L’audit Qualiopi est une étape déterminante pour les organismes de formation souhaitant obtenir la certification nécessaire à la reconnaissance de la qualité de leurs prestations.
Comprendre le déroulement de cet audit permet de mieux se préparer et d’aborder cette échéance avec sérénité. Cet article détaille chaque étape du processus d’audit Qualiopi, de la préparation à la conclusion, en mettant en lumière les aspects pratiques et organisationnels.
Nous commencerons par expliquer comment se déroule l’audit Qualiopi. La préparation du lieu et le choix des participants sont des décisions stratégiques prises par l’organisme de formation et par les formateurs indépendants. Un lieu adapté à la taille de votre structure et la présence de personnes compétentes sont des éléments clés pour le bon déroulement de l’audit.
Ensuite, nous décrirons la journée d’audit, qui est intense et structurée. Elle débute par une réunion d’ouverture, suivie d’une présentation générale de votre organisme. L’auditeur procède ensuite à l’échantillonnage des dossiers de formation, en se basant sur deux types de vérifications.
Chaque moment de cette journée est chronométré pour assurer une évaluation efficace et rigoureuse. Les résultats sont communiqués au fur et à mesure, permettant une transparence totale sur l’avancement de l’audit. La journée se termine par une réunion de clôture, où les conclusions de l’audit sont présentées.
Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
Un lieu et des participants choisis par l’organisme de formation
Un lieu adapté à la taille de votre organisme
Si votre organisme est domicilié dans des locaux professionnels, l’audit se déroule dans vos locaux. Si vous êtes un formateur indépendant, ou sans locaux accueillant du public, vous pouvez choisir le lieu de l’audit : dans un lieu neutre (ex : espace de coworking), voire à votre domicile.
Bannissez tout lieu de type open-space, bureau avec téléphone qui sonne, lieu de passage, etc. Également, ce jour-là, vous mettez votre téléphone sur messagerie, ce n’est pas le moment de répondre à des personnes autres que l’auditeur !
Dans tous les cas, le lieu choisi doit vous permettre d’accéder facilement à tous vos dossiers de formation et autres preuves (numérisés et/ou dossiers papier, mails, …).
Suite aux mesures sanitaires, vous avez la possibilité de demander un audit initial à distance. Dans ce cas, vous utilisez un outil de visioconférence (Zoom, Teams, …), et vous vous servez du partage d’écran pour afficher vos éléments de preuve.
Tous vos documents auditables doivent donc être numérisés au préalable. Ensuite, environ 18 mois plus tard, l’audit de surveillance se déroulera sur place (et vice-versa si l’audit initial est en présentiel)
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Les personnes présentes et compétentes
La certification Qualiopi étant délivrée suite à un audit et non pas suite à une simple revue de documents, l’auditeur a besoin d’avoir des interlocuteurs qui pourront argumenter et défendre le système qualité qui a été défini puis mis en pratique dans les dossiers de formation et/ou de bilans de compétence, VAE ou apprentissage.
Si votre organisme est constitué d’une seule personne (formateur indépendant), vous êtes présent tout au long de l’audit et expliquez votre propre processus qualité et ses applications sur tous les points nécessaires.
Si votre organisme est de taille plus importante, le ou les responsables de services (commercial, administratif, pédagogique, …) et une ou plusieurs personnes opérationnelles rattachées sont généralement prévues. Dans ce cas, le responsable de l’organisme audité est présent au moins en réunions d’ouverture et de clôture.
Avant l’audit, l’organisme aura renseigné les noms et fonctions de toutes ces personnes sur le plan d’audit envoyé par l’auditeur.
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Une journée intense et structurée
La réunion d’ouverture
L’audit Qualiopi démarre par une réunion d’ouverture à laquelle sont présents l’auditeur et toutes les personnes prévues. Cette réunion est animée par l’auditeur qui se présente rapidement et demande à chaque personne présente d’en faire de même. Ensuite, il précise systématiquement tous les points suivants :
- le cadre global de sa mission,
- les modalités du déroulement de l’audit,
- ses méthodes utilisées pour la vérification des preuves,
- son éthique : l’auditeur rappelle qu’il a obligation de toute confidentialité sur les documents que vous lui soumettez. Également, il ne repart avec aucun document (ni papier ni numérique). Enfin, il rappelle qu’il ne fournira aucun conseil. En cas de non-conformité constatée, il est souvent tentant de lui demander comment faire pour la corriger mais cela sera peine perdue : il a interdiction absolue d’y répondre !
- Le respect du plan d’audit : il s’assure que le découpage horaire de la journée avec les intervenants qu’il vous a transmis et que vous avez accepté est toujours valable, ceci afin de pouvoir s’adapter en cas de changement de dernière minute. Il aborde aussi le sujet des éventuelles pauses, de l’organisation du déjeuner et s’assure de la présence de la Direction de l’organisme audité lors de la réunion de clôture.
