Les entreprises changent de SIRH en moyenne tous les 10 ans !
Ces migrations sont donc suffisamment rares pour être réfléchies, muries et bien préparées en amont.
Mais, par où commencer ? Comment faut-il s’y prendre ? En a-t-on la capacité ? Quel prestataire/intégrateur choisir et comment ne pas se tromper ?
Eh oui ! Changer de SIRH n’est pas anodin. C’est une transformation profonde qui touche le fonctionnement du service RH, de la paie, de la comptabilité, de la DSI… sans oublier la gestion des collaborateurs et des managers.
Derrière les aspects fonctionnels, techniques et organisationnels, un projet SIRH est une véritable aventure humaine qui se vit au quotidien pendant des mois. Et comme toute transformation majeure, elle ne s’improvise pas. Alors, comment faire du changement de SIRH un succès plutôt qu’un traumatisme professionnel ?
Partir d’un besoin concret pour lancer une migration SIRH solide
Une grande erreur serait de changer de SIRH simplement parce qu’« il faut suivre la tendance » ou pour « avoir un meilleur outil que le voisin ». Il faut avant tout identifier le véritable besoin :
- Limites fonctionnelles du logiciel actuel
- Problèmes techniques et ergonomiques
- Besoin de centralisation et de fiabilité des données de paie
- Transformation et stratégie de l’entreprise
- Coût de maintenance de l’outil actuel
- Manque de fiabilité ou faille de sécurité
- Support et relation avec l’éditeur insatisfaisants
Un audit précis des besoins de changement doit être élaboré afin de définir les objectifs concrets du projet.
Le livrable de cette étape est un cahier des charges détaillé, qui permettra à la direction de choisir l’outil le plus adapté à ses besoins.
Projet de migration SIRH : impliquer toutes les parties prenantes
Un projet SIRH est par définition un projet transverse. Il implique la DSI, la DRH, la direction financière, mais aussi les collaborateurs et les managers de tous les services de l’entreprise.
Le changement ne peut pas être porté uniquement par la fonction RH : il doit être co-construit avec l’ensemble des acteurs concernés.
Pour cela, il faut :
- Définir une gouvernance claire
- Identifier et nommer les référents par périmètre
- Impliquer les utilisateurs finaux dès les premières étapes
- Mettre en place un pilotage solide avec des instances dédiées
- Lotir les différentes étapes du projet et établir un planning clair
Ainsi, le périmètre d’intervention de chaque partie prenante, son niveau d’implication, la charge de travail et le planning sont définis et partagés.
Cette étape permet également de valider la disponibilité des équipes clés (RH, IT, support utilisateurs) ou, au contraire, d’acter la nécessité de renforcer les effectifs (recrutement, prêt de ressources, assistance externe AMOA, etc.)
Changement de SIRH : les grandes phases de mise en œuvre
Après plusieurs mois de préparation, la mise en œuvre du nouveau logiciel SIRH démarre. Il ne s’agit pas seulement d’appuyer sur un bouton, mais de mettre en mouvement toute l’organisation. Le lancement du projet doit être maîtrisée et rassurante.
La mise en œuvre débute par une phase de lancement, moment symbolique qui concrétise le choix de la solution cible et le démarrage du projet. Les objectifs de cette phase sont les suivants :
- Mobiliser les équipes projet
- Réaliser le planning global
- Définir les outils à utiliser dans le cadre du projet
Elle est ensuite suivie d’une phase d’analyse, dont les objectifs sont :
- Cadrer et analyser les règles et le fonctionnement actuel versus les attentes cibles
- Rédiger les cahiers d’analyse
- Dérouler les ateliers de validation des spécifications.
Cette étape est cruciale. Elle permet de cartographier, simplifier et harmoniser les processus RH. Le bon SIRH n’est pas celui qui fait tout, mais celui qui accompagne vos pratiques sans les complexifier. En résumé, elle prépare le terrain pour un déploiement fluide et un meilleur taux d’adoption.
Une fois les besoins détaillés, consignés dans les cahiers d’analyse et les processus validés, la phase de mise de paramétrage et de développement peut démarrer.
