Zeendoc

Présentation générale du logiciel Zeendoc.

Le logiciel Zeendoc est une solution de GED, c’est-à-dire de Gestion Électronique de Documents, qui accompagne la dématérialisation des TPE / PME sur l’ensemble des volets administratifs.

Le principe de Zeendoc est de proposer un espace cloud permettant d’archiver en ligne, en toute sécurité, les documents de votre entreprise tout en apportant plusieurs fonctionnalités que nous allons vous détailler ci-dessous.

Commençons par un listing non exhaustif des documents qu’elle permet de dématérialiser :

• Les dossiers client,
• Les dossiers fournisseur,
• L’ensemble des dossiers RH (bulletins de paie compris).

Concernant les fonctionnalités supplémentaires, Zeendoc ajoute :

• L’envoi de facture électronique,
• La possibilité de réaliser des exports comptables,
• L’envoi et le traitement des notes de frais,
• Le bulletin de salaire électronique
• La signature électronique

Comme vous aurez sûrement commencé à le comprendre grâce à la présentation ci-dessus, en plus de permettre la dématérialisation et l’archivage de vos documents, Zeendoc vous propose une fonctionnalité de partage de ces derniers.

Le partage peut se faire en interne, auprès de vos collaborateurs, mais également en externe et ce, en limitant les droits d’accès et de consultation desdits documents.

Concrètement, en utilisant une solution telle que Zeendoc, vous gagneriez non seulement du temps dans vos envois, mais réduirez également vos usages de papier et d’impression.

À qui s’adresse-t-il ?

Solution intégralement développée en France, Zeendoc porte une attention toute particulière à la sécurité des documents stockés au sein de son application.

Grâce à ses deux datacenters physiquement distants et des données sauvegardées en France de manière redondante en temps réel,  Zeendoc peut aussi bien accompagner toutes les entreprises dans la dématérialisation de leurs documents et ce, en leur assurant sécurité et fiabilité des informations archivées.

Zeendoc s’adresse principalement à des TPE / PME quel que soit le secteur d’activité de ces dernières. Grâce à son réseau de partenaires étendu à l’ensemble du territoire français, Zeendoc assure un service client de qualité et de proximité.

Combien coûte-t-il ?

Comme nombre de solutions présentent sur le marché, Zeendoc vous offre un service personnalisable et modulable en fonction de vos besoins et de la taille de votre organisation. De ce fait, il ne nous est pas possible de vous fournir une indication tarifaire au sein de cet avis.

Toutefois, nous pouvons vous apporter quelques précisions sur la façon dont le tarif sera déterminé. Celui-ci ne dépendra pas d’un nombre d’utilisateurs, mais de votre besoin en stockage.

Cette tarification présente deux avantages :

1. Vous aurez autant d’accès que vous le souhaitez : vous pourrez donc créer un compte pour chacun de vos salariés et ce, sans surcoût.
2. Que vous ayez besoin de 3 Go ou de 10 Go, vous aurez accès aux mêmes fonctionnalités et à la même qualité de service proposée par Zeendoc ainsi que l’assistance ou la formation à la solution.

Prise en main du logiciel et fonctionnalités.

Afin de répondre aux nombreux enjeux de la dématérialisation des ressources humaines, Zeendoc met à votre disposition, une solution à la fois simple et pratique qui vous permettra en quelques clics d’automatiser l’ensemble des processus du service RH, tout en contribuant à l’amélioration de l’expérience collaborateur.

Avec le déploiement de Zeendoc au sein de votre organisation, vous :

• Gagnerez en productivité, en simplifiant et en automatisant les procédures administratives (tel que les demandes de congés, l’envoi des bulletins de paie, la gestion des notes de frais ainsi que la création des dossiers du personnel)
• Sécuriserez vos pratiques en supprimant les erreurs liées au retraitement des informations et/ou liées aux pertes de documents papiers.

La connexion à la solution Zeendoc peut se faire depuis un PC, sans aucune installation, mais également depuis les applications à télécharger sur SmartPhone et Tablette. Ainsi, où que vous soyez, dès que vous aurez accès à un réseau Internet, vous pourrez accéder aux informations personnelles et aux documentations de vos salariés.

Autre point positif de la dématérialisation du dossier salarié : vous serez alerté en cas de manquement d’une pièce justificative ou à expiration de cette dernière. Par exemple, vous recevrez un message d’alerte lorsque vos salariés devront renouveler leur visite médicale ou leurs certifications, comme par exemple le permis Caces.

Grâce aux tableaux de bord, les informations les plus importantes seront immédiatement visualisées :

• Validation des demandes de congé.
• Alertes sur les documents à échéances.
• Documents en attente de signature.
• …

La navigation au sein de l’application se veut simple et accessible à tous, quel que soit le niveau de maîtrise de l’outil informatique de vos salariés.

Documents regroupés par thèmes, mais aussi barre de recherche vous permettront de vous repérer facilement et rapidement au sein des documents mis à disposition sur Zeendoc.

Petit plus appréciable, la solution vous permet de gagner du temps dans la saisie de vos notes de frais, grâce à un outil de lecture automatique qui pré-rempli les données liées aux prix et aux taux de TVA.

Ses plus.

• Une tarification aux flux entrants avec un nombre d’utilisateurs illimité.
• Un accompagnement lors du déploiement de la solution et un support qui se trouve en France.
• La dématérialisation et le stockage au sein d’un coffre-fort numérique des bulletins de paie.
• La signature électronique intégrée à la solution.
• La possibilité de créer une CVthèque.
• La mise en place d’alertes de validité des documents.

Ses moins.

• L’ergonomie du site qui peut paraître comme un peu trop classique.
• Le surcoût lié à la fonction des bulletins de salaire dématérialisés. Cependant, il est utile de nuancer ce point négatif, car à ce jour aucune solution n’est en mesure de vous proposer un tel service gratuitement.