Process de gestion des arrêts maladie : comment le simplifier en entreprise ?

David Verhaegen, chef de produit paie chez l’éditeur Kelio recense les questions à se poser aux différentes étapes du process de gestion des arrêts maladie en paie.

Quelle est la procédure tant pour l’employeur que pour le salarié ? Comment se calcule la retenue d’absence en cas d’arrêt maladie ? Quel maintien de salaire appliquer ? Comment le déclarer en DSN ?

Notre expert Kelio détaillera également les avantages à recourir aux solutions RH actuelles (logiciels SIRH et de gestion de paie) pour simplifier ce processus.

La saisie de l’arrêt de travail

Lorsqu’un salarié est arrêté dans le cadre d’une maladie professionnelle ou non (ou encore d’un accident de travail, accident de trajet), la première étape consiste à saisir l’arrêt de travail dans le module GTA (Gestion des Temps) du logiciel de paie ou SIRH.

Rappel de la procédure pour le salarié

La législation autorise un salarié à s’absenter en cas d’incapacité temporaire de travail en raison de son état de santé.

Transmettre un arrêt de travail dans les 48H

Le salarié doit fournir à son employeur un arrêt de travail dans les 48H suivant le début de son absence. Dans le cas contraire, son absence est considérée comme injustifiée.

L’arrêt de travail ou le bulletin d’hospitalisation

Le salarié doit fournir à son employeur un arrêt de travail initial prescrit par le médecin prescripteur (généralement le médecin traitant, mais pas toujours). Les médecins utilisent de plus en plus le service de télétransmission de l’arrêt de travail à l’assurance maladie. Dans ce cas, un seul exemplaire est donné au salarié pour transmission à l’employeur.

En cas d’hospitalisation, le salarié (ou ses proches s’il est en incapacité de le faire) transmet à l’employeur un bulletin d’hospitalisation. Attention, ce document n’est pas transmis à la Sécurité Sociale par l’établissement hospitalier, c’est au salarié de le faire.

La saisie de l’absence dans le module GTA

Lorsqu’un employeur réceptionne un arrêt de travail pour maladie, il doit le saisir dans le module GTA du SIRH. Il convient d’être vigilant dans la saisie des arrêts de travail, car c’est le point d’entrée de tout le process de gestion de la maladie en paie.

Saisir une absence maladie dans un logiciel GTA centralisé (plutôt que seulement en gestion de paie) comporte de multiples avantages : affichage de l’absence dans les plannings partagés de l’organisation, alerte des managers et collaborateurs, prise en compte dans les décomptes d’absences et congés qui peuvent être impactés, ou alerte sur les arrêts de longue durée et leurs conséquences administratives.

Cette étape de saisie de l’arrêt dans le module GTA est réalisée et validée par le gestionnaire RH à la réception de l’arrêt de travail. Le collaborateur lui-même peut y contribuer en déclarant son absence grâce à son portail d’accès personnel au logiciel ou en y ajoutant son document d’arrêt de travail en pièce jointe. Mais le gestionnaire RH reste le contrôleur et valideur en dernier ressort.

Le traitement en paie de l’arrêt de travail

Après saisie des arrêts de travail dans le module GTA (Gestion des Temps et Absence), les absences des salariés sont transférées en paie pour effectuer le signalement en DSN et le calcul de la retenue d’absence et du maintien de salaire.

Le transfert automatisé en paie

Les absences saisies en GTA peuvent être automatiquement intégrées dans le module paie. Ce transfert automatique suppose que votre logiciel de GTA et votre logiciel de paie communiquent au moyen d’API (modules informatiques dédiés). David Verhaegen conseille : « n’hésitez pas à questionner votre éditeur de logiciel GTA afin de bénéficier des avantages d’une interface automatisée avec votre logiciel de paie. En effet, ces transferts évitent les risques d’erreurs de saisie et font gagner un temps considérable au quotidien ».

Le signalement en DSN

Le signalement en DSN d’un arrêt de travail remplace l’attestation de salaire saisie sur net-entreprises. Il consiste en un envoi de flux de données, via un logiciel de paie, à destination de la Sécurité Sociale (CPAM, MSA ou CNMSS). Les données envoyées sont les suivantes :

Les informations relatives au salaire de référence pour le calcul du montant des IJSS ont été, quant à elles, transmises par l’intermédiaire des DSN mensuelles des mois précédents l’arrêt de travail.

Le signalement doit être transmis à la Sécurité Sociale dans les 5 jours suivant le début de l’arrêt de travail. Toutefois, en cas de subrogation ou lorsque l’arrêt n’impacte pas la paie du mois en cours, le signalement peut être effectué dans les mêmes délais que la DSN mensuelle.

