Quels sont les avantages d’une signature électronique ?

Quels sont les avantages d’une signature électronique ?

La transformation digitale change constamment nos habitudes de vie. Même la signature manuscrite n’a pas été épargnée par ce processus de digitalisation et a évolué avec le temps. La signature électronique est venue remplacer la signature manuelle sur papier afin de faciliter les échanges et la validation électroniques des documents et des contrats.

Contrairement à l’idée reçue, la signature numérique n’est pas une numérisation de la signature manuscrite; mais un ensemble de codes permettant d’authentifier et d’approuver officiellement des documents numériques en quelques minutes.

Cet outil, devenu indispensable à l’heure du “tout dématérialisé”, présente de nombreux avantages par rapport à une signature traditionnelle.

Un gain de temps considérable et une nette amélioration des délais

L’un des bénéfices majeurs de la signature électronique est incontestablement le gain en temps. Autrefois, il fallait apposer une signature manuscrite sur un nombre important de documents administratifs et cette démarche était chronophage.

Avec la signature numérique, il n’est plus nécessaire de passer par la fastidieuse procédure de téléchargement, impression, signature et envoi par mail d’un contrat; opération parfois répétitive que connaissent encore bon nombre d’entreprise aujourd’hui. Pourtant, elles gagneraient un temps fou à échanger les contrats directement par e-mail avec leurs collaborateurs externes par le biais de la signature numérique.

Les déplacements physiques sont réduits et de ce fait les documents sont traités plus rapidement. Grâce au système de création de signature électronique proposé par l’entreprise Européenne Yousign, évitez tout le travail de paperasserie et accélérez la conclusion de vos accords.

Une réduction des coûts

La signature électronique permet à votre entreprise de réaliser des économies sur ses dépenses budgétaires annuelles. Elle réduit considérablement les coûts liés à l’impression, l’archivage et l’acheminement des documents.

Plus besoin d’investir dans l’achat du papier, stylo, encre (pour l’imprimante ou la photocopieuse) ou d’envoi de document par la poste ou par messagerie. Vos collaborateurs n’ont plus besoin de se déplacer pour signer des documents, ce qui diminue les coûts de transport, de voyage ou de repas.

Amélioration de l’efficacité commerciale et de la relation client

La technologie de signature électronique apporte plus de flexibilité et de souplesse lors de la signature des documents par rapport à la signature manuscrite classique. Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez et même en déplacement, vous pouvez aisément formaliser vos accords instantanément.

Vos collaborateurs n’auront donc pas besoin d’attendre votre retour de vacances pour la signature d’un document. Une simple connexion internet suffit à apposer la signature pour une prise d’effet immédiate du contrat de travail.

Véritable innovation technique, la signature électronique a pour impact d’améliorer et de simplifier l’expérience client. Les employés pourront grâce au temps disponible accélérer les tâches administratives et traiter beaucoup plus de devis par jour; ce qui représente un gain significatif en productivité.

Une sécurité renforcée

Plusieurs personnes pensent qu’une signature manuelle sur papier a plus de sécurité qu’une signature électronique. Mais c’est exactement le contraire ! Tout type de signature électronique est plus sûr qu’une signature manuscrite. La signature électronique offre une traçabilité complète du processus de signature.

Elle dispose d’une empreinte numérique intégrée en permanence dans document original. Cette empreinte permet de détecter facilement toute modification apportée au document. Il est donc plus difficile de falsifier les documents signés avec la signature électronique. De plus, la sécurité des échanges est garantie grâce au procédé de cryptographie asymétrique de la signature numérique.

Chaque signature est protégée par un certificat électronique qui scelle le document. Une signature numérique vous permet également d’effectuer diverses automatisations de ventes; ce qui induit moins de risques d’ erreurs par rapport à une signature manuscrite pour laquelle les contrôles sont manuels.

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