Le SIRH (Systรจme dโInformation des Ressources Humaines) est conรงu pour digitaliser et optimiser les principaux processus RH : gestion des temps et des activitรฉs (GTA), paie, recrutement, entretiens et รฉvaluation des compรฉtences, formation, notes de frais, rรฉmunรฉrationโฆ
Avec lโautomatisation et la centralisation des donnรฉes RH, on gagne en fiabilitรฉ et en productivitรฉ. Cette approche permet de prendre les bonnes dรฉcisions notamment grรขce ร lโรฉclairage des donnรฉes quand elles sont connectรฉes.
Nรฉanmoins, aujourdโhui moins de 10 % des entreprises ont intรฉgralement digitalisรฉ leurs processus RH*.
Si depuis quelques annรฉes, la paie sโest fortement digitalisรฉe, de nombreuses entreprises souffrent encore d’un manque d’agilitรฉ sur ce sujet. Changer de solution peut les effrayer et les freiner quant ร lโadoption de nouvelles technologies.
Il faut donc se reposer les bonnes questions : Quels sont les bรฉnรฉfices dโun SIRH intรฉgrรฉ ? Quelle solution choisir entre SIRH cloud ou local ? Et surtout, comment la mettre en ลuvre ?
Le SIRH cloud, lโoutil qui rรฉpond aux enjeux RH
Le tรฉlรฉtravail a ces derniรจres annรฉes donnรฉ un coup dโaccรฉlรฉrateur ร la digitalisation RH.
En effet, la dรฉmatรฉrialisation est passรฉe dโimportante ร incontournable, et de nouveaux besoins sont apparus : gรฉrer la paie mรชme ร distance, faciliter les รฉchanges entre collaborateurs, permettre la tenue des entretiens en distanciel, recourir au digital learning pour faire monter en compรฉtences les รฉquipes et rรฉpondre aux nouveaux enjeuxโฆ
Dรฉsormais, deux approches sont possibles : opter pour un SIRH ยซโฏtout intรฉgrรฉโฏยป pour couvrir lโensemble des besoins des services RH ou une approche ยซโฏbest of breedโฏยป cโest-ร -dire choisir pour chacun des processus un logiciel diffรฉrent et spรฉcialisรฉ.
Opter pour un SIRH intรฉgrรฉ semble รชtre la solution la plus adaptรฉe. Pourquoi ? Elle offre lโavantage de sโappuyer sur un seul systรจme de gestion des donnรฉes RH. Ainsi, avec toutes les donnรฉes centralisรฉes, on limite le risque de perte dโinformation et on gagne du temps.
Quels sont les principaux bรฉnรฉfices dโun SIRH intรฉgrรฉ ?
- Gagner un temps prรฉcieux : grรขce ร lโautomatisation des tรขches chronophages, finies les ressaisies dans de multiples systรจmes ! Ainsi, les รฉquipes RH peuvent se concentrer sur des missions ร plus forte valeur ajoutรฉe et prioritaires.
- Rรฉduire son budget : faire appel ร un seul prestataire est moins coรปteux que de recourir ร plusieurs spรฉcialistes. De plus, un intรฉgrateur unique rรฉduira les couts de MEO mutualisรฉe et les dรฉpenses de maintenance entre les interfaces seront nulles.
- Optimiser la performance et le pilotage : dotรฉs de puissants reportings et dโanalyses, le DRH pourra se positionner comme un Business Partner de lโentreprise et prendre les dรฉcisions qui sโimposent. De ce fait, il mettra en place des plans de formation basรฉs sur les besoins rรฉels, fixera les augmentations qui sโimposent, recrutera lร oรน les compรฉtences font dรฉfautโฆ
- Faciliter lโadoption par les collaborateurs : disposer dโune seule ergonomie pour la paie et les RH simplifie la prise en main et les diffรฉrentes tรขches dโun gestionnaire ou expert de la paie. Aussi, il permet une meilleure appropriation รฉgalement par les collaborateurs utilisateurs (notes de frais, gestion des congรฉsโฆ).
Avoir un SIRH intรฉgrรฉ, cโest lโassurance dโavoir un seul outil complet qui rรฉpondra ร tous les enjeux des RH dโaujourdโhui.
*Baromรจtre 2021 de la digitalisation de la fonction RH Deloitte et CrossKnowledge
Cloud ou local, quel hรฉbergement rรฉpondra le mieux ร vos attentes ?
En choisissant une solution SIRH, on sโapproprie aussi la technologie et les bรฉnรฉfices ou inconvรฉnients associรฉs.
