Si la gestion de paie est un impératif pour toutes les entreprises, elle est davantage problématique pour celles dont les ressources sont limitées. Temps, expertise, moyens : en TPE et PME, vous êtes à la recherche d’un outil qui permette de combiner paie et simplicité, mais pas seulement. Une bonne solution de digitalisation de la paie en 2022 propose aussi de multiples fonctionnalités RH.
La digitalisation a un objectif clé : vous faire gagner du temps, en automatisant vos actions, en simplifiant votre vie et en venant à bout des erreurs. Un temps qui vous permettra de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée que vous avez mises de côté depuis des mois.
Cependant, choisir votre solution pour digitaliser la paie n’est pas une mince affaire. Il vous faut avant tout comprendre les bénéfices que vous allez en tirer, les paramètres fondamentaux d’une bonne solution, et les fonctionnalités paie et RH sur lesquelles vous ne pouvez faire une croix.
Sommaire de l'article:
Digitalisation de la paie : quels bénéfices clés si vous êtes CEO, DRH ou DAF ?
Voici les bénéfices principaux que vous pourrez attendre.
Accessibilité
Pour répondre à des niveaux d’expertise différents, le logiciel de paie doit être en mesure de gérer l’éventail varié de sujets qui gravite autour de la paie : déclarations sociales, congés ou encore notes de frais. Le tout, sans vous demander de formations extensives !
Gain de temps
En moyenne, il est estimé que la gestion de la paie demande pour une entreprise plusieurs jours par mois, avec de nombreux échanges avec son expert comptable. En choisissant d’automatiser votre paie, celle-ci ne vous prendra plus que quelques heures par mois.
De plus, les bulletins peuvent être édités jusqu’à la dernière minute avant le paiement des salariés, qui est généré automatiquement.
Centralisation des outils RH
Trouvez si vous le pouvez un outil qui centralise l’intégralité de vos processus RH :
- des fonctionnalités RH (notes de frais, gestion des congés, entretiens hebdomadaires, etc.) ;
- des intégrations avec des solutions annexes (mutuelle, banques, tickets restaurant, etc.).
Satisfaction des utilisateurs
Digitaliser votre paie permet à vos employés de profiter d’un espace personnel intuitif, donc de gagner du temps à leur tour.
Sur cet espace : accès simplifié aux bulletins de paie, demandes de congés, remboursement de notes de frais, dons sur salaire, préparation des réunions individuelles, etc.
Paramètres : comment choisir la solution adaptée à vos besoins ?
Rappel des paramètres essentiels
Outre l’aspect tout-en-un de votre logiciel, il est important de trouver une solution qui vous facilitera la tâche au quotidien.
- Un logiciel SaaS – A la différence d’un logiciel avec licence, celui-ci n’impliquera pas de débourser des frais supplémentaires pour chaque mise à jour. L’accès au SaaS se fait en ligne où que vous soyez, même depuis votre ordinateur personnel ou votre téléphone, sans besoin d’installer une application spécifique sur votre parc informatique.
- Un accompagnement humain – Un support assuré par des experts en paie vous permet un gain de temps conséquent. Veillez également à choisir une solution qui propose le paramétrage intégral de votre compte ainsi que la transition avec votre ancien système de paie.
- Une évolutivité constante – Tournez-vous vers une solution à la pointe de la technologie. Celle-ci pourra évoluer avec vous dans le temps et développer de nouvelles fonctionnalités pour proposer le service le plus complet possible.
- Une solution sécurisée – Pour ce paramètre essentiel, soyez vigilant sur deux points : la sauvegarde automatique des données, ainsi que les normes de sécurité en vigueur chez votre prestataire.
- Une automatisation des différentes actions – Outre l’automatisation des bulletins de salaire, favorisez un outil qui automatise vos déclarations sociales – et garantit leur exactitude. Vous n’aurez alors plus qu’à payer les cotisations correspondantes.
- Une mise à jour régulière – Si vous le pouvez, renseignez-vous quant à la capacité de votre prestataire à faire une veille juridique et réglementaire fréquente.
- Une prise en main facile – Veillez à ce que la solution choisie soit simple et intuitive.
Rappel des fonctionnalités paie et RH fondamentales
Les fonctionnalités paie
En quoi consiste l’automatisation de la paie ? La génération et distribution automatique de bulletins, la possibilité d’apporter des modifications jusqu’au dernier moment avant la paie, l’actualisation et la visualisation des données en temps réel.
Soyez également en quête d’une solution qui prend en charge vos déclarations sociales, centralise vos documents et propose des synthèses.
La production de graphiques et d’exports est également importante. Exports comptables détaillés, rapports et exports personnalisables, registres du personnel, etc. vous simplifieront le quotidien !
Les fonctionnalités RH
L’une des premières fonctionnalités à rechercher dans votre futur SIRH est la gestion de l’emploi du temps : les demandes et validations d’absences, la vision calendaire et les synthèses.
Vous pouvez également penser à d’autres fonctionnalités, telles que :
- le suivi du temps de travail (saisie rapide, validation par le manager, plafonnement, etc.) ;
- les notes de frais (dématérialisation des justificatifs, synthèses personnalisées, encadrement par profil, saisie rapide, etc.) ;
- le management des équipes (création d’équipes, vision globale de votre organisation, attribution des différents droits, annuaire, organisation des réunions hebdomadaires, etc.).
Les intégrations avec des partenaires
Pour aller plus loin dans la centralisation de vos outils et process, vous pouvez regarder quelles intégrations propose la solution de paie.
La gestion de la paie simple et automatisée
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En quelques mots
→ Digitaliser votre paie vous permet de gagner du temps, d’être autonome, de venir à bout des erreurs, de centraliser vos outils RH.
→ Veillez à choisir un outil SaaS sécurisé, évolutif, intuitif, qui propose un accompagnement important et des mises à jour réglementaires fréquentes.
→ Dans les fonctionnalités paie essentielles, pensez à la gestion de vos déclarations sociales, à des fonctionnalités analytiques et de reporting poussées et à une automatisation d’un maximum de process.
→ En ce qui concerne les fonctionnalités RH et administratives, pensez à la gestion des notes de frais, des absences et congés, voire même aux actions de suivi des équipes et de management.