7 outils pour instaurer la confiance au sein d’une équipe – l’expérience de Jooble

« Le tout est plus grand que la somme de ses parties », disait Aristote. Et c’est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit d’une équipe.

Mais comment créer une équipe où chacun se sent en sécurité, fait confiance à ses collègues et n’a pas peur d’exprimer ses opinions ?

Je m’appelle Anna Chaliuk et je suis coach Agile chez Jooble. Aujourd’hui, je souhaite partager avec tous les managers mon expérience en matière de renforcement de la confiance au sein des équipes.

Pourquoi la confiance est le fondement

Google a lancé le projet Aristote pour comprendre ce qui fait la réussite des équipes et a découvert une tendance intéressante : le facteur le plus important dans la réussite d’une équipe est la sécurité psychologique. Dans un environnement où personne n’est jugé, ignoré, interrompu ou humilié. Utopique ? Peut-être. Mais ça marche.

Selon Patrick Lencioni, auteur de « Les cinq dysfonctions d’une équipe », le manque de confiance est un obstacle fondamental à la constitution d’une équipe efficace. Ainsi, comme des dominos, d’autres problèmes « s’enchaînent » : la peur du conflit, l’irresponsabilité, le manque d’exigence et, pour finir, l’indifférence aux résultats.

Chez Jooble, nous accordons une grande importance au développement des relations au sein de l’équipe. Nous avons constaté que cette méthode simple améliore la productivité et l’engagement : les collègues sont plus libres d’échanger leurs idées, de discuter des tâches et de trouver des solutions ensemble plus facilement.

Cela est d’autant plus vrai dans un contexte professionnel en constante évolution, notamment avec l’essor du travail en ligne sur internet, qui redéfinit les dynamiques d’équipe et les exigences en matière de communication à distance.

Que l’on travaille à domicile ou depuis l’autre bout du monde, la confiance reste un socle indispensable pour réussir ensemble.

Nous partageons ci-dessous notre propre expérience et ce qui fonctionne pour nous.

Comment un leader peut-il augmenter le niveau de confiance ?

Montrer sa propre vulnérabilité

La meilleure façon de créer un sentiment de sécurité psychologique est de montrer l’exemple. Cela signifie être authentique : exprimer ses émotions et ne pas avoir peur d’admettre ses erreurs. Lorsqu’un leader fait preuve d’humanité, l’équipe comprend qu’il est normal d’être différent.

Il est intéressant de noter que le psychologue américain Daniel Goleman (auteur du livre « L’intelligence émotionnelle ») a constaté, dans ses recherches, une dépendance directe entre les émotions du leader et la productivité de l’équipe.

Mais cela ne signifie pas qu’il faille constamment diffuser une positivité artificielle. Au contraire, une positivité toxique sape la confiance. Il est préférable de dire honnêtement : « Ce matin, les enfants ne se sont pas très bien comportés. Ils ne voulaient pas se préparer pour l’école, et je suis un peu abattu. »

Cela suscite bien plus de confiance qu’une gaieté et une positivité feintes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Maîtriser la communication non violente pour donner du feedback

La communication non violente (CNV) est une méthode de communication développée par le Dr Marshall Rosenberg, psychologue américain, et basée sur l’empathie.

Les personnes qui maîtrisent cette méthode constatent que leurs conversations deviennent plus ouvertes et plus significatives.

Au lieu de dialogues superficiels, une connexion émotionnelle apparaît et les conflits ne deviennent plus un obstacle, mais une opportunité de trouver une solution ensemble.

La communication non violente contribue à bâtir des relations fondées sur l’empathie et la bienveillance. Voici une formule simple :

• Décrivez les faits sans jugement (« J’ai remarqué qu’au cours du mois dernier, tu n’as pas soumis le rapport à temps à trois reprises. »)
• Partagez vos sentiments (« Je suis bouleversé et un peu confus par cela. »)
• Exprimez vos besoins (« Il est important pour moi d’avoir une compréhension claire des délais » ; « Je dois être sûr que nous synchronisons nos actions. »)
• Faites une demande, pas une exigence (« Que penses-tu de prévenir à l’avance d’éventuels retards ? » ; « Peut-être serait-il utile de discuter du format de communication qui nous conviendrait à tous les deux ? »)

N’ayez pas peur du conflit

Le conflit n’est pas une catastrophe, mais une opportunité de croissance. Dans la nature, il n’existe pas deux personnes identiques partageant la même vision du monde.

