Comment bien piloter son interim ?

L’intérim a connu un essor considérable depuis la fin des années 90. Pour l’année 2020, le marché de l’intérim en France représente 2 412 231 salariés intérimaires répartis sur le territoire, 16 773 682 contrats conclus et 48 820 CDI intérimaires. Malgré de nombreuses fluctuations durant la crise covid, le marché de l’intérim augmente dans tous les secteurs d’activité.

En effet, les entreprises tentent, tant bien que mal, de s’organiser afin de pallier les absences de plus en plus nombreuses et ont ainsi un recours plus massif à l’intérim.

Cependant, la gestion de ces nombreux recrutements d’intérimaires peut rapidement devenir un casse-tête pour les entreprises et grever leur indicateur de performance RH si cette gestion n’est pas optimisée : coûts importants, gestion désordonnée et chronophage, risques juridiques sont des difficultés rencontrées au quotidien par les entreprises.

Mais comment effectuer un bon pilotage de l’intérim dans les entreprises ? Quelles en sont les étapes clés ? Comment optimiser ce pilotage ?

Après avoir démontré l’importance de piloter le recours à l’intérim en exposant les risques inhérents à un défaut de celui-ci,  nous verrons comment bien piloter le recours à l’intérim dans l’entreprise et comment l’optimiser.

L’importance de piloter son recours à l’intérim ou les impacts négatifs d’un défaut de pilotage de l’intérim

Le risque majeur : la requalification de la mission en CDI

Le processus d’intérim est, d’une part, hautement encadré par la législation RH, sur le fond (motif de recours, durée initiale, renouvellement, rémunération, qualification, caractéristiques du poste), et sur la forme (signature du contrat par l’intérimaire dans les 48h suivant le début de la mission, respect des délais de carence…).

D’autre part, ce cadre juridique est en perpétuel mouvement.

Le non-respect de ce cadre représente le risque principal pour l’entreprise et peut entraîner la requalification du contrat de mission en CDI à la demande d’un intérimaire, notamment lorsque le recours aux contrats de mission est abusif ou lorsque le contrat ne respecte pas les prescriptions du Code du travail.

L’entreprise s’expose donc à des risques de condamnation avec des conséquences non seulement financières, mais aussi pénales si le délit de prêt de main-d’œuvre illicite est constitué. Elle doit donc être très vigilante au respect de ses obligations.

Le risque n° 2 : La surfacturation des coûts de l’intérim

L’intérim est, dans certaines entreprises, l’un des principaux budgets d’achats voire, dans certains secteurs, le premier budget achats.

Au sein des entreprises, ce sont les directions des achats qui négocient, avec les agences d’intérim, les accords-cadres et l’application des contrats-cadres.

Or, d’une part, elles n’ont pas toujours les informations nécessaires à une bonne négociation de ces contrats et disposent de peu de moyens pour vérifier leur bonne application.

D’autre part, ces accords ne sont pas toujours connus et respectés par le terrain, que cela soit au sein de l’Entreprise de Travail Temporaire ou de l’Entreprise Utilisatrice.

Ces dérives engendrent un surcoût conséquent de l’intérim, du fait d’achats hors cadre ou d’achats hors fournisseurs référencés. Ces dérives peuvent également entraîner des erreurs de facturation résultant d’une mauvaise valorisation des éléments de paye (pause non payée ou facturée à tort, indemnité non soumise facturée avec des charges…) ou du non-respect du coefficient du contrat-cadre, rendant le processus à la fois coûteux et peu efficace.

Par ailleurs, la gestion de l’intérim peut s’avérer complexe notamment par le fait qu’elle requiert des opérationnels ou des personnels RH en charge de l’intérim, une forte expertise en gestion de la paie et une bonne compréhension des mécanismes du coût du travail propres aux intérimaires. De plus, l’urgence des missions, leur durée relativement courte et la récurrence des intérimaires qualifiés induisent quelquefois des raccourcis de procédure qui sont source d’erreurs de facturation.

Ces difficultés conduisent à des erreurs de facturation estimées entre 2% et 6% du montant facturé.

Certaines estimations évaluent la surfacturation de l’intérim entre 1% et 3% du montant du Chiffre d’Affaires résultant d’un processus non sécurisé et des charges supplémentaires pour l’entreprise pouvant atteindre jusqu’à 10% de son budget annuel d’intérim.

Comment piloter le recours à l’intérim dans l’entreprise ?