Deux principales tendances รฉmergent dans ce contexte, ร savoir cloud versus hรฉbergement local.
Les 2 modes sont comparรฉs dans le tableau ci-dessous :
| Modalitรฉ | Serveur local | Cloud (Saas) |
| Evolution des rรจgles de paie | – Complexitรฉ de paramรฉtrage | – Montรฉe de version automatique |
| SIRH intรฉgrรฉ | – Complexitรฉ d’interfacer des composants RH : GTA, notes de frais, modules et gestion des talents – Ressaisie des donnรฉes variables ou manipulation complexe | – Extraction et rรฉcupรฉration automatique des donnรฉes variables de paie |
| Sรฉcuritรฉ et fiabilitรฉ de la paie | – Erreurs de paie ou de dรฉclarations | – Paramรฉtrage conforme ร la lรฉgislation |
| Montรฉe de version | – Plusieurs montรฉes de versions par an avec des risques de rรฉgression | – Mises ร jour en temps rรฉel et mutualisรฉes |
| Facturation | – Pas de maitrise des aspects financiers, nombreux surcoรปts | – Maitrise et transparence des coรปts – Flexibilitรฉ |
Quels sont les principaux avantages du cloud ?
- Simplicitรฉ et rapiditรฉ de mise en ลuvre du SIRH: aprรจs avoir รฉtabli un cahier des charges en collaboration avec le service RH et en fonction des besoins de lโentreprise, lโintรฉgrateur mettra en place la solution. Les mises ร jour et la maintenance sont automatisรฉes et prises en charge par lโรฉditeur.
- Sรฉcurisation des donnรฉes : ce sont les serveurs de lโรฉditeur situรฉs dans le cloud qui hรฉbergent et stockent les donnรฉes. A la pointe des derniรจres technos et trรจs puissants, ils sont extrรชmement sรฉcurisรฉs et RGPD compliance. Le frein au changement liรฉ ร la sรฉcuritรฉ des donnรฉes sโancre plus dans la psychologie que dans le rรฉel. Il nโest pas plus risquรฉ dโopter pour un logiciel en cloud que pour un systรจme hรฉbergรฉ. En effet, la plupart des cyberattaques aujourdโhui viennent des emails reรงus par les collaborateurs.
- Disponibilitรฉ de partout, 24H/24, 7jours/7 : en tant quโapplication web, une simple connexion internet suffit pour utiliser son logiciel SIRH. Notez que certaines solutions sont mรชme proposรฉes avec un mode โhors connexionโ. Un prรฉ requis consiste nรฉanmoins ร disposer dโun dรฉbit de qualitรฉ.
- Unification des systรจmes dโinformation : la connexion du SIRH ร dโautres logiciels est possible via les API ouvertes.
- Tarification attractive : avec le cloud, on dispose dโun abonnement all incluse. On oublie donc les frais de matรฉriel, de mise en route, de cloud privรฉ etcโฆ Un avantage non nรฉgligeable !
On constate donc que le SIRH cloud offre des avantages significatifs comparรฉ ร un SIRH local ou hรฉbergรฉ.
Et quโen est-il au niveau de la sรฉcuritรฉ ?
Lโensemble des moyens de production sont hรฉbergรฉs dans des datacenters sรฉcurisรฉs de classe tiers 3+. Lโaccessibilitรฉ aux donnรฉes รฉtant un sujet trรจs sensible, plusieurs fonctionnalitรฉs dรฉdiรฉes peuvent รชtre intรฉgrรฉes.
Par exemple, pour garantir les normes RGPD, on va dรฉvelopper les fonctionnalitรฉs permettant le droit ร lโoubli et lโanonymisation de donnรฉes. Ainsi, on met en ลuvre un partitionnement logique des datas avec une habilitation configurable dans la solution.
La sรฉcuritรฉ est au cลur des prรฉoccupations. En effet, on trace et audite lโensemble des accรจs et des mises ร jour, et on crypte toutes les donnรฉes transfรฉrรฉes ou stockรฉes.
De surcroit, tous les ans, un audit de sรฉcuritรฉ est prรฉvu, ce dernier dรฉcรจlera les รฉventuelles failles et renforcera les procรฉdures de contrรดles et dโalertes.
Plusieurs รฉditeurs cloud disposent dโun plan de reprise dโactivitรฉ (PRA) qui va redรฉmarrer rapidement sur un site de secours, en cas de problรจme majeur de la solution. Ainsi, les activitรฉs de paie et RH des clients ne seront pas impactรฉes par cet incident.
