La période d’essai est une phase majeure de l’embauche d’un salarié. Elle permet à chacune des parties de pouvoir mettre fin au contrat facilement et simplement, sans motif particulier. Cette simplicité dans la rupture ne doit pas faire oublier que la période d’essai doit respecter un certain nombre de conditions pour être valable, en particulier dans sa durée.
La loi de modernisation du marché du travail du 25 juin 2008 a d’ailleurs compliqué la donne. Elle introduit notamment des durées maximales légales tout en permettant des durées plus longues ou plus courtes dans certaines conditions.
A cela s’ajoute la problématique des absences du salarié en CDI pendant la période d’essai. Comment les gérer ? Quelles sont leurs incidences sur la durée de l’essai ? Et si la période d’essai n’a pas permis d’évaluer les compétences du salarié, est-il possible de la renouveler ?
La gestion de la période d’essai, et en particulier de sa durée, est donc loin d’être simple. Pour tout comprendre, je vous propose tout d’abord d’examiner la durée de la période d’essai d’un CDI, tant pour son calcul initial que pour sa prolongation éventuelle. Nous verrons ensuite comme fonctionne le renouvellement de la période d’essai et quelques exemples de contrôle des juridictions à ce sujet.
Découvrez également notre article sur la durée de la période d’essai CDD mais également celui sur le calcul de la durée de période d’essai d’un CDI.
Quelle durée pour la période essai CDI ?
La période d’essai CDI a une durée initiale prévue dans le contrat de travail. Mais dans certains cas, elle peut être prolongée.
Calcul de la période d’essai
La période d’essai d’un contrat à durée indéterminée doit respecter une certaine durée prévue par le code du travail. Des adaptations sont néanmoins possibles sous certaines conditions.
Durée légale
La durée de la période d’essai CDI est en effet fixée par l’article L1221-19. Elle dépend de la catégorie professionnelle des salariés :
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Je télécharge les 8 fiches- 2 mois pour les ouvriers et employés
- 3 mois pour les agents de maitrise et techniciens
- 4 mois pour les cadres
Adaptation par accords de branche, d’entreprise ou contrat de travail
Les durées légales mentionnées ci dessus sont issues de la loi publiée le 26 juin 2008. Auparavant, la durée de la période d’essai n’était prévue que par la convention collective, accord collectif ou contrat de travail.
La loi de 2008 laisse cette possibilité de déroger aux durées mentionnées par le code du travail mais dans des conditions précises (Art L1221-22).
Durées plus courtes
Elles sont possibles si elles sont fixées par :
- Un accord collectif conclu après le 26 juin 2008
- Le contrat de travail ou la lettre d’engagement
Durées plus longues
Des durées plus longues sont également possibles uniquement si elles sont fixées par accords de branche conclus avant le 26 juin 2008.
La prolongation de la durée initiale
Le principe
La prolongation de la période d’essai correspond au report de son terme en raison d’une absence du salarié. Rappelons en effet que la période d’essai doit remplir 2 objectifs : permettre à l’employer d’évaluer les compétences du salarié à son poste et au salarié d’apprécier si son emploi lui convient (art L1221-20).
En cas d’absence du salarié, cette évaluation n’est évidemment pas possible et la période d’essai ne peut pas remplir son rôle. Dans ce cas, il est possible de prolonger d’autant la période d’essai.
Les cas de prolongation
La prolongation est possible en cas de suspension du contrat de travail dont l’employeur n’est pas à l’origine .
C’est le cas notamment des :
- Congés payés (Cass. soc. 5-3-1997 n° 94-40.042)
- RTT (Cass. soc. 11-9-2019 n° 17-21.976)
- Maladie (Cass. soc. 29-5-1986 n° 83-46.133) ou accident du travail (Cass. soc. 12-1-1993 n° 88-44.572)
- Congés sans solde(Cass. soc. 23-5-2007 n° 06-41.338)
- Fermeture de l’entreprise si le salarié est en congés (Cass. soc 5-03-1997 n°94-40.042).
La prolongation doit correspondre exactement à la durée de l’absence.
Elle est calculée en jours calendaires (sauf dispositions contractuelles ou collectives contraires). La prolongation n’est pas limitée aux jours ouvrables.
Exemple. Fin de période d’essai prévue le 16 juin. La salariée prend 7 jours de RTT, dont 5 jours consécutifs dans la semaine du 19 au 23 mai. Le samedi 24 et le dimanche 25 mai doivent être pris en compte pour prolonger la période d’essai. Celle ci expire donc le 25 juin (Cass. Soc. 11.09.2019, n°17-21.976).