Comme nous l’avons vu, un pilotage défaillant de l’intérim dans l’entreprise engendrait un risque de condamnation juridique et entraînait des coûts supplémentaires.

A contrario, le pilotage efficace de l’intérim dans l’entreprise représente un levier de réduction des dépenses et la sécurisation du processus de recours à l’intérim.

Le recours à l’intérim impactant fortement le budget de certaines entreprises, le pilotage des dépenses liées au travail temporaire est une des préoccupations majeures des services achats.

Comment procéder à un pilotage efficace du travail temporaire dans l’entreprise ?

Les étapes d’un pilotage de l’intérim en entreprise

Effectuer un audit interne préliminaire

L’audit interne préliminaire consiste à :

• Identifier les différentes tâches du processus en place, de l’expression du besoin à la facturation en passant par le passage des commandes auprès des entreprises de travail temporaire et le suivi des contrats de mission.
• Identifier toutes les parties prenantes et les personnels impliqués dans le recrutement des intérimaires et les sensibiliser sur les aspects juridiques qui entourent l’intérim.
• Faire l’inventaire des outils utilisés pour la gestion courante de l’intérim : le passage des commandes, le suivi des horaires, des contrats et de la facturation, ou encore le suivi des dépenses et des indicateurs clés de performance (KPI).

Définir un processus commun à l’entreprise

Ce processus est d’autant plus important à définir que le recours à l’intérim au sein d’une entreprise est un processus transverse impactant plusieurs services : les Ressources Humaines, la comptabilité, les achats….

L’établissement d’un processus commun facilitera le pilotage en interne de l’intérim. Plus ce processus commun sera précis, meilleure sera la visibilité sur le recours à l’intérim.

Établir un panel de fournisseurs et d’accords-cadres par le biais d’appels d’offres.

L’appel d’offres permet d’obtenir une bonne visibilité sur les différents acteurs du marché, de négocier de meilleures conditions tarifaires et de réduire les dépenses d’intérim.

Mais l’existence de contraintes fortes empêche l’optimisation du pilotage de l’intérim en entreprise

Malgré tout, le travail d’audit interne et d’organisation dont nous venons de parler, le pilotage de l’intérim rencontre des contraintes fortes qui l’empêchent d’être optimal.

La lourdeur des processus administratifs

En effet, l’intérim est marqué par la relation tripartite entre l’entreprise utilisatrice d’intérim, l’agence de travail temporaire et le travailleur temporaire.

Cette relation tripartite fait l’objet de nombreux échanges lors des différentes étapes de gestion, de la commande à la facturation, et correspond à des processus administratifs souvent complexes et chronophages qui impliquent une charge documentaire d’autant plus lourde que le volume d’intérimaires est important : CVs, contrats, relevés d’heures, factures…

De plus, la lourdeur de ces processus administratifs entraîne des flux d’informations multiples provenant des entreprises, des agences et des intérimaires et menace la fiabilité de ces informations. Or, pour que l’entreprise réussisse à atteindre ses objectifs, dans le strict respect de la réglementation en vigueur, la fiabilité de ces informations est essentielle.

Un processus de gestion sans valeur ajoutée

En effet, le pilotage du travail temporaire au sein d’une entreprise nécessite une grande agilité, car les besoins de celle-ci fluctuent sans cesse en fonction de l’activité commerciale.

Les interlocuteurs qui font partie du processus de gestion doivent donc être très réactifs pour pouvoir garder leurs indicateurs sous contrôle. Le volume de travail temporaire impacte le budget et le nombre de personnel consacrés à ce type de ressource, ce qui a des répercussions sur la performance économique de l’entreprise.

Par ce fait, la gestion du personnel intérimaire en entreprise est sans valeur ajoutée, car 80% des tâches sont purement administratives et nécessitent entre trois et cinq fois plus d’Équivalents Temps Plein internes pour le gérer que la paie des salariés.

Comment optimiser le pilotage du recours à l’intérim ?

L’optimisation du processus passe par sa simplification et sa sécurisation. La simplification et la sécurisation du processus passent par sa digitalisation.

Automatiser le processus pour le simplifier et le sécuriser

Étant donné la complexité de la gestion de l’intérim, sa transformation digitale à travers la mise en place d’une solution automatisée de gestion du travail temporaire paraît incontournable, même pour un volume d’intérim restreint.

L’objectif principal d’une telle solution de gestion est de pouvoir guider en interne le pilotage des activités liées au recrutement et à la gestion des besoins en intérim, comme la gestion des plannings, la facturation ou encore la saisie des relevés d’heures.

