Les frais professionnels constituent le poste de redressement le plus fréquent en cas de contrôle Urssaf. D’où l’importance de bien connaitre les règles en matière d’exonération des frais professionnels.
Alors comment fonctionnent les frais professionnels en 2026 ? Et quels sont les barèmes applicables ?
Dans cet article, nous vous proposons de faire un tour d’horizon des barèmes actualisés des frais professionnels en 2026.
Dans l’attente de la publication des plafonds d’exonération des frais professionnels en 2026, (re)découvrez les barèmes applicables en 2025.
Frais professionnels : Comment ça marche ?
La gestion des frais professionnels peut s’avérer complexe, c’est pourquoi, il est important de bien comprendre leur fonctionnement.
Les frais professionnels, c’est quoi ?
Les frais professionnels désignent les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle (transport, repas, achat de matériel, etc.), que l’employeur peut rembourser.
Lorsqu’ils respectent les conditions fixées par la réglementation, ces remboursements peuvent être exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, dans la limite de certains plafonds.
Comment rembourser les frais professionnels des salariés ?
Deux modes de remboursement sont possibles pour l’employeur :
- Au réel : le salarié fournit un justificatif (facture, note de frais, ticket de caisse…) attestant de la dépense engagée. Le remboursement se fait alors à hauteur de la somme réellement dépensée.
- Au forfait : l’employeur verse une allocation forfaitaire, dont le montant est plafonné selon un barème fixé annuellement.
À noter : Certains frais ne peuvent être indemnisés que sur justificatifs, notamment les frais de déménagement ou certains frais liés à la mobilité professionnelle. Dans ces cas, le recours au remboursement forfaitaire n’est pas autorisé. Il faut donc impérativement un justificatif pour rembourser le salarié.
Quels sont les frais professionnels pris en charge par l’employeur ?
Les frais professionnels remboursables par l’employeur peuvent être regroupés en quatre grandes catégories :
- Frais de repas : repas pris lors de déplacements professionnels ou sur le lieu de travail en l’absence de solution de restauration.
- Frais de déplacement : transports, hébergements ou indemnités kilométriques lors de missions ou déplacements professionnels.
- Frais liés à la mobilité : dépenses occasionnées par un changement de résidence dans le cadre d’une mobilité géographique.
- Frais de télétravail : compensations pour l’utilisation du domicile comme lieu de travail (électricité, internet, équipement, …).
Les frais professionnels 2026 : Quels sont les plafonds d’exonération ?
Chaque année, l’administration fixe les limites d’exonération des remboursements pour frais professionnels selon la méthode forfaitaire (donc sans production de justificatifs). Toutefois, l’employeur peut toujours rembourser le salarié au delà de ces barèmes sur production par ce dernier de justificatifs.
En tout état de cause, le remboursement pour frais professionnels doit toujours être conforme à son objet, faute de quoi le montant doit être réintégré dans la base de cotisations.
En attendant les barèmes des frais professionnels pour 2026, (re)découvrez les barèmes applicables en 2025.
Les frais de restauration
L’employeur peut prendre en charge les frais de repas engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle sous forme d’allocations forfaitaires, dans la limite de plafonds actualisés chaque année.
Barème d’exonération des allocations forfaitaires pour les frais de repas
Epargne salariale 2025 en toute simplicité !
Le partage de la valeur est un excellent moyen d’associer les salariés à la réussite de l’entreprise, encore faut-il l’utiliser correctement ! Différents types d’épargne, avantages, inconvénients, modalités de mise en place…. Toutes les réponses dans notre guide pratique 2025 ! Ce guide vous est proposé par notre partenaire Lamy Liaisons.
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| Frais de nourriture sur le lieu de travail | 7,40 |
| Frais de nourriture en dehors des locaux de l’entreprise | 10,30 |
| Frais de restaurant | 21,10 |
Si l’employeur opte pour l’attribution de titres-restaurant, la part patronale est exonérée de cotisations sociales dans les conditions suivantes :
- Elle doit représenter entre 50 % et 60 % de la valeur faciale du titre
- Elle ne peut pas excéder 7,26 euros
Les frais de déplacement
Un salarié peut être amené à utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses missions professionnelles, y compris pour ses trajets domicile-travail. Dans ce cas, l’employeur peut rembourser les frais engagés en appliquant le barème fiscal des indemnités kilométriques.
Tant que ces remboursements respectent les plafonds en vigueur, ils sont exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Barème des indemnités kilométriques pour les voitures
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 cv et moins | d X 0,529 | (d X 0,316) + 1 065 | d X 0,37 |
| 4cv | d X 0,606 | (d X 0,340) + 1 330 | d X 0,407 |
| 5 cv | d X 0,636 | (d X 0,357) + 1 395 | d X 0,427 |
| 6 cv | d X 0,665 | (d X 0,374) + 1 457 | d X 0,447 |
| 7 cv et plus | d X 0,697 | (d X 0,394) + 1 515 | d X 0,470 |
Majoration de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique
Barème des indemnités kilométriques des deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3
| Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
| d X 0,315 | (d X 0,079) + 711 | d X 0,198 |
Majoration de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique
Barème des indemnités kilométriques des motos
| Moto | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| De 1 à 2 cv | d X 0,395 | (d X 0,094) + 891 | d X 0,248 |
| De 3 à 5 cv | d X 0,468 | (d X 0,078) + 1 158 | d X 0,275 |
| Plus de 5 cv | d X 0,606 | (d X 0,075) + 1 583 | d X 0,343 |
Majoration de 20% en cas d’utilisation d’un véhicule électrique
A noter : L’employeur peut aussi indemniser l’usage du vélo personnel pour les trajets professionnels, à hauteur de 0,25 € par kilomètre parcouru.
