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Certification Qualiopi 2021 : obligations, durée de validité, coût …

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Pourquoi la certification Qualiopi a-t-elle été rendue obligatoire pour les organismes de formation et formateurs indépendants ? Combien de temps est-elle valable ? Combien coûte-t-elle ? Comment se déroule l’accompagnement ? Culture RH vous livre les clés pour bien comprendre les enjeux liés à la certification Qualiopi.

La certification Qualiopi est la préoccupation actuelle majeure des organismes de formations, de bilans de compétence, d’accompagnement à la VAE ou d’apprentissage. 

En effet, le référencement Datadock qui prévalait jusqu’alors ne sera plus valable d’ici le 31 décembre 2021. Son niveau de qualité n’était pas jugé sufisant par certains financeurs. La loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » a donc prévu son remplacement progressif.

Désormais, pour percevoir des financements publics ou mutualisés, les organismes de formations devront prouver leur niveau qualité par la certification Qualiopi.

La démarche est très différente du référencement Datadock. Plus rigoureuse, plus complète, sa préparation demande également un investissement beaucoup plus important pour le dirigeant ou le responsable qualité du centre de formation. C’est une procédure longue et coûteuse qui ne s’improvise pas.

Mais la certification Qualiopi est-elle pour autant obligatoire ? Pourquoi et comment la mettre en place ? Quel est sont coût ? Comment se faire accompagner dans cette démarche ? Je vous propose un point complet pour tout savoir sur la certification Qualiopi.

A noter que nous avons également un article dédié à l’audit Qualiopi. N’hésitez pas à aller le consulter.

Pourquoi la certification Qualiopi ? 

L’exigence de qualité du prestataire de formation est prévue aux articles L6316-1 et suivants du code du travail, introduits par la loi du 5 septembre 2018.

Est-elle obligatoire ?

La certification Qualiopi s’adresse aux OPAC (Prestataires d’Actions Concourant au Développement des Compétences). Ce nouveau terme désigne les structures exerçant les 4 activités suivantes :

  • Actions de formation (à savoir les organismes de formation)
  • Bilans de compétences
  • Accompagnement en VAE
  • Apprentissage (CFA)

Pour autant, elle n’est pas forcément obligatoire. Tout dépendra de votre situation et de vos clients. 

1- Vos clients demandent-ils des financements publics et mutualisés pour régler vos prestations ?

Par exemple en demandant une prise en charge par Pôle Emploi, le CPF, la Région, les OPCO, Agefiph…

L’utilisation de cet argent public nécessite de prouver votre niveau de qualité. La certification Qualiopi est alors obligatoire. 

2- Vos clients financent eux-mêmes vos actions de formation ou vos prestations ? Ou il s’agit d’organismes de formation pour lesquels vous faites de la sous-traitance ?

Comme vous ne sollicitez pas de financements publics, vous n’avez pas à vous engager sur un niveau de qualité. La certification Qualiopi n’est donc pas obligatoire.

Il s’agit donc d’un dispositif gagnant/gagnant. Votre structure peut bénéficier de financements (et donc attirer potentiellement davantage de clients) à la condition de se conformer aux exigences de la certification Qualiopi. 

Qui peut délivrer la certification Qualiopi ? 

Contrairement au Datadock, les organismes certificateurs pour Qualiopi sont entièrement indépendants et n’ont aucun lien avec les financeurs. Ce sont des structures privées qui doivent être autorisées par le COFRAC, le Comité Français d’Accréditation (Art.L.6316-2).

Début 2021, 27 organismes sont habilités à délivrer cette certification Qualiopi. 

Il s’agit notamment de : 

  • Afnor
  • Bureau Veritas
  • AB
  • SGS-ICS
  • ICPF-PSI
  • OPGF
  • Dekra certification
  • etc.

La liste complète, régulièrement mise à jour, est disponible sur le site du ministère du travail. 

Combien de temps la certification est-elle valable ?

La certification Qualiopi est valable pendant 3 ans. Il est donc important de prévoir et d’anticiper son renouvellement. 

De plus, un audit de surveillance est nécessaire pendant la durée de validité de la certification. Il est organisé entre le 14ème et le 22ème mois et dure environ une demi-journée. 

Exception COVID-19. En raison de l’épidémie de COVID-19, la durée de validité est exceptionnellement fixée à 4 ans pour les prestataires de développement des compétences certifiés en 2020.

Coût de la certification Qualiopi

Cas général

Contrairement au référencement Datadock, la certification Qualiopi est payante. Elle est à la charge de l’entreprise qui en fait la démarche.

Les tarifs des organismes certificateurs sont libres. En général ils se situent entre 950 € et 1400 € HT/jour. Il convient d’y ajouter le prix de l’audit de surveillance, 18 mois plus tard, correspondant à la moitié du prix de l’audit initial.

