Cette année, les mesures de confinement ont particulièrement affecté l’organisation du travail : leur effet principal a été d’accélérer la digitalisation des entreprises.
La digitalisation correspond à la transformation d’outils traditionnels par le biais du numérique. Les agendas, les courriers, ou l’organisation de réunions, sont par exemple modernisés via internet dans le but de gagner en efficacité.
Cette transformation digitale des entreprises s’est notamment traduite par l’augmentation massive du télétravail. L’exercice de l’activité professionnelle à distance a incité les services RH, tout comme les représentants du personnel, à utiliser au maximum les outils de communication digitale.
Mais, comment définir ces outils de communication digitale ? Qu’est-ce que la digitalisation des entreprises ? En quoi les élus CSE et les ressources humaines sont impactés par cette numérisation croissante ? Et surtout, comment l’appliquer de manière concrète et efficace ?
HelloCSE, la billetterie CSE nouvelle génération, vous donne les clefs pour bénéficier au mieux de la digitalisation des entreprises !
Digitalisation des entreprises et processus RH
Les ressources humaines (RH) ont pour rôle principal d’optimiser le fonctionnement d’une entreprise.
Pour fournir aux entreprises les meilleurs moyens de fonctionner, les RH mènent plusieurs actions : les « processus RH ».
Comment la digitalisation des entreprises s’applique aux processus RH ?
Parmi les nombreuses tâches existantes au sein de la fonction ressources humaines, nous expliciterons les processus RH pour lesquels la digitalisation est la plus répandue.
→ Communication RH digitale
La communication RH constitue l’une des deux facettes de la communication d’entreprise. Également connue sous l’appellation « Communication interne », la communication RH influence le fonctionnement de l’entreprise. Contrairement à la communication dite «externe », la communication RH a lieu au sein de la structure. Il s’agit d’échanger avec les collaborateurs dans le but de connaître et faire connaître des sujets importants pour l’entreprise.
La communication interne est mise en place sur la durée et implique généralement plusieurs supports de communication. Depuis la crise sanitaire, ces supports de communication tendent de plus en plus à se moderniser, sous l’influence de la digitalisation des entreprises.
Concrètement, cette communication RH digitale se manifeste par la mise en place de nouveaux canaux de communication : e-mail, chat, intranet, newsletter interne ou réseaux sociaux collaboratifs.
La gestion du personnel est également impactée par la digitalisation des entreprises. L’organisation et le suivi des dossiers du personnel tendent à être entièrement numérisés. Les congés payés, les notes de frais, ainsi que les plannings et les absences transitionnent également vers le format digital.
Le télétravail a même fait émerger le concept de boîte à idées digitale ! Dans certaines entreprises, le service RH a pris l’initiative d’organiser des événements fédérateurs en ligne : escape game, blinds test musicaux et team building de toutes sortes.
Il convient tout de même de rappeler que cette communication interne n’est pas à la seule charge des services RH : elle doit être partagée avec d’autres services.
Mais les missions des ressources humaines ne se limitent pas à cette seule communication interne.
→ Digitalisation de la paie
La gestion de paie est l’une des missions caractéristiques du service RH. Organiser la rémunération des salariés implique la maîtrise de procédures techniques et souvent fastidieuses. Le retard de la France vis-à-vis de la digitalisation RH est particulièrement visible pour la dématérialisation du bulletin de paie. La crise a, là-aussi, participé à accélérer cette digitalisation.
L’instauration d’un espace dématérialisé dédié à la paie permet aux collaborateurs d’accéder à leurs bulletins de salaire directement en ligne. La mise en place des bulletins de paie numériques a pour effet d’améliorer les performances du gestionnaire de paie. Le temps de travail ordinairement consacré à l’impression, la mise sous enveloppe et l’envoi des bulletins de paie est réinvesti ailleurs : ceci permet au gestionnaire de paie de consacrer son temps et son énergie à son cœur de métier.
Digitaliser la paie, c’est donc indirectement optimiser la gestion des charges sociales et l’administration du personnel.
→ Entretien RH et e-recrutement
Le recrutement est une étape incontournable pour toute entreprise. Il constitue aussi l’une des principales missions des ressources humaines.
Une fois un poste ouvert au sein d’une entreprise, le service RH décrit le poste et les compétences nécessaires pour ce dernier. Vient ensuite la réception et le tri des candidatures puis le moment de l’entretien. C’est là qu’intervient de plus en plus la visioconférence, nouvelle norme de communication.