Le calcul de la retenue absence maladie

L’arrêt de travail pour maladie génère en paie une retenue sur la rémunération du salarié. Plusieurs méthodes de retenue sont possibles :

• En jours ouvrés.
• En jours ouvrables.
• En jours calendaires.

À noter que la méthode de calcul recommandé par la Cour de cassation est la méthode en heure réelle soit :

Salaire mensuel / Nombre d’heures dans le mois X Nombre d’heures d’absence.

Pour plus de simplicité dans la gestion des arrêts de travail, cette méthode peut être transposée en jours ouvrés réels.

Afin de coller avec les IJSS, qui sont décomptées en jours calendaires, certaines entreprises appliquent la retenue d’absence en jours calendaires réels.

En cas d’absence du salarié, certaines primes et indemnités doivent également être proratisées conformément aux dispositions du texte instaurant cet élément de paie (réglementation légale , convention collective ou accord d’entreprise/établissement).

Quelques exemples :

• Prime d’ancienneté.
• Prime d’assiduité.
• Prime de pénibilité.
• Indemnité de repas/ titre-restaurant.
• …

David Verhaegen précise : « Les logiciels de GTA et SIRH les plus avancés permettent de calculer automatiquement le déclenchement ou non des différentes primes lors d’arrêt maladie. Ces éléments variables peuvent également être exportés automatiquement et sans ressaisie en paie. L’avantage est qu’un logiciel GTA/SIRH comme Kelio peut être paramétré selon votre convention collective, vos pratiques d’entreprise et même les conditions de remplacement pour calculer les primes de façon juste et équitable. Par exemple, si un salarié supposé travailler de nuit est en arrêt maladie et se trouve remplacé par un collègue travaillant habituellement de jour, alors ce dernier pourra bénéficier des primes de nuit qui correspondent à son travail réel, et ce sans correction du gestionnaire RH. »

Le maintien de salaire

En complément des IJSS versées par la Sécurité Sociale, l’employeur verse une indemnité aux salariés en arrêt maladie, sous certaines conditions.

À condition de percevoir des IJSS

L’indemnité employeur est versée au salarié si et seulement si celui-ci perçoit également des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Lorsque le salarié ne remplit pas les conditions pour en bénéficier ou lorsque le paiement a cessé (plus de droits, procédure non respectée, contrôle médical, …), l’employeur n’est plus dans l’obligation de verser une indemnité au salarié.

La loi ou la convention collective si plus favorable

Le niveau de maintien de salaire en cas d’arrêt de travail dépend très largement des dispositions de la convention collective applicable dans l’entreprise. Si celles-ci sont plus favorables que ce que prévoit le Code du travail (articles D.1226-1 à D.1226-8), il convient de les appliquer.

Pour rappel, le niveau d’indemnisation légal fonctionne de la manière suivante :

Ainsi, un salarié de moins d’un an d’ancienneté n’est pas maintenu par l’employeur. Cette condition d’ancienneté est généralement présente dans de nombreuses conventions collectives.

Dans le cadre d’un arrêt de travail pour maladie non professionnelle, l’indemnité court à compter du 8^ème jour d’arrêt.

Pour le calcul du droit à indemnité, il doit être tenu compte des indemnités perçues par le salarié au cours des 12 mois précédant l’arrêt de travail. À noter que la plupart des conventions collectives fonctionnent de la même manière.

Ces calculs peuvent s’avérer fastidieux et le recours à un logiciel de paie est là encore synonyme de gaine de temps. David Verhaegen précise ainsi « Notre logiciel 123Paie effectue automatiquement le calcul du salaire à maintenir en comparant le résultat le plus favorable entre le maintien de salaire légal et les dispositions spécifiques à l’entreprise (convention collective, accord d’entreprise, usage) »

La subrogation des IJSS    

Lorsque la rémunération du salarié est maintenue totalement ou partiellement, l’employeur peut demander à la Sécurité Sociale de percevoir les IJSS à la place du salarié, c’est ce qu’on appelle la subrogation. Il n’est pas nécessaire de demander l’accord du salarié. Cette demande s’effectue par l’intermédiaire du signalement arrêt de travail en DSN.

En paie, le montant des IJSS est retenu du salaire brut afin de les déduire de l’indemnité complémentaire. Elles sont ensuite reversées en bas de bulletin après déduction des IJSS si l’employeur a pratiqué la subrogation.

