Gérer une flotte de véhicules d’entreprise : les éléments à prendre en compte

Dans les petites structures, la gestion du parc des véhicules incombe souvent au responsable des Ressources Humaines. La raison ? La dimension juridique, fiscale et interne de la voiture de service ou de fonction.

Gérer la flotte automobile est une mission complexe au quotidien. Réglementation, dimensionnement, organisation, suivi, réduction des coûts, entretien : voici la liste des éléments à prendre en compte pour une gestion optimisée et un fonctionnement en toute sérénité.

Nous vous proposons aujourd’hui de faire un point complet sur les éléments à prendre en compte lorsqu’on doit gérer une flotte de véhicules d’entreprises.

Réglementer l’utilisation des véhicules d’entreprise

Présenté comme atout lors du recrutement puis levier de motivation, le véhicule de service ou de fonction est au cœur des Ressources Humaines d’une entreprise.

Son utilisation est réglementée, soit par le règlement intérieur de l’entreprise dans le cas d’un véhicule de service, soit par le contrat de travail pour un véhicule de fonction.

Quelle est la différence entre un véhicule de service et un véhicule de fonction ?

La différence entre un véhicule de service et un véhicule de fonction est la suivante:

• la voiture de service est non nominative et mise à disposition de l’ensemble du personnel pour leurs déplacements professionnels ;
• la voiture de fonction est attribuée à un salarié qui en dispose à sa convenance à titre professionnel et personnel.

Dans le cas d’un véhicule de fonction, le salarié bénéficie d’un avantage en nature à calculer et déduire de la paie pour obtenir le salaire net.

Afin d’éviter tout problème lié la catégorisation des véhicules, il est important de préciser au sein du contrat de travail de quel type de véhicule dispose le salarié. Par ailleurs, comme évoqué ci-avant, il est indispensable que le salarié valide ce qui lui est possible de faire avec son véhicule.

Et la bonne nouvelle, c’est que le règlement intérieur de l’entreprise doit être validé et signé par l’ensemble des salariés de l’entreprise. Ainsi, chaque salarié est au courant de ce qui lui est possible de faire (ou de ne pas faire) avec un véhicule de fonction.

Concernant le véhicule de fonction, il est fortement recommandé de faire signer un document au salarié bénéficiant de cet avantage en nature lui signifiant ses droits mais également obligations vis à vis de celui-ci.

Les différents coûts liés à un parc de véhicules d’entreprise

Combien de véhicules ? Quels modèles ? Faut-il acheter ou louer ? Quand remplacer une voiture ? Toutes ces questions sont à se poser régulièrement pour bien dimensionner le parc de véhicules et optimiser les investissements.

A toutes ces questions, il est difficile de répondre. En effet, que cela soit sur les modèles, l’achat ou la location, le remplacement… etc. Tous ces cas de figures sont dépendant de la situation de votre entreprise et de ce à quoi servent les véhicules. 

Pour dimensionner au mieux votre parc et faire les bons choix, il est fortement conseillé de faire un état des lieux de vos besoins:

• Qui sont les salariés concernés ?
• Quels sont leurs besoins ?
• Est-ce qu’il y a une notion d’image à véhiculer ?
• Est-ce qu’on applique un barème en fonction du poste occupé ?
• Quel budget l’entreprise est-elle prête à consacrer pour ces véhicules ?
• Quelles sont les aides potentielles dont peut bénéficier l’entreprise ?
• etc…

En fonction de toutes ces questions, vous pourrez normalement définir les contours d’un plan que vous pourrez challenger avec la direction de l’entreprise et les professionnels que vous contacterez.

Les frais d’assurances, un levier à optimiser

Autre dépense à prendre en compte dans les coûts de fonctionnement : les assurances. C’est souvent le responsable RH qui s’acquitte de la tâche de comparer les tarifs, souscrire les contrats puis gérer les relations avec les assureurs.

Pour réduire au maximum les frais liés aux assurances d’un parc d’automobiles d’entreprise, il est fortement recommandé d’effectuer un véritable comparatif des solutions professionnelles proposées sur le marché.

Attention, ne vous arrêtez seulement au tarif proposé par chacune d’entres elles. En effet, établissez au préalable les cas de figures qui peuvent arriver le plus souvent aux personnes qui utilisent vos véhicules et comparez les assurances en fonction de ceux-ci.

En effet, chaque assurance inciste sur tel ou tel point et tous ne sont pas forcément intéressants en fonction de l’utilisation par vos salariés de votre flotte de véhicules.

Les frais inhérents à monitorer

Les frais de carburant, de péage ou de parking peuvent représenter une part importante dans le budget des entreprises. Ils peuvent être gérés de deux façons :

• soit sous la forme de remboursement de frais de missions,
• soit grâce à des cartes multi-services Entreprise ou des abonnements.

Dans tous les cas, un suivi est nécessaire afin de repérer d’éventuels abus, comparer les offres, négocier les forfaits ou réorienter les choix (essence, diesel, électrique…).

Assurer l’entretien des véhicules

Bien entretenir les véhicules d’entreprise est indispensable pour garantir la sécurité des salariés. C’est aussi important pour donner une bonne image. Souvent floquées aux logo et couleurs de la société, les voitures sont un véritable support de communication.

De nombreuses tâches sont à effectuer régulièrement : réaliser les entretiens aux bonnes dates, suivre les réparations, contrôler le fonctionnement et l’usure des pneus et autres accessoires, vérifier la carrosserie et la propreté etc. Autant d’obligations pratico-pratiques qui nécessitent une excellente organisation.

Organiser le fonctionnement au quotidien

Dans le cas des véhicules de service partagés, il est indispensable de rédiger des procédures claires et précises pour réglementer l’accès aux véhicules et leur usage.

Chaque salarié doit connaître le process de réservation et ses obligations (faire le plein, remplir le carnet de bord, déposer les clés au bon endroit…). Des outils peuvent être utilisés pour fluidifier l’organisation.

Expliquer pour anticiper les différends

La gestion des véhicules peut vite devenir un sujet sensible dans une entreprise, même de petite taille. Elle confronte parfois à des situations internes difficiles:

• Suivi des déplacements par géolocalisation,
• gestion des infractions,
• abus,
• accidents de trajet exigent écoute,
• diplomatie, rigueur et fermeté…

Des procédures explicites en amont posant clairement les règles permettront d’anticiper les conflits.

Aucun détail – juridique, fiscal, social, comptable, pratique ou organisationnel –, ne doit donc être négligé pour une gestion des véhicules de service et de fonction apaisée.