Pendant ce temps-lร , les รฉquipes techniques corrigent les erreurs pour un retour rapide ร la normale.
Dans un futur proche, grรขce ร lโintelligence artificielle, notamment, lโarchitecture des solutions cloud permettra de croiser les donnรฉes RH aux informations sociales afin de fournir aux RH des prรฉvisions sur leur entreprise, des analyses approfondies et des plans dโaction correctifs.
Dans un contexte de forte croissance, lโagilitรฉ offerte par le cloud est une vraie force pour accompagner lโentreprise dans son dรฉveloppement. De plus, les architectures cloud disposent dโun monitoring autonome et complet des infrastructures qui peut gรฉnรฉrer des alertes prรฉventives et dรฉclencher les actions correctrices adรฉquates.
SIRH cloud : mise en ลuvre et migration
Aujourdโhui, les RH retardent le changement de leur systรจme dโinformation de paie, estimant que ce seront des projets lourds, longs ร mettre en place et risquรฉs. Si on peut comprendre cette peur, dans les faits, la mise en ลuvre se passe sans problรจme dans la majoritรฉ des cas.
Si une approche trรจs cadrรฉe avec planning, comitรฉs de pilotage, convient bien aux entreprises dโune certaine taille, elle ne correspond pas du tout au besoin dโune entreprise plus petite, souhaitant bรฉnรฉficier dโun systรจme de paie rapidement et avec un investissement rรฉduit en temps et en budget.
Ainsi, une approche modรฉlisรฉe sur le lรฉgal et les conventions pourra mieux adresser le besoin de ces entreprises. Certains รฉditeurs, comme Nibelis, peuvent vous proposer une approche sur mesure adaptรฉe ร la taille de votre entreprise et ร vos besoins spรฉcifiques.
Premiรจre รฉtape incontournable, rรฉdiger un cahier des charges. Ce dernier dรฉfinira clairement les besoins et les prioritรฉs que vous souhaitez voir remplis par le SIRH :
- objectifs,
- date de mise en production,
- automatisation de processus et workflows
- interface avec dโautres logiciels,
- obligations lรฉgales
- budget global dรฉfini pour le fonctionnement, la mise en place et les รฉventuelles formations.
Selon la complexitรฉ du projet, la mise en ลuvre varie de quelques jours ร quelques mois.
Comment passer d’un SIRH local vers un SIRH en cloud ?
La question qui peut inquiรฉter les RH : la migration vers un SIRH en cloud est-elle un parcours du combattant ? La rรฉponse est non !
Le temps passรฉ dรฉpendra naturellement de lโenvergure du projet, de la taille de votre entreprise. Notez que la migration dโun systรจme local vers le cloud reprend les รฉtapes dโune mise en ลuvre classique, รฉnoncรฉe prรฉcรฉdemment.
Quoiquโil en soit, il est nรฉcessaire de nommer des chefs de projet des deux parties de lโintรฉgration : cotรฉ RH et cotรฉ รฉditeur. Ces derniers dรฉfiniront les besoins et spรฉcificitรฉs essentiels qui devront apparaitre dans la solution, le planning des tรขches, les responsabilitรฉs, les indicateurs de suivi. En sus, ils animeront des comitรฉs de pilotage hebdomadaires pour une mise en ลuvre optimale.
Quid de la rรฉcupรฉration de vos donnรฉes ? Pas dโinquiรฉtude, plusieurs intรฉgrateurs ont dรฉveloppรฉ un outil de reprise des donnรฉes intรฉgrรฉ ร votre solution qui permet de les rรฉcupรฉrer simplement et facilement ร partir de votre dรฉclaratif DSN.
Disposer dโun SIRH intรฉgrรฉ en cloud semble รชtre la rรฉponse aux besoins dโagilitรฉ, de fiabilitรฉ et de pilotage des donnรฉes des Directions des Ressources Humaines.
A propos de l’auteur
Ghislain Tuaz
Directeur Technique, Nibelis
Avec plus de 25 ans passรฉs chez diffรฉrents รฉditeurs SIRH, Ghislain dispose dโune forte expertise dโArchitecture et de Produits Paie et RH. Aprรจs une premiรจre partie de carriรจre chez ADP-GSI, au cours de laquelle, il a eu la responsabilitรฉ de services R&D, dรฉsormais, depuis 2014, il accompagne Nibelis dans sa croissance pour garantir une solution performante, fiable, รฉvolutive et sรฉcurisรฉe.