel atout car le travail de préparation en amont est très long (3 à 6 mois) et demande une forte implication de l’équipe managériale ou du dirigeant lui-même. Cela permet ainsi de s’assurer de la mise en conformité par rapport aux 7 critères qualité et aux indicateurs concernés par l’audit. Tout le monde n’est pas à l’aise avec le sujet.
L’accompagnement permet également d’être informé sur les points de vigilance et de garantir la conformité des réponses apportées le jour de l’audit.
Cette préparation à l’audit Qualiopi se déroule en plusieurs temps variables selon les choix de l’OPAC :
- Le premier temps : le diagnostic préalable afin de connaitre sa situation par rapport aux attendus de Qualiopi.
- Le second temps : le travail de fond et de préparation de la certification avec un accompagnateur. Il peut être réalisé sous forme de formation professionnelle ou d’accompagnement individualisé.
- Le troisième temps : l’audit préparatoire (audit à blanc ou pré-audit) pour se préparer à la venue de l’auditeur sur site.
- Le quatrième temps : la présence du consultant le jour de l’audit.
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Combien ça coûte ?
Les tarifs sont variables d’un prestataire à un autre car ils sont calculés selon plusieurs facteurs comme le chiffre d’affaires du prestataire d’actions, le nombre de sites concernés et les catégories d’actions pour lesquelles l’OPAC prévoit d’être certifié Qualiopi. Le coût varie donc en fonction de la durée de l’accompagnement et de l’investissement personnel de l’OPAC.
Le diagnostic préalable est une étape facultative qui permet de gagner du temps sur la mise en conformité pour l’audit. Le tarif peut varier de 600 à 1200 € HT / jour.
Le coût du travail de fond et de préparation de la certification diffère selon la formule d’accompagnement choisie.
Certains prestataires sont aussi des organismes de formation et proposent un accompagnement sous forme de formation professionnelle. Les tarifs actuels se situent entre 700 € et 2500 € HT, pour des durées de 7 à 21 heures, avec en complément du travail en intersession. En moyenne, il faut compter 1600€ HT pour une durée de 14 heures de formation. Cet accompagnement peut être financé en partie ou en totalité par l’OPCO.
Un accompagnement individualisé et sur-mesure est également possible, en revanche non finançable par l’OPCO. Le coût varie entre 80€ et 150€ HT / heure, pour des durées de 5 à 21 heures, avec du travail en intersession également.
Quelques rappels sur l’audit qualiopi
La certification Qualiopi consiste à s’assurer que les prestataires d’action concourant au développement des compétences (OPAC) s’inscrivent bien dans une démarche d’amélioration continue de la qualité des prestations de formation.
Pour obtenir la marque Qualiopi, l’OPAC doit formuler une demande de certification auprès de l’un des organismes certificateurs présents sur la liste publiée par le ministère du Travail.
Une fois le contrat signé, il doit alors se soumettre à un audit initial pour valider la certification, puis un audit de surveillance et un audit de renouvellement au bout de 3 ans.
- L’audit initial est effectué à partir du Référentiel National Qualité sur la base de 7 critères répartis en 32 indicateurs. La durée et le coût peuvent varier entre 950€ et 1400€ HT / jour.
- L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème mois et le 22ème mois dans le but de maintenir la certification Qualiopi active. Le coût de cet audit de surveillance est équivalent à la moitié de l’audit initial.
La liste des cabinets auditeurs accrédités est évolutive, elle est régulièrement mise à jour sur le site du Ministère du travail. Cependant, Culture RH vous a mis en place un article qui vous livre les 4 clés pour choisir un cabinet d’audit Qualiopi.
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