Comment obtenir l’agrément CPF ?

Le CPF a subi de très nombreuses modifications réglementaires ces dernières années. Entre l’intégration de France Connect +, les modifications profondes apportées quant à l’éligibilité des formations au RS/RNCP ou aux changements relatifs à l’accès EDOF, la situation a largement évolué.

Aussi, la situation n’est plus toujours claire pour de nombreux organismes de formation. Dans cet article, nous allons tenter de clarifier la situation en expliquant étape par étape les démarches nécessaires pour rendre vos formations éligibles au CPF en 2023.

Suivez notre guide pour tout savoir sur l’inscription de vos formations au CPF et l’obtention de l’agrément CPF !

1/ DÉCLARER SON ACTIVITÉ DE FORMATION

C’est un peu une évidence que de le dire, mais la première étape pour enregistrer votre entreprise au CPF consiste à la créér ! Nous ne nous étalerons pas beaucoup plus sur cette partie, mais gardez en tête que la réalisation de toutes les démarches qui vont suivre est directement dépendante de cette première : vous devez disposer d’un SIRET.

Une fois que vous avez votre société, vous pouvez vous lancer dans l’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) de formation pour être référencé comme organisme de formation. Vous pouvez le faire en ligne via le site Mon Activité de Formation ou par courrier postal en écrivant à la DREETS de votre région.

Quelle que soit la solution choisir, il vous faudra fournir la copie du justificatif d’attribution de votre numéro unique d’identification (SIREN), le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant de votre entreprise et la première convention de formation professionnelle que vous aurez nouée avec un apprenant. La DREETS peut demander des éléments complémentaires et il faut compter au moins 15 jours avant de recevoir une réponse.

Après avoir obtenu votre NDA, vous pouvez passer à l’étape suivante, qui consiste à obtenir la certification Qualiopi. Toutefois, il est important de rappeler que le NDA crée des droits et des devoirs pour votre organisme de formation.

Vous aurez le droit, par exemple, de demander une exonération de TVA sur les formations professionnelles que vous délivrerez, mais vous aurez également l’obligation de remplir chaque année votre bilan pédagogique et financier (BPF) qui référence l’ensemble de vos formations professionnelles durant votre exercice comptable.

Soyez parfaitement au clair quant aux attendus en la matière : intégrer le monde de la formation professionnelle ne doit pas être une décision prise à la légère !

2/ OBTENIR LA CERTIFICATION QUALIOPI

La deuxième étape de la mise en place de votre projet CPF consiste à obtenir la certification Qualiopi. Cette certification est un prérequis indispensable pour recevoir tous fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle parmi lesquels le CPF.

Elle est délivrée aux organismes concourant au développement des compétences, tels que les organismes de formation, les centres de bilan de compétences, les centres de validation des acquis de l’expérience et les centres de formation par apprentissage.

La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qualité de 32 indicateurs qui exigent des processus qualité internes conformes aux exigences de la certification. Pour se préparer à l’obtention de la certification Qualiopi, il est nécessaire de mettre en place des moyens adaptés aux objectifs poursuivis par la formation, assurer une veille règlementaire et législative, et publier des informations relatives aux formations…

Toute une batterie de process qualité que vous devrez respecter afin d’assurer la réussite de votre projet de certification. Vous pouvez opérer seul ou choisir de bénéficier d’un accompagnement à la certification Qualiopi dans vos démarches.

Une fois que vous êtes prêt à passer la certification, il vous faudra faire appel à un organisme certificateur qui enverra alors un auditeur qualité au sein de votre structure. Ce dernier vérifiera si les exigences du référentiel national qualité sont respectées au sein de votre organisme.

Si vos processus sont conformes, vous recevrez votre certification Qualiopi. Si l’auditeur constate des écarts, il déclare alors l’existence de non-conformités, que vous devez traiter dans les plus brefs délais, sous peine de ne pas recevoir votre certification.

Gardez à l’esprit que l’obtention de la certification Qualiopi vous fait entrer dans un cycle de certification de trois ans. Vous devrez passer l’audit de surveillance 14 à 22 mois après l’audit initial, puis l’audit de renouvellement, qui vous fera entrer dans un nouveau cycle de trois ans. Une fois que vous avez obtenu votre certification Qualiopi, vous êtes enfin prêt à passer à la suite de votre projet CPF.

