Près de la moitié du temps de travail des employés est consacré à la recherche de documents, et 7,5 % d’entre eux sont égarés ou mal classés.
Dans ce contexte, un logiciel de GED (gestion électronique des documents) facilite le partage d’informations et permet un accès plus rapide aux documents nécessaires.
Ses atouts sont nombreux : centralisation des fichiers, sécurisation des données et amélioration de la recherche documentaire. Mais quelles sont les solutions les plus performantes ?
Voici 12 logiciels GED qui se distinguent sur le marché !
Lire également :
- Logiciel de Paie en ligne : les 11 meilleures solutions
- Logiciel signature électronique: Les 10 meilleurs outils
- Logiciel de Gestion du Personnel: Les 10 meilleurs logiciels
Docuware
DocuWare propose des outils intelligents de gestion électronique de documents et de workflows. Les documents sont accessibles de partout, sur mobile, ordinateur, ou tablette, ce qui en fait une solution idéale pour vos équipes en télétravail. Avec Docuware, vous pouvez :
- Dématerialiser vos factures clients et fournisseurs ;
- Digitaliser et centraliser les données de vos employés ;
- Partager et archiver vos contrats commerciaux ;
- Eviter les fuites et pertes de données.
Plus de 19000 clients font confiance à ce logiciel de GED pour numériser et archiver leurs documents d’entreprise. Il est présent dans plus de 100 pays avec une traduction disponible en 25 langues.
DocuWare propose un tarif sur demande avec une démonstration gratuite adaptée à vos besoins. Il n’existe pas de version gratuite mais il est possible de bénéficier d’un essai gratuit de la plateforme.
Zeendoc
Zeendoc GED est un logiciel français de gestion et de valorisation de l’information qui permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise. Elle se présente comme une solution de GED bas carbone.
Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve :
- La capture et la numérisation de documents : Zeendoc permet de numériser des documents papier et de les importer dans le système sous forme numérique, y compris via des applications mobiles.
- La reconnaissance optique de caractères (OCR) : le logiciel utilise l’OCR pour convertir les documents numérisés en texte modifiable et recherchable, facilitant ainsi leur gestion et leur archivage.
- La classification automatique : Zeendoc est capable de classifier automatiquement les documents selon des critères prédéfinis, ce qui simplifie le rangement et l’accès aux fichiers.
- La recherche avancée : les utilisateurs peuvent retrouver rapidement des documents spécifiques en se basant sur divers critères comme le contenu, la date, le type de document, etc.
- La gestion des flux de travail (workflow) : Zeendoc permet de créer et de gérer des workflows personnalisés pour automatiser les processus d’affaires, comme les approbations ou les revues de documents.
- Le partage de documents et collaboration : Il offre des fonctionnalités pour partager des documents et collaborer en temps réel, facilitant ainsi le travail d’équipe.
Par ailleurs, Zeendoc inclut des fonctionnalités de sécurité robustes, comme le contrôle d’accès, la gestion des droits d’utilisateur, et le suivi des modifications pour garantir la conformité et la sécurité des informations. Le système prend aussi en charge l’archivage électronique avec valeur probatoire, permettant de respecter les exigences légales et réglementaires.
Les tarifs de Zeendoc ne sont pas affichés sur leur site internet, mais vous pouvez prendre contact facilement en ligne avec un commercial.
M Files
Grâce à l’IA générative de M-Files, le logiciel de GED permet d’organiser l’information, de comprendre le contexte des documents et d’interagir avec les connaissances de l’organisation en utilisant le langage naturel. Avec l’IA, la solution RH augmente la productivité des collaborateurs en leur permettant de poser des questions à partir de leurs données, de résumer des documents ou de traduire des contenus dans d’autres langues.
Grâce à des fonctionnalités avancées de recherche, les utilisateurs peuvent retrouver des documents rapidement en utilisant des mots-clés, des métadonnées ou même le contenu des documents. M-Files facilite aussi la collaboration en permettant le partage sécurisé de documents entre utilisateurs et avec des parties externes, tout en maintenant un contrôle strict sur l’accès et les permissions.
Le logiciel de GED intègre toutes les fonctionnalités habituelles de ce type de solution RH : gestion intelligente des documents, automatisation des workflows, gestion des droits d’accès, accès mobile ou à distance aux documents d’entreprise.
Enfin, M-Files se connecte facilement à d’autres systèmes d’entreprise tels que les ERP, CRM, et solutions de comptabilité, permettant une intégration transparente des documents et des données à travers différentes plateformes.
Pour avoir accès aux tarifs, vous pouvez planifier une démonstration gratuite directement sur le site web de l’éditeur du logiciel.