Le recrutement à distance, ou e-recrutement, est désormais largement ancré dans les processus RH. Il traduit l’augmentation croissante de la digitalisation des entreprises.
Si de nombreux logiciels RH intègrent des outils de gestion d’entretiens RH, les solutions gratuites telles que Microsoft Teams, Skype, Zoom ou Google Meet sont employées par un grand nombre de recruteurs.
L’entretien RH virtuel compte parmi les outils digitaux les plus plébiscités mais les ressources humaines redoublent d’imagination lorsqu’il s’agit d’e-recrutement. Les tests de personnalité en ligne sont particulièrement en vogue pour détecter les softs skills des candidats.
L’agent conversationnel – ou chatbot – offre aux candidats la possibilité de recevoir des réponses rapides et personnalisées à des questions qui portent sur l’entreprise ou sur les critères de sélection.
Certains services RH optent également pour les entretiens vidéos différés : la personne candidate se filme en répondant à des questions en asynchrone, permettant aux recruteurs de visionner l’entretien quand ils le souhaitent. Le fait de disposer d’un enregistrement facilite l’analyse de la communication non verbale du candidat.
La procédure de recrutement digital ne se limite pas au seul entretien RH virtuel puisqu’il inclut également la signature électronique du contrat de travail. Le processus de digitalisation des entreprises peut se poursuivre jusqu’à l’intégration des nouveaux salariés, l’onboarding digital s’étant imposé lors des recrutements en plein confinement.
Pourquoi digitaliser les processus RH ?
Envisager les processus RH par le prisme de la digitalisation des entreprises présente plusieurs intérêts.
→ Digitalisation des entreprises & augmentation de l’expérience collaborateur
Faciliter le travail des collaborateurs, c’est avant tout améliorer leur expérience collaborateur. La digitalisation des entreprises permet effectivement d’optimiser l’expérience vécue par les salariés au sein de l’entreprise. La communication RH est un moyen idéal pour mettre tous les collaborateurs sur un pied d’égalité.
Le digital rend instantané l’accès à l’information ; son partage est également rendu immédiat. Cette transparence en entreprise augmente l’implication des salariés dans leur travail. L’instauration de sondages en ligne permet par exemple aux collaborateurs de faire remonter des informations qui ne sont pas toujours révélées lors de face à face direct avec la hiérarchie. De plus, l’organisation d’événements en ligne instaure une véritable cohésion sociale entre les collaborateurs, tout en incluant ceux qui travaillent à distance.
Une communication RH digitale est une communication RH optimale : la centralisation des informations minimise la perte de documents et les erreurs. De la même façon, la digitalisation de la paie présente l’avantage d’éviter une perte de temps considérable : erreurs d’inattention, régularisations… Cet allègement des tâches administratives augmente non seulement l’expérience collaborateur des salariés mais il amoindrit également la charge de travail des ressources humaines.
→ Digitalisation des entreprises & développement de la marque employeur
Sans surprise, une expérience collaborateur augmentée améliore la satisfaction salarié, développant par la même occasion la marque employeur de l’entreprise.
Le fait de fournir aux collaborateurs des conditions de travail plaisantes demeure l’une des clefs principales pour développer sa marque employeur. La simplification et l’instantanéité des procédures sont donc particulièrement bénéfiques pour l’entreprise.
La digitalisation des entreprises, et la dématérialisation qu’elle engendre, suppriment un nombre considérable d’impressions. L’économie de papier réalisée grâce à la numérisation profite à la planète comme à la politique RSE de l’entreprise.
Cette politique RSE représente un atout considérable pour développer sa marque employeur. La digitalisation de la paie contribue donc à améliorer indirectement la marque employeur d’une entreprise – à la fois via sa stratégie RSE « paperless » et via la fiabilité accrue de la paie digitalisée.
L’entretien à distance ou e-recrutement joue également un rôle important dans le développement de la marque employeur : il véhicule une image moderne et connectée de l’entreprise. Aussi, il incite les jeunes talents à candidater. Cette incitation à postuler est facilitée par la simplicité et la rapidité que confère l’entretien à distance.
Les salariés et futurs salariés sont donc les plus à même de développer votre marque employeur, en devenant de véritables ambassadeurs de l’entreprise.