Les formalités
Le code du travail ne prévoit pas procédure particulière. L’information du salarié par un écrit reste néanmoins conseillée, par lettre simple ou par mail. Ce courrier permet de reprendre la date initiale de fin de période d’essai, les dates d’absences et d’indiquer le nouveau terme de la période d’essai.
Renouvellement de la période d’essai
Le renouvellement permet de prévoir une nouvelle période d’essai si la période initiale n’a pas été suffisante. Attention à ne pas le confondre avec la prolongation, qui permet le report du terme en fonction des absences éventuelles du salarié.
Dans quels cas peut-on renouveler une période d’essai CDI ?
Les articles L1221-21 et L1221-23 prévoient la possibilité de renouveler la période d’essai dans les conditions suivantes :
- Le renouvellement n’est possible qu’une seule fois
- Il doit être prévu par le contrat de travail et par un accord de branche étendu qui en fixe les conditions et les durées.
Pour quelle durée ?
La période d’essai totale, avec le renouvellement, ne peut pas dépasser les durées suivantes :
- 4 mois pour les ouvriers et employés
- 6 mois pour les agents de maitrise et les techniciens
- 8 mois pour les cadres
De même que pour la durée de la période d’essai initiale, il s’agit ici de durées impératives, sauf accords de branche ou contrat (dans les conditions citées en première partie de l’article).
Quelles sont les formalités ?
Délai de prévenance du salarié ?
Les textes ne mentionnent pas de délai particulier. L’employeur doit juste informer le salarié avant la fin de la période d’essai en cours.
Néanmoins en cas de refus du salarié, l’employeur n’aura plus de marge de manoeuvre. Rappelons en effet que la rupture de la période d’essai est soumise à des délais de prévenance. Si l’employeur informe le salarié du renouvellement à la dernière minute et que ce dernier refuse, la rupture de la période d’essai risque de ne plus être possible. Le contrat de travail sera alors définitif. L’employeur ne pourra pas se séparer du salarié sauf à respecter une procédure de rupture de contrat comme un licenciement par exemple.
Il est donc préférable d’anticiper le renouvellement et de prévenir le salarié suffisamment à l’avance, en intégrant les délais de prévenance.
Courrier
L’employeur peut informer le salarié du renouvellement au cours d’un entretien. Mais cette démarche n’est pas obligatoire.
En revanche, il doit remettre au salarié une lettre contre récépissé ou lui envoyer en lettre recommandée avec accusé de réception.
Ce courrier est obligatoire. Il permet de prouver que le renouvellement a bien été proposé au salarié et que celui-ci l’a accepté. Le renouvellement ne peut pas se déduire de manière indirecte. Par exemple, il ne peut pas :
- Se déduire de la poursuite des relations de travail (Cass. soc. 4-10-2000 n° 98-44.458)
- Ni être simplement mentionné sur un document d’évaluation (Cass. soc. 15-3-2006 n° 04-46.406).
Accord exprès et non équivoque du salarié
Le salarié doit donner son accord au renouvellement de manière exprès et non équivoque. Il ne peut pas se contenter de signer le courrier. (Cass. soc. 25-11-2009 n° 08-43.008).
Pour recueillir cet accord, l’employeur doit s’assurer que le salarié indique de manière manuscrite les mentions suivantes sur le courrier : “lu et approuvé” et “bon pour renouvellement”.
Contrôle de la durée de la période d’essai
La réglementation sur la durée de l’essai peut entrainer certains litiges qui aboutissent parfois devant la cour de cassation.
Durées périodes essais excessives
La période d’essai n’est pas toujours cantonnée aux limites données par le code du travail. Par conséquent, le contrôle des juridictions à ce sujet est important. La cour de cassation considère notamment que la durée de la période d’essai ne doit pas être excessive au regard du poste occupé par le salarié (Cass. soc. 7-1-1992 n° 88-45.39).
Par exemple, elle a considéré comme étant excessives :
- Une période d’essai de 6 mois pour un assistant commercial (Cass. soc. 10-5-2012 n° 10-28.512)
- Un essai d’1 an, renouvellement compris, pour un directeur de magasin (Cass. soc. 11-1-2012)
Par contre, une durée de 9 mois pour un directeur général adjoint est valable (Cass. soc. 24-4-2013 n° 12-11.825)
Contrôle du renouvellement
La cour de cassation veille également à ce que le renouvellement soit conforme à l’esprit de la période d’essai. A savoir une phase de “test” pour apprécier les compétences du salarié. Sont ainsi abusifs :
- Les renouvellements systématiques (Cass. soc. 27-6-2018 n° 16-28.515).
- Le renouvellement prévu dès le contrat (Cass. soc. 31-10-1989 n° 86-42.508).