Comme pour tout prestataire, il faut veiller au détail des différents frais, certains pouvant être inclus ou au contraire additionnels :

  • Frais de dossier
  • Frais de report de date ou d’annulation
  • Déplacements
  • Traitement des non-conformités ou audit complémentaire

Les modalités de facturation sont également variables selon l’organisme : paiement d’un acompte, paiement unique après l’audit, pré-paiement de l’audit de surveillance…

Cas particuliers

L’arrêté du 6 juin 2019 prévoit certaines durées d’audit spécifiques, ce qui impacte par conséquent le coût (à la hausse ou à la baisse) :

  • Structure déjà certifiée CNEFOP : audit sur la base d’une demi-journée
  • Plusieurs catégories d’actions de développement des compétences (actions de formations et bilans de compétence par exemple) : des demi-journées peuvent s’ajouter à l’audit
  • CA de formation de votre dernier bilan pédagogique supérieur ou égal à 150 000€ HT : un nombre de demi-journées s’ajoute
  • Plusieurs sites géographiques avec une présence administrative et une seule autorité organisationnelle pour l’ensemble : un audit multi-sites est possible avec un échantillonnage des sites (+0,5 jour par site échantillonné). 

Le tableau présent dans l’arrêté concerné détaille ces différentes possibilités.

Accompagnement à la certification Qualiopi

La certification demande une vraie préparation, parfois longue et complexe. L’organisme de formation peut donc se faire accompagner dans cette démarche.

Pourquoi se faire accompagner ?

Une préparation longue, pilotée par le dirigeant

Le travail de préparation à la certification Qualiopi est long. Il s’étend sur une durée de 3 mois minimum, à raison de plusieurs heures/semaine et peut mobiliser plusieurs personnes dans l’entreprise. 

La préparation doit être pilotée par le dirigeant (ou le responsable qualité) car la démarche de certification nécessite de mettre à plat les pratiques qualité. Il faut s’assurer qu’elles soient formalisées, partagées, appliquées, prouvables…Ce travail ne peut donc pas être délégué à un service administratif de l’entreprise comme pour le Datadock. 

Il est donc intéressant de se faire accompagner dans ce processus surtout si vous manquez de temps, d’organisation, de motivation ou que vous n’êtes pas forcément à l’aise avec le vocabulaire pédagogique. Vous pourrez choisir les services, et donc également le coût, qui vous convient le mieux.

Différentes formules d’accompagnement

Un cabinet spécialisé peut vous accompagner de différentes manières selon vos besoins :

  • Diagnostic avant l’accompagnement. Il permet de faire un point préalable sur votre situation par rapport aux attendus de Qualiopi. Ce diagnostic peut vous faire gagner beaucoup de temps, surtout si vous vous chargez ensuite vous-même du travail de préparation et de mise en conformité.
  • Travail de fond et de préparation de la certification. Le prestataire interviendra sur des prestations de conseils sur-mesure, selon vos besoins.
  • Audit à blanc. Il vous permet de vous entrainer et de vous mettre en situation réelle, surtout si vous appréhendez le jour de l’audit.
  • Présence le jour de l’audit réel. Votre consultant peut également être présent le jour de la certification. Il ne pourra toutefois pas répondre à votre place aux questions du certificateur. A noter que ce dernier doit donner son accord pour la présence de votre consultant.

Combien ça coûte ? 

Le cout dépendra de l’accompagnement choisi et de votre investissement personnel.

  • Diagnostic préalable. Le tarif est de 600 à 1200€ HT/jour
  • Préparation à la certification. Il faut compter entre 80€ et 150€ HT/heure, pour des durées de 5 h à 21 heures. A noter que certains prestataires peuvent vous proposer un accompagnement sous forme de formation professionnelle. Votre OPCO peut alors la prendre en charge.
  • Audit à blanc ou pré-audit. Le coût est d’environ 600 à 1200 HT/jour
  • Présence du consultant lors de l’audit. Entre 500 à 1000 € HT/jour

Coût total de la certification Qualiopi. Le budget total à prévoir peut donc varier entre 1500 € HT pour la certification seule, à plus de 6000 € HT pour un accompagnement complet.


Quel cabinet d’accompagnement certification Qualiopi choisir ?

Certains cabinets sont également organismes de formation. Cela peut-être intéressant si vous souhaitez vous faire financer cet accompagnement par votre OPCO. Par contre, il s’agira bien d’une formation et non d’une activité de conseil ou d’accompagnement.

Les cabinets d’accompagnement sont nombreux. Pour bien choisir, privilégiez les organismes qui prennent le temps de recenser vos besoins et vos problématiques et qui vous proposent un devis détaillé, clair et adapté. Un bon contact est également primordial. Enfin, évitez les “pack” tout fait et autres solutions “tout en un”.

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A propos de l'auteur

Céline Le Friant

De formation juridique, j’ai pu évoluer en entreprise sur des postes de juriste en droit social, responsable paie, puis responsable RH. Forte de ces 13 années d’expérience, je travaille aujourd’hui à mon compte en tant que responsable RH et juriste en droit social à temps partagé. J’aide les entreprises à retrouver la sérénité dans la gestion de leurs salariés en intervenant de manière ponctuelle ou régulière, en fonction des besoins.
Je propose également des missions de sous-traitance en droit social pour des cabinets d’experts comptables et d’avocats.