Elle permettra de :
- Réaliser les développements nécessaires par l’éditeur
- Assurer la reprise des données
- Effectuer les cas de test unitaires par l’éditeur
Elle sera suivie d’une phase de recette client visant à :
- Dérouler les tests de validation
- Identifier les ajustements et corrections à apporter
- Valider le passage en production
Enfin, la phase de mise en production concrétise des mois de travail collectif :
- Démarrer le nouveau SIRH en production
- Assister et accompagner les utilisateurs finaux
- Stabiliser l’outil et sécuriser les premiers usages
Conduite du changement : sécuriser l’adoption du nouveau SIRH
Le facteur humain reste le premier déterminant du succès.
Informer, former, rassurer, et démontrer les bénéfices concrets pour chaque profil utilisateur : autant d’étapes clés pour éviter le rejet.
Il faut mettre en place les moyens nécessaires pour accompagner les utilisateurs finaux et faciliter la prise en main du nouvel outil.
Le déploiement n’est pas la fin du projet : c’est le début d’une phase d’amélioration continue.
Évaluer la satisfaction des utilisateurs, suivre les indicateurs de performance RH, identifier les points d’amélioration… Ce pilotage constant est ce qui ancre durablement le changement.
Avec Nibelis, une maîtrise complète de la mise en œuvre
Avec Nibelis, la mise en œuvre d’un SIRH est un projet pleinement maîtrisé, pensé dans toutes ses dimensions.
Vous l’avez compris, réussir le changement d’un SIRH ne se limite pas au déploiement d’un nouvel outil technologique : il s’agit avant tout d’une transformation stratégique et culturelle qui impacte durablement l’organisation, les pratiques RH et l’expérience des collaborateurs.
Les entreprises qui réussissent cette transition sont celles qui savent conjuguer une vision claire, une méthodologie rigoureuse et un accompagnement humain de qualité. Car au fond, un SIRH n’est pas uniquement un système d’information : c’est un véritable système de relations humaines, au cœur de la performance collective.
C’est dans cette logique que Nibelis s’engage à vos côtés à chaque étape de la transformation. Grâce à des experts reconnus pour leur maîtrise des projets SIRH et leur expertise éprouvée du métier RH, Nibelis sécurise la mise en œuvre, anticipe les enjeux du changement et favorise l’adhésion des équipes.
L’objectif est clair : vous permettre de tirer pleinement parti de votre SIRH, en faisant de cet outil un levier durable d’efficacité, de conformité et de valorisation du capital humain.
A propos de l’auteure
Israa DRIDI
Avec plus de 15 ans d’expérience dans les SIRH, Israa DRIDI accompagne les entreprises dans leur transformation RH et Paie. Après 7 ans d’expérience chez Sopra Steria, elle rejoint Nibelis en 2019 en tant que Responsable Mise en œuvre Paie.
Passionnée par les projets de déploiement SIRH, elle pilote et accompagne au quotidien son équipe dans la mise en place de la solution Nibelis, avec une ambition constante : concilier performance opérationnelle et satisfaction client.
A propos de Nibelis
Avec Nibelis, les entreprises disposent d’un SIRH performant et évolutif en mode SaaS. Cette solution permet une gestion fluide et automatisée des processus RH, de l’embauche au départ des collaborateurs.
Elle intègre la gestion administrative, la paie, le développement des talents et le suivi du temps de travail. Forte de son expertise, Nibelis garantit la conformité légale et accompagne les organisations dans l’optimisation de leur gestion RH.
Chiffres clés de Nibelis :
Expert de la gestion RH et de la paie depuis 2001, Nibelis accompagne aujourd’hui plus de 2 000 entreprises de 50 à 5 000 salariés, tous secteurs confondus.
Avec 550 collaborateurs répartis dans 8 agences en France, nous combinons expertise locale et puissance technologique pour répondre aux enjeux RH des organisations en croissance. Une dynamique qui nous permet d’afficher un chiffre d’affaires de 57M€, porté par une croissance soutenue de 20 % par an.