Logiciel GED: les 12 Meilleurs outils de GED en 2024

Près de 50 % du temps passé par les employés est consacré à rechercher des documents et 7,5 % des documents sont perdus ou mal classés !

Dans ce contexte, un logiciel de GED (gestion électronique des documents) est un type de logiciel RH qui permet de simplifier le partage de l’information et d’accéder plus rapidement aux documents recherchés.

Les avantages sont nombreux : centralisation des documents, sécurisation des information et optimisation de la recherche documentaire. Mais quels sont les meilleurs logiciels de GED sur le marché ?

Tour d’horizon de 12 solutions Rh qui se démarquent.

Docuware

DocuWare propose des outils intelligents de gestion électronique de documents et de workflows. Les documents sont accessibles de partout, sur mobile, ordinateur, ou tablette, ce qui en fait une solution idéale pour vos équipes en télétravail. Avec Docuware, vous pouvez :

• Dématerialiser vos factures clients et fournisseurs ;
• Digitaliser et centraliser les données de vos employés ;
• Partager et archiver vos contrats commerciaux ;
• Eviter les fuites et pertes de données.

Plus de 19000 clients font confiance à ce logiciel de GED pour numériser et archiver leurs documents d’entreprise. Il est présent dans plus de 100 pays avec une traduction disponible en 25 langues.

DocuWare propose un tarif sur demande avec une démonstration gratuite adaptée à vos besoins. Il n’existe pas de version gratuite mais il est possible de bénéficier d’un essai gratuit de la plateforme.

Zeendoc

Zeendoc GED est un logiciel français de gestion et de valorisation de l’information qui permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise. Elle se présente comme une solution de GED bas carbone.

Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve :

• La capture et la numérisation de documents : Zeendoc permet de numériser des documents papier et de les importer dans le système sous forme numérique, y compris via des applications mobiles.
• La reconnaissance optique de caractères (OCR) : le logiciel utilise l’OCR pour convertir les documents numérisés en texte modifiable et recherchable, facilitant ainsi leur gestion et leur archivage.
• La classification automatique : Zeendoc est capable de classifier automatiquement les documents selon des critères prédéfinis, ce qui simplifie le rangement et l’accès aux fichiers.
• La recherche avancée : les utilisateurs peuvent retrouver rapidement des documents spécifiques en se basant sur divers critères comme le contenu, la date, le type de document, etc.
• La gestion des flux de travail (workflow) : Zeendoc permet de créer et de gérer des workflows personnalisés pour automatiser les processus d’affaires, comme les approbations ou les revues de documents.
• Le partage de documents et collaboration : Il offre des fonctionnalités pour partager des documents et collaborer en temps réel, facilitant ainsi le travail d’équipe.

Par ailleurs, Zeendoc inclut des fonctionnalités de sécurité robustes, comme le contrôle d’accès, la gestion des droits d’utilisateur, et le suivi des modifications pour garantir la conformité et la sécurité des informations. Le système prend aussi en charge l’archivage électronique avec valeur probatoire, permettant de respecter les exigences légales et réglementaires.

Les tarifs de Zeendoc ne sont pas affichés sur leur site internet, mais vous pouvez prendre contact facilement en ligne avec un commercial.

M Files

Grâce à l’IA générative de M-Files, le logiciel de GED permet d’organiser l’information, de comprendre le contexte des documents et d’interagir avec les connaissances de l’organisation en utilisant le langage naturel. Avec l’IA, la solution RH augmente la productivité des collaborateurs en leur permettant de poser des questions à partir de leurs données, de résumer des documents ou de traduire des contenus dans d’autres langues.

Grâce à des fonctionnalités avancées de recherche, les utilisateurs peuvent retrouver des documents rapidement en utilisant des mots-clés, des métadonnées ou même le contenu des documents. M-Files facilite aussi la collaboration en permettant le partage sécurisé de documents entre utilisateurs et avec des parties externes, tout en maintenant un contrôle strict sur l’accès et les permissions.

Le logiciel de GED intègre toutes les fonctionnalités habituelles de ce type de solution RH : gestion intelligente des documents, automatisation des workflows, gestion des droits d’accès, accès mobile ou à distance aux documents d’entreprise.

Enfin, M-Files se connecte facilement à d’autres systèmes d’entreprise tels que les ERP, CRM, et solutions de comptabilité, permettant une intégration transparente des documents et des données à travers différentes plateformes.

Pour avoir accès aux tarifs, vous pouvez planifier une démonstration gratuite directement sur le site web de l’éditeur du logiciel.