- Pour terminer, l’auditeur vous demande si vous avez des questions d’ordre général sur le déroulement de la journée.
Cette réunion dure environ 20 minutes pour un audit d’un jour.
La présentation générale de votre organisme
En complément du BPF (Bilan Pédagogique et Financier) que vous avez pu lui remettre au préalable, l’auditeur a besoin de bien comprendre les caractéristiques de votre organisme, son ancienneté, ses types de clients et de financements, ses domaines de formation et/ou de bilans de compétences, VAE ou apprentissage, leur durée, leur répartition inter-intra, etc.
Cette présentation est généralement effectuée par le responsable de l’organisme, soit à l’aide d’un support de communication déjà existant (plaquette, site internet), soit simplement verbalement.
Comme indiqué dans le plan d’audit, cette présentation ne doit généralement pas dépasser 15 minutes.
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L’échantillonnage des dossiers de formation
L’auditeur va prendre connaissance de la liste complète de tous vos dossiers de formation de l’année en cours afin d’effectuer un échantillonnage aléatoire de quelques dossiers.
Pour cela, il va tenir compte de la date de début de mise en conformité Qualiopi que vous aurez vous-même définie. Ainsi, vous pourrez demander à ce que l’échantillonnage ne remonte que sur quelques semaines en arrière, par exemple.
Ce point apporte une grande différence par rapport à un contrôle, de la Direccte ou Datadock par exemple, pour lequel le contrôleur définit lui-même la période à observer en remontant sur une à trois années en arrière.
Les 2 types de vérifications de l’auditeur
Dans un 1er temps, l’auditeur vérifie que les membres de l’organisme partagent la maîtrise du système qualité qui a été mis en place.
Pour cela, il pose des questions afin de s’assurer que les personnes concernées sont bien en capacité d’expliquer les raisons qui les ont menées à choisir puis mettre en place telle ou telle procédure. L’auditeur relie ensuite à chaque indicateur ses constats correspondants. Ces questions-réponses correspondent à au moins 50% des échanges.
Dans un 2ème temps, si l’auditeur estime que les descriptions et explications qu’il obtient sont conformes aux attendus, il en demande les éléments de preuves afin de s’en assurer concrètement par lui-même.
Les personnes auditées lui fournissent ces éléments au fur et à mesure, à partir des éléments-type préparés et systématiquement confirmés dans l’échantillon des dossiers clients.
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Un temps d’audit chronométré
Afin de réussir à tout voir dans le temps imparti, l’auditeur a découpé la journée selon les indicateurs qui concernent l’organisme.
Si surviennent des difficultés à répondre ou à fournir les éléments de preuves, soit l’auditeur coupe court et indique une non-conformité, soit cela empêchera d’avoir le temps disponible pour terminer l’audit dans le temps imparti et les derniers indicateurs seront qualifiés d’office en non-conformités majeures.
Il est donc crucial d’avoir bien préparé tous vos éléments de preuve et de pouvoir accéder facilement à tous vos dossiers de formation ainsi qu’à vos mails.
Un résultat au fur et à mesure
L’auditeur prend des notes et fait ses constatations définitives, après avoir recueilli votre assentiment, pour chaque indicateur : conformité ou écart, et dans ce dernier cas : non-conformité mineure ou majeure.
Vous avez ainsi connaissance de votre situation au fil de l’eau et vous avez la possibilité de demander des explications en cas de désaccord.
La réunion de clôture
Une fois que ses constats sont terminés, l’auditeur a besoin de préparer la réunion de clôture. Cette préparation peut prendre 15 à 30 minutes.
Lors de cette réunion, en présence de toutes les personnes indiquées sur le plan d’action, l’auditeur présente sa synthèse de l’audit : son impression générale sur le climat de coopération, le niveau de qualité général de l’organisme, les éventuelles non-conformités pour chaque indicateur concerné. Dans ce dernier cas, il vous explique la procédure à suivre pour transmettre vos corrections et les délais à respecter (3 à 6 mois).
Il explique que ses notes et constatations lui permettront de rédiger son rapport d’audit qu’il vous transmettra quelques jours plus tard ainsi qu’au comité de validation du certificateur. En effet, seul ce comité aura autorité pour confirmer ou infirmer les conclusions de l’auditeur, dans un sens ou dans l’autre, puis délivrer la notification officielle de certification sous 30 jours maximum.
Il est important de savoir que vous avez entière possibilité de contester vos non-conformités lors de la journée ou lors de cette réunion, voire a posteriori. Dans ce cas, vous adresserez vos arguments à l’auditeur. Si vous n’avez pas gain de cause, vous pourrez vous adresser directement au certificateur ; et en dernier recours, vous pourrez vous adresser au COFRAC.
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