Télétravail : comment aider les salariés à se créer un espace de travail optimisé ?

Le confinement du printemps 2020 a entrainé une véritable explosion du télétravail. Selon une enquête de l’institut ODOXA près de 8 millions de Français ont expérimenté le télétravail. Ils étaient environ 1,7 millions en 2017.

D’un avantage évident en termes d’organisation ou d’optimisation du temps de travail (suppression des trajets domicile/travail), le télétravail est pourtant parfois difficile à gérer pour les salariés. Les entreprises et les services RH ont ici un rôle primordial à jouer pour un télétravail efficace qui profite autant au salarié qu’à l’entreprise. 

Il revient en effet à l’employeur d’organiser le télétravail, de fournir aux salariés les équipements nécessaires et de veiller au respect des conditions de travail et à leur santé (article L1222-9 et s. du Code du travail).

Le premier élément indispensable du télétravail est le bureau. Comment créer un espace de travail à domicile optimisé ? 

Pour aider vos salariés voici quelques conseils pour assurer une bonne organisation du bureau à la maison. 

L’importance d’un bureau dédié dans un endroit calme 

Indispensable au télétravail, l’emplacement du bureau à la maison doit être mûrement réfléchi. Les salariés travaillant à domicile doivent en effet pouvoir disposer d’un vrai bureau, une surface de travail réservée exclusivement à leur activité professionnelle. Idéalement, celui-ci doit se situer dans une pièce dédiée, séparée du reste du logement. 

Si cela n’est pas possible, un autre emplacement est envisageable (salon, chambre) si vos collaborateurs peuvent y travailler au calme et sans être dérangé. 

Communiquez également auprès de vos salariés sur l’importance de l’environnement de travail en termes de propreté et de rangement. Cela évitera certains embarras lors des visioconférences ! 

L’ergonomie du poste de travail

S’agissant de l’ergonomie, les principes d’aménagement du poste de travail à la maison sont les mêmes qu’en entreprise. Néanmoins, le salarié étant chez lui, loin des yeux de son manager ou du médecin du travail, le respect des principes de base est moins évident. 

En tant qu’employeur, il est donc important de rappeler les grands principes de manière régulière. Par exemple, vous pouvez transmettre une notice ou une infographie rappelant les règles de base de l’ergonomie, que le salarié devra afficher chez lui près de son poste de travail. 

Le bureau doit être aménagé de tel sorte que le corps soit détendu au maximum, sans tension dans les épaules ou le dos. 

Écran 

L’écran ne doit pas être installé trop prêt ni trop loin du salarié : une distance de 50 cm à 70 cm permet un bon confort visuel. 

Le haut de l’écran doit se situer à la même hauteur que les yeux du salarié. 

En cas de travail sur un ordinateur portable, un réhausseur permettra de mettre l’écran à la bonne hauteur. En y ajoutant un clavier classique, le salarié bénéficie alors de tout le confort d’un ordinateur de bureau.

Fauteuil 

Il doit être rembourré et réglable au niveau de la hauteur de l’assise et du dossier, de même que les accoudoirs. Le salarié doit pouvoir y appuyer son dos confortablement. Le fauteuil doit être réglé de telle sorte que les avants bras du salarié soient au niveau du clavier. 

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Clavier et souris 

Le clavier est placé à environ 10 à 15 cm du rebord du bureau : les mains et avants bras doivent pouvoir s’y appuyer. Pour optimiser encore le confort de travail, vous pouvez fournir à vos salariés des souris verticales.

Elles évitent les tensions musculaires dans l’avant bras et sont confortables à utiliser sur la durée. Les mains sont, de préférence, dans le prolongement des avants bras.

Lumière 

Dans la mesure du possible il est préférable d’éviter de positionner le fauteuil dos à la fenêtre. Privilégiez une pièce bénéficiant d’une lumière naturelle.

Pour le soir ou les jours de pluie, conseillez à votre salarié une lampe de bureau individuelle et réglable. Dans tous les cas, il faut veiller à n’avoir aucun reflet ni éblouissement sur l’écran. 

Faciliter l’organisation du salarié

En particulier dans les premières semaines du télétravail, n’hésitez pas à aider et conseiller vos salariés dans leur organisation et l’aménagement de leurs postes de travail. Un bureau partagé avec la famille, un bout de table pour travailler….l’organisation matérielle du télétravail peut en effet devenir un vrai casse-tête. 

Que pouvez-vous faire ? 

– Planifiez des rendez-vous téléphoniques réguliers ou des visioconférences, afin de vous assurer que tout se passe bien et répondre aux questions des salariés quant à l’aménagement de leurs bureaux.

– Sensibilisez-les sur l’importance du rangement et du classement, en particulier si le bureau est utilisé également par d’autres membres de la famille.

– Investissez dans des rangements adéquats : Pochettes, boites, corbeilles de rangement peuvent être mises à leur disposition. Il existe également des rangements portables, initialement conçus pour les bureaux partagés, permettant de ranger toutes ses affaires après une journée de travail: stylos, documents, dossiers…Une solution parfaite pour faciliter l’organisation de travail de vos salariés, surtout s’ils sont amenés à changer souvent de lieu de travail (domicile, entreprise, coworking, bureau partagé…).

Communiquer sur l’importance des pauses et des exercices de détente

En entreprise, on se déplace souvent pour voir un collègue, prendre un café, ou tout simplement rentrer chez soi. À la maison, ces pauses n’existent pas. Sans ces instants de décompression le salarié en télétravail peut alors vite se sentir dépassé, fatigué, stressé….

Que pouvez-vous faire ? 

– Faites une communication auprès de vos salariés sur l’importance des pauses. Sous forme de mail ou d’affiche à installer sur son poste de travail, rappeler la nécessité du temps de pauses ainsi que quelques exercices de détente (étirements, marche, mobilisation de la nuque, des épaules, des jambes…).

– Installez des gardes fous concernant l’utilisation des outils numériques pour limiter le travail tard le soir (ou trop tôt le matin) : coupure de l’accès au réseau de l’entreprise à partir d’une certaine heure par exemple. 

– Soyez créatifs et innovants, en particulier pour les télétravailleurs à temps complet. Proposez leur des séances de sophrologie à distance, de yoga, de fitness….

Pour vous accompagner dans vos démarches d’aménagement du télétravail, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre médecine du travail. Vous trouverez également des ressources intéressantes sur le site de l’INRS.