Gérer la paie des collaborateurs exige d’avoir de solides connaissances en technique de paie et disposer d’outils solides et performants. D’autant plus lorsqu’il s’agit de la paie des travailleurs sociaux, un secteur d’activité bien spécifique entre le droit privé et le droit public.
Nous vous proposons dans cet article de vous présenter quelques outils pour gérer au mieux la paie des travailleurs sociaux.
La paie des travailleurs sociaux
Les principales conventions collectives applicables
De l’assistant(e) social(e) à l’auxiliaire de vie en passant par les personnels du secteur de l’habitat social, les travailleurs sociaux regroupent de nombreuses professions riches et variées. Les salariés évoluant dans ce secteur d’activité sont couverts par différentes conventions collectives en fonction de leur profession et de leur lieu de travail.
- CCN des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées ou CCN66 (IDCC 413)
- CCN des établissements privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif ou CCN51 (IDCC 29)
- CCN de l’hospitalisation privée (IDCC 2264)
- CCN des offices publics de l’habitat (IDCC 3220)
- CCN des personnels des sociétés anonymes et fondations d’HLM (IDCC 2150)
- CCN des coopératives HLM (IDCC 1588)
Les spécificités du secteur
Les avancements automatiques
Pour de nombreuses professions du secteur social, la rémunération évolue en fonction de l’ancienneté dans la profession du collaborateur. La rémunération minimale est définie, sauf dispositions plus favorables dans l’entreprise, par la convention collective.
A titre d’exemple la CCN 66 prévoit la grille de salaire suivante pour un(e) auxiliaire de vie sociale :
| Ancienneté dans la profession | Coefficient | Salaire temps plein |
| Début | 396 | 1492,92 |
| Après 1 an | 405 | 1526,85 |
| Après 3 ans | 418 | 1575,86 |
| Après 5 ans | 432 | 1628,64 |
| Après 7 ans | 448 | 1688,96 |
| Après 10 ans | 461 | 1737,97 |
| Après 13 ans | 474 | 1786,98 |
| Après 16 ans | 486 | 1832,22 |
| Après 20 ans | 498 | 1877,46 |
| Après 24 ans | 516 | 1945,32 |
| Après 28 ans | 530 | 1998,10 |
Travail en service continu
Le secteur du social, tout comme le secteur médical, présente la spécificité de fonctionner en continu, week-end, nuit et jours fériés compris.
Ainsi des indemnisations particulières sont prévues par les conventions collectives comme des indemnités de sujétion, des primes d’astreinte ou l’indemnisation des nuits, dimanche et jour fériés.
Des professions réglementées
De nombreuses professions du secteur social sont règlementées et nécessite une autorisation de travail afin de pouvoir exercer son activité. Ainsi, il est du devoir de l’employeur de contrôler ces autorisations.
Au delà des diplômes obligatoires exigés à certaines professions, le salarié doit transmettre à son employeur son numéro Adeli. Sont concernés notamment :
- Les auxiliaires médicaux
- Les psychologues
- Les assistants de service social
- Les ostéopathes, chiropracteurs et psychothérapeutes
Des salariés travaillant à distance
Les travailleurs sociaux sont amenés à travailler au sein des établissements de santé, de soin ou de cure mais également à domicile sur un périmètre plus ou moins large. Cette spécificité est à prendre en considération dans la définition de la politique de gestion du personnel et de la paie.
Comment optimiser le gestion des paies des travailleurs sociaux
Automatiser la paie
Des outils de suivi et de gestion
De nombreuses spécificités sont prévues dans les conventions collectives applicables aux travailleurs sociaux. On peut citer notamment la gestion des avancements automatiques. Il est donc nécessaire de mettre en place des outils de suivi et de gestion performants et adaptés afin de suivre au mieux les dossiers et ainsi d’éviter tout risque d’oubli ou erreur de paie.
- Mettre en place des outils de suivi et de gestion automatisés sur Excel
- Exploiter les outils de planification (Outlook, Trello, …)
- Procéder à des contrôles de masse sur Excel
Automatiser la paie dans une solution adaptée
Une alternative aux nombreux fichiers de suivi et de gestion qui peuvent être chronophages est l’investissement dans un SIRH permettant d’automatiser la paie mais également la gestion administrative du personnel. Certains SIRH se sont spécialisés dans des secteurs d’activité spécifiques, et notamment le secteur médico-social, intégrant dans leur solution un pré-paramétrage des conventions collectives applicables à ces secteurs d’activité et la gestion automatique des avancements.