Par conséquent, des points de vue différents sont normaux. Il est important d’apprendre à discuter de manière constructive des différences et à les transformer en un champ de recherche et de solutions innovantes. 

Outils pratiques pour instaurer la confiance

Carte personnelle : créez un portrait de votre équipe

Créez des cartes personnelles des membres de l’équipe, où chacun peut partager des informations sur ses loisirs, sa famille, ses études et ses rêves.

Cela permet de considérer les collègues non seulement comme une fonction, mais comme une personne entière. Savoir que notre collègue est passionné de plongée sous-marine ou collectionne les pièces de monnaie anciennes crée un tout autre niveau de compréhension et d’empathie.

Il est préférable de mettre en œuvre la carte personnelle au début du travail de l’équipe ; organisez une réunion séparée pour remplir ces cartes personnelles. Miro, un tableau blanc interactif en ligne gratuit pour la collaboration, dispose de modèles spéciaux pour cet exercice que vous pouvez simplement adapter à vos besoins.

La carte se présente ainsi : au centre figure le nom de la personne et, autour, différentes sphères de sa vie : animaux préférés, loisirs, éducation, lieu de naissance et de résidence, famille, enfants, etc. Ces sphères sont les mêmes pour toute l’équipe.

Ensuite, les participants sont répartis en binômes et, à tour de rôle, ils s’interrogent mutuellement en remplissant une carte personnelle de leur collègue. Certaines équipes ajoutent même des photos à côté des cartes ; cela donne une visualisation très mignonne et chaleureuse.

Après avoir fait connaissance, chacun présente son partenaire à l’ensemble du groupe. Cette activité permet de briser la glace, car les participants partagent non seulement des informations professionnelles, mais aussi personnelles. Parallèlement, l’écoute active lors des présentations permet de mieux se connaître.

À l’avenir, ces cartes pourront être utilisées lorsqu’un nouveau membre de l’équipe rejoint l’équipe. Par exemple, vous pouvez désigner un mentor qui dessinera une carte du nouveau membre de l’équipe et le présentera à tous lors de la réunion quotidienne. Cela permettra au nouveau membre de s’adapter plus rapidement et de se sentir intégré à l’équipe.

Il est également important que le leader participe à cet exercice, car cela montre que vous êtes un membre de l’équipe avec vos propres intérêts, et non un leader distant. Cela renforce automatiquement la confiance que vous inspirez.

Moving Motivators: comprenez ce qui motive votre équipe

Un autre outil intéressant est l’exercice « Moving Motivators ». Je sais qu’il est généralement utilisé lors de séances individuelles, mais j’ai eu l’expérience d’une équipe qui a demandé conjointement une telle activité.

Miroverse propose un modèle prêt à l’emploi pour cet exercice. L’idée est que chaque participant détermine l’importance qu’il accorde à différents facteurs de motivation, tels que la liberté, la reconnaissance, le contrôle, le statut, etc.

Au départ, vous classez ces facteurs de motivation du plus important au moins important pour vous.

Les participants réfléchissent ensuite à la manière dont ces mêmes besoins sont satisfaits au sein de l’équipe actuelle.

Par exemple, il est très important pour une personne de se sentir libre au travail. Au sein d’une équipe, ils accorderont une note élevée à ce facteur si la liberté est suffisante. Dans le cas contraire, ils la diminueront en conséquence.

Il est préférable de réaliser cet exercice non pas au tout début de l’équipe, mais un peu plus tard, après quelques mois.

Premièrement, au début, les membres n’ont peut-être pas une idée claire de la dynamique d’équipe. Deuxièmement, Moving Motivators touche à des aspects très personnels ; une certaine sécurité psychologique au sein de l’équipe est donc nécessaire pour favoriser l’ouverture.

Après avoir rempli les cartes individuelles, vous pouvez organiser une discussion en binôme ou avec toute l’équipe. Cela vous permettra de mieux comprendre les besoins de chacun et de trouver des solutions pour y répondre plus efficacement au travail. 