La digitalisation de la gestion de l’intérim fait partie de l’évolution globale de la fonction RH, car elle présente de multiples atouts :

• Elle libère les RH d’une grande partie de la gestion administrative du travail temporaire en dématérialisant l’ensemble des processus documentaires.
• Elle permet d’automatiser toutes les tâches administratives à faible valeur ajoutée et de les restreindre pour consacrer davantage de ressources au pilotage de la stratégie sur le long terme et à la gestion des talents.
• Elle simplifie la gestion du travail temporaire et son contrôle en centralisant les données émanant de l’interne et des fournisseurs et en offrant à ces derniers un accès en temps réel à tous les contenus archivés de manière électronique.
• Elle facilite le pilotage de l’activité en permettant à chaque interlocuteur de disposer de tous les indicateurs nécessaires et de devenir autonome dans le suivi du travail temporaire grâce aux reportings personnalisables.
• Elle sécurise l’information et la traçabilité des échanges, qui, associées à l’intégration des contraintes législatives du travail temporaire, permettent la maîtrise du risque juridique.
• Elle permet à l’entreprise de reprendre la main sur le processus, de supprimer les erreurs de saisie et le manque d’information et de contrôler les facteurs de risques (mauvaise attribution de qualification, règles de paie erronées, application inadaptée des coefficients, requalification des intérimaires…).
• Elle permet la sécurisation des points suivants :
  • Le bénéfice d’un processus performant homogène et appliqué.
  • La sécurité du processus sur le plan juridique par le respect de la réglementation.
  • La maîtrise des données et des règles de paie de l’entreprise conformément aux contrats-cadres.
  • Le contrôle de la qualité des prestations de recrutement des fournisseurs.
  • La sécurité du processus sur un plan financier en fiabilisant les factures.

Aller plus loin dans l’optimisation de son pilotage en faisant appel à une plateforme de gestion externe

La gestion administrative de l’intérimne constitue pas une activité stratégique en soi, mais seulement une obligation. Il peut donc être envisagé de l’externaliser complètement ou partiellement en faisant appel à une plateforme externe de gestion de l’intérim pour gagner en productivité et en visibilité.

La digitalisation du pilotage de la gestion de l’interim permet d’aller encore plus loin dans l’optimisation du pilotage du recours à l’intérim en réaffectant les ressources internes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en supprimant les contraintes liées à la complexité et à l’expertise nécessaires pour traiter ce sujet. Elle permet aussi de rendre variable ce coût de gestion administrative selon les besoins réels en intérim.

La pratique de la digitalisation du pilotage existe dans toutes les entreprises et plus particulièrement pour la gestion administrative du personnel intérimaire. Elle est devenue un levier incontournable de transformation et de compétitivité. De plus, la maîtrise des dépenses et l’optimisation des coûts indirects sont des leviers clés pour améliorer la marge de l’entreprise.

Faire appel à une plateforme présente de multiples bénéfices :

• Digitalisation et structuration des documents.
• Automatisation des tâches.
• Application d’un processus commun à tous les fournisseurs et contrôle de leurs déclarations.
• Amélioration de la productivité.
• Maîtrise des risques juridiques : respect du cadre juridique (contrôle des délais légaux, respect des délais de carence et du nombre de renouvellement) ; contrats signés dans les délais.
• Suppression des litiges.
• Gains financiers : Paramétrage du réglementaire de paie ; application des conditions tarifaires négociées avec chaque fournisseur.
• Suppression des écarts de facturation.
• Reporting : Analyse et évaluation du recours à l’intérim ; suivi de l’activité intérimaire (montant des dépenses, nombre de missions, effectif intérimaire) ; évaluation de la qualité des fournisseurs.

Les entreprises qui ont fait le choix d’externaliser le pilotage de leur intérim peuvent ainsi concentrer leurs ressources internes sur la partie stratégique de la gestion de l’intérim (une meilleure utilisation du recours, des intérimaires mieux formés, une meilleure application des contrats-cadres) et ainsi contribuer à l’amélioration de la marge de l’entreprise par une réelle maîtrise de ce coût indirect.

A propos de l’auteur

Frédéric Bastok – CEO de Peopulse

Pionnier du numérique et expert des logiciels RH, Frédéric Bastok a pris les rênes de Peopulse il y a un an avec pour ambition de faire croître la société.

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