Lire également :
- Pointeuse horaire : les 10 meilleurs logiciels
- Outil de planification : les 15 meilleurs logiciels de planning
- Logiciel Gestion Formation : les 10 meilleurs outils
Gedzilla
Le logiciel RH de Gedzilla propose des fonctionnalités avancées pour la gestion documentaire en entreprise, notamment :
- L’analyse textuelle par IA pour un traitement rapide et une saisie automatisée
- Une recherche multicritère sur l’ensemble des documents
- Des workflows personnalisables
- La gestion des droits d’accès des utilisateurs
- Un accès aux documents depuis n’importe quel appareil, à tout moment
Gedzilla garantit la sécurité des données avec une solution développée et hébergée en France sur des serveurs certifiés ISO/IEC et CSA STAR.
L’offre débute à 39,90 € par mois, sans engagement, pour un utilisateur et 100 pages entrantes par mois, ce qui en fait une option accessible aux petites et moyennes entreprises.
Youdoc
Youdoc est une solution de GED qui intègre l’intelligence artificielle pour une gestion documentaire efficace. Parmi ses fonctionnalités, on trouve l’acquisition et l’analyse automatisée des documents, une gestion collaborative des documents avec indexation et recherche full-text, ainsi que des workflows métiers personnalisables. La plateforme assure une dématérialisation globale et sécurisée, avec des options de signature électronique et de partage. Adaptée à différents secteurs, Youdoc est conçue pour améliorer l’accessibilité et la gestion des documents en entreprise.
La solution peut s’intégrer facilement à votre ERP ou tout autre application tierce pour s’interfacer facilement avec votre environnement SI.
De plus, You doc est une solution 100 % développée et hébergée en France.
Les tarifs sont accessibles en prenant RDV avec un commerciale via le site web de l’éditeur de logiciel.
File Hold
FileHold est un logiciel de gestion électronique de documents conçu pour aider les organisations à numériser, organiser et gérer efficacement leurs informations. Ses principales fonctionnalités incluent la numérisation et l’archivage de documents, l’indexation automatisée grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), et la gestion avancée des métadonnées pour faciliter la recherche et le rappel des documents. Le système supporte également l’automatisation des workflows, ce qui permet de simplifier les processus tels que les approbations de documents et de contrats.
FileHold offre également des fonctionnalités robustes de sécurité, avec un contrôle d’accès granulaire et la possibilité de suivre qui a consulté ou modifié un document. Son interface est intuitive, rendant le logiciel accessible aux utilisateurs sans formation approfondie. Ces capacités font de FileHold une solution idéale pour les PME cherchant à réduire la paperasserie et à améliorer leur efficacité, tout en respectant les normes de conformité.
Open text
Au fil de ses 30 ans d’évolution, OpenText a transformé sa solution de GED en une plateforme de services de contenu cloud complète. Ce développement s’articule autour de la capture intelligente, l’automatisation des workflows, et une intégration système fluide pour une gestion de contenu efficace. Aujourd’hui, la plateforme ECM (Enterprise Content Management) est dotée d’un large éventail de fonctionnalités de gestion de contenu. Elle permet aux organisations de gérer efficacement et en toute sécurité tous les fichiers importants, y compris les documents, les images, les fichiers CAO (conception assistée par ordinateur), les médias enrichis, etc.
Ces innovations témoignent de l’adaptabilité d’OpenText aux évolutions technologiques et aux exigences métiers. Aujourd’hui, ses fonctionnalités incluent :
- La capture et la classification (numérisation et catégorisation intelligente des documents) ;
- L’indexation et la recherche (recherche avancée full-text et par mots-clés) ;
- L’archivage sécurisé (gestion du cycle de vie des documents ) ;
- La destruction programmée : (gestion automatisée des périodes de rétention et destruction des documents).
Pour accéder aux tarifs d’Open texte, il faudra contacter l’équipe commerciale.
DFM
Les solutions de dématérialisation documentaire de DFM regroupent plusieurs fonctionnalités conçues pour optimiser la gestion des documents en entreprise. Elles incluent l’automatisation des processus afin de réduire les tâches répétitives, le renforcement de la sécurité des données ainsi que des outils facilitant la collaboration et le partage de documents.
DFM propose également des services de gestion et d’externalisation du courrier, permettant de gagner du temps et de réduire les coûts tout en garantissant l’archivage et la conservation des preuves.
Pour obtenir les tarifs de cette solution RH, il est nécessaire de contacter le service commercial.
Deltic
Le logiciel de GED Deltic se distingue par ses fonctionnalités innovantes et sa facilité d’utilisation. Il supporte la numérisation et l’archivage électronique des documents, en conformité avec les exigences légales, et intègre des outils d’OCR pour une indexation et une recherche efficaces.