La carte personnelle et Moving Motivators sont des outils issus de Management 3.0. Je vous recommande vivement de vous familiariser avec cette approche innovante du leadership et du management, qui permet de mieux aborder les besoins humains, et pas seulement leurs fonctions et rôles.

Évaluation FIRO-B : mesurer le niveau de stress dans l’équipe 

L’évaluation FIRO-B (Fundamental Interpersonal Relations Orientation, Orientation fondamentale des relations interpersonnelles) est une méthode qui aide à comprendre comment les membres d’une équipe perçoivent le contrôle, la participation et l’ouverture dans la communication.

Elle a été créée par le psychologue américain Will Schutz lorsque la marine américaine lui a demandé de mener des recherches pour comprendre et prédire la collaboration des groupes en situation de stress.

Cet outil peut paraître complexe, mais son essence est très simple : aider chaque membre de l’équipe à s’introspecter.

L’idée est que chacun puisse évaluer son attitude dans trois domaines clés : l’implication, le contrôle et l’ouverture. Il s’agit d’une introspection : comment vous vous comportez actuellement dans ces domaines et comment vous souhaiteriez agir.

Par exemple, vous analysez votre degré de contrôle sur les autres et la façon dont vous souhaiteriez le faire. Ensuite, vous évaluez votre sentiment de contrôle et la façon dont vous seriez plus à l’aise. Cette différence entre l’état réel et l’état souhaité permet d’identifier les points de conflit potentiels.

Je recommande d’organiser un formulaire Google avec une évaluation, où chacun pourrait attribuer une note pour son niveau de contrôle, par exemple de 0 à 9.

Après avoir recueilli les réponses, l’équipe analyse les résultats ensemble. Si, par exemple, quelqu’un se sent au niveau de contrôle 8, mais souhaite atteindre le niveau 2, c’est un bon moment pour discuter.

Cette approche permet à l’équipe de trouver des moyens d’interagir plus sereinement.

Commencer les rétrospectives de manière créative, avec un échauffement

Je perçois chaque échauffement comme un micro-team building : une occasion de mieux connaître ses collègues et de renforcer nos relations de travail. Bien sûr, cela demande du temps, au moins une demi-heure. Mais croyez-moi, ça en vaut la peine.

Quelles questions utiliser pour l’échauffement ? Il est préférable de commencer par des sujets que les participants aiment aborder, comme leurs émissions de télévision préférées ou leurs voyages les plus marquants.

Vous pouvez également leur demander de partager leurs mèmes préférés ou même organiser un échauffement musical : chacun peut vous envoyer sa chanson préférée en message privé. Vous les lirez à tour de rôle et l’équipe tentera de deviner à qui appartient cette chanson.

Ces activités ludiques contribuent non seulement à atténuer le côté formel des rétrospectives, mais aussi à créer un climat de confiance et d’ouverture au sein de l’équipe.

On a l’impression de se plonger dans l’album photo d’un ami d’enfance. D’ailleurs, si l’occasion se présente, vous pouvez même créer une playlist dédiée avec les chansons préférées de votre équipe !

Bien sûr, il est important de garder à l’esprit la pertinence : si les délais sont serrés ou si un échec grave survient, vos collègues ne seront probablement pas tentés de se laisser distraire par des récits de voyage. Vous pouvez alors proposer une option plus neutre, comme l’échange de mèmes.

Dans l’ensemble, transformer les rétrospectives en un événement d’équipe passionnant est un excellent moyen non seulement de vous remonter le moral, mais également de renforcer les relations d’équipe.

Avis de non-responsabilité

La participation à toutes les activités est volontaire. Nous offrons un espace sécurisé où chacun peut décider de son degré d’implication. Même si l’on se contente d’écouter les expériences des autres, cela peut déjà contribuer à renforcer la confiance au sein de l’équipe.

N’oubliez pas qu’il n’existe pas de recette miracle pour instaurer la confiance ; chaque équipe a sa propre histoire. Mais il existe une règle universelle : commencez par vous-même. Développez vos compétences émotionnelles, soyez ouvert et créez un espace où chacun peut être lui-même.

P.S. Et oui, la thérapie personnelle pour un leader n’est pas un luxe, mais un outil nécessaire pour développer l’intelligence émotionnelle et mieux comprendre l’équipe.