Les indemnités pour les petits déplacements des secteurs du travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, ainsi que les métiers de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle
Certains secteurs d’activité, dans lesquels les déplacements de courte distance sont fréquents, bénéficient d’un barème spécifique pour le remboursement des frais de transport.
| Trajet aller et retour compris entre | Limite d’exonération quotidienne |
|---|---|
| 5 km et 10 km | 3 euros |
| 10 km et 20 km | 6,10 euros |
| 20 km et 30 km | 9,10 euros |
| 30 km et 40 km | 12,10 euros |
| 40 km et 50 km | 15,20 euros |
| 50 km et 60 km | 18,20 euros |
| 60 km et 70 km | 21,20 euros |
| 70 km et 80 km | 24,20 euros |
| 80 km et 90 km | 27,30 euros |
| 90 km et 100 km | 30,30 euros |
| 100 km et 110 km | 33,30 euros |
| 110 km et 120 km | 36,40 euros |
| 120 km et 130 km | 39,40 euros |
| 130 km et 140 km | 42,40 euros |
| 140 km et 150 km | 45,50 euros |
| 150 km et 160 km | 48,50 euros |
| 160 km et 170 km | 51,50 euros |
| 170 km et 180 km | 54,50 euros |
| 180 km et 190 km | 57,60 euros |
| 190 km et 200 km | 60,60 euros |
Les indemnités de grand déplacement
Lors de missions longues ou de chantiers éloignés, les salariés peuvent engager des frais de repas et d’hébergement. Dans ce cas, l’employeur peut rembourser ces dépenses dans le cadre des grands déplacements.
Le montant de l’indemnisation varie en fonction de la zone géographique concernée : métropole, outre-mer ou étranger.
Barème des grands déplacements en métropole
| Repas | Logement et petit déjeuner à Paris et dans les départements 92, 93 et 94 | Logement et petit déjeuner dans les autres départements | |
|---|---|---|---|
| Pour les 3 premiers mois | 21,10 euros | 75,60 euros | 56,10 euros |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 17,90 euros | 64,30 euros | 47,70 euros |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 14,80 euros | 52,90 euros | 39,30 euros |
Barème des grands déplacements en Outre-mer
| Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint Pierre et Miquelon | Nouvelle Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie Française | |
|---|---|---|
| Repas | 20 euros | 24 euros |
| Hébergement | 120 euros | 120 euros |
Barème des grands déplacements à l’international
Pour les grands déplacements à l’international, le barème applicable est fixé par l’arrêté du 3 juillet 2006. Chaque pays dispose d’une indemnité journalière spécifique destinée à couvrir les frais engagés par le salarié en mission temporaire.
À titre d’exemple, pour les États-Unis, cette indemnité est fixée à 320 dollars par jour.
Lorsque le salarié bénéficie d’un hébergement ou de repas pris en charge, une réduction est appliquée sur le montant de l’indemnité. Par ailleurs, des abattements s’appliquent pour les missions de longue durée, c’est-à-dire supérieures à trois mois.
| Limite globale (logement + 2 repas) | Salarié logé gratuitement | Salarié nourri gratuitement à l’un des 2 repas | Salarié nourri gratuitement aux 2 repas | Déplacement de plus de 3 mois | Déplacement de plus de 2 ans et jusqu’à 6 ans |
| Indemnité journalière de mission temporaire selon barème | Réduction de l’indemnité de 65 % | Réduction de l’indemnité de 17,50% | Réduction de l’indemnité de 35% | Abattement de 15% | Abattement de 30% |
Les frais de mobilité
Dans le cadre d’une mobilité professionnelle, un salarié peut être amené à changer de lieu de travail, que ce soit à l’occasion d’une mutation interne ou d’un transfert entre entités d’un même groupe. Les frais induits par ce changement peuvent alors être pris en charge par l’employeur sous forme d’allocations forfaitaires.
Toutefois, certaines dépenses spécifiques restent soumises à un remboursement sur la base des frais réels, sur présentation de justificatifs.
| Nature de l’indemnité | Limite du forfait |
|---|---|
| Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée maximale de 9 mois | 84 euros |
| Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement | 1 683,80 euros |
| Majoration de l’indemnité d’installation par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants) | 140,40 euros |
| Montant maximum de l’indemnité d’installation exonérée | 2 104,70 euros |
| Frais de déménagement | Frais réels |
| Mobilité internationale | Frais réels |
| Mobilité de la métropole vers les territoires Français situés en Outre-mer et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre | Frais réels |
Les frais liés au télétravail et aux nouvelles technologies
Les frais engagés par les salariés en télétravail peuvent être remboursés de deux manières :
- Aux frais réels, sur la base de présentation de justificatifs
- Sous la forme d’une allocation forfaitaire
| Montant mensuel pour chaque journée de télétravail* | 10,90 euros |
| Montant mensuel par journée de télétravail* | 2,70 euros par jour – limite maximale de 59,40 euros |
| Frais relatifs aux outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) | 54,50 euros par mois |
En cas d’accord de branche, accord professionnel, accord interprofessionnel ou accord de groupe, les franchises de cotisations sont majorées :
| Montant mensuel pour chaque journée de télétravail* | 13 euros |
| Montant mensuel par journée de télétravail* | 3,25 euros par jour – limite maximale de 71,50 euros |
A noter : Les remboursements au titre des frais de télétravail ne peuvent pas se cumuler avec ceux versés au titre des NTIC.