Deltic optimise également les workflows grâce à l’automatisation des processus documentaires, améliorant ainsi la productivité des entreprises. La gestion sécurisée des documents est une priorité, avec des contrôles d’accès stricts pour protéger les informations sensibles. Par ailleurs, Deltic facilite la gestion des documents fournisseurs et clients, facilitant ainsi la transition vers la facturation électronique.
Vous pouvez demander une démonstration sur le site de Deltic pour avoir accès aux tarifs.
Outmind
Outmind est une plateforme de gestion de connaissances qui s’installe facilement. Contrairement à d’autres produits sur le marché, Outmind se synchronise avec vos outils déjà en place, tels que Sharepoint, Dropbox, emails, serveurs, Teams, etc., facilitant ainsi la gestion de vos données parallèlement à votre structure organisationnelle existante.
Son moteur de recherche, renforcé par l’intelligence artificielle, permet une recherche d’informations rapide et efficace, même pour ceux qui ne sont pas pleinement familiarisés avec les outils de l’entreprise.
Cette combinaison assure une mise en œuvre d’Outmind à la fois rapide et simple pour les utilisateurs, tout en améliorant considérablement l’accès aux données.
Parmi les fonctionnalités clés de la solution RH, on retrouve :
- la recherche avancée (recherche sémantique et booléenne dans tous formats de données) ;
- des tags personnalisés par équipes ;
- l’authentification à deux facteurs ;
- le partage de vues entre utilisateurs.
Les tarifs sont accessibles après la réalisation d’une démonstration gratuite.
Hyland OnBase
Hyland OnBase est une plateforme de services de contenu qui aide à organiser, gérer et optimiser les contenus et les processus d’entreprise. Elle intègre des fonctionnalités de capture automatisée, des rapports et analyses en temps réel, ainsi qu’une automatisation avancée des processus. OnBase offre également des outils de collaboration sécurisés, incluant le partage de contenu et la co-édition. La plateforme garantit la gestion du cycle de vie des informations via des fonctionnalités de conservation poussées.
OnBase est également reconnu pour ses mesures de sécurité, assurant la protection des données sensibles et la conformité réglementaire.
Vous pouvez demandez une démonstration directement sur le site de l’éditeur de la solution RH.
Sharepoint
Microsoft SharePoint est une plateforme conçue pour la gestion de contenu et la collaboration en entreprise. Elle permet de partager et de travailler en temps réel sur des documents, tout en s’intégrant aux applications Microsoft Office pour une expérience fluide.
SharePoint propose des outils de personnalisation pour créer des sites et des portails adaptés aux besoins de l’entreprise. Ses options d’automatisation des workflows contribuent à optimiser l’efficacité des équipes. La gestion des versions et des permissions garantit un contrôle sécurisé des informations. Enfin, ses applications mobiles permettent d’accéder aux documents et aux fonctionnalités de collaboration depuis n’importe quel appareil.
Quel est le principe de la GED ?
Le terme GED signifie Gestion éléctronique de documents. Il s’agit d’un système qui gère vos documents d’entreprise et permet de les stocker et les archiver numériquement. Un logiciel de Gestion éléctronique de documents utilise des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), les workflows, les métadonnées et les règles de gestion pour organiser et automatiser la gestion documentaire. Les documents sont stockés dans une base de données centralisée, accessible par les utilisateurs autorisés.
Les logiciels de GED offrent diverses fonctionnalités, notamment :
- des fonctionnalités de recherche de documents ;
- des fonctionnalités de consultation et d’édition en ligne ;
- des worflows automatisés de validation.
Ils peuvent être intégrés avec d’autres logiciels RH, tels que le SIRH, ou d’autres applicatifs métiers, tels que l’ERP ou le CRM.
Comment choisir un logiciel de GED ?
Pour bien choisir un logiciel de GED, il est important de se poser les bonnes questions. Voici quelques critères essentiels à examiner :
- Quelles fonctionnalités sont nécessaires ? L’entreprise a-t-elle seulement besoin d’archiver ses documents ou doit-elle aussi pouvoir collaborer dessus et les modifier ?
- Où sont stockées les données ? Quelles garanties l’éditeur apporte-t-il en matière de sécurité ?
- L’interface est-elle intuitive et facile à utiliser pour tous les collaborateurs ?
- Quel est le coût du logiciel ? Offre-t-il un bon équilibre entre les fonctionnalités disponibles et le budget alloué ?
- Des mises à jour régulières sont-elles prévues ?
- Peut-il s’intégrer facilement au système informatique en place et aux autres outils utilisés ?
Un bon logiciel de GED ne se limite pas à l’archivage et à l’indexation des documents numériques. Il doit être adapté aux besoins des utilisateurs, accompagner l’évolution de l’entreprise et s’intégrer sans difficulté à son écosystème IT. C’est une condition essentielle pour qu’il soit réellement adopté en interne.