Si la digitalisation des entreprises est particulièrement bénéfique pour les processus RH, elle ne se limite pas aux seules ressources humaines.
CSE externalisé, site CSE – les effets positifs de la digitalisation des entreprises
Le Comité social et économique (CSE), a, comme le service RH, un rôle à jouer dans le dialogue social de l’entreprise. Comme les ressources humaines également, le CSE est impacté par la digitalisation des entreprises.
Comment la digitalisation des entreprises s’applique aux missions du CSE ?
Instance représentative du personnel, le CSE est né avec les ordonnances Macron. Il succède aux anciennes instances de représentation du personnel (le CE, le CHSCT et les DP).
Le comité social et économique est le résultat de la fusion de ces trois instances. Il hérite donc de l’ensemble de leurs missions. La mission principale du CSE est d’assurer l’expression collective des salariés de l’entreprise : les élus CSE ciblent et défendent les intérêts des salariés.
La digitalisation des entreprises, et particulièrement la digitalisation des missions du CSE, est un moyen de pallier les contraintes dues au cumul de missions.
→ Digitalisation des entreprises et réunions CSE à distance
Pour mener à bien les missions du CSE, les élus se réunissent lors de réunions CSE au cours desquelles ils présentent les réclamations individuelles et collectives des salariés. Les réunions CSE sont également un moment propice pour faire des propositions sur la vie de l’entreprise.
Les mesures de restriction de déplacement relatives au Covid-19 ont conduit à normaliser les réunions CSE à distance. Ces réunions sont bénéfiques pour les élus CSE comme pour l’employeur.
L’employeur, qui est aussi le président du CSE, investit beaucoup de temps pour l’organisation des réunions. Il en est de même pour le secrétaire du CSE qui communique avec lui sur l’ordre du jour. Tout ce qui attrait à l’organisation des réunions CSE implique la réalisation de tâches répétitives. L’impression et la distribution de la convocation à la réunion font partie de ces tâches chronophages, traditionnellement appliquées en entreprise.
Le simple fait d’envoyer directement la convocation par mail aux personnes concernées est une façon d’optimiser le temps des élus. Dans la même idée, le calendrier des réunions plénières, qui est traditionnellement présenté sous format papier, peut prendre une forme numérique. Certains agendas électroniques, tels que celui de Gmail, présentent l’avantage de notifier leur propriétaire avant l’événement ; un bon moyen d’éviter les oublis !
En cas d’impossibilité pour un élu d’assister physiquement à la réunion, les outils tels que Google Meet, Microsoft Teams, Zoom ou Skype s’avèrent, là-aussi, particulièrement efficaces.
La digitalisation des entreprises est une véritable occasion à saisir pour l’archivage des procès-verbaux des réunions CSE, mais également pour les différents comptes-rendus du comité. Imprimer ces documents implique souvent de disposer de rangements suffisants pour les stocker. L’impression augmente aussi les chances de perdre des papiers importants (type factures du CSE).
Comme pour la visioconférence, les élus CSE peuvent bénéficier d’outils gratuits pour conserver leur documentation : Dropbox, OneDrive, et Google Drive assurent un stockage directement en ligne. En plus de protéger vos documents en cas de sinistres (incendies, vol), ces solutions garantissent un accès à tous les élus CSE concernés.
La digitalisation des documents du CSE permet donc un gain de temps considérable. La facilité de partage des documents minimise les déplacements d’un bureau à l’autre. La modification d’un document peut directement se faire en ligne, sans impératif de réimpression. Aussi, les élus ne perdent plus de temps à chercher un justificatif, pouvant parfois dater de plusieurs années.
Enfin, opter pour une BDES (Base de données économiques et sociales) au format dématérialisé facilite l’actualisation des données : l’employeur ajoute directement les renseignements depuis son ordinateur.
Zoom sur la digitalisation de la billetterie CSE
Le Comité social et économique a également un rôle à jouer dans la QVT (Qualité de vie au travail) des collaborateurs, ainsi que dans le bien-être des salariés. Avant les ordonnances Macron, cette mission incombait au comité d’entreprise (CE). La digitalisation des entreprises est l’occasion parfaite pour s’approprier cette nouvelle mission.
