Acteur historique de la paie, le groupe SIGMA est en prise directe avec les préoccupations des gestionnaires de paie. Quelles sont-elles ?
Dans ce domaine, il y a un « avant » et un « après » Covid. Avec des lignes qui ont énormément bougé lors de cette crise sans précédent. Les gestionnaires de paie ont dû par exemple gérer l’activité partielle et assimiler de nouvelles données, qui n’entraient pas jusqu’alors dans la production de paie mensuelle. De même, durant la crise Covid, certaines règles de paie pouvaient évoluer le jour J et devenir applicables dès le lendemain. Sur un plan technique et opérationnel, ces changements permanents étaient tout simplement ingérables pour les entreprises. D’autant plus lorsque la paie n’était pas leur cœur de métier. Ainsi, sur le terrain, cette surcharge soudaine de travail a généré un stress important au niveau des équipes.
Dans cet environnement social et légal en perpétuelle évolution, les gestionnaires de paie ont donc besoin aujourd’hui de solutions pour réaliser la production de paie mensuelle en temps et en heure et surtout, en toute sécurité.
Quels peuvent être les impacts d’une mauvaise gestion de la paie ?
Pour une entreprise, la paie constitue un sujet aussi complexe que sensible. Avec des conséquences parfois graves, quand cette paie est mal gérée, pouvant aller jusqu’à menacer la pérennité de son activité. Si les charges sociales par exemple n’ont pas été calculées correctement, l’entreprise s’expose à un redressement de la part de l’URSSAF. En cas d’erreurs, elle peut aussi avoir à faire face à une majoration des cotisations, des amendes ou encore à une demande de dommages et intérêts aux Prud’hommes par un salarié. Mais ce ne sont pas les seuls impacts possibles…
A quels autres risques songez-vous ?
Les effets d’une mauvaise gestion de la paie se jouent également sur le plan humain. Car ses destinataires, rappelons-le, sont d’abord des femmes et des hommes travaillant au service de l’entreprise. Une paie incohérente avec le statut, l’ancienneté, les grilles de rémunération, etc. pourra générer des sentiments de frustration voire d’iniquité sociale entre collaborateurs. Aussi la paie fait-elle également partie des outils RH, qui participent à déployer une politique de rémunération juste et équitable pour tous.
Face à ces enjeux stratégiques, le choix d’externaliser la paie – et les risques d’erreur qui vont avec – s’avère donc particulièrement judicieux.
En 2019, SIGMA a noué un partenariat avec SILAE, l’éditeur justement d’une solution d’externalisation de la paie. Pourquoi ?
Il y a plus de 50 ans désormais que nous évoluons dans l’univers de la paie. L’activité de SIGMA, à l’origine, consistait à déployer chez les clients des logiciels dédiés hautement paramétrables. Mais depuis une dizaine d’années, de plus en plus de sociétés optent pour l’externalisation en matière de gestion de la paie. Nous avons donc souhaité nous outiller en solutions et services performants pour les accompagner au mieux dans ce virage stratégique. La mise en place d’une étroite collaboration avec SILAE répond à cette volonté. Conçue par des experts de la paie et dotée de plus d’une cinquantaine de fonctionnalités, la solution SILAE vise ainsi à fluidifier, optimiser et sécuriser le traitement des salaires (lire encadré).
Au-delà de ce partenariat, nous en avons noué également d’autres afin de proposer une offre modulaire globale, satisfaisant 100 % des besoins de gestion RH de nos clients PME et ETI. A travers différents services et outils sur mesure (Advantage RH, Cegedim SRH, SILAE, QuarksUp…), SIGMA est aujourd’hui en capacité d’accompagner chaque type d’entreprise de manière spécifique sur l’optimisation de la paie et, plus globalement, sur la gestion complète des parcours talents.
De quels gains l’utilisation de SILAE est-elle synonyme ?
Avant d’évoquer les gains générés par SILAE, je voudrais souligner que l’externalisation des fonctions supports constitue, dans une majorité de cas, un choix judicieux. Et cela est d’autant plus vrai dans le domaine de la paie. A moins que l’entreprise ne soit dotée d’un service en interne, et de ressources suffisantes pour suivre un environnement réglementaire et légal extrêmement mouvant, la gestion de ce volet s’avère vite chronophage, coûteuse voire risquée. Alors, autant déléguer cette tâche à des spécialistes rodés sur l’ensemble de ces aspects.
Faire le choix de l’externalisation de la paie, en recourant à la solution SILAE, va permettre ainsi aux équipes RH de sécuriser la production mensuelle de paie, grâce aux contrôles réguliers assurés par l’outil, et de gagner en réactivité. Dans ce cadre, les consultants SIGMA vont veiller notamment à réaliser tous les paramétrages et mises à jour nécessaires, en intégrant les nouveautés sociales, légales et conventionnelles.