File Hold

FileHold est un logiciel de gestion électronique de documents conçu pour aider les organisations à numériser, organiser et gérer efficacement leurs informations. Ses principales fonctionnalités incluent la numérisation et l’archivage de documents, l’indexation automatisée grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), et la gestion avancée des métadonnées pour faciliter la recherche et le rappel des documents. Le système supporte également l’automatisation des workflows, ce qui permet de simplifier les processus tels que les approbations de documents et de contrats.

FileHold offre également des fonctionnalités robustes de sécurité, avec un contrôle d’accès granulaire et la possibilité de suivre qui a consulté ou modifié un document. Son interface est intuitive, rendant le logiciel accessible aux utilisateurs sans formation approfondie. Ces capacités font de FileHold une solution idéale pour les PME cherchant à réduire la paperasserie et à améliorer leur efficacité, tout en respectant les normes de conformité.

Gedzilla

Le logiciel RH de Gedzilla offre des fonctionnalités robustes de gestion des documents d’entreprise. Parmi elles, on peut retrouver :

• L’analyse textuelle des documents par une IA pour un traitement efficace et une saisie automatisée ;
• La recherche multicritère dans tous les contenus de vos documents ;
• des workflows personnalisables ;
• Le gestion des droits d’accès des utilisateurs ;
• des documents consultables partout et tout les temps, depuis n’importe quel appareil.

En utilisant Gedzilla, vous sécurisez vos données sur une solution développée et hébergée en France sur des Serveurs certifiés ISO/IEC et CSA STAR.

L’offre est accessible à partir de 39 euros 90 par mois sans engagement pour 1 utilisateur et 100 pages entrantes par mois, ce qui en fait un logiciel abordable pour les petites et moyennes entreprises.

Youdoc

Youdoc est une solution de GED qui intègre l’intelligence artificielle pour une gestion documentaire efficace. Parmi ses fonctionnalités, on trouve l’acquisition et l’analyse automatisée des documents, une gestion collaborative des documents avec indexation et recherche full-text, ainsi que des workflows métiers personnalisables. La plateforme assure une dématérialisation globale et sécurisée, avec des options de signature électronique et de partage. Adaptée à différents secteurs, Youdoc est conçue pour améliorer l’accessibilité et la gestion des documents en entreprise.

La solution peut s’intégrer facilement à votre ERP ou tout autre application tierce pour s’interfacer facilement avec votre environnement SI.

De plus, You doc est une solution 100 % développée et hébergée en France.

Les tarifs sont accessibles en prenant RDV avec un commerciale via le site web de l’éditeur de logiciel.

Hyland OnBase

Hyland OnBase est une plateforme de services de contenu qui aide à organiser, gérer et optimiser les contenus et les processus d’entreprise. Elle intègre des fonctionnalités de capture automatisée, des rapports et analyses en temps réel, ainsi qu’une automatisation avancée des processus. OnBase offre également des outils de collaboration sécurisés, incluant le partage de contenu et la co-édition. La plateforme garantit la gestion du cycle de vie des informations via des fonctionnalités de conservation poussées.

OnBase est également reconnu pour ses mesures de sécurité, assurant la protection des données sensibles et la conformité réglementaire.

Vous pouvez demandez une démonstration directement sur le site de l’éditeur de la solution RH.

Open text

Au fil de ses 30 ans d’évolution, OpenText a transformé sa solution de GED en une plateforme de services de contenu cloud complète. Ce développement s’articule autour de la capture intelligente, l’automatisation des workflows, et une intégration système fluide pour une gestion de contenu efficace. Aujourd’hui, la plateforme ECM (Enterprise Content Management) est dotée d’un large éventail de fonctionnalités de gestion de contenu. Elle permet aux organisations de gérer efficacement et en toute sécurité tous les fichiers importants, y compris les documents, les images, les fichiers CAO (conception assistée par ordinateur), les médias enrichis, etc.

Ces innovations témoignent de l’adaptabilité d’OpenText aux évolutions technologiques et aux exigences métiers. Aujourd’hui, ses fonctionnalités incluent :

• La capture et la classification (numérisation et catégorisation intelligente des documents) ;
• L’indexation et la recherche (recherche avancée full-text et par mots-clés) ;
• L’archivage sécurisé (gestion du cycle de vie des documents ) ;
• La destruction programmée : (gestion automatisée des périodes de rétention et destruction des documents).

Pour accéder aux tarifs d’Open texte, il faudra contacter l’équipe commerciale.

DFM

Les solutions de dématérialisation documentaire de DFM offrent un ensemble de fonctionnalités qui visent à optimiser la gestion documentaire des entreprises. Elles comprennent : l’automatisation des processus pour réduire les tâches chronophages, l’amélioration de la sécurité des données, et des outils de collaboration et de partage de documents. De plus, DFM propose des services de gestion et d’externalisation du courrier, permettant des économies de temps et d’argent tout en assurant l’archivage et la conservation des preuves.

