L’apport du contract management aux professionnels des RH

Le contract management, encore appelé gestion contractuelle ou gestion des cycles de vie, est l’une des nombreuses casquettes que les départements RH modernes portent au quotidien. Il désigne l’activité visant à suivre un contrat tout au long de son cycle de vie.

Les contrats entre employés et employeurs sont de la plus haute importance, et une bonne gestion de ces documents est essentielle à la bonne marche des affaires de l’entreprise.

Encore délaissé par de nombreuses sociétés, le contract management présente de nombreux atouts : gain d’argent, de temps et protection contre les risques juridiques, financiers, etc.

Dans cet article, nous présenterons les avantages du contract management pour la bonne marche du service RH d’une entreprise

Le rôle du contract management

Le contract manager est la personne qui gère les opérations de contract management au sein de l’entreprise. Ses objectifs sont multiples:

• Conseiller les équipes projet, en occurrence sur les processus d’achat et administratifs.
• Résoudre les potentiels litiges commerciaux
• Identifier tous les éléments entrant en jeu dans l’élaboration du futur contrat
• Rédiger l’ensemble du contrat
• Détecter les opportunités afin d’optimiser la rentabilité de l’entreprise
• Rédiger et négocier le contrat en fonction des besoins du client et les détails environnementaux, fonctionnels et techniques du projet.
• Identifier les risques (financiers, juridiques, opérationnels ou commerciaux), déterminer à quel point ces risques sont critiques et proposer des solutions à cette criticité, en conformité avec les obligations légales et les clauses convenues.
• Gérer le relationnel, en intervenant notamment lors des litiges ou en cas de négociation
• Gérer la partie réglementaire et contractuelle du projet : pour cela, le contract manager doit connaître la réglementation en vigueur dans le domaine concerné.
• Effectuer la veille juridique
• Gérer le budget et les finances

Accélérer et sécuriser les recrutements

Avec les modèles de contrats, les workflows de validation et la signature électronique, le recrutement d’un profil attractif est sécurisé.

De plus, contrat management permet l’accélération de la signature du contrat, car le client signe généralement son contrat de travail ou sa promesse d’embauche dans la journée. Les modalités de validations de contrat se font alors à l’aide d’outils digitaux (exemple: par échange d’e-mail)

En digitalisant le processus de validation du contrat, le contract manager assure l’accélération, la sécurisation et la simplification des échanges de contrat dans l’entreprise.

En effet, grâce aux workflows (circuits), il peut par exemple rediriger le contrat vers les personnes compétentes (pour validation) en fonction des termes du contrat. Par la suite, le workflow se déclenche de manière automatique une fois que le contrat est créé, ce qui permet d’assurer une politique interne .

Fluidifier la génération des nouveaux contrats

D’après le cabinet de conseil pwc, une entreprise doit gérer entre 20 000 et 40 000 contrats en moyenne. Hyperlex permet l’automatisation des modèles en toute autonomie grâce à une base de modèles prédéfinis de contrats de travail.

En effet, il suffit juste de remplacer des variables déterminées par des données propres à chaque projet : ce type de documents est adapté aussi bien pour vos prestataires et clients finaux, que pour les clients internes.

De plus, les négociations sont moindres et il y a peu d’allers-retours sur les clauses grâce aux outils d’édition collaboratifs (exemple : clause de non-concurrence), la génération de nouveaux contrats devient fluide.

Connecter vos contrats à vos logiciels RH

Hyperlex s’intègre aux systèmes d’information de l’entreprise pour synchroniser les données à partir de vos logiciels métier. Les informations sont saisies une fois pour toutes et toujours actualisées !

Ainsi, les inflations réglementaires (d’après Thomson Reuters, les réglementations changent en moyenne chaque 10 minutes) seront gérées par actualisation du contrat.

Centraliser contrats, annexes et avenants

Les contrats sont centralisés, consultables même à distance, dans une base sécurisée. L’échange d’informations contractuelles est donc possible entre les équipes opérationnelles et juridiques, et ce, sans risque de perte de données.

Avenants, documents d’onboarding… tout est rattaché au contrat de travail pour faciliter votre gestion documentaire.

Simplifier le suivi dans le temps

Les responsables RH ont une parfaite visibilité sur l’ensemble du contrat: ils peuvent ainsi consulter les dates d’échéances des contrats par exemple. D’après une étude de Deloitte, 52% des sociétés ne font pas attention aux dates d’échéances de leurs contrats, ce qui engendre des litiges ou des reconductions non désirées.

Le contract management permet donc au service RH d’éviter le dépassement d’échéance d’un contrat, grâce à des rappels automatiques. Aucune deadline n’échappe donc aux responsables RH (par exemple : fin de période d’essai, fin de contrat, deadline de réponse, prime, etc.). Hyperlex dispose également de tableaux de bord pour avoir une vision d’ensemble sur l’évolution des contrats en temps réel.

En outre, 92% du temps alloué au processus contractuel est dédié à des tâches chronophages, contre 8% d’expertise métier. Le contract management permet de faire économiser du temps aux juristes et de donner aux clients internes plus d’autonomie.

En effet, qu’il s’agisse de la phase de négociation, de la création ou de négociation de contrat, l’intervention du juriste est souvent nécessaire. En effet, ce dernier prodigue un cadre au projet de contrat et donne des conseils sur certaines clauses.

Conclusion

Les départements RH sont responsables de la gestion des personnes et, par extension, de la gestion des contrats. Lorsque les employés s’engagent dans une entreprise, leurs relations avec l’entreprise en tant qu’entité se font presque exclusivement avec leur département RH.

Tout au long du parcours d’un employé dans une société, depuis la signature de son contrat jusqu’à sa renégociation, en passant par les promotions, les changements de politiques de l’entreprise, etc., une bonne gestion des contrats est essentielle pour que les employés restent heureux, satisfaits de leur travail et confiants dans le fait que l’équité et la transparence guident toutes les décisions relatives aux contrats et à l’emploi.