Comment gérer facilement la paie dans sa PME ?

Entre l’évolution constante de la législation, les risques que peuvent entraîner une erreur sur un bulletin de salaire et les échéances de paie à respecter, … gérer la paie en PME est une mission qui nécessite rigueur, technicité et capacité d’adaptation (et d’autant plus lorsque l’on n’est pas un expert de la paie).

Rien que la collecte des éléments variables de paie, comme les congés payés, les arrêts de travail ou encore les heures supplémentaires, peut vite devenir chronophage et laborieuse pour les petites structures. Notamment lorsqu’elles ne disposent pas d’outils leur permettant de faciliter et fluidifier les échanges d’informations entre les salariés/managers et les Ressources Humaines.

La gestion de la paie nécessite également une expertise pointue en techniques de paie (calcul des cotisations sociales, mécanismes des IJSS, …) et en droit social. Une expertise généralement manquante dans les petites structures où la personne chargée de la paie est souvent chargée de la gestion administrative du personnel (contrat de travail, gestion des temps de travail, …)  ou encore des Ressources Humaines (recrutement, formation, relation IRP, …).

Même si tout (ou presque) est rattrapable en paie, des erreurs récurrentes peuvent entraîner des conséquences tant financières que sur le climat social de l’entreprise.

Nous vous proposons dans cet article des pistes de réflexion pour gérer facilement la paie dans une PME ?

Les étapes clés de la préparation de la paie

La gestion de la paie ne consiste pas à appuyer sur un bouton, plusieurs étapes sont nécessaires pour produire la paie des collaborateurs de la récolte des éléments variables à l’envoi de la DSN.

Etape 1 : la récolte et la saisie des éléments variables de paie

La première étape de la production de la paie mensuelle consiste en la récolte des éléments variables de paie. Cette étape cruciale pour la gestion de paie est souvent la plus négligée dans les entreprises.

Très souvent dans les petites structures (et parfois les plus grandes), le flux d’informations est désorganisé, ce qui peut générer des erreurs ou des oublis. Certaines informations sont envoyées par navette courrier, d’autres par mail, ou même parfois de manière informelle (téléphone, couloirs, machine à café, …).

Cette multitude de canaux peut s’avérer difficile à gérer pour le gestionnaire au moment de produire la paie des collaborateurs de l’entreprise et peut rapidement entrainer des erreurs sur les bulletins de salaire.

Une fois les éléments variables de paie récoltés, le gestionnaire saisi ces éléments dans le logiciel de paie.

En fonction de la solution de paie, soit la saisie est centralisée au niveau du gestionnaire, soit elle est décentralisée au niveau du collaborateur et/ou manager. C’est le cas notamment avec un logiciel RH intégrant la gestion de la paie. Les salariés saisissent directement depuis leur interface leurs absences, temps de travail ou note de frais sur le mois.

La deuxième solution permet de responsabiliser les collaborateurs dans la saisie des éléments variables de paie, ce qui n’empêche pas le contrôle grâce à un circuit de validation prédéfini et permet ainsi d’éviter des erreurs.

Etape 2 : le calcul de la paie et le contrôle

Après avoir saisi tous les éléments de paie du mois, le logiciel calcule la paie de tous les salariés. En fonction de la solution de paie, soit la paie est calculée individuellement matricule par matricule, soit le logiciel procède à un calcul général.

Après le calcul de la paie, une autre étape cruciale, le contrôle de paie. Encore dans de (trop) nombreuses entreprises, le contrôle de paie se réalise manuellement bulletin par bulletin.  Ce mode de contrôle peut générer des erreurs de paie, une inattention du gestionnaire est si vite arrivée et notamment dans les PME où les taches sont très polyvalentes.

Désormais, de nombreux outils peuvent aider les gestionnaires à contrôler leurs paies de manière plus efficiente comme des logiciels de contrôle ou des modules internes au logiciel de paie.

Etape 3 : La génération des bulletins de salaire et les virements

Après le contrôle de paie, la paie peut être clôturée. A partir de cette date, tous les éléments réceptionnés par le gestionnaire seront traités sur le mois suivant. Il est alors l’heure de générer les bulletins, de les distribuer (dans les temps) et enfin de les archiver.

Le bulletin de salaire doit être conforme à la législation tant dans son contenu (mentions obligatoires, mentions interdites) que dans sa forme (libellés imposés, taille de caractère). 

Pour garantir le respect de la législation et sécuriser la paie, les PME ont tout intérêt à se faire accompagner par un prestataire expert en paie. Dans les PME où très souvent il n ‘y a pas d’expertise paie en interne, avec une législation complexe et qui évolue constamment, passer par un prestataire paie représente un gain de temps et une assurance pour l’entreprise.

La distribution du bulletin de salaire peut s’avérer chronophage pour le gestionnaire.

Une alternative à la distribution physique du bulletin est la transmission par voie électronique, sauf en cas de refus du salarié. Certaines solutions de paie proposent un archivage automatique des bulletins, ceux-ci sont alors consultables directement par le salarié via un coffre-fort numérique.

La distribution des bulletins s’accompagne du traitement des virements. Les virements sont soit traités individuellement, soit envoyés à la banque en traitement global. Certaines solutions de paie proposent le virement SEPA, un fichier est alors généré et envoyé à la banque.