Il faudra contacter le service commercial pour avoir accès aux tarifs de la solution RH.

Deltic

Le logiciel de GED Deltic se distingue par ses fonctionnalités innovantes et sa facilité d’utilisation. Il supporte la numérisation et l’archivage électronique des documents, en conformité avec les exigences légales, et intègre des outils d’OCR pour une indexation et une recherche efficaces.

Deltic optimise également les workflows grâce à l’automatisation des processus documentaires, améliorant ainsi la productivité des entreprises. La gestion sécurisée des documents est une priorité, avec des contrôles d’accès stricts pour protéger les informations sensibles. Par ailleurs, Deltic facilite la gestion des documents fournisseurs et clients, facilitant ainsi la transition vers la facturation électronique.

Vous pouvez demander une démonstration sur le site de Deltic pour avoir accès aux tarifs.

Outmind

Outmind est une plateforme de gestion de connaissances qui s’installe facilement. Contrairement à d’autres produits sur le marché, Outmind se synchronise avec vos outils déjà en place, tels que Sharepoint, Dropbox, emails, serveurs, Teams, etc., facilitant ainsi la gestion de vos données parallèlement à votre structure organisationnelle existante.

Son moteur de recherche, renforcé par l’intelligence artificielle, permet une recherche d’informations rapide et efficace, même pour ceux qui ne sont pas pleinement familiarisés avec les outils de l’entreprise.

Cette combinaison assure une mise en œuvre d’Outmind à la fois rapide et simple pour les utilisateurs, tout en améliorant considérablement l’accès aux données.

Parmi les fonctionnalités clés de la solution RH, on retrouve :

• la recherche avancée (recherche sémantique et booléenne dans tous formats de données) ;
• des tags personnalisés par équipes ;
• l’authentification à deux facteurs ;
• le partage de vues entre utilisateurs.

Les tarifs sont accessibles après la réalisation d’une démonstration gratuite.

Sharepoint

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration qui intègre des fonctionnalités essentielles pour la gestion de contenu et la collaboration en entreprise. Elle permet le partage et la collaboration en temps réel sur des documents, communiquant avec les applications Microsoft Office pour une expérience utilisateur cohérente.

SharePoint offre des outils pour la personnalisation de sites et de portails, ainsi que des options d’automatisation de workflows pour améliorer l’efficacité opérationnelle. La gestion robuste des versions et des permissions assure la sécurité et le contrôle des informations. De plus, ses applications mobiles facilitent l’accès aux documents et aux fonctionnalités de collaboration depuis n’importe quel appareil.

Quel est le principe de la GED ?

Le terme GED signifie Gestion éléctronique de documents. Il s’agit d’un système qui gère vos documents d’entreprise et permet de les stocker et les archiver numériquement. Un logiciel de Gestion éléctronique de documents utilise des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), les workflows, les métadonnées et les règles de gestion pour organiser et automatiser la gestion documentaire. Les documents sont stockés dans une base de données centralisée, accessible par les utilisateurs autorisés.

Les logiciels de GED offrent diverses fonctionnalités, notamment :

• des fonctionnalités de recherche de documents ;
• des fonctionnalités de consultation et d’édition en ligne ;
• des worflows automatisés de validation.

Ils peuvent être intégrés avec d’autres logiciels RH, tels que le SIRH, ou d’autres applicatifs métiers, tels que l’ERP ou le CRM.

Comment choisir un logiciel de GED ?

Pour bien choisir votre logiciel de GED, il convient de vous poser les bonnes questions. Parmi les critères indispensables à regarder :

1. Quels sont les besoins en fonctionnalités ? L’entreprise a t’elle besoin uniquement d’archiver les documents ou de pouvoir collaborer sur les contenus et éditer ces derniers ?
2. Où sont hébergées les données ? Quelles sont les garanties proposées par l’éditeur en terme de sécurité des informations ?
3. L’interface est-elle intuitive et simple à prendre en main pour l’ensemble des salariés ?
4. Quel est le tarif du logiciel de GED préssenti ? Quel est son positionnement en terme de rapport entre le nombre de fonctionnalités proposées et le budget ?
5. Est-ce que des mises à jour régulières sont proposées ?
6. Le logiciel de GED peut-il s’intégrer facilement à votre environnement informatique existant et aux autres outils utilisés ?

En définitive, un bon logiciel de GED doit non seulement intégrer les fonctionnalités de base, telles que l’archivage et l’indexation des documents numériques, mais aussi s’adapter facilement aux utilisateurs, à la croissance de l’entreprise et à son environnement SI. C’est une condition sine qua non pour que le logiciel RH soit adopté par vos collaborateurs !