Avec l’arrivée des nouvelles générations sur le marché de l’emploi, l’aspect de la qualité de vie au travail n’a jamais été aussi déterminant dans la vie des entreprises. A l’heure du nomadisme, du télétravail, de la flexibilité … la pointeuse a-t-elle encore sa place dans l’entreprise ?

Quel est l’intérêt aujourd’hui pour les RH d’investir dans un système de pointeuse numérique ? Peut-il coexister avec une politique de QVT ? Le pointage est-il compatible avec une expérience collaborateur optimisée ? Découvrez-le en lisant la suite de notre article.

Une pointeuse, certes, mais pas seulement !

Grâce aux évolutions technologiques et au déploiement du réseau Internet, la pointeuse d’aujourd’hui n’a plus rien à voir avec celle d’hier.

Exit la pointeuse mécanique et le poinçonnage des cartes de présence à chaque début et fin de journée. Place à présent à deux nouveaux types de pointeuses :

• les pointeuses numériques multifonctions. Installés sur le lieu de travail et connectés en temps réel, ces nouveaux terminaux de pointage offrent aux collaborateurs une expérience de communication et des fonctionnalités inédites.
• les pointeuses dites « virtuelles », qui consistent en la possibilité de pointer sur un PC, un smartphone ou une tablette, avec un horodatage sécurisé.

Signalement de présence

Le premier atout des pointeuses numériques connectées est qu’elles permettent d’afficher en temps réel l’ensemble des collaborateurs présents au travail, que ce soit sur site (dans le cas des pointeuses physiques) ou à distance (dans le cas des pointeuses virtuelles). Salarié ou cadre, tout collaborateur qui badge sera instantanément affiché « présent » dans le système de gestion.

Cette fonctionnalité, qui peut être particulièrement utile dans le cadre des exercices d’évacuation incendie, prend une nouvelle dimension avec la mise en place de nouvelles pratiques de travail liées notamment aux conditions sanitaires.

Visualiser et partager en temps réel l’information concernant la présence des salariés au travail est d’autant plus importante avec le recours accéléré au télétravail ou avec la complexification des rotations d’équipes.

Gestion des temps et des heures supplémentaires

Un système de pointeuse numérique ne vous permettra pas seulement de contrôler la présence au travail de vos salariés au sein de votre établissement ou depuis leur domicile, mais il vous permettra également de mettre en place un système de gestion des temps simple, fiable et efficace.

Avantageuse pour l’entreprise comme pour les salariés, la pointeuse numérique dotée d’une gestion des temps et des heures supplémentaires, permet un suivi quotidien du temps de travail de chacun.

Depuis la pointeuse, le collaborateur peut consulter ses compteurs d’heures et connaitre avec exactitude quelles sont les heures réalisées et celles qui doivent encore être effectuées. Cela confère une grande autonomie au collaborateur et une parfaite transparence.

Autre atout non négligeable, le salarié peut vérifier en direct les pointages pris en compte mais aussi , le cas échéant, commenter depuis la pointeuse un badgeage atypique. Ainsi l’anomalie relevée pourra être traitée rapidement par les services RH en connaissance du contexte.

Enfin, au-delà de relever les temps de présence, les pointeuses numériques peuvent être utilisées pour comptabiliser les temps passés par type d’activité. L’entreprise dispose ainsi d’un relevé d’activité lui permettant de mieux ajuster les charges de travail et les plannings pour rééquilibrer des charges inéquitables entre salariés par exemple.  

Demande d’absence et gestion des congés

Un atout majeur des pointeuses numériques est qu’elles peuvent être connectées directement au logiciel global de gestion des temps, incluant le système de gestion des congés et des absences.

Ainsi, en plus de déclarer leurs heures de travail, les salariés auront également la possibilité de réaliser, directement sur la pointeuse, des demandes de congés payés, de récupération d’heures, de prise de RTT, et de les envoyer pour validation auprès de leurs managers.

Ce système est avantageux pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Puisque d’un côté, les salariés auront une vue actualisée sur l’état et le nombre de congés qui leur restent, mais aussi sur les RTT ou sur les compteurs de récupération d’heures qu’ils auront cumulées.

Et que de l’autre côté, le temps de traitement administratif, dû à ces diverses demandes, sera grandement diminué pour le service des ressources humaines (plus de traitement sur papier !) qui pourra alors le consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Le collaborateur pourra également apprécier ce temps de validation plus court pour ses demandes de congés, facilitant la gestion d’imprévus personnels par exemple.

Vous améliorez à la fois l’expérience vécue par vos salariés et la fiabilité du traitement des congés et absences.

Automatisation et simplification de la gestion des paies

En optant pour un système de gestion des temps et des absences connecté à une pointeuse physique ou accessible directement sur PC, vous pourrez sécuriser et simplifier la préparation de vos paies.

Vous aurez la possibilité d’exporter l’ensemble des données de temps collectées par les pointeuses. Ainsi, les champs relatifs aux congés, aux absences, aux heures supplémentaires, aux jours de RTT ou de récupération, ainsi qu’aux paniers repas et autres indemnités liés à la présence du salarié en entreprise seront directement enregistrés et calculés.

Ces éléments variables de paie seront ensuite transmis, sans ressaisie, vers les logiciels de paie. Un gain de temps majeur et plus de risque d’erreur !