Etape 4 : Paiement des cotisations sociales par l’intermédiaire de la DSN

La dernière étape de la paie est le paiement des cotisations et contributions sociales. La plupart des charges sociales passent désormais par la DSN pour la déclaration et le paiement.

De nombreuses solutions proposent la transmission de la DSN en M2M (Machine to Machine) directement du logiciel de paie. Les contrôles de fond et de forme sont alors effectués au niveau de celui-ci. 

Quelles solutions pour gérer simplement la paie en PME

Plusieurs options existent pour gérer la paie en entreprise :

• Internaliser la paie
• La paie assistée
• La paie externalisée

La 1ère option est peu adaptée aux PME. Réaliser la paie en interne nécessite de disposer d’un collaborateur dédié et expert en paie. Ceci implique des coûts supplémentaires pour l’entreprise (recrutement, formation, veillez sociale, …) ainsi que des difficultés organisationnelles en cas d’absence. La paie doit être livrée en toutes circonstances.

Pour assurer une paie conforme les PME peuvent donc opter soit pour une paie assistée soit externalisée en faisant appel à un prestataire pour les accompagner dans la gestion de la paie.

En effet, les erreurs sur la paie des salariés peuvent avoir des impacts importants sur le fonctionnement de l’entreprise. L’erreur de paie sur un salarié sorti par exemple expose l’entreprise à des indemnités prud’homales, une erreur sur les cotisations sociales expose l’entreprise à un redressement en cas de contrôle Urssaf.

Par ailleurs, des erreurs récurrentes sur la paie des collaborateurs peut avoir un impact néfaste sur le climat social et créer un sentiment de défiance des collaborateurs à l’intention du service Ressources Humaines.

Alors paie assistée ou externaliser, on vous dit tout sur ces deux solutions pour gérer votre paie.

La paie assistée, une solution économiquement intéressante

Le prestataire paie s’occupe des mises à jour légales et conventionnelles, de la DSN, du contrôle de la paie et des déclaratifs sociaux.

L’entreprise gère en interne, quant à elle, la collecte et la saisie des éléments variables de paie ainsi que la génération et la distribution des bulletins de salaire.  Ceci représente un bon compromis quand l’effectif de l’entreprise n’est pas trop important mais nécessite du temps pour l’équipe RH ou administrative chaque mois.

Avec ce mode de gestion de la paie, l’entreprise doit disposer d’un logiciel de paie pour la saisie des éléments variables de paie et l’archivage des bulletins.

Avantages et inconvénients de la paie assistée :

Les + :

• Gain de temps
• Cout intéressant pour l’entreprise

Les – :

• Temps passé chaque mois à la préparation de la paie
• Ne réduit pas le risque d’erreur lié à la collecte des EVP
• Pas de solutions en cas d’absence du collaborateur chargé de la paie

L’externalisation de la paie : une solution confort pour les PME

L’autre option pour se libérer des contraintes de la paie est de déléguer la gestion de la paie à un prestataire externe. 

Le service RH ou administratif ne s’occupe que de récolter et transmettre les EVP ainsi que les modifications dans le dossier du collaborateur.

Toute le reste est à la charge du prestataire soit (liste non exhaustive) :

• Création d’un nouveau salarié
• Saisie des éléments variables de paie
• Livrables mensuels aux organismes sociaux et fiscaux
• Paiement des salaires et cotisations
• Livraison des fiches de paie
• Ecritures comptables liées à la paie
• Maintenance et mise à jour du logiciel de paie

Gain de temps pour l’entreprise

La paie externalisée représente un gain de temps considérable pour les PME qui n’ont plus à se dégager du temps pour la gestion de la paie chaque mois et peuvent ainsi se consacrer à leur cœur de métier et développer leur entreprise.

Plus de sérénité et de fiabilité

Avec une paie externalisée, un partenaire paie est là en cas de besoin et apporte un accompagnement sur mesure. Il réalise également la veille sociale et conventionnelle ainsi que les mises à jour et apporte une assistance juridique en cas de besoin.

Le prestataire paie est garant de la conformité de la paie. Ainsi, en cas de condamnation prud’homale ou redressement Urssaf, la responsabilité incombe au prestataire.

Une paie livrée en toutes circonstances

L’absence d’un collaborateur n’impacte plus la paie. La paie est livrée, y compris lors de la fermeture annuelle de l’entreprise.

Vous souhaitez simplifier la gestion de votre paie ? Eurécia a rédigé un guide pour vous aider. Vous y découvrirez :

• Les enjeux de la paie en PME
• Les solutions existantes pour gérer la paie
• Les avantages d’une paie intégrée à un SIRH

Choisir une solution de paye ne s’improvise pas !

Comme cet article vient de le démontrer, il n’est pas aussi simple que cela peut paraître de gérer efficacement la paye de ses salariés lorsqu’on est une PME.

La gestion de paye pour PME est une problématique qui peut vite devenir chronophage si vous ne prenez pas la bonne décision.

Ainsi, si vous hésitez entre les deux solutions les plus intéressantes, n’hésitez pas à vous rapprocher d’autres entrepreneurs ou professionnels RH travaillant dans des entreprises à taille similaire afin d’avoir un retour d’expérience.