3/ PROPOSER DES FORMATIONS CERTIFIANTES

Afin qu’elle soit éligible au Compte Personnel de Formation (CPF), une formation doit être certifiante Concrètement, une formation est certifiante si elle prépare à une certification inscrite au RCNP ou au RS.

Les organismes certificateurs disposent de deux options pour rendre leurs formations certifiantes :

• soit en s’adossant à des certifications existantes dans le cadre de partenariats avec des organismes certificateurs tiers ;
• soit en créant et en faisant enregistrer leur propre certification ;

Solution 1 : se faire habiliter par un organisme certificateur

Pour rendre une formation certifiante en utilisant une certification professionnelle existante, il faut d’abord rechercher les certifications dans le domaine de la formation proposée et choisir celle qui correspond le mieux aux formations dispensées.

Une fois la certification choisie, il vous devrez contacter le détenteur de la certification pour en connaître les modalités de passage et éventuellement payer une redevance annuelle ou financière. L’organisme de certification peut également demander des aménagements pédagogiques pour préparer à la certification.

Une fois ces négociations passées, l’organisme de formation peut accéder au CPF en étant reconnu comme organisme de formation préparant à la certification visée.

Solution 2 : enregistrer sa propre certification

La deuxième option pour rendre une formation certifiante consiste à créer sa propre certification professionnelle. Cela nécessite de déposer un dossier de demande auprès de France Compétences, qui évalue les dossiers et donne un avis sur l’inscription de la certification au RNCP ou au RS. Cette option est plus longue et coûteuse que la première, mais elle peut être nécessaire si aucune certification professionnelle ne correspond aux formations que vous dispensez.

En conclusion, pour qu’une formation soit éligible au CPF, elle doit être certifiante, c’est-à-dire préparer à une certification professionnelle inscrite au RNCP ou au RS. Pour rendre une formation certifiante, il est possible de s’appuyer sur une certification existante en payant une redevance et en suivant les modalités de passage, ou de créer sa propre certification en déposant un dossier de demande auprès de France Compétences.

La première option est plus simple et moins coûteuse que la seconde, mais la seconde peut être nécessaire si aucune certification professionnelle ne correspond aux formations dispensées.

4/ L’ACCÈS À EDOF

Pour déposer des formations au CPF, il est obligatoire d’enregistrer votre organisme de formation sur EDOF. Depuis octobre 2022, une nouvelle procédure a été mise en place pour simplifier l’inscription des organismes de formation et assurer leur éligibilité.

La procédure d’enregistrement s’effectue en ligne et nécessite la soumission d’un formulaire de demande accompagné de documents justificatifs.

Avant de pouvoir déposer une demande, l’organisme doit remplir les conditions d’utilisation et justifier qu’il détient un numéro de déclaration d’activité, qu’il n’a pas été condamné pénalement, qu’il a la capacité technique et pédagogique de délivrer la formation, qu’il respecte les règlementations relatives au bilan pédagogique et financier, qu’il est certifié Qualiopi, qu’il a l’habilitation pour délivrer une certification professionnelle, qu’il respecte les règles d’éligibilité des actions de formation, et qu’il est en conformité avec les obligations légales fiscales et sociales.

Le formulaire de demande contient des champs obligatoires qui doivent être remplis avec les pièces justificatives suivantes: un extrait Kbis de moins de 3 mois, une copie de la CNI ou un titre de séjour pour les personnes étrangères, une déclaration de non-condamnation et filiation pour le représentant légal, une copie de l’agrément préfectoral (si applicable), et un justificatif de délégation de pouvoir (si la personne qui effectue la demande n’est pas le représentant légal).

Après avoir soumis la demande, l’organisme de formation reçoit un accusé d’enregistrement automatique. Dans un délai de 11 jours ouvrés, il reçoit une notification de recevabilité de sa demande. Si la demande est jugée recevable, l’organisme doit participer à une session de formation et fournir des pièces supplémentaires en fonction de son champ d’activité.

La Caisse des dépôts adresse alors une demande de pièces complémentaires et des dates de webinaires d’information obligatoires. À la fin de l’instruction, la Caisse des dépôts envoie une notification de décision. En cas d’accord, l’organisme de formation pourra accéder à la plateforme et devra continuer à respecter les conditions établies. En cas de rejet, l’organisme peut renouveler sa demande.