Sécurisation des locaux

L’un des nombreux autres avantages d’un système de pointeuse numérique est que celui-ci peut vous permettre de sécuriser l’accès de vos locaux. En effet certaines badgeuses combinent les deux fonctionnalités : pointages des temps et lecteurs d’accès, via l’utilisation du même badge.

Dans un contexte sanitaire toujours très perturbé, mais également dans un souci de préserver la sécurité physique de ses salariés, opter pour ce type de pointeuse permet d’autoriser l’entrée du collaborateur dans vos locaux uniquement sur les horaires prévus à son planning.

Ainsi son entrée sera refusée si le collaborateur est supposé être en congés ou en dehors de sa plage de présence prévue sur le lieu de travail. Autre avantage, le badge d’accès est automatiquement désactivé lorsque le salarié quitte l’entreprise : une précaution utile lorsqu’une organisation embauche régulièrement de nombreux intérimaires.

Vous garderez ainsi, une parfaite maîtrise des personnes autorisées à circuler au sein de vos locaux.

Meilleure communication et intégration à la vie de l’organisation

Parce qu’ils sont accessibles à tous les salariés de façon sécurisé, les terminaux de pointage connectés représentent une réelle alternative au PC pour les salariés qui n’en sont pas équipés dans le cadre de leur travail.

Certains systèmes de pointages proposent des options avancées telles que l’accès à des sondages, baromètres RH, boites à idées ou mettent à disposition des messageries internes. En plus de collecter les temps de travail, la pointeuse d’aujourd’hui peut sonder l’humeur des collaborateurs !

La mise à disposition d’un matériel moderne à tous les niveaux de l’entreprise est souvent perçue de manière positive. Les collaborateurs au sein de sites de production par exemple, souvent plus éloignés de l’information, trouvent via ces pointeuses un lien direct à la communication interne.

Préparation et communication : deux prérequis à l’adoption d’une pointeuse

Si la mise en place d’un système de pointage a de nombreux avantages, et ce à la fois pour l’organisation comme pour les salariés, il s’agit de préparer correctement son déploiement afin de lever les éventuels a priori négatifs lors de l’installation de pointeuses.

Communiquer en amont et se faire accompagner lors de la mise en place d’un système de pointage

Même si les pointeuses ont démontré leur efficacité et se sont modernisées au point d’apporter de réelles valeurs ajoutées, il n’en demeure pas moins que l’annonce de la mise en place d’un système de pointage peut susciter de la méfiance de la part les salariés.

Ces craintes peuvent empêcher les salariés de distinguer tous les avantages que ce système apporte dans leur vie de tous les jours. Afin d’éviter cela, nous vous conseillons de bien communiquer en amont auprès de vos collaborateurs sur la mise en place des pointeuses et de vous faire accompagner par des consultants et intégrateurs expérimentés.

Bien communiquer passe déjà par une information claire et transparente auprès des représentants du personnel dans un premier temps, puis auprès des collaborateurs.

Il s’agira de présenter les raisons pour lesquelles vous souhaiter instaurer ce système en insistant sur les bénéfices attendus pour l’ensemble des collaborateurs : plus de fiabilité, plus d’équité, une communication plus directe avec les RH et plus d’autonomie pour le salarié qui pourra lui-même consulter en temps réel ses compteurs, son planning, ou faire ses demandes.

Vous pourrez aussi à cette occasion clarifier les modes de calculs des temps de travail. Expliquer comment les heures vont être prises en compte et détailler les éventuelles franchises de temps, évitera de mauvaises surprises à vos collaborateurs.

Ensuite se faire accompagner par des acteurs expérimentés dans cette installation vous permettra d’éviter de nombreuses erreurs. Les consultants en gestion des temps pourront vous aider par exemple à mettre en place des paramétrages qui correspondent à vos accords d’entreprise mais aussi à la culture de votre organisation.

Gagner la confiance des collaborateurs en évitant les erreurs au démarrage

Les premiers jours d’utilisation d’un nouveau système de pointage s’avèrent déterminants dans l’adoption d’un système de pointage. Les collaborateurs seront très attentifs à la justesse des premiers calculs et décomptes de temps affichés par la pointeuse.

S’assurer de l’exactitude et de l’équité de traitement au démarrage du système est un prérequis indispensable à l’obtention de la confiance des salariés.

Pour cela, pas de miracle, il s’agit de tester en amont le système auprès d’équipes pilotes et de comparer les résultats obtenus avec les anciennes pratiques de l’entreprise afin de s’assurer que les recueils sont corrects. Et seulement après cette étape, vous pourrez déployer le système à l’échelle de l’organisation.

Il est important de pouvoir compter sur l’expérience du prestataire et sur sa méthode d’accompagnement au cours de cette phase délicate et pourtant primordiale. Ces périodes de tests en réel font partie des processus de déploiement éprouvés de tout acteur sérieux.

En conclusion, malgré d’éventuelles réticences au départ à l’installation d’un système de pointage, l’expérience montre que, passée la période de méfiance, les collaborateurs apprécient la transparence et l’équité de traitement qui relèvent de l’utilisation de pointeuses numériques.

L’accès autonome à leurs informations RH et la possibilité de vérifier les données de temps prises en compte dans le calcul de leurs bulletins de salaire finissent de lever les ultimes a priori.

Les professionnels RH de leur côté soulignent la grande sérénité qu’apportent les pointeuses numériques dans une organisation. En outre, elles contribuent à l’expérience salarié en digitalisant des processus administratifs lourds (transferts en CET, demande de congés…) qui étaient souvent vécus négativement auparavant par les collaborateurs.