Gérer efficacement les autorisations de travail
Le secteur médico-social est soumis à une réglementation particulière pour certaines professions. Ainsi, il est essentiel de bien gérer le suivi des documents obligatoires que le salarié doit fournir à son employeur pour exercer son activité.
Des outils de suivi peuvent être mis en place afin de suivre les autorisations de travail. Certains SIRH, spécialisés dans ce secteur d’activité, intègrent des outils de gestion des autorisations de travail.
Dématérialiser la gestion du personnel et la paie
Afin de gagner du temps et de répondre aux exigences de la profession, la gestion de la paie et de l’administration du personnel peut être dématérialisée et décentralisée vers le salarié et le manager afin d’en donner plus facilement l’accès aux salariés ne travaillant pas sur site (auxiliaires de vie, assistant(e) social(e), …).
Au sein d’un SIRH, les fonctionnalités suivantes peuvent être proposées (liste non exhaustive) :
- Signature électronique des contrats et avenants : le collaborateur n’a pas besoin de se déplacer au siège social pour signer son contrat
- Archivage numérique des bulletins de salaire
- Saisie des informations personnelles (adresse, coordonnées bancaires, …) par le collaborateur
- Saisie des absences par le collaborateur avec validation du manager
Pour en savoir plus sur la manière d’optimiser la gestion de la paie de vos salariés , vous pouvez consulter notre article : Comment optimiser la gestion de ses paies ?
L’exemple de NOVRH Care, un SIRH spécialisé simplifiant la gestion de la paie des travailleurs sociaux dans le secteur de la santé et du médico-social
Présentation de NOVRH Care
SIRH pluridisciplinaire orienté métier
NOVRH Care est un SIRH pluridisciplinaire dédié aux établissements du secteur sanitaire et médico-social de 250 à 5000 collaborateurs couvrant les domaines suivants :
- La gestion administrative du personnel
- La gestion de la paie
- Avantages et rémunération
- Gestion des absences /GTA
- GPEC/Talents
- Formation
- Recrutement
- Pilotage
NOVRH Care est une offre SIRH métier pensée pour répondre aux enjeux spécifiques à ces secteurs :
- CCN 51, 66 et FHP pré-paramétrées pour le secteur médico- social
- Interface avec l’OPCO Santé pour la formation des collaborateurs
- Gestion des avancements automatiques des collaborateurs
- Modèles de contrat de travail
- Outil de gestion des autorisations de travail
- Gestion des emplois adaptée à ces secteurs d’activité
- Suivi des titulaires et remplaçants par poste de travail
- Création de reporting transverses sur les données RH & Paie
Mode SaaS
NOVRH Care est un SIRH fonctionnant entièrement en ligne en mode SaaS permettant une utilisation quel que soit le poste de travail de l’utilisateur. L’espace personnel est entièrement paramétrable et est notamment accessible aux utilisateurs en situation de handicap visuel.
Le module paie
NOVRH Care propose un module paie permettant de gérer efficacement les paies, même les plus complexes. Le module paie permet de réaliser les paies de A à Z et propose des fonctionnalités complexes et particulièrement adaptées aux secteurs du médico-social et sanitaire ainsi que celui de l’habitat social.
- Gestion multi-sociétés, multi-établissements et multi-conventions
- Calcul à l’envers
- Prise en charge de la rétroactivité
- Gestion de de l’avancement automatique
- Calcul automatique des IJSS
- Import de fichier d’éléments variables de paie et absences
- Gestion de la fonction publique
- Déclarations sociales en MtoM
- Génération des fichiers d’interface comptable
Le module de gestion administrative du personnel
Au-delà de la gestion de la paie, NOVRH Care permet de simplifier et automatiser la gestion administrative du personnel.
Gestion du dossier du salarié
- Accès aux données personnelles des collaborateurs
- Accès aux données professionnelles des collaborateurs avec consultation des historiques
- Contrôler de la validité des enregistrements obligatoires des personnels de santé
- Gestion des documents obligatoires des collaborateurs
Gestion et suivi de l’administration du personnel
- Edition des contrats de travail, avenants et attestations pré-paramétrés
- Signature électronique des contrats et avenants
- Gestion des contrats
- Gestion des entrées/sorties
- Gestion des mutations
- Gestion des visites médicales et vaccins obligatoires
- Gestion des notes de frais et titres restaurant
- Gestion des emplois et des compétences
- Gestion des périodes d’essai et périodes probatoires
Dématérialisation du dossier du salarié
- Archivage des documents personnels du collaborateur
- Archivage des documents professionnels du collaborateur
- Bilan Social Individuel (BSI)
Décentralisation de la gestion du personnel
- Espace collaborateur et manager
- Espace documentaire et annuaire