Si la convention collective prévoit un maintien du salaire net, une rubrique supplémentaire est générée, la garantie du net. Celle-ci permet de faire en sorte que le salarié ne perçoive pas une rémunération supérieure à celle qu’il aurait perçue s’il avait travaillé dans la mesure où les IJSS sont assujetties à des cotisations moins importantes que le salaire (uniquement CSG/CRDS sur revenu de remplacement).

Ici encore, les logiciels de paie peuvent être très utiles pour faciliter ces calculs complexes. «  Un logiciel de paie peut ainsi, à l’image de notre logiciel 123Paie, calculer et imputer automatiquement en paie les IJSS et, s’il y a lieu, la garantie du net », explique David Verhaegen.

L’impact d’un arrêt maladie sur la paie du salarié

Un arrêt de travail pour maladie n’impacte pas seulement la rémunération du salarié, mais également certains droits et calculs de paie. Il convient toujours de vous référer aux dispositions conventionnelles afin de vérifier si ces dernières sont plus favorables pour le salarié. Focus sur 2 conséquences, parmi d’autres, des arrêts de travail.

Acquisition des congés payés

Sauf dispositions contraires conventionnelles, l’arrêt de travail pour maladie n’ouvre pas droit à l’acquisition de congés payés même si la rémunération est maintenue par l’employeur.

Toutefois, de nombreuses conventions collectives prévoient un maintien de l’acquisition des congés tant que le salaire est maintenu par l’employeur.

Le décompte des congés payés selon les dispositions de la convention collective peut être automatisé via un logiciel SIRH ou de gestion de paie. Ceci est d’autant plus utile si une organisation gère des collaborateurs dépendant de différentes conventions collectives.

Plafond de la Sécurité Sociale 

Les journées d’absence non rémunérées donnent lieu à une réduction du plafond de la Sécurité Sociale. Celui-ci se calcule de la manière suivante :

PMSS / Nombre de jours calendaires du mois X Nombre de jours calendaires d’absence non rémunérée.   

David Verhaegen ajoute : « A titre d’exemple, notre logiciel 123Paie procède non seulement de manière automatique à la réduction du plafond en paie mais également à la déclaration en DSN des informations permettant aux organismes collecteurs des cotisations de vérifier la pertinence du prorata appliqué »  

Ces conséquences listées ne sont pas exhaustives. D’autres seront également à noter, parmi lesquelles les exonérations de charges, l’impact sur les primes annuelles, etc…

DSN mensuelle et arrêt de travail

Les informations déclarées en signalement sont intégralement reprises dans la DSN mensuelle dans le bloc 60 « Arrêt de travail ».

En cas d’arrêt non rémunéré ou partiellement rémunéré, il est nécessaire de renseigner également les périodes d’activité et d’inactivité dans le bloc 53 « Activité ».

À noter que comme pour le signalement arrêt de travail, la date de reprise doit être signalée que si le salarié a réellement repris le travail afin de ne pas bloquer les IJSS en cas de prolongation.

« Les logiciels de gestion RH et de gestion de paie simplifient les processus de gestion des arrêts maladie en raison de leur capacité à communiquer ensemble, les premiers transférant les éléments variables en paie sans risque d’erreur », conclut David Verhaegen de Kelio.

A propos de l’entreprise

Kelio est un éditeur et intégrateur de solutions de gestion des collaborateurs et des RH depuis plus de 35 ans, dans 3 domaines :

–      Les solutions de gestion des Ressources Humaines, SIRH

Le logiciel SIRH Kelio couvre l’ensemble des processus de gestion d’un service RH du recrutement à la préparation de la paie en passant par la gestion des temps et activités (badgeuses physiques ou virtuelles), la gestion des congés, des plannings, des absences, la gestion des talents, du plan de formation, des notes de frais ou encore des campagnes entretiens annuels et professionnels.

–      La gestion de la paie en ligne

La solution 100% Cloud 123Paie de Kelio permet la réalisation de l’ensemble du processus de paie, depuis le calcul des éléments variables, jusqu’à la consolidation des événements paie, la réalisation des bulletins et déclarations ainsi que l’envoi des écritures en comptabilité.

–      Le contrôle d’accès aux bâtiments et la sécurisation du personnel

Le système de contrôle d’accès Kelio permet de sécuriser une entreprise, depuis ses accès extérieurs jusqu’à des zones sensibles à l’intérieur des installations. Kelio permet de définir des droits d’accès personnalisés en fonction des zones, du profil de l’utilisateur et des horaires.

Kelio distribue ses solutions dans plus de 60 pays auprès de 35 000 clients – 5 millions d’utilisateurs quotidiens, et s’adresse aux  organisations de toutes tailles et de tous secteurs d’activité.

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