Réduisant le volume de travail et les risques auxquels ils sont exposés, SILAE représente un bon moyen en somme d’alléger la charge mentale des DRH.
Et côté expérience utilisateurs ?
Leur expérience est très positive comme en témoignent les feed-back, que nous pouvons avoir sur l’usage de SILAE. Non seulement ses utilisateurs soulignent la prise en main facile et agréable de l’outil, et l’aide en ligne très concrète leur permettant de se l’approprier rapidement, mais ils apprécient également les « garde-fous » de cette solution, qui garantissent la sécurisation du process et la justesse de la donnée. De quoi déléguer en toute sérénité la gestion de sa paie.
A propos de l’auteure
Ezzahraâ Vacher, Cheffe de projet SIRH
Ses missions : En charge de la migration et de l’intégration de l’outil SILAE, Pilotage de projets transverses SIRH en assurant un rôle de conseil auprès des clients ; Suivi du déploiement de la solution SILAE et accompagnement du changement.
A propos de l’entreprise
Le Groupe Sigma est une Entreprise de Services du Numérique, spécialisée dans l’édition de logiciels, l’intégration de solutions digitales sur mesure, l’externalisation de systèmes d’information et les solutions cloud. Il accompagne la transformation digitale de ses clients et base sa proposition de valeur sur la complémentarité de ses métiers, permettant un accompagnement de bout en bout sur les projets IT de ses clients
50 fonctionnalités SILAE pour se faciliter la vie
Conçue par des spécialistes de la paie, SILAE Paie vise à fluidifier et optimiser le traitement des salaires. En prise avec la réalité RH de chaque entreprise, cette solution logicielle compte de multiples fonctionnalités parmi lesquelles :
– Saisie rapide des éléments variables de paie
– Gestion d’environ 830 Conventions collectives
– Gestion des régimes spéciaux
– Intégration des Congés & Absences / Calcul du maintien maladie
– Mutuelle / Prévoyance
– Mises à jour conventionnelles et légales automatiques et hebdomadaires
– Automatisation des frais de télétravail
– Gestion et contrôle des DSN
– Génération des fichiers de virement SEPA
– Génération des écritures comptables de paie
– Editions groupées des états post-paie
– Gestion de l’imputation analytique
Déléguer sa paie à Sigma : pourquoi ?
Les raisons, qui incitent de nombreux gestionnaires de paie à externaliser ce volet, ne manquent pas. S’appuyer sur des experts reconnus comme Sigma, dotés de la solution SILAE, c’est accéder à :
La gestion de la paie prise en charge
- Le calendrier de paie validé conjointement et le suivi régulier au travers de comités de pilotage
- Le traitement de la paie et des déclaratifs
- La distribution des bulletins et le stockage dans le coffre-fort numérique du collaborateur
Un accompagnement attentif et humain
- Un expert paie dédié
- Un accompagnement personnalisé grâce à la connaissance par Sigma des spécificités paie de ses clients
- Une connexion à son interface partagée avec l’expert dédié Sigma, permettant un suivi et des échanges réguliers
La sérénité retrouvée au travail
- La garantie d’une paie 100 % conforme à la réglementation, grâce à la veille légale et conventionnelle assurée par Sigma
- Un accès permanent à l’ensemble de ses données de paie ainsi qu’à ses tableaux de bord mis à jour en temps réel
Ce qu’en pensent les utilisateurs
Près de 9 clients sur 10 apprécient l’accompagnement de Sigma dans leurs activités RH. C’est ce qui est ressorti d’une étude réalisée fin juin 2022 afin de mesurer la satisfaction client. Parmi les différents outils et services déployés dans ce cadre, la solution SILAE est particulièrement plébiscitée. Au niveau des points forts mis en avant par les utilisateurs figurent d’abord l’ergonomie et la facilité d’utilisation du logiciel de paie. Sur cet outil, il est en effet très simple pour le gestionnaire de paie d’obtenir les réponses aux questions, qu’il peut se poser au quotidien dans son activité. L’aide en ligne fait ainsi partie des atouts majeurs de SILAE, salués par les professionnels, de même que sa capacité à leur faire gagner du temps. Grâce à ce logiciel intuitif, performant et très complet, il est ainsi possible par exemple de gérer l’ensemble des évènements (maladie, accident du travail, etc.) survenant dans le parcours d’un collaborateur. Autant de bons points parmi d’autres pour SILAE, qui expliquent cette véritable adhésion des utilisateurs.