Dossier du personnel : Qu’est-ce que c’est ?
Le dossier du personnel désigne l’ensemble des documents administratifs et professionnels relatifs à un salarié, rassemblés et conservés par l’employeur tout au long de la relation de travail.
Ce dossier contient les informations nécessaires à l’identification, à la gestion de carrière et au respect des obligations légales concernant chaque collaborateur.
Enjeux et rôle stratégique du dossier du personnel pour les RH
Le dossier du personnel joue un rôle essentiel dans la gestion administrative, la conformité réglementaire et la protection juridique de l’entreprise ainsi que du salarié. Une gestion structurée :
- Facilite l’accès aux informations nécessaires pour la gestion du contrat de travail, des absences, des formations ou des évolutions de carrière.
- Permet de prouver la conformité de l’entreprise lors de contrôles, notamment en matière d’embauche, de paie ou de santé et sécurité au travail.
- Joue un rôle dans la transparence, la traçabilité et la confidentialité des données personnelles, dans le respect du RGPD.
- Optimise la réactivité en cas de litige ou de demande d’information interne.
Exemple de mise en situation concrète du dossier du personnel en entreprise
Pendant un contrôle de l’Inspection du Travail, le responsable RH doit présenter les dossiers du personnel des salariés récemment embauchés.
Il extrait rapidement les contrats de travail, justificatifs d’identité, déclarations sociales et attestations de visite médicale depuis l’outil de gestion électronique.
Grâce à la complétude des dossiers, la conformité de l’entreprise est démontrée et le contrôle est facilité.
Termes liés ou complémentaires au dossier du personnel
- Gestion électronique des documents (GED)
- Loi RGPD
- Contrat de travail
- Fiche de paie
- Registre du personnel
- Entretien professionnel
- Gestion administrative du personnel
En résumé
Le dossier du personnel est au cœur de la gestion RH, assurant traçabilité, conformité et bon suivi du parcours du salarié.
Bien tenu, il facilite la collaboration entre RH, managers et collaborateurs, sécurise les procédures internes et répond aux obligations légales en matière d’emplois et de gestion du personnel.