→ Comment les avantages CSE sont impactés par la digitalisation des entreprises
Les avantages CSE, également connus sous le nom d’avantages salariés, sont particulièrement appréciés par les collaborateurs. Véritable source de revenus supplémentaires pour le salariés, les avantages CSE prennent la forme de réductions sur une panoplie de produits et d’activités. Culture presse, vacances, vie quotidienne, ou cinéma sont des exemples de thématiques pour lesquelles les salariés peuvent bénéficier de tarifs préférentiels.
Avant la digitalisation des entreprises, le trésorier CSE était systématiquement chargé de toutes les missions relatives à la mise en place de ces avantages. Le démarchage des partenaires et la négociation de tarifs constituent les missions de base du CSE vis-à-vis des avantages salariaux.
À ces tâches, s’ajoutent l’alimentation et la gestion des stocks mais également le traitement et le stockage des justificatifs. Enfin, en l’absence de site CSE, les élus sont chargés d’organiser la distribution des avantages CSE : les avantages sont distribués lors de la tenue de permanences.
La conduite de toutes ces missions du CSE nécessite beaucoup de rigueur, de temps, et d’énergie de la part des élus.
Les dernières années ont illustré la faculté du numérique à refondre chacune de ces tâches. La digitalisation des entreprises a encouragé les comités sociaux et économiques à externaliser leur CSE.
L’externalisation du CSE, couplée à une digitalisation croissante, conduit à réunir l’ensemble des avantages CSE sur une seule et même plateforme numérique. Cette centralisation des offres CSE bouleverse complètement les modes de fonctionnement du comité social et économique.
Effectivement, réunir les avantages salariés sur une unique plateforme digitale engendre plusieurs effets bénéfiques pour les élus. Ils sont alors délestés de la gestion d’une partie des ASC (Activités sociales et culturelles). Le démarchage des partenaires et la négociation de tarifs préférentiels sont désormais pris en charge par l’inter CSE (ancien inter CE). L’externalisation et la digitalisation des procédures permettent ainsi de fournir aux salariés des offres CSE qualitatives, et en plus grande quantité.
L’émergence de sites CSE, type plateformes d’avantages salariés, conduit donc à une réorganisation des tâches des élus qui peuvent déléguer leurs missions.
→ L’intérêt d’une billetterie CSE digitale
La digitalisation des offres CSE présente plusieurs intérêts pour les collaborateurs d’une entreprise. L’un des effets indéniables de la centralisation est la simplicité d’utilisation. Contrairement aux formats traditionnels, la billetterie CSE digitale donne aux salariés la possibilité d’accéder à leurs avantages CSE dès qu’ils le souhaitent et où qu’ils soient.
Une billetterie CSE dématérialisée est accessible en ligne via le site du CSE mais elle peut également être proposée sur application mobile : de plus en plus de comités sociaux et économiques disposent d’une application CSE pour leur billetterie. Les collaborateurs accèdent ainsi à leur billetterie en quelques clics depuis leur smartphone ou leur tablette. La facilité d’accès de la billetterie CSE digitale offre un certain confort aux bénéficiaires.
Avec une billetterie CSE dématérialisée, les collaborateurs ne sont plus contraints de se conformer à des horaires spécifiques pour récupérer leurs places de cinéma ou autres avantages salariés lors des permanences du comité. De la même façon, les élus chargés de la distribution économisent des heures de délégation.
Enfin, la mise en place d’une billetterie CSE digitale implique les salariés les plus jeunes dans la vie du comité social et économique. Les collaborateurs les plus jeunes, étant plus familiers du numérique, ont alors davantage de chances de faire part de leurs revendications aux élus. Opter pour la digitalisation, c’est donc aussi rendre visible l’ensemble des missions du comité.
La digitalisation des entreprises impacte aussi bien les processus RH que les missions du CSE.
Le développement des sites CSE et la digitalisation des processus RH présentent des bénéfices non négligeables :
- une amélioration de leur organisation (mails, plannings, réunions)
- une amélioration de l’impact de leurs actions (amélioration du dialogue social en entreprise, développement de sondages anonymes en ligne, développement de la marque employeur)
Si le télétravail, étendu par les confinements, a considérablement accéléré la dématérialisation des procédures, cette numérisation devient la norme. Les élus CSE, comme les services RH, ont donc tout intérêt à en tirer profit.
Appliquée aux RH et aux CSE, la digitalisation des entreprises réunit tous les critères pour être